90270

Анализ коммуникационного обеспечения ООО «Промтехника»

Курсовая

Коммуникация, связь, радиоэлектроника и цифровые приборы

Понятия и состав коммуникационного обеспечения Виды технических средств, относящихся к коммуникационному обеспечению организации Подбор коммуникационных технических средств для организации Анализ коммуникационного обеспечения ООО «Промтехника» Характеристика деятельности ООО «Промтехника»...

Русский

2015-06-01

2.51 MB

5 чел.

PAGE  2

Содержание

Введение………………………………………………………………………….

Глава 1.Теоретические аспекты анализа и подбора коммуникационного обеспечения в организации ……………………………………………………..

  1.  Понятия и состав коммуникационного обеспечения……………...
    1.  Виды технических средств, относящихся к коммуникационному обеспечению организации…………………………………………
    2.  Подбор  коммуникационных  технических средств  для организации…………………………………………………………

Глава 2. Анализ коммуникационного обеспечения ООО «Промтехника»…..

  1.  Характеристика деятельности ООО «Промтехника»……………
    1.  Анализ технических средств, относящих к коммуникационному обеспечению предприятия…………………………………………
    2.  Подбор  технических средств для ООО «Промтехника»………...

Заключение……………………………………………………………………….

Источники и литература..……………………………………………………….

Приложение 1. Устав ООО «Промтехника» (стр.1, 3.)……………………….

ВВЕДЕНИЕ

Управленческая деятельность представляет собой в широком смысле слова обмен информацией, который является сложнейшей проблемой в любой организации.

Общество всегда располагало теми или иными средствами распространения информации, потребовались века, прежде чем широкое и целенаправленное распространение информации превратилось в одно из главных способов управления обществом. С тех пор, как человек выяснил, что без общения ему не прожить, он постоянно изъявляет острое желание получать все новую и новую информацию. Несомненно, в первую очередь она нужна человеку, чтобы общаться, иметь тему для разговоров, обсуждений. И обмен информацией – коммуникационный процесс является одной из самых важных составных частей современного общества.

Передача информации в организациях осуществляется с помощью коммуникационного обеспечения. Коммуникационное обеспечение – это материально- технические средства, которые обеспечивают связь или сообщение между коммутантом и реципиентом. Процесс развития коммуникационных каналов складывался годами и продолжается до сих пор. Развитие средств коммуникации не стоит на месте, оно шагает в ногу с научно- техническим прогрессом. С появлением компьютеров всемирной сети - Интернет, стало доступным быстрое и глобальное сообщение информации. Вместе с тем, появление и изучение новых коммуникационных каналов ни сколько не вытесняет старых (уже изученных), а наоборот заставляет глубже рассматривать и анализировать их.

Коммуникационное обеспечение информации на современных предприятиях самое разнообразное. Выбор средств коммуникационного обеспечения предприятия зависит от характера информации, ее вида, возможностей, которыми располагают отправитель и получатель информации. В современный период все большее применение находят технические средства передачи и получения информации - радио, телефон, факс. Огромные возможности для получения и хранения информации имеют современные компьютеры. Наметились тенденции к сокращению письменной информации, но полностью избежать этого способа передачи информации нельзя.

Актуальность темы  курсовой работы: «Анализ и подбор коммуникационного обеспечения организации»  обусловлена тем, что ни одна организация сегодня не обходится без использования различных коммуникативных средств. Причем наиболее эффективно процесс коммуникации происходит при одновременном использовании нескольких средств коммуникации, поскольку у каждого есть свои преимущества и свои ограничения.

От подбора коммуникационного обеспечения на предприятии зависит эффективность его деятельности. Кроме того, коммуникационное обеспечение предприятия   помогает организовать информационный обмен между субъектом и объектом управления, наладить процесс обмена управленческой информацией, организовать совместную работу коллектива с целью выполнения задач организации.

При современном уровне развития науки и техники невозможно представить себе деловое взаимодействие без использования технических средств коммуникационного обеспечения. Сталкиваясь с необходимостью организации эффективного взаимодействия как со своими коллегами, так и с представителями «внешней среды» - потребителями, поставщиками, посредниками, представителями органов власти и т.п. - человек оказывается в нелегких условиях. Выбор конкретных технических средств определяется участниками коммуникационного процесса в соответствии с функциональной и экономической эффективностью применения этих средств.

Объект исследования – технические средства, относящиеся к коммуникационному обеспечению.

Предмет исследования –  коммуникационное обеспечение ООО «Промтехника»

Цель исследования – проанализировать использование коммуникационных технических средств в ООО «Промтехника», и выработать предложения по совершенствованию коммуникационного обеспечения.

Задачи исследования:

- рассмотреть сущность процесса коммуникации в организации;

- рассмотреть виды технических средств, относящихся к коммуникационному обеспечению организации;

- изучить особенности подбора коммуникационных технических средств на предприятии;

- проанализировать применяемые средства  коммуникации в  ООО «Промтехника»;

- Дать рекомендации для подбора коммуникационных технических средств в ООО «Промтехника».

В курсовой работе использовались следующие методы исследования:

- анализ научной литературы по теме исследования;

- наблюдение;

- анализ технических характеристик коммуникационных технических средств.

Курсовая работа состоит из  введения, двух глав и заключения, источников и литературы.

В первой главе курсовой работы рассмотрены теоретические основы коммуникационного обеспечения современного предприятия.

Вторая глава посвящена анализу и рекомендациям по совершенствованию коммуникационных средств в ООО «Промтехника».

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ АНАЛИЗА И ПОДБОРА КОММУНИКАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ

1.1. Понятия и состав  коммуникационного обеспечения

Коммуникации служат средством включения организации во внешнюю среду, обеспечивают ей необходимый уровень взаимодействия с окружающими социально-экономическими системами [14].

Коммуникация (коммуникационный процесс) – это обмен информацией между двумя или более людьми (сторонами).

Значение коммуникаций определяется их влиянием на эффективность и результативность деятельности организации. Практически нет организаций, у которых бы не было коммуникационных проблем и необходимости в их профессиональном разрешении, поэтому коммуникацией необходимо управлять.

    Коммуникационный процесс можно изобразить следующим образом (рис. 1.2.)

Рис. 1.2. Коммуникационный процесс

Наиболее известную сегодня модель коммуникации предложил Роман Якобсон. Он выделил шесть наиболее значимых составляющих процесса коммуникации: производитель, потребитель, институты (масс-медиа, издательства и т.д.), рынок (канал), код (язык), продукт  (рис.1.3.). 

институт [контекст]

репертуар [код]

производитель [адресант]---------------------------- [адресат] потребитель

рынок [контакт/канал]

продукт [сообщение]

Рис. 1.3. Модель коммуникации Р. Якобсона

Развитие средств коммуникации предоставляет новые возможности организациям для эффективного ведения  определенного вида деятельности: с широким применением компьютеров, программного обеспечения, интернета. В настоящее время ни одна организация не может обойтись без информационно-коммуникационного обеспечения управления. По данным федеральной службы статистики Российской Федерации за 2010 год из 176684 обследованных организаций Российской Федерации 93,8% используют в своей деятельности персональные компьютеры, 68,4% - локальные вычислительные сети, 82,4% - интернет, а 28,5% имеют веб-сайт.[15]

Важным  направлением коммуникационного обеспечения организации и  его радикального усовершенствования, приспособления к современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий.  Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных изменений организационных структур предприятия, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации.

Современные информационные технологии создают возможности для автоматизации различных функций управления, позволяют формировать базы данных, обеспечивающие обмен информацией между различными службами, а профессиональные программные продукты - обрабатывать значительные объемы информации, систематизировать ее и представлять в отчетах в соответствии с потребностями различных пользователей.

1.2. Виды технических средств, относящихся к коммуникационному

обеспечению организации

Расширение географических границ предпринимательства и ограниченность времени заставляют участников рынка активно использовать Интернет, факс и прочие средства оперативной связи и для ведения обычной деловой переписки, а также при заключении, изменении и расторжении важных коммерческих сделок.

Средства коммуникационной техники обеспечивают одну из основных функций управленческой деятельности — передачу информации в рамках системы управления и обмен данными с внешней средой, предполагают как автономное функционирование, так и в комплексе со средствами компьютерной техники.

К средствам коммуникационной техники относятся:

  •  средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи;
  •  средства и системы телеграфной связи;
  •  средства и системы факсимильной передачи информации и модемной связи;
  •  средства и системы кабельной и радиосвязи, включая оптико-волоконную и спутниковую связь.

Телефонная связь является самым распространенным видом оперативной административно-управленческой связи. Абонентами сети телефонной связи являются как физические лица, так и предприятия.

Телефонную связь можно разделить на:

  •  телефонную связь общего пользования (городскую, междугородную и др.);
  •  внутриучрежденческую телефонную связь.

Особыми видами телефонной связи являюся: радиотелефонная связь, видеотелефонная связь.

Сотрудникам, сидящим в одном здании, нецелесообразно вести деловые переговоры друг с другом по городскому телефону. Способом всеобщей телефонизации фирмы является использование ею внутриучрежденческой АТС (микро-, мини-, и офисной АТС).

Внутриучрежденческие АТС используются в фирмах для организации некоторого количества дополнительных внутренних телефонов: все внешние вызовы принимаются АТС и переводятся на внутренние телефоны либо непосредственно, либо с добавочными номерами. Выход абонента на внешнюю линию обеспечивается, как правило, путем прямого набора номера. К одной городской линии может быть подключено до 10 внутренних абонентов.

Для всех фирм остро стоит проблема организации оперативной, высокоскоростной, многофункциональной и качественной связи со своими партнерами, сотрудниками, потребителями товаров и услуг. Интеграцию и организацию эффективного взаимодействия разнородных локальных информационных инфраструктур в единую информационную телекоммуникационную сеть позволяют выполнить системы компьютерной телефонии.

Компьютерной телефонией называется технология, в которой компьютерные ресурсы применяются для выполнения исходящих и приема входящих звонков и для управления телефонным соединением.

Интернет-телефония (IP-телефония) - технология, которая используется в Internet для передачи речевых сигналов.

  Основные способы передачи деловой информации можно разделить на два основных вида – почтовая связь и электронная связь. В последнее время телеграммы и телексы практически выходят из обихода, это, прежде всего, связано с бурным развитием телекоммуникационной сферы [11].

К  техническим средствам коммуникации, используемым в деловой практике, относятся [11]:

1) Факсимильный аппарат, который использует факсимильную связь. Факс способен читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом. Факс вносит свой вклад в принятие управленческих решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их местонахождения.

Факс представляет собой комплекс механических, светооптических и электронных устройств, которые служат как для передачи изображений неподвижных плоских объектов (оригиналов) по каналам электросвязи, так и для приема таких изображений с воспроизведением объекта в виде его копии (факсимиле).

Факсимильный аппарат функционально состоит из трех основных частей:

  •  сканера, обеспечивающего считывание сообщения с листа бумаги и ввод его в электронную часть аппарата;
  •  приемно-передающей электронной части, обеспечивающая передачу сообщения адресату и приема сообщения от другого абонента;
  •  принтера, печатающего принятое сообщение на листе рулонной или обычной бумаги.

Большинство современных факсимильных аппаратов термографического типа: они не дорогие и имеют достаточно хорошие характеристики: разрешающая способность 7-10 точек на мм, могут передавать 16-32 уровней серого, чаще всего оборудуются модемом на 9600 бит/с; но в них используется специальная дорогостоящая термобумага, которая, к тому же, со временем желтеет.

2) Телефон и мобильный телефон – традиционная телефонная связь является самым привычным и удобным способом связи для многих деловых людей. Современные технологии передачи данных позволяют использовать нетрадиционные методы для достижения уменьшения стоимости услуг телефонной связи, в тоже время сохраняя тот же уровень удобства использования и функциональности.

Телефон как аппарат для приема и передачи голосовых сообщений не имел бы никакого полезного значения, если бы не являлся звеном в канале телефонной сети. Телефонная сеть — это самый распространенный тип оперативной связи. Абонентами сети могут являться как физические лица, так и юридические: офисы, предприятия и организации.

Принцип действия телефонной сети основан на передаче звукового сигнала по электрическим проводам. Сегодня же телефонная сеть — это совокупность узлов коммуникаций, роль которых выполняют автоматические телефонные станции (АТС), и соединяющих их каналов связи.

АТС соединяются друг с другом по так называемым соединительным линиям. Современная АТС — это программно управляемая коммутационная система, работающая с цифровыми сигналами. Это означает, что при вводе в АТС аналоговый сигнал, поступающий с абонентской линии, преобразуется в цифровой вид. В этой форме он распространяется далее по телефонной сети, превращаясь снова в аналоговую форму при попадании к абоненту.

Существует  градация автоматических телефонных станций. В зависимости от того в каких целях её предполагается использовать, выделяют следующие её разновидности:

  •  АТС – станции, формирующие телефонную ёмкость;
  •  АТС (УПАТС) - учрежденческо-производственные телефонные станции;
  •  Мини-УПАТС -  мини-АТ.

Современная офисная АТС – это целый комплекс технических и программных средств, способный объединить в себе различные виды телекоммуникаций, начиная от традиционной телефонии и заканчивая IP-телефонией.

Телефонная связь обеспечивает двусторонний непрерывный обмен информацией на любом расстоянии. По телефону проводятся переговоры, отдаются распоряжения, излагаются просьбы, даются консультации, наводятся справки, и часто первым шагом по пути заключения договора является именно телефонный разговор.

Телефонные аппараты весьма разнообразны как по своему конструктивному исполнению, так и по своим сервисным возможностям. Интерес представляют телефонные аппараты-коммутаторы секретаря. Наиболее важные функции этого телефонного аппарата-коммутатора: многоканальность; возможность переадресации на другой номер; организация телефонных конференций; постановка абонента на удержание; наличие электронного справочника.

В офисах целесообразно использовать внутриучрежденческие телефонные системы микро-офисной и мини-офисной АТС, так как необходима постоянная оперативная связь сотрудников, а обеспечение каждого сотрудника сотовым или городским телефоном не всегда приемлема организацией, из соображений нерационального использования финансовых средств компании. Среди стандартных функций мини-АТС следует отметить обеспечение внутренней связью ее абонентов c выходом на исходящую связь во внешние телефонные сети, а также автоматическое распределение входящих вызовов от внешних телефонных и IP-сетей. Кроме этого, к ним относится переадресация (как в автоматическом, так и в ручном режиме) среди внутренних абонентов или во внешние сети по заранее определенному алгоритму, организация конференций с участием внутренних и внешних абонентов.

Для установки мини-АТС в офисе необходимо наличие  телефонной линии  городской АТС, а также место,  где будет установлена мини-АТС, и  компьютер, для настройки и установки программного обеспечения.

Простая схема подключений в мини АТС представлена на рис.1.4.

Рис.1.4. Схема подключений в мини АТС.

Офисные АТС позволяют обеспечить максимальный функционал при использовании одного телефонного аппарата для каждого сотрудника.

Основными достоинствами современных офисных АТС являются их автоматическая работа и практически бесплатное пользование внутренней телефонной связью.

3) Посредством использования компьютера и телефонов проводятся телеконференции, селекторная связь, конференц-связь, телемосты представляют собой голосовое общение нескольких лиц, которые находятся в различных географических точках, посредством использования системы коммуникаций, компьютерных технологий или телефона.

С помощью программного обеспечения, возможна организация конференций с любого подключенного к нему телефона, куда можно приглашать любое количество участников. В течение конференции можно подключать и отключать участников.
        Если общение происходит между несколькими группами людей, каждая группа, находящаяся в одной комнате, применяет оборудование аудио конференций - телефонные аппараты для конференцсвязи с широконаправленными микрофонами и громкоговорителями. Набрав номер сервера и добавочный номер абонента, можно присоединить к конференции любых участников.

В литературе часто встречается термин «телеконференция». Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио-, видео- и компьютерную.

Техническим средством реализации аудиоконференции является телефонная связь, оснащенная дополнительными устройствами, что позволяет взаимодействовать более чем двум участникам, при этом не требуется наличие компьютера. Использование аудиоконференции облегчает принятие тех или иных решений, оно довольно дешево и удобно. Аудиоконференции позволяют избежать ненужных затрат на командировки. Людям приходится ездить в командировки по множеству причин: чтобы встретиться с клиентом, чтобы заключить крупную сделку (и отпраздновать ее потом), чтобы решить сложную проблему при личном участии, чтобы пообщаться с коллегами на выставке или съезде. Однако очень часто без этих поездок можно и обойтись, например когда необходимо привлечь внимание клиента (иногда, кажется, что другого способа просто нет), переговорить с одним или двумя людьми по поводу проекта, провести стандартную презентацию для коллег, пообщаться напрямую, в деловой среде, тем более что программы работы на дому и локальные небольшие офисы получают все большее распространение ввиду их преимуществ с точки зрения затрат, продуктивности и стиля жизни.

Видеоконференция – система с двухсторонней передачей видеоизображений. Данная система связи используется коммуникантами, удаленными друг от друга на значительное расстояние. Проведение видеоконференций осуществляется без применения компьютера. Посредством видеоаппаратуры одновременно с телевизионным изображением передается звуковое сопровождение. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на телевизионном экране себя и других участников.

Видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, вместе с тем, данный тип связи позволяет привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других сотрудников, территориально удаленных от главного офиса.

        Наиболее популярны три конфигурации построения видеоконференций:

  •  односторонняя видео- и аудиосвязь (сигналы идут только в одном направлении, например от руководителя проекта к исполнителям);
  •  односторонняя видео- и двухсторонняя аудиосвязь (дает возможность участникам конференции, принимающим видеоизображение, обмениваться аудиоинформацией с передающим видеосигнал участником);
  •  двухсторонняя видео- и аудиосвязь (видео- и аудиосвязь между всеми участниками конференции).

Компьютерные конференции основаны на применении компьютерных систем для обмена информацией между сотрудниками, решающими определенную проблему. Преимущество данной технологии в том, что количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

        4) Электронная почта – электронная почта (E-mail) базируется на сетевом использовании компьютеров, которые позволяют пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь может иметь место, как однонаправленная связь, так и двухсторонняя (многократный процесс отправки и принятия сообщений по электронной почте).

Электронная почта предоставляет различные возможности в зависимости от используемого программного обеспечения. Например, чтобы посылаемое сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его помещают на компьютерную доску объявлений. Также можно отправить сообщение с уведомлением о его получении адресатом. Потенциал современной электронной почты не ограничен указанными спецификами.

Организация, которая принимает решение о внедрении электронной почты, может приобрести собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующую функцию электронной почты. С другой стороны, можно купить услугу использования электронной почты, предоставляемую специализированными организациями связи за периодически вносимую плату.

5) Аудиопочта – представляет собой систему связи для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, где вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера происходит его передача посредством телефона, таким же образом осуществляется и получение информации. Данная система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. реализация аудиопочты происходит также в сети.

Почта для передачи аудиосообщений эффективно используеся для группового решения проблем в организации. Для этого отправитель дополнительно указывает список получателей, которым предназначено сообщение. Система самостоятельно обзванивает указанных сотрудников (потенциальных получателей информации) и передает им необходимое сообщение.

Главное преимущество аудиопочты, по сравнению с электронной, в ее простоте – нет необходимости ввода данных с клавиатуры при ее использовании.

1.3. Выбор технических средств для коммуникационного обеспечения

Выбор конкретной разновидности технических средств для поддержки определенного вида деятельности предполагает проведение работы по анализу имеющихся технических средств и отбору тех из них, которые являются наиболее приемлемыми в конкретных условиях. При этом учитываются следующие факторы:

1. Степень соответствия возможностей и эксплуатационных характеристик конкретных технических средств выявленным потребностям в рамках реализации необходимого вида деятельности.

2. Совместимость выбираемых технических средств с другими компонентами технического комплекса как в рамках конкретной технологии, так и в составе всего технического обеспечения.

3. Степень соответствия технико-эксплуатационных характеристик выбираемых средств достигнутому уровню научно-технических разработок в соответствующей области.

4. Требуемый уровень квалификации персонала для эффективной эксплуатации выбираемых технических средств.

5. Надежность выбираемых технических средств.

6. Безопасность эксплуатации выбранных технических средств для персонала.

7. Безопасность эксплуатации выбранных технических средств для окружающей среды.

8. Затраты на приобретение выбираемых технических средств.

9. Затраты на установку выбираемых технических средств.

11. Затраты на возможное обучение или переподготовку персонала.

12. Затраты на эксплуатацию выбираемых технических средств.

Решая вопросы размещения на рабочем месте технических средств коммуникационного обеспечения необходимо руководствоваться определенными принципами:

1. Принцип частоты: в оптимальной зоне видимости должны находиться те средства коммуникационного обеспечения, к которым наиболее часто обращается работник в течение рабочего дня.

2. Принцип технологичности: средства коммуникации нужно располагать в такой последовательности, чтобы обращаться ним поочередно, следуя ходу технологического процесса.

3. Принцип сопряженности: в непосредственной близости друг от друга следует располагать те технические средства коммуникации, которые взаимосвязаны.

Выбор технических средств должен обеспечивать: рациональную структуру, состав, необходимое количество и эффективное распределение, размещение технических средств в структурных подразделениях организации. [11].

Состав и последовательность операций по выбору технических средств коммуникационного обеспечения для их использования в службе управления персоналом включает в себя [10]:

  •  определение видов работ, которые необходимо выполнять с использованием технических средств;
  •  установление требований, предъявляемых к техническим средствам. Обоснование состава показателей, характеризующих предъявляемые требования к техническим средствам;;
  •  выбор метода сравнения технических средств для определения наиболее эффективного;
  •  проведение сравнительного анализа технических средств;
  •  обоснование рекомендаций по выбору наиболее эффективных технических средств, в наибольшей степени удовлетворяющих предъявляемым требованиям;
  •  принятие решения о приобретении выбранных технических средств.

Приведем пример. Система обслуживания рабочих мест руководителей, в организации  как правило, включает средства связи. Система связи руководителя комплектуется персональным компьютером,  телефоном,  факсом, переговорными устройствами.  Из всех средств связи наиболее часто используется телефон, с помощью которого можно подсоединиться к глобальной электронной сети.

Важно при организации рабочего места руководителя предусмотреть его гибкость, т.е. оперативность реагирования на изменение внешней или внутренней среды предприятия. Такая гибкость подразумевает высокую скорость и качество обработки информации, доведения результатов анализа до подчиненных, организацию необходимого контроля за исполнением

Например, при выборе офисной АТС следует, во-первых, определиться с необходимой емкостью телефонной сети, то есть с числом внешних городских и внутренних линий. Во-вторых, выбирать офисную АТС нужно на перспективу, то есть оценить перспективы развития фирмы как с точки зрения роста абонентов, так и с учетом увеличения в будущем функциональных возможностей. В-третьих, обязательно нужно обратить внимание на наличие сертификата на подключение АТС к отечественным телефонным линиям. Это, кстати, важно и при выборе телефонного аппарата.[6]

Далее рассмотрим выбор системы видеоконференций. В настоящее время существуют несколько видов продуктов, обеспечивающих адекватную поддержку проведения видеоконференций в зависимости от вида бизнес-задач компании и ориентированных на ту или иную группу пользователей. С точки зрения оснащения оборудованием решения по организации видеоконференций делятся на два типа: настольные – оборудование устанавливается на рабочем столе сотрудника, и индивидуальные – организуемые в отдельной, специально оборудованной комнате. Индивидуальные системы обычно более дорогие, более требовательные к пропускной способности коммуникационных каналов, но при этом обеспечивают наилучшее техническое качество изображения и проведения конференции. Настольные системы менее дорогие, они используют инфраструктуру локальной сети передачи данных компании. Однако ввиду того, что трафик видео по локальной сети компании отличается по объему и требованиям к обеспечению необходимой полосы пропускания, для эффективной поддержки функционирования настольных систем необходимо, чтобы оборудование локальной сети компании поддерживало интегрированные сервисы поддержки передачи мультимедийного трафика [6].

Типичная система видеосвязи состоит из мультимедийного компьютера, оснащенного видеокамерой, микрофоном, устройствами оцифровки изображения и звука. Канал связи должен быть достаточно широкополосным, обеспечивающим высокую скорость передачи без прерывания и существенных задержек сигнала. Кроме того, необходимо программное обеспечение.

В настоящее время существует как минимум четыре варианта сетевого решения для реализации систем видеоконференций: локальная вычислительная сеть, глобальная сеть Интернет, обычная телефонная сеть и цифровая сеть с интегрированными услугами. Большинство систем работают с цветным изображением и имеют экранный буфер («белая доска»), на котором можно рисовать, писать заметки, вставлять изображения и использовать иные средства неречевого общения. Некоторые системы обеспечивают совместное использование приложений, что позволяет участникам вместе работать над документом с помощью текстового или графического редактора. Пока системы видеоконференций очень дорогостоящие, и это больше предметы роскоши, нежели инструменты эффективной творческой, технической и управленческой деятельности. Да и обслуживающий персонал недостаточно подготовлен для работы с системами видеоконференций [2].

Чтобы решить, чем нужно руководствоваться при выборе факсимильного аппарата, необходимо выяснить, для начала какие функциональные нагрузки предполагаются при его использовании в офисе или отделе организации (так как  факс вбирает в себя несколько устройств: телефон, сканер, модем)[16].

Второй критерий выбора  – ежемесячная нагрузка. Определяется такая нагрузка   исходя из расчетов следующего характера: сколько сотрудников будет ежедневно пользоваться МФУ, и какой ежемесячный документооборот в офисе.

 В маленьком помещении удобно использовать технику с большим количеством функций. Если кроме печати, сканирования и копирования Вам нужен еще и факс, выгоднее приобрести МФУ с дополнительной опцией, чем покупать факсимильный аппарат отдельно.

Также выбор данного устройства определяет цена.

Таким образом, руководствуясь несколькими (основными) критериями, факсимильный аппарат подбирается индивидуально для каждой организации, либо отдела в организации, либо сотрудника в частности.

Грамотный подход к выбору факсимильного аппарата поможет в процессе эксплуатации избежать дополнительных затрат, тогда как неправильно сделанный выбор, напротив, может оказаться экономически неоправданным и повлечь за собой незапланированные расходы на содержание факса.

Из всего вышесказанного можно сделать вывод: при выборе технических средств коммуникаций предприятию необходимо учитывать:

- виды  работ, которые необходимо выполнять с использованием технических средств;

- безопасность эксплуатации выбранных технических средств для персонала;

- ценовая категория (соответствие бюджету организации);

- установление требований, предъявляемых к техническим средствам. Обоснование состава показателей, характеризующих предъявляемые требования к техническим средствам.

2. АНАЛИЗ КОММУНИКАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ООО «Промтехника»

2.1. Характеристика деятельности ООО «Промтехника»

ООО «Промтехника» ведет свою деятельность на основании и в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и действует на основании Устава (Прил.1).

Общество является юридическим лицом, имеет круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке, указание на местонахождение Общества.

Общество имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета, также имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на самостоятельном балансе.

Целью деятельности Общества является извлечение прибыли от основного вида своей деятельности.

ООО «Промтехника» осуществляет следующие виды деятельности

- Оптовая торговля.

 - Ремонтно-строительные работы.

- Хранение и складирование.

- Внешнеэкономическая деятельность.

- Посредническая деятельность.

Отдельные виды деятельности могут осуществляться предприятием только на основании специального разрешения (лицензии) в случаях и порядке предусмотренном законодательством.

Уставный капитал Общества определяет минимальный размер имущества Общества,  составляет 160 000 рублей.

Генеральный директор  - Коробкова Марина Петровна. В пределах своей компетенции осуществляет руководство текущей деятельностью Общества, и является единоличным исполнительно-распорядительным органом Общества.

Управленческая структура представлена на схеме 1.

Схема 1. Структура управления предприятия.

Количество сотрудников в ООО «Промтехника» составляет 20 человек. В рамках организационной структуры  протекает управленческий процесс (движение информации и принятие управленческих решений), между участниками которого распределены задачи и функции управления, а следовательно, - права и ответственность за их выполнение.

ООО « Промтехника» осуществляет поставки : котельное оборудование (элементы котла, присоединения, узлы КИПа и автоматики) насосы, насосные агрегаты отечественного и импортного производства, вентиляторы промышленные, электродвигатели, электрооборудование, редукторы, мотор-редукторы, компрессоры и запасные части к ним, запорная арматура, а также элементы трубопровода на предприятия Р.Ф.

В рамках расширения организации, создается  филиал в Краснодарском Крае (в добавление к имеющемуся филиалу в г.Братске Ирк.обл.).

Снабжение происходит за счет российских поставщиков и импортных поставок.  Все поступающие материалы завозятся в складские помещения  предприятия, затем распределяются по потребителям.

Примерный объем документооборота организации (количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период ) составляет 5 000-10 000 единиц в год.

В ООО «Промтехника» ведется работа со следующими документами:

- договоры

- разного рода письма

- отчетные документы и документы учета

- заявки входящие и исходящие

- доверенности на материальные ценности

- и т.д.

2.2.Анализ технических средств, относящих к коммуникационному обеспечению предприятия

В организации числится 20 человек, непосредственно работающих в офисе и имеющих отношение к работе с документами всего 5 человек.

Рассмотрим офисное помещение, в котором располагается бухгалтерия (1 чел.), отдел снабжения (1 чел.) и  сам ген. Директор.

Площадь помещения офиса составляет 20м2. В помещении располагается три рабочих места. У каждого сотрудника, включая директора,  имеется отдельная рабочая зона, заключающая  в себе : мебель (стол, стул, стеллаж для документов, тумбочки для офисной техники); орг. технику; офисное оборудование .  Также на рабочем месте каждого из  сотрудников имеется персональный компьютер. Так как  Директор и менеджер снабжения находятся в непосредственной близости по расположению рабочих мест, то у них на столе располагается один факсимильный аппарат - Panasonic KX-FC962.

Данный аппарат имеет следующие характеристики:

Технические характеристики

Тип печати

печать на термобумаге

Количество полутонов

64

Скорость модема

9.6 Кбит/с

Бумага

Тип бумаги

рулон

Максимальный формат бумаги

A4

Максимальный размер документа

216x600 мм

Емкость устройства автоподачи

10 листов

Функции

АОН

есть

Caller ID

есть

Автоответчик

есть

Автопереключение факс/телефон

есть

Отложенная передача

есть

Записная книжка

100 номеров

Память для приема факсов

28 листов

Память на отправку факсов

25 листов

Многоадресная рассылка

20 абонентов

Копир

Функция копирования

есть

Дополнительно

Проводная трубка

есть

Беспроводная трубка

есть (DECT)

Спикерфон

есть

Регулятор уровня громкости в трубке

есть

Авторезак для бумаги

есть

Размеры (ШxВxГ)

364x121x224 мм

Вес

2.8 кг

Дополнительная информация:

Беспроводная трубка DECT (KX-TCA121RU) в комплекте. Дисплей (2 строки,16 символов). Функция копирования. Речевая метка времени / даты.

Из характеристик, мы видим, что в комплекте с данным аппаратом идет беспроводная трубка – она располагается на рабочем столе бухгалтера. Это позволяет переключать входящие звонки с основного телефона на трубку и в обратном порядке.

Работу современного офиса невозможно представить без интернет-связи.

Сотрудники  ООО «Промтехника» активно используют интернет для работы. Сигнал передается на компьютеры через WI-FI роутер  D-Link DIR-615 , расположенный в холле здания, общая площадь которого составляет 45 м2.

Для  коммуникаций  организация  использует две телефонные линии   АТС, одна из которых  выделена  исключительно для интернета, вторая несет на себе нагрузку стационарной телефонной связи.

Характеристика маршрутизатора (роутера) D-Link DIR-615:

Общие характеристики

Тип

Wi-Fi точка доступа

Стандарт беспроводной связи

802.11n, частота 2.4 ГГц

Поддержка MIMO

есть

Макс. скорость беспроводного соединения

300 Мбит/с

Прием/передача

Защита информации

WEP, WPA, WPA2

Мощность передатчика

15 dBM

Опции точки доступа/моста

Коммутатор

4xLAN

Скорость портов

100 Мбит/сек

Маршрутизатор

Маршрутизатор

есть

Межсетевой экран (FireWall)

есть

NAT

есть

SPI

есть

DHCP-сервер

есть

Поддержка Dynamic DNS

есть

Демилитаризованная зона (DMZ)

есть

Статическая маршрутизация

есть

VPN

Поддержка VPN pass through

есть

Антенна

Количество внешних антенн

2 x 2 dBi

Тип внешней антенны

съемная

Мониторинг и конфигурирование

Web-интерфейс

есть

Дополнительно

Размеры (ШxВxГ)

193x31x117 мм

Вес

940 г

Для приема сигнала WI-FI  на рабочем  столе каждого из сотрудников  располагается сетевой адаптер.

Тот факт, что интернет-связь осуществляется за счет отдельно выделенной линии АТС,  говорит о правильном распределении данных линий,( т.к  здание офиса расположено таким образом, что у компаний провайдеров интернета нет узлов, для предоставления сетевой точки  доступа к данному виду коммуникаций), а следовательно  является наиболее целесообразной.

2.3.  Подбор  технических средств  ( рекомендации к приобретению) для более эффективной и продуктивной деятельности предприятия

В ходе анализа работы сотрудников ООО «Промтехника»,  а также рассмотрения работы  коммуникационных  средств связи в организации хочется остановиться на следующем аспекте: работа сотрудников напрямую зависит от бесперебойного сигнала сети интернет. Различные переговоры и переписка с предприятиями-поставщиками,  предприятиями-потребителями, а также филиалами самого ООО «Промтехника» ведутся, в основном, при помощи интернет-связи, а следовательно данная связь не должна иметь нареканий, иначе это затрудняет работу как бухгалтерии,  отдела снабжения, так  и всего офиса в целом. Следовательно стоит обратить внимание на тех. средства коммуникационного обеспечения  именно в этой направленности. В частности на работу  роутера.  Программное обеспечение роутера, использующегося в организации,  для раздачи wi-fi  является устаревшим. Что доказывает нестабильная работа данного устройства.  Как следствие задержки в работе сотрудников. Как показывает практика,  минусом является невысокая надежность и тот факт, что роутер не выдерживает нагрузку даже при минимальном количестве подключенных абонентов. А таковых в офисе трое.

Для более «стабильной» работы сотрудников с таким видом коммуникационного обеспечения как интернет, предлагается приобрести более современную  и надежную модель роутера. Например  TP-Link TL-WA901ND.

Затраты на приобретение маршрутизатора с более эффективными показателями, являются необходимыми и оправданными, поскольку бесперебойный доступ к сети интернет является неотъемлемой частью продуктивной работы рассматриваемого мною офиса, учитывая специфику предприятия.

Заключение

Коммуникации – важнейший элемент обеспечения эффективности управления. Для успеха организации  необходимы эффективные коммуникации.

Современный офис — это место, с которого начинается фирма. В помещении офиса должны находиться только те предметы, которые требуются вам и сотрудникам предприятия в процессе работы. Приобретение средств коммуникационного обеспечения  должно быть продиктовано, в первую очередь, соображениями целесообразности ее использования для максимальной эффективности работы. В зависимости от специфики работы офиса, его размеров, готовности потратить определенную сумму, составные комплектующие элементы оборудования различны и определяются в соответствии с задачами, которые следует решать как на каждом рабочем месте, так и, в целом, по всему офису.

К основным видам технических средств коммуникационного обеспечения относятся:

- средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи;

- средства и системы телеграфной связи;

- средства и системы факсимильной передачи информации и модемной связи;

- средства и системы кабельной и радиосвязи, включая оптико-волоконную и спутниковую связь.

- системы компьютерной телефонии.

Телефонная связь является самым распространенным видом оперативной административно-управленческой связи. Абонентами сети телефонной связи являются как физические лица, так и предприятия.

Телефонная сеть — это самый распространенный тип оперативной связи. Телефонные аппараты весьма разнообразны как по своему конструктивному исполнению, так и по своим сервисным возможностям. В офисах целесообразно использовать внутриучрежденческие телефонные системы  мини-офисной АТС, так как необходима постоянная оперативная связь сотрудников. Для установки мини-АТС в офисе необходимо наличие  телефонной линии  городской АТС, а также место,  где будет установлена мини-АТС.

Телеграфная связь предназначена для автоматизированного приема-передачи по электрическим проводным каналам связи коротких текстовых документированных сообщений. Также к  средствам коммуникации, используемым в деловой практике, относится  факсимильный аппарат, который использует факсимильную связь. Факсимильная связь — это процесс дистанционной передачи неподвижных изображений текста с бумажных листов отправителя на бумажные листы получателя.

Факс способен читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом. Факс вносит свой вклад в принятие управленческих решений за счет быстрой и легкой рассылки документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их местонахождения.

Интеграцию и организацию эффективного взаимодействия разнородных локальных информационных инфраструктур в единую информационную телекоммуникационную сеть позволяют выполнить системы компьютерной телефонии.

Системы видеоконференций  также обеспечивают  адекватную поддержку в решении  бизнес-задач компании и ориентированы на ту или иную группу пользователей. Пока системы видеоконференций очень дорогостоящие, и это больше предметы роскоши, нежели инструменты эффективной творческой, технической и управленческой деятельности.

Касаемо выбора коммуникационного оборудования для организаций и предприятий, можно сформулировать несколько основополагающих факторов:

  •  Степень соответствия возможностей и эксплуатационных характеристик конкретных технических средств выявленным потребностям в рамках реализации необходимого вида деятельности.
  •  Совместимость выбираемых технических средств с другими компонентами технического комплекса, как в рамках конкретной технологии, так и в составе всего технического обеспечения.
  •  Требуемый уровень квалификации персонала для эффективной эксплуатации выбираемых технических средств.
  •  Гарантированная длительность эффективной эксплуатации выбираемых технических средств.
  •  Надежность выбираемых технических средств.
  •  Затраты на приобретение выбираемых технических средств.
  •  Затраты на эксплуатацию выбираемых технических средств.

Выбор конкретной разновидности технических средств для коммуникационного обеспечения и  поддержки определенного вида деятельности предприятия, предполагает проведение работы по анализу имеющихся технических средств и отбору тех из них, которые являются наиболее приемлемыми в конкретных условиях.

На примере ООО «Промтехника» мною было рассмотрено коммуникационое  обеспечение в основном офисе организации.

Общество является юридическим лицом. Основные виды деятельности: оптовая торговля, ремонтно-строительные работы, хранение и складирование, посредническая деятельность.

Основная цель деятельности организации  - извлечение прибыли.

ООО «Промтехника» располагает помещением (офис), в котором  размещается, непосредственно, управляющий состав фирмы. Также имеется филиал в г. Братск. Он несет на себе  нагрузку по получению материальных ценностей, размещению их в складские помещения организации, и дальнейшему распределению  по потребителям. В целях развития компании, планируется открытие дополнительного филиала в Краснодарском крае.

Исходя из деятельности организации, ее коммерческой направленности и численности управляющего состава, можно сделать вывод, что техническое обеспечение в основном офисе компании соответствует потребностям фирмы. Коммуникации  рационально используются в работе сотрудников.

Для стабильной и эффективной деятельности рассмотренного мною предприятия, в качестве рекомендации, мною предложена замена некоторого устаревшего оборудования на более усовершенствованное (в конкретном случае замена маршрутизатора (WI-FI роутера)  D-Link DIR-615 на TP-Link TL-WA901ND).

Источники и литература

Источники

1.Информационное агентство «BISHELP» («Помощь бизнесу»)  http://bishelp.ru/o-proekte-bishelp

Литература

1.Актуальные проблемы теории коммуникации. Сборник научных трудов. СПб.: СПбГПУ, 2008. - с.34-52.

2.Бройдо  В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. – М.: Высшая школа, 1910. – 401 с.

3..Качалова, Л.Н. Оргтехника в управлении / Л. Н. Качалова. – М.: ИНФРА-М, 2009. – 347 с.

4.Кирсанов, М. Курс делопроизводства / М. Кирсанов. - Новосибирск: Сфера, 2009. - 318 с.

5.Коммуникационный процесс и структура / http://menegmf.ru/kratkij-kurs-po-osnovam-menedzhmenta/260-kommunikacionnyj-process-i-ego-struktura.html

6.Ламекин В.Ф. Организационная техника. – М.:Дело, 2010. – 347 с.

7.Лейхифф, Дж. М. Бизнес - коммуникации / Дж.М. Лэйхифф, Дж.М.Пенроуз. - СПб.: Питер-Бук, 2001. - 688 с.

8.Модели коммуникации/

 http://uchebniki.ws/11930124/menedzhment/modeli_kommunikatsii

9.Научная библиотека диссертаций и авторефератов disserCat http://www.dissercat.com/content/razvitie-uchetno-analiticheskogo-instrumentariya-informatsionno-kommunikatsionnogo-obespeche#ixzz3CJXuLQwF

10.Слободин, А.В. Средства и технологии Интернет: Учеб. пособие. / А.В. Слободин, В.П. Часовских. - Екатеринбург, 2010. - 43 с.

11.Соев Е.В. Технические аспекты в делопроизводстве. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009. – 371 с.

12.Финдель И.Г. Современный офис: необходимые элементы для успешной работы. – Спб.: Феникс, 2011. – 288 с.

13.Характеристика коммуникационного процесса / http://cribs.me/ekonomika/kharakteristika-kommunikatsionnogo-protsessa_

14.http://uchebnikfree.com/delovoe-obschenie-psihologiya/64sovremennyie-tehnicheskie-sredstva-17554.html.

15.Шарков Ф.И. Основы теории коммуникации. Учебник./ Ф.И. Шарков. - М.: Перспектива, 2012. - 246 с.

 

Приложение 1

Устав ООО «Промтехника»


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

79878. Интерфейсные устройства 51.5 KB
  Параллельный периферийный адаптер ППА К580ВВ55 ППА является программируемым интерфейсным модулем.42 ППА В ППА К580ВВ55 программируется направление обмена информацией по каждому из каналов А В С;режим обмена информацией и возможность обмена с прерываниями по каналам А и В. Управляющие сигналы: Таблица 4 А1 А0 адрес канала по которому осуществляется обмен; выбирается из таблицы; Чт используется для передачи информации из внешнего устройства в МП; Зп используется для передачи информации из МП во внешнее устройство; ВК выбор...