90365

Система автоматизации учета кадров на предприятии

Дипломная

Исторические личности и представители мировой культуры

Организационная структура управления предприятием Состав технических и программных средств используемых на предприятии Характеристика компьютерных сетей предприятия Практическая часть Постановка задачи Анализ системы учета кадров на предприятии Недостатки кадровой системы Разработка рекомендаций по разрешению изучаемой проблемы на исследуемом объекте...

Русский

2015-06-04

247.43 KB

26 чел.

Содержание

Введение

  1. Постановка цели, актуальность выбранной темы, объект и предмет исследования;
  2. Задачи и методы решения.
  3. Теоретическая часть
  4. Организационная структура управления предприятием
  5. Состав технических и программных средств, используемых на предприятии
  6. Характеристика компьютерных сетей предприятия
  7. Практическая часть
  8. Постановка задачи
  9. Анализ системы учета кадров на предприятии

2.2.1.Документы по учету кадров

2.2.2.Работа с кадровыми документами

2.2.3. Недостатки кадровой системы

  1. Разработка рекомендаций по разрешению изучаемой проблемы на исследуемом объекте и обоснование предлагаемых мероприятий

2.3.1. Автоматизация кадровой службы

2.3.2. Выбор программного продукта

2.3.3. Создание и оформление документов

2.3.4. Ведение кадровых баз данных

    2.4. Программные продукты

         2.4.1. Автоматизированные системы в области управления

         2.4.2. Выбор из типовых программ

3. Охрана труда и противопожарная безопасность

Заключение

Список использованных источников и литературы

Приложения

  1. Таблицы
  2. Схемы сети
  3. Структура организации

Введение

Работа отдела кадров достаточно крупного предприятия связана с накоплением большого количества информации о личных данных сотрудников. Традиционно информация хранится на бумажных носителях. При этом трудно осуществить быстрый отбор нужных данных при приеме на работу, уходе в отпуск, увольнении, переходе на другую должность или других перемещениях сотрудника.

Немаловажен вопрос надежности хранения и конфиденциальности личных данных о работающих на предприятии.

Актуальность данной темы обуславливается повсеместным внедрением информационных технологий, делопроизводство в кадровой службе не стало исключением, в связи с чем, многое в данной области принципиально изменилось. Автоматизация позволяет значительно упростить и повысить эффективность работы кадровой службы.

Таким образом, автоматизация процесса работы отдела кадров является нужным и перспективным процессом.

На российском рынке существует достаточно много программ для автоматизации работы кадровой службы.

Цель данного дипломного проекта проанализировать систему автоматизации учета кадров на предприятии.

Задачи:

1.Рассмотреть характеристику предприятия

2.Провести анализ системы учета кадров.

3.Выявить проблемы данной системы учета кадров.

4.Предложить меры по совершенствованию автоматизации учета кадров.

Практическая значимость работы заключается в том, что ее результаты могут быть использованы в работе предприятия.

1.Теоритическая часть

1.1. Структура

Министерство образования Нижегородской области (далее - Министерство) возглавляет министр, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Губернатором Нижегородской области, Председателем Правительства.

Назначение министра на должность осуществляется по согласованию с федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере образования.

Министр подчиняется Губернатору Нижегородской области, Председателю Правительства и заместителю Губернатора, заместителю Председателя Правительства Нижегородской области.

Министр имеет заместителей, которые назначаются и освобождаются от должности Губернатором Нижегородской области, Председателем Правительства по согласованию с заместителем Губернатора, заместителем Председателя Правительства Нижегородской области.

Лица, замещающие должности государственной гражданской службы Нижегородской области высшей и главной групп должностей категории "руководители", назначаются на должность министром по согласованию с заместителем Губернатора, заместителем Председателя Правительства Нижегородской области.

Министр:

- осуществляет на принципах единоначалия руководство деятельностью Министерства и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Министерство задач;

- распределяет полномочия между заместителями министра и руководителями структурных подразделений Министерства;

- представляет Министерство во всех органах государственной власти Российской Федерации и Нижегородской области, органах местного самоуправления и организациях;

- утверждает положения о структурных подразделениях Министерства, должностные регламенты государственных гражданских служащих и должностные инструкции иных работников Министерства, не являющихся государственными гражданскими служащими;

- в установленном порядке назначает на должность и освобождает от замещаемой должности государственных гражданских служащих, осуществляет прием на работу и увольнение работников Министерства, не являющихся государственными гражданскими служащими, в соответствии с законодательством о государственной гражданской службе Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, нормативными правовыми актами Губернатора Нижегородской области, Председателя Правительства и Правительства Нижегородской области, принимает решение по их поощрению и наложению на них дисциплинарных взысканий;

- распоряжается в установленном порядке материальными средствами и финансовыми ресурсами, выделенными для обеспечения деятельности Министерства;

- заключает государственные контракты, договоры и соглашения от имени Министерства в пределах его компетенции;

- решает в соответствии с законодательством Российской Федерации и Нижегородской области о государственной гражданской службе вопросы, связанные с прохождением государственной гражданской службы в Министерстве;

- утверждает ежегодный план работы Министерства;

- представляет в Правительство Нижегородской области проекты нормативных правовых актов Нижегородской области по вопросам ведения Министерства;

- дает заместителям министра, руководителям структурных подразделений и иным государственным гражданским служащим и работникам, не относящимся к государственным гражданским служащим Министерства, руководителям подведомственных государственных организаций, осуществляющих образовательную деятельность, обязательные для исполнения указания и поручения, контролирует их исполнение;

(в ред. постановления Правительства Нижегородской области от 06.09.2013 N 621)

- представляет в установленном законодательством порядке государственных гражданских служащих и иных работников Министерства к присвоению почетных званий и награждению государственными наградами Российской Федерации, иным видам поощрения;

- подписывает от имени Министерства в пределах своей компетенции приказы и дает указания, подлежащие обязательному исполнению сотрудниками Министерства;

- осуществляет иные функции в пределах своей компетенции.

1.2.Состав технических и программных средств, используемых на предприятии

Программным обеспечением (ПО) информационных систем понимается совокупность программных и документальных средств для создания и эксплуатации систем, обработки данных средствами вычислительной техники. В самом общем плане программное обеспечение для вычислительной техники может быть разделено на базовое (системное) и прикладное.

На предприятии ПО установлены: операционные системы –Windows XP, Windows 7. Выбор данных операционных систем, я считаю, сделан рационально, т.к. установленная вычислительная техника соответствует ОС.

В качестве ОС серверов используется Windows Server 2003. Используемые СУБД такие, как Microsoft SQL, Oracle, Microsoft Office Access 2003.

В качестве средств защиты от воздействия вредоносного кода используется Антивирус Касперского 6.0.

Средства защиты от воздействия вредоносного кода обеспечивают:

  1.  обнаружение попыток деструктивного воздействия вредоносных программ на информационную систему, противодействие таким попыткам;
  2.  обнаружение неизвестных кодов вредоносных программ механизмами эвристического сканирования;
  3.  блокирование возможного распространения вредоносных программ;
  4.  уничтожение обнаруженных вредоносных программ;
  5.  надежное обновление вирусных баз и сканирующих модулей;
  6.  генерацию отчетов об обнаружении вирусной деятельности;
  7.  управление ПО средств защиты от воздействия вредоносного кода отдельных рабочих станций, серверов.

Внедрение новых информационных технологий во все сферы современной жизни человека привело к тому, что умение работать на компьютере стало необходимым атрибутом профессиональной деятельности любого специалиста и во многом определило уровень его востребованности в обществе, а культура общения с компьютером становиться частью общей культуры человека.

В настоящее время без использования новых информационных технологий не обходится практически ни одна важная область человеческой деятельности. Сфера использования компьютерных технологий чрезвычайно широка и разнообразна.

Общее название программных средств, предназначенных для создания, редактирования и форматирования простых и комплексных текстовых документов — текстовые процессоры. В настоящее время в России наибольшее распространение имеет текстовый процессор MicrosoftWord. Это связано, прежде всего, с тем, что его создатели относительно давно предусмотрели локализацию программы в России путем включения в нее средств поддержки работы с документами, исполненными на русском языке.

Первоначальные версии текстового процессора MicrosoftWord относятся к 80-десятым годам и, соответственно, к операционной системе MS-DOS. Последней версией процессора для неграфической операционной среды была версия MicrosoftWord 5.0. Она позволяла создавать, редактировать и распечатывать форматированные текстовые документы.

Поскольку операционная система MS-DOS не является графической, данная версия программы не могла соблюдать принятый ныне принцип соответствия экранного изображения печатному (принцип WYSIWYG) и операции форматирования документа выполнялись в известной степени «вслепую». Однако возможность просмотра документа в «натуральном» виде все-таки была. Она реализовывалась специальным режимом предварительного просмотра (preview), который сохранился и в современных версиях программы, хотя и не имеет уже решающего значения. Основным преимуществом текстового процессора Word 5.0, отличавшим эту программу от конкурентных продуктов, была возможность встраивания в текст графических объектов, правда, без взаимодействия текста и графики (обтекания графических изображений текстом). Сегодня текстовым процессором Word 5.0 продолжают пользоваться при работе на устаревшем оборудовании (IBM PC AT 286). Принцип WYSIWYG впервые был реализован в следующей версии программы, которая называлась MicrosoftWordforWindows (Word 6.0). Благодаря этому принципу значительно упростились и стали наглядными приемы форматирования документов. Будучи приложением Windows 3.1, программа получила возможность использовать системный буфер обмена, а пользователи получили мощное и удобное средство для создания комплексных документов.

Следующая версия программы называлась MicrosoftWord 95 (Word 7.0). Она была ориентирована на графическую операционную систему Windows 95. Основным достижением этой версии стало то, что после нее текстовый процессор уже не рассматривается только как отдельное приложение. В состав мощного офисного пакета MicrosoftOffice входит несколько приложений (с каждой новой версией пакета этот состав расширяется), и на процессор MicrosoftWord возлагаются дополнительные функции интеграции прочих приложений. Он занимает центральное положение в системе и позволяет организовать эффективный обмен данными между составляющими приложениями, что позволило в значительной степени автоматизировать разработку офисных документов разной содержательности и сложности. Еще одним важным нововведением седьмой версии стало управление взаимодействием текста со встроенными объектами, что значительно расширило набор возможностей при форматировании документов. А особенный успех этой версии программы в России (она очень широко используется, и сегодня) завоевали встроенные средства поддержки русского языка (автоматическая проверки орфографии и грамматики). Восьмая версия программы MicrosoftWord 97 (Word 8.0), вошедшая в состав пакета MicrosoftOffice 97, внесла относительно мало практически полезных изменений для повседневной офисной работы. Так, например, ее жесткая ориентация на использование шрифтов UNICODE затруднила обмен данными с большинством приложений, выпущенных «третьими» фирмами, и создала пользователям проблемы при печати материалов на большинстве печатающих устройств. Дополнительные средства оформления текстовых документов, представленные в этой версии, имели практическое значение только при разработке электронных (экранных) документов. Возможность сохранения документов в «электронных» форматах HTML и PDF, рассчитанная на публикацию документов в Интернете, осталась проработанной не до конца и не вошла в практику Web-дизайнеров. microsoftword программа офисный

Начиная с этой версии текстовый процессор MicrosoftWord можно рассматривать как средство автоматизации авторской деятельности (authoringsystem). При использовании этой программы следует четко определять целевой объект — документ электронный или печатный. Для разных типов документов используют разные средства, приемы и методы. Применение неадекватных средств значительно усложняет последующие этапы работы с документом. В итоге, в качестве средства разработки электронных документов Word 97 не заменил Web-редакторы, а в качестве средства создания печатных документов внес ряд неудобств по сравнению с предыдущей версией Word 95.

Последней (ко времени подготовки данного пособия) является версия текстового процессора MicrosoftWord 2000 (Word 9.0), входящая в состав пакета MicrosoftOffice 2000. В ней устранены основные недостатки предыдущей версии, заметно улучшена система управления и введены мощные средства поддержки сетевых режимов работы. Предполагается, что основным стилем производительной работы с текстовым процессором Word 2000 должна стать совместная деятельность рабочих групп над общими, проектами в рамках корпоративных сетей.

В деятельности предприятия Министерство образования Нижегородской области используется текстовый редактор MicrosoftWord – это редактор текстов, позволяет объединять в одном документе собственно текст, диаграммы, рисунки и таблицы (например: приказов, счет-фактур, актов списания и возвратов, объявлений и т.д.). Наличие гиперссылок позволяет использовать его для создания электронных документов. В Word включает поддержки файловых форматов многих распространенных текстовых редакторов.

Также используется табличный процессор MicrosoftExcel. Excel – редактор электронных таблиц, документ Excel иначе называют листом, состоящим из организованных в столбцы и строки ячеек. Его основное назначение – расчет интересующих пользователя параметров и анализ полученных результатов за счет установки зависимостей между данными, хранящимися в различных ячейках.

1.3. Характеристика компьютерных сетей предприятия

На предприятие используется топология типа общая шина, которая представляет собой общий кабель (называемый шина или магистраль), к которому подсоединены все рабочие станции. На концах кабеля находятся терминаторы, для предотвращения отражения сигнала.

Отправляемое какой-либо рабочей станцией сообщение распространяется на все компьютеры сети. Каждая машина проверяет, кому адресовано сообщение — если сообщение адресовано ей, то обрабатывает его. Принимаются специальные меры для того, чтобы при работе с общим кабелем компьютеры не мешали друг другу передавать и принимать данные. Для того чтобы исключить одновременную посылку данных, применяется либо «несущий» сигнал, либо один из компьютеров является главным и «даёт слово» «МАРКЕР» остальным компьютерам такой сети.

Достоинства:

  1.  Небольшое время установки сети;
  2.  Дешевизна (требуется кабель меньшей длины и меньше сетевых устройств);
  3.  Простота настройки;
  4.  Выход из строя одной рабочей станции не отражается на работе всей сети.

Недостатки:

  1.  Неполадки в сети, такие как обрыв кабеля или выход из строя терминатора, полностью блокируют работу всей сети;
  2.  Затрудненность выявления неисправностей;
  3.  С добавлением новых рабочих станций падает общая производительность сети.

Так же, на предприятии используется глобальная компьютерная сеть, которая охватывает большие территории и включающая в себя большое число компьютеров.

Глобальная компьютерная сеть служит для объединения разрозненных сетей так, чтобы пользователи и компьютеры, где бы они ни находились, могли взаимодействовать со всеми остальными участниками глобальной сети. На каждом компьютере есть выход в интернет, но с ограниченным доступом к социальным сетям.

Компьютерные сети – это системы компьютеров, объединенных каналами передачи данных, обеспечивающие эффективное предоставление различных информационно-вычислительных услуг пользователям посредством реализации удобного и надежного доступа к ресурсам сети.

Информационные системы, использующие возможности компьютерных сетей, обеспечивают выполнение следующих задач:

  1.  Хранение и обработка данных
  2.  Организация доступа пользователей к данным
  3.  Передача данных и результатов обработки пользователям

Эффективность решения перечисленных задач обеспечивается:

  1.  Дистанционным доступом пользователей к аппаратным, программным и информационным ресурсам
  2.  Высокой надежностью системы
  3.  Возможностью оперативного перераспределения нагрузки
  4.  Специализацией отдельных узлов сети для решения определенного класса задач
  5.  Решением сложных задач совместными усилиями нескольких узлов сети
  6.  Возможностью осуществления оперативного контроля всех узлов сети

Виды компьютерных сетей:

  1.  Локальные (ЛВС, LAN-Local Area Network)
  2.  Региональные (РВС, MAN – Metropolitan Area Network)
  3.  Глобальные (ГВС, WAN – Wide Area Network)

В локальной сети абоненты находятся на небольшом (до 10-15 км) расстоянии. К ЛВС относятся сети отдельных предприятий, фирм, банков, офисов и т.д.

РВС связывают абонентов города, района, области.

Глобальные сети соединяют абонентов, удаленных друг от друга на значительное расстояние, расположенных в разных странах, или разных континентах.

По признакам организации передачи данных компьютерные сети можно разделить на две группы:

  1.  последовательные;
  2.  широковещательные.

В последовательных сетях передача данных осуществляется последовательно от одного узла к другому. Каждый узел ретранслирует принятые данные дальше. Практически все виды сетей относятся к этому типу. В широковещательных сетях в конкретный момент времени передачу может вести только один узел, остальные узлы могут только принимать информацию.

Топология представляет физическое расположение сетевых компонентов (компьютеров, кабелей и др.). Выбором топологии определяется состав сетевого оборудования, возможности расширения сети, способ управления сетью.

Существуют следующие топологии компьютерных сетей:

  1.  шинные (линейные, bus);
  2.  кольцевые (петлевые, ring);
  3.  радиальные (звездообразные, star);
  4.  смешанные (гибридные).

Рис 2.

Практически все сети строятся на основе трех базовых топологий: топологии «шина», «звезда» и «кольцо». Базовые топологии достаточно просты, однако на практике часто встречаются довольно сложные комбинации, сочетающие, свойства и характеристики нескольких топологий.

В топологии «шина», или «линейная шина» (linear bus), используется один кабель, именуемый магистралью или сегментом, к которому подключены все компьютеры сети. Эта топология является наиболее простой и распространенной реализацией сети.

Так как данные в сеть передаются лишь одним компьютером, производительность сети зависит от количества компьютеров, подключенных к шине. Чем больше компьютеров, тем медленнее сеть.

Зависимость пропускной способности сети от количества компьютеров в ней не является прямой, так как, кроме числа компьютеров, на быстродействие сети влияет множество других факторов: тип аппаратного обеспечения, частота передачи данных, тип сетевых приложений, тип сетевого кабеля, расстояние между компьютерами в сети.

 «Шина» является пассивной топологией — компьютеры только «слушают» передаваемые по сети, данные, но не передают их от отправителя к получателю. Выход из строя какого-либо компьютера не оказывает влияния на работу всей сети. В активных топологиях компьютеры регенерируют сигналы с последующей передачей их по сети.

Основой последовательной сети с радиальной топологией (топологией «звезда») является специальный компьютер — сервер, к которому подключаются рабочие станции, каждая по своей линии связи.

Вся информация передается через сервер, в задачи которого входит ретрансляция, переключение и маршрутизация информационных потоков в сети. Такая сеть является аналогом системы телеобработки, в которой все абонентские пункты содержат в своем составе компьютер.

Недостатками такой сети являются: высокие требования к вычислительным ресурсам центральной аппаратуры, потеря работоспособности сети при отказе центральной аппаратуры, большая протяженность линий связи, отсутствие гибкости в выборе пути передачи информации если выйдет из строя рабочая станция (или кабель, соединяющий ее с концентратором), то лишь эта станция не сможет передавать или принимать данные по сети. На остальные рабочие станции в сети этот сбой не повлияет.

При использовании топологии «кольцо» компьютеры подключаются к кабелю, замкнутому в кольцо. Сигналы передаются в одном направлении и проходят через каждый компьютер. Каждый компьютер является повторителем, усиливая сигналы и передавая их следующему компьютеру. Если выйдет из строя один компьютер, прекращает функционировать вся сеть.

 

Рис 3. Сеть с топологией «звезда»


Способ передачи данных по кольцевой сети называется передачей маркера. Маркер последовательно, от компьютера к компьютеру, передается до тех пор, пока его не получит тот компьютер, который должен передать данные. Передающий компьютер добавляет к маркеру данные и адрес получателя и отправляет его дальше по кольцу.

Данные передаются через каждый компьютер, пока не окажутся у того, чей адрес совпадает с адресом получателя. Далее принимающий компьютер посылает передающему сообщение — подтверждение о приеме данных. Получив сообщение — подтверждение, передающий компьютер создает новый маркер и возвращает его в сеть. 

2.Практическая часть

2.1.Постановка задачи

Целью этой дипломной работы является анализ системы учета кадров на предприятии.

Сейчас уже практически не осталось предприятий, на которых учет ведется ручным способом - повсеместно внедрены специализированные компьютерные программы по автоматизации различной деятельности в компании. Но когда речь заходит о персонифицированном учете, то большинство специалистов в области работы с персоналом говорят не об учетных инструментах, а вспоминают о Федеральном законе N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». Конечно, именно этот государственный документ устанавливает правовую основу и принципы организации персонифицированного учета сведений о сотрудниках, которые подлежат обязательному пенсионному страхованию. Актуальность его для компаний в этом году возрастает, так как в 2009 году был принят Федеральный закон № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования». Так в соответствии с инновациями в законодательной базе, единый социальный налог с 1 января 2010 года заменяется страховыми взносами напрямую:

  1.  в Пенсионный фонд,
  2.  Фонд социального страхования,
  3.  Фонды - федеральный и территориальные - обязательного медицинского страхования.

Поскольку отчеты с 2010 года связанные с персонифицированным учетом будут сдаваться дважды в год, с 2011 - четыре раза, вопрос автоматизации этого процесса становится наиболее актуальным в текущем году. Тем более, что согласно тому же Федеральному закону № 212-ФЗ – обязательна сдача отчетности в электронном виде, с использованием электронной цифровой подписи (для организаций со среднесписочной численностью более 50 человек).

Понятно, что этот «новый» для бизнеса порядок отчетности напрямую связан с увеличением трудозатрат на поддержание в актуальном состоянии в течение календарного года базы персонифицированного учета и формированию/сдаче отчетов. Ведь сдавать ежеквартально отчетность придется во все фонды отдельно. И поэтому у руководителей возникает задача, как сделать этот бизнес-процесс наиболее эффективным.

Аксиомой в этом случае звучат слова: Основным вопросом повышения эффективности работы кадровой службы является возможность автоматизировать ее работу. В сложившейся ситуации вопрос программного обеспечения кадровой службы становится архиважным. Кризис 2008 года выявил еще одну проблему: если раньше бурное развитие компаний и высокие нормы доходности позволяли не обращать внимания, на потери «по вине» персонала, то сейчас, когда на счету каждая копейка,- важен персонифицированный учет затрат на персонал. Именно поэтому для многих компаний стал актуальным вопрос пересмотра своего подхода к автоматизации в области управления персоналом и выбора программной среды в соответствии с задачами компании.

2.2. Анализ системы учета кадров на предприятии

2.2.1. Документы по учету кадров

К документам по учету кадров относятся: штатное расписание, личная карточка работника, табель учета рабочего времени, расчетный листок по заработной плате, график отпусков. Постановление Госкомстата от 05.01.2004г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утвердило унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. В том числе к этим формам относится: штатное расписание (форма Т-3) личная карточка работника (форма Т-2) табель учета рабочего времени (форма Т-13) график отпусков (форма Т-7) Расчетный листок по заработной плате имеет произвольную форму. Разрабатывается и утверждается в каждой организации самостоятельно. Штатное расписание – это основной документ организации, в котором зафиксированы ее структура, штатный состав и штатная численность. В нем содержится перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде зарплаты. Установление в штатном расписании "вилки" оклада либо разных окладов для работников, занимающих равные должности, но имеющих, например, разные стаж работы или образование недопустимо. Это является нарушением трудового законодательства - дискриминацией в трудовых отношениях. Работодатель обязан обеспечить работникам равную оплату за труд равной ценности (ст. 22 ТК РФ). Для того чтобы избежать дискриминации в трудовых отношениях по оплате труда лучше использовать градацию/категорию в виде приставки, например: младший менеджер, старший менеджер или устанавливать надбавки и очень внимательно составлять должностные инструкции (добавлять должностные обязанности или убавлять). Штатное расписание составляется по унифицированной форме N Т-3, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Сформированное штатное расписание подписывается руководителем отдела кадров и главным бухгалтером, после чего утверждается приказом или распоряжением руководителя организации или уполномоченным им лицом (например, руководитель филиала, действующий по доверенности руководителя организации, может утверждать штатное расписание соответствующего филиала). Изменения в штатное расписание вносятся также путем издания соответствующего приказа за подписью руководителя организации. Изменения вносятся при создании новых структурных подразделений или упразднении действующих, введении и сокращении штатных единиц, переименовании отдельных должностей, установлении новых окладов. После издания указанного приказа штатное расписание, как правило, составляется в новой редакции. Законодательством не ограничено количество изменений штатного расписания в течение календарного года, поэтому коррективы можно вносить по мере необходимости. Личная карточка работника – это основной документ по кадровому учету. Личные карточки заполняются и ведутся на всех работников организации. Заполнение Личной карточки (форма Т-2) производится работником кадровой службы. Работник не может самостоятельно вносить в личную карточку какие-либо записи за исключением проставления своей подписи при первичном заполнении карточки, при переводах в организации и при увольнении. Личная карточка заполняется на основании: заключенного трудового договора приказа о приеме на работу паспорта или иного документа, удостоверяющего его личность трудовой книжки страхового свидетельства государственного пенсионного страхования документов воинского учета (для военнообязанных лиц) документов об образовании, квалификации личных сведений, сообщенных о себе работником В период работы в организации в Личную карточку работника вносятся сведения о переводах (в рамках одной организации), о предоставлении отпусков, о прохождении аттестации, о повышение квалификации и проч. С вносимыми записями в Личную карточку работника необходимо ознакомить под роспись. Личная карточка работника должна храниться отдельно от других кадровых документов. Поскольку личные карточки являются документами, которые содержат персональные данные, храниться и использоваться они должны с учетом требований главы 14 Трудового кодекса РФ. Личная карточка работника составляется по унифицированной форме N Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Табель учета рабочего времени – это документ, который служит для учета времени, фактически отработанного и (или неотработанного) каждым работником организации. Табель необходим для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, для расчета оплаты труда. Табель учета рабочего времени обычно содержит табельный номер каждого работника, его фамилию, имя и отчество, сведения о рабочем времени за каждое число месяца. Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и проч. производится на основании документов, оформленных надлежащих образом. К таким документам относится: листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством и пр. Табель учета рабочего времени составляется по унифицированной форме N Т-13 утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Табель учета рабочего времени составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем структурного подразделения и работником кадровой службы и передается в бухгалтерию для начисления заработной платы. Расчетный листок по заработной плате – это документальное сопровождение оплаты труда. На работодателей возложена обязанность в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате (ч. 1 ст. 136 ТК РФ). Форма расчетного листка, согласно ч.2 ст. 136 ТК РФ, утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников, в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. Каждый работодатель обязан выдавать расчетный листок каждому работнику два раза в месяц вместе с денежным вознаграждением. Эта обязанность работодателя сохраняется независимо от формы отплаты. Да же перечисляя заработную плату работника на банковский счет, работодатель обязан вручить работнику расчетный листок. График отпусков - составляется по унифицированной форме N Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Составление графика отпусков предусмотрено Трудовым кодексом РФ. Этот документ обязателен, как для работодателей, так и для работников. Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Право на его использование у работника возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у одного работодателя. Кроме того, некоторые работники имеют право на дополнительные оплачиваемые отпуска (ст. ст. 116 - 119, 173 - 176 и 350 ТК РФ). При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. Это значит, что в графике отпусков указывается общая продолжительность оплачиваемого отпуска. Отдельные категории работников имеют право на удлиненный отпуск - более 28 календарных дней (ст. ст. 115, 267 и 334 ТК РФ). График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года. График подписывается руководителями кадровой службы и структурных подразделений и утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом. Если в организации есть профсоюзный орган, график согласуется с ним в обязательном порядке. В случае если работника не устраивает время отпуска, установленное в графике, он может попросить работодателя изменить его. В этом случае сотрудник должен написать заявление в произвольной форме. Если руководитель согласен на перенос отпуска, он ставит на заявлении свою резолюцию. Если работник не хочет использовать все 28 календарных дней отпуска, а предпочитает разбить отпуск на части, то в этом случае работник также должен написать заявление в произвольной форме, на основании которого в график отпусков вносятся необходимые изменения. На основании заявления работника руководитель организации издает приказ о внесении изменений в график отпусков. В приказе необходимо указать: основание переноса отпуска (по просьбе работника, в связи с его болезнью и т.д.) и на какой срок он переносится. Очередность предоставления отпусков может изменяться и по инициативе работодателя, если, например, уход работника в отпуск в текущем рабочем году может отрицательно сказаться на работе организации. В этом случае, чтобы действия работодателя по изменению графика были правомочными, он должен: получить письменное согласие работников и издать приказ или распоряжение о переносе отпусков. Работодатель обязан предоставить работнику неиспользованную часть отпуска в любое удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединить эту часть к отпуску за следующий рабочий год. Работникам, работающим в организации по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска должны предоставляться одновременно с отпуском по основному месту работы. Это касается и внутреннего и внешнего совместительства. В случае если работник не отработал на работе по совместительству шести месяцев, то отпуск ему предоставляется авансом.

2.2.2. Особенности работы с кадровыми документами

Кадровая документация ведется во всех организациях, учреждениях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы. Она подтверждает право граждан на социальное обеспечение по старости и инвалидности и определяет трудовой стаж при начислении пенсии. Поэтому все кадровые документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности.

В состав документации по личному составу входят различные виды документов: организационно-правовые (должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и др.), распорядительные (приказы по личному составу), информационно-справочные (справки, служебные записки, акты и др.) и такие документы, как трудовые контракты, трудовые книжки, личные листки по учеты кадров, учетные карточки и т.п.

Оформляется кадровая документация в соответствии с Трудовым кодексом РФ. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе. В трудовом договоре указываются: фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших трудовой договор.

Существенными условиями трудового договора являются:

место работы (с указанием структурного подразделения);

дата начала работы;

наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организаций или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации;

права и обязанности работника; права и обязанности работодателя; характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;

режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

В трудовом договоре могут предусматриваться условия об испытании, неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.

Трудовые договоры могут заключаться:

1) на неопределенный срок;

2) на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

В случае если ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением его срока, а работник продолжает работу после истечения трудового договора, трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного договора . Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику (под расписку) в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором.

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность.

Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письмом (по указанному в заявлении адресу).

Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, которые ведутся на всех предприятиях независимо от формы собственности.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). При приеме на работу трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по персоналу предприятия.

На работника, поступающего на работу впервые и проработавшего в организации свыше пяти дней, оформляются трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Записи в трудовой книжке производятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.

С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца. В том случае, если в трудовой книжке не остается места для записей в графе «Сведения о работе», заводится вкладыш к ней. При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (ст. 80 ТК РФ).

С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования не менее 50 лет (ст. 358 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения», утвержденного Федеральной архивной службой от 06.10.2000).

Личная карточка. Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

Все записи в карточках делаются на основании документов, представленных работником. В новом варианте личной карточки исключены устаревшие позиции (национальность, партийность, членство в ВЛКСМ и профсоюзе). В обязательном порядке проставляются дата заполнения личной карточки и личная подпись работника. При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа, указываются причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника.

Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы, или секретарем-референтом. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту. На многих предприятиях личные карточки работников ведут с помощью ПК.

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего - на руководителей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2). Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы (личные карточки или личные дела) заводить на сотрудников.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Анкета или личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Она заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. При ее заполнении используются: паспорт; трудовая книжка; военный билет; документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат); документы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат); документы об имеющихся изобретениях.

Характеристика - это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвязанные составные части. Первая - это анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника.

Вторая часть текста характеристики - данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т.п.).

Третья часть - собственно характеристика, т.е. оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника: его отношения к работе, повышения профессионального уровня, поведения в быту.

Четвертая, заключительная, часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики. Текст характеристики излагается от третьего лица. Подписывает характеристику, как правило, руководитель учреждения.

2.2.3. Недостатки системы

Анализ поставленной задачи приводит к выводу, что ее решение традиционными средствами учета c использованием бумажных документов невозможно. Прежде всего, такой вывод следует из анализа количества операций кадрового учета, которые необходимо выполнять. Для крупной фирмы с большим числом работников количество таких операций может достигать такого количества, что ручное их оформление становится просто невозможным. Также очень тяжело хранить и осуществлять поиск информации о сотрудниках и их данных, структуре компании, классификаторах и проведенных операциях в бумажном виде. Нет необходимости описывать преимущества и удобство поиска информации, например о сотруднике, в удобной и быстрой информационной системе по сравнению поиском такой информации в папках бумажных документов. Точно также и поиск информации о любой кадровой перестановке можно найти в журнале электронных документов со всеми подробностями ее выполнения быстро и удобно.

Однако, использование вычислительной техники дает не только удобство и быстроту поиска информации и оформления документов, но и поднимает кадровый учет на принципиально новый уровень, предоставляя функции, ранее недоступные. Прежде всего, это касается подсистемы аналитических отчетов. Ранее, при использовании системы бумажного кадрового учета получить списочный состав сотрудников предприятия можно было лишь проанализировав все операции приема на работу и увольнения. При использовании автоматизированной системы учета выполнение любой операции кадрового учета даже задним числом мгновенно меняет списочный состав сотрудников и позволяет в любой момент времени получить актуальные данные.

Еще одним неоспоримым преимуществом использования автоматизированной информационной системы является безопасность хранения информации. При хранении информации на бумажных носителях потеря любого бумажного документа была невосполнимой. Такая потеря могла произойти как в результате действий злоумышленников, так и в результате действия непреодолимых сил. При хранении информации в электронном виде существующие методы обеспечения безопасности хранения информации и ее дублирования делают такое хранение абсолютно надежным.

Таким образом, можно выделить следующие основные преимущества использования автоматизированной информационной системы на основе вычислительной техники для решения задачи построения системы кадрового учета:

повышение удобства поиска и отбора данных из справочников хранения статической информации и журналов выполненных операций;

повышение скорости поиска и отбора информации, а также оформления операций движения сотрудников;

обеспечение влияния каждой вновь оформленной операции на кадровое состояние сотрудника;

обеспечение безопасности хранения информации;

обеспечение многопользовательской работы.

Задачу автоматизации кадрового учета на предприятии можно разбить на три основные подзадачи:

подсистема хранения информации;

подсистема оформления кадровых документов;

подсистема получения отчетности.

Подсистема хранения исходной или другими словами условно-статической информации должна обеспечить просмотр и редактирование в удобной для пользователя форме информации о основных объектах системы, которыми являются физические лица, как являющиеся сотрудниками, так и не являющиеся ими.

Хранение всей информации нужно организовать таким образом, чтобы по каждому объекту хранимых данных можно было получить связанную информацию, наложить условие в отчете, или сгруппировать в отчете. Вывод на экран должен быть организован в максимально удобной для пользователя форме. Вывод должен быть организован в виде таблицы, для просмотра списка объектов, при этом нужно предусмотреть возможность объединения элементов в группы и подгруппы, для создания иерархии элементов. Причем узлы иерархии (группы и подгруппы) так же могут быть задействованы в отчетах как в качестве условий, так и в качестве группировок. Для просмотра данных одного элемента необходимо разработать отдельные формы, в которых выводится вся необходимая информация об этом элементе, а также связанная информация.

Вся информация должна выводиться не только на экран, но и на принтер.

Для всех объектов хранимой информации необходимо предусмотреть возможность заполнения реквизитов, которые при регистрации событий заполнялись бы автоматически. Это позволит упростить и убыстрить регистрацию событий.

Кроме основных можно выделить вспомогательные данные, которые служат дополнительными признаками, характеризующими основные данные, но по которым при фиксации событий или построении отчетности могут быть наложены условия или заданы группировки. Для просмотра и редактирования дополнительных данных также должны быть организованы формы просмотра в виде списков, а в случае необходимости с возможностью организации иерархической структуры. Если объекты дополнительной информации имеют сложную структур, необходимо предусмотреть разработку и форм элементов этих объектов, в которых выводится вся подробная информация об объектах. Объекты дополнительной информации ничем не отличаются от объектов основной информации, за исключением того что имеют несколько меньше данных в своем составе, а также не имеют связанной с ними информации, при этом сами выступают в качестве дополнительных данных для основных объектов хранения информации.

К подсистеме хранения информации необходимо отнести и хранение настроек системы, которые позволяют автоматически заполнять некоторые реквизиты при регистрации событий. К таким настройкам следует отнести:

Наименование организации;

ИНН организации;

КПП Организации;

Фамилия руководителя организации;

Хранение некоторых видов информации, которая меняется со временем необходимо организовать во времени с возможностью просмотра истории изменения информации и получения ее на определенную дату.

Подсистема оформления кадровых документов должна позволять вводить, просматривать и редактировать документы кадрового учета, а именно:

Приказ о приеме на работу;

Приказ о кадровом перемещении;

Приказ об увольнении;

Приказ о переводе в состояние временно неработающего и обратно.

При проведении кадрового документа должны фиксироваться все параметры этого документа, а именно его номер, дата и при необходимости комментарий. Так как любой документ может проводиться на нескольких сотрудников сразу необходимо заполнение сотрудников реализовать в табличной части документа. Кроме сотрудника в табличной части необходимо предоставить выбор подразделения, должности и оклада сотрудника и контролировать их выбор пользователем. Формы документов должны быть удобны для ввода пользователем информации в них. Все документы должны иметь печатные формы для вывода их на принтер. При проведении документа он должен зафиксировать событие для которого он предназначен в подсистеме хранения информации. Журнал документов должен предоставить возможность просмотра списка документов и отбора их по различным параметрам.

Подсистема построения отчетности состоит из одного отчета – список сотрудников. Однако возможности настройки такого отчета настолько велики, что можно сказать, что это несколько отчетов в одном. Отчет позволяет указать какие конкретно поля будут выводиться в отчет, т.е. настроить состав информации в отчете. Есть возможность наложения условий на выводимые в отчет строки. Условия могут быть наложены по любым параметрам и их сочетаниям. Есть возможность группировки данных в отчете в строках и столбцах, что позволяет создавать сгруппированные отчеты и кросс-отчеты. И, наконец, отчет предоставляет возможность настройки форматирования внешнего вида как всего отчета, так и отдельных его областей.

2.3. Рекомендации

2.3.1. Автоматизация кадровой системы

Система кадровой документации достаточно специфична. В работе с личным составом создаётся большой объём однотипных документов, легко поддающихся формализации.

Создание унифицированных форм этих документов и их электронных версий, использование специальных компьютерных программ значительно облегчает работу всех, кто работает с кадровыми документами. Применение компьютера делает возможным даже силами одного специалиста выполняющего функции кадровика, вести документацию по личному составу средних и даже крупных организаций.

Служба кадров сегодня оснащена современной оргтехникой, специализированными программами, обеспечивающими однократный ввод информации по личному составу и её использование всеми подразделениями.

Внедрение компьютерной техники позволяет накапливать массивы информации (базы данных) и документы в электронной форме по всем сотрудникам организации, кадровому резерву, быстро находить и эффективно обрабатывать всю необходимую информацию по личному составу.

Кадровая документация - непременная часть документов любой организации. Она ведётся кадровой службой (отделом, департаментом по работе с персоналом).

Использование автоматизированных технологий позволяет существенно повысить эффективность работы кадровой службы. Документы по личному составу - это специфическая документация, требующая специализированных программ для работы с ней. Сегодня практически в любой организации есть своя компьютерная служба. В небольшом офисе - это один или несколько «компьютерщиков». В средних и крупных организациях - это отделы, департаменты информационного обеспечения (так называемые информационные (IT) службы). Однако работники ITслужб - это программисты, системные администраторы, то есть специалисты именно по компьютерной технике. А для составления списка требований к системе автоматизации службы кадров, выбора в наибольшей степени подходящей для неё системы программного обеспечения (ПО) необходимы усилия именно специалистов самой кадровой службы. Поэтому работники службы кадров должны хорошо ориентироваться в возможностях современных автоматизированных систем, в первую очередь - для определения потребностей своего подразделения и составлении оптимального задания для IT-служб на приобретение, установку, настройку и последующее обслуживание средств автоматизации, необходимых в работе с документацией по личному составу.

Рынок информационных технологий предлагает широкий выбор программных продуктов для решения актуальных проблем управления персоналом и оптимизации бизнес-процессов в компаниях разного уровня организационного развития и разных направлений деятельности.

Автоматизированная система управления кадровой службой позволяет вести учет работников, издавать и регистрировать приказы, следить за предоставлением отпусков, получать разнообразную аналитическую информацию и решать многие другие задачи. Программы управления человеческими ресурсами помогают не только эффективно распределять трудовые ресурсы и управлять капиталом, но и являются источником, из которого служащие могут получать сведения как корпоративного, так и индивидуального характера.

Системы учета кадров были разработаны на основании программ расчета заработной платы. В дальнейшем функционал этих программ значительно расширился. Это было связано с осознанием руководителей предприятий необходимости качественных изменений в работе отдела кадров. Оптимизация работы персонала, рост профессионализма специалистов по работе с персоналом приводит к тому, что деятельность по управлению кадрами становится все более технологичной, системной и качественной. Успех любой компании зависит часто от того, насколько эффективным будет работа отдела кадров, задача которого - найти и удержать нужных специалистов, а также правильно распределить имеющиеся трудовые ресурсы. Иногда при этом приходится вносить коррективы в структуру компании. Соответственно растут и потребности в эффективных инструментах управления потоками информации. В связи с этим разработчики автоматизированных систем должны уделять больше внимания развитию программных продуктов по управлению человеческими ресурсами, искать пути объединения необходимых функций в единую информационную систему управления кадрами.

Программный продукт по управлению кадровой службой позволяет:

оперативно получать аналитическую информацию и принимать обоснованные управленческие решения;

организовать бизнес-процессы по управлению персоналом, исключить многократный ввод одних и тех же данных в учетную систему и оптимизировать ежедневную работу сотрудников различных служб компании;

наладить эффективный учет всей информации, относящейся к персоналу компании, создавая тем самым основу для анализа и планирования затрат на персонал;

вести учет в соответствии с законодательством и минимизировать риск финансовых санкций со стороны фискальных органов.

На сегодняшний день существует достаточно много систем управления кадровой службой, представленных как комплексными программами, которые охватывают весь диапазон задач управления человеческими ресурсами, так и узкоспециализированными решениями.

Как и в любом проекте, начинать необходимо с определения главной и промежуточных целей проекта. Именно от правильно расставленных на этом этапе акцентов будет во многом зависеть успех проекта автоматизации, то есть выбирать продукт для автоматизации следует в соответствии с поставленными задачами.

Многие пытаются пойти обратным путем - сначала выбрать информационную систему управления кадровой службы, а затем с ее помощью решить определенные задачи. Такой шаг заведомо неверный, так как все существующие на отечественном рынке программы имеют различный функционал и не могут претендовать на звание «универсальной системы».

Итак, в первую очередь необходимо определить: для чего нужна автоматизация, какие требования предъявить к информационной системе и каких результатов от нее ожидать.

Важно автоматизировать не функции управления персоналом вообще, а именно те из них, которые важны на текущий момент и будут востребованы в ближайшее время. Избыточные функции системы затруднят работу пользователей и отнимут дополнительные ресурсы «компьютерного парка» компании.

Обычно среди автоматизируемых функций - основные и наиболее трудоемкие бизнес-процессы, связанные с управлением персоналом: прием на работу, перевод, увольнение, оформление отпусков и т. д. Также в автоматизации нуждаются такие процессы, как учет рабочего времени и начисление заработной платы. Компаниям, бизнес-процессы которых ориентированы на западные стандарты, необходима автоматизация планирования карьеры, управления обучением, подбора кандидатов, планирования организационной структуры и штатного расписания, самообслуживания. Такой функциональностью интересуются в первую очередь быстро развивающиеся компании либо предприятия с западным стилем менеджмента (в основном - представительства иностранных компаний).

Основные потребности большинства отечественных предприятий определяются двумя факторами: общей ситуацией с автоматизацией и требованиями законодательства. На сегодняшний день автоматизация учета кадров на многих предприятиях - «кусочно-лоскутная»: приказы печатаются в «Word», кадровый учет ведется в «Excel», зарплата считается в «1С». При большой численности работников трудозатраты на получение статистических данных, а также на проверку информации, получаемой руководством из разных подразделений, непомерно возрастают. Поэтому первостепенная задача - навести элементарный порядок в кадровом учете.

Необходимо отметить, что, несмотря на растущий спрос, автоматизация работы кадровой службы не является наиболее приоритетной задачей автоматизации в большинстве компаний. В первую очередь автоматизируются бухгалтерский, налоговый, производственный и оперативный учет. Поэтому бюджеты проектов по автоматизации управления кадрами существенно меньше бюджетов на автоматизацию, скажем, бухгалтерского учета, хотя по трудозатратам эти задачи вполне сравнимы. Довольно часто по этой причине на первом этапе автоматизации приходится ограничиваться решением наиболее важных и сложных задач.

2.3.2. Выбор программного продукта

Использование новых технологий значительно повышает эффективность работы кадровых служб за счет использования преимуществ информационных систем. Важно не ошибиться с определением как самого программного обеспечения, так и компании-поставщика. В случае неудачного выбора могут не оправдаться предварительные ожидания, и, как следствие, - «ручная работа», удорожание проекта внедрения, использование системы с ущербом для производительности (с учетом уже затраченных временных и финансовых средств на ее приобретение и внедрение), а в итоге, возможно, полный отказ от программного обеспечения.

При выборе программного обеспечения следует выделить несколько ключевых этапов, определяющих успешность проекта автоматизации в целом. В первую очередь необходимо руководствоваться сравнением начальных функциональных возможностей систем (типовой конфигурации) с поставленными задачами. На этом этапе также необходимо оценить гибкость продукта, т. е. степень легкости его адаптации к специфическим требования будущих пользователей.

Вторым важнейшим этапом является приспособление продукта к требованиям национального законодательства. Повышенным спросом пользуются системы с оперативной поддержкой изменений в соответствии с требованиями законодательства, опробованные в реальной работе на российских предприятиях.

Следующим этапом является соотношение цены и полезного функционала сравниваемых систем. При этом необходимо учитывать такие показатели, как простота использования, быстродействие, необходимые технические средства, надежность и пр. Очень важно обратить внимание не только на цену программного продукта, но и на совокупную стоимость программного обеспечения, консультационных услуг и послепроектного сопровождения системы. Иногда стоимость внедрения может ощутимо превышать стоимость программы.

Информационные системы - это интеллектуальные продукты, поэтому успех автоматизации часто зависит в большей степени от команды специалистов по внедрению и поддержке информационного продукта.

Качество внедрения, сроки выполнения проекта, решение поставленных задач и общая удовлетворенность результатами проекта напрямую зависят от опыта и знаний консультантов компании-поставщика.

При выборе компании-внедренца следует учесть количество выполненных проектов предлагаемого программного обеспечения, обратить внимание на стабильность, опыт и репутацию этой компании на рынке и т. д.

Не стоит забывать, что сведения о неудачных проектах быстро распространяются. И если ваша компания ориентирована на долгосрочные перспективы в бизнесе, то выбирать партнера в сфере автоматизации надо на основании его успешного опыта работы на отечественном рынке.

Прежде всего, руководитель предприятия должен четко осознавать, что эффективность бизнеса повышают не только компьютерные программы, но и правильные решения и действия персонала компании. При этом роль систем автоматизации заключается в своевременном предоставлении максимально полной информации для принятия соответствующих решений.

Оптимальным путем внедрения проекта автоматизации обычно является максимальное привлечение к работам по проекту сотрудников предприятия-заказчика, использующих советы и опыт специалистов компании-внедренца.

Автоматизация любого процесса - серьезный проект, требующий постоянного внимания и участия будущих пользователей. В силу слабой формализации процессов кадрового менеджмента управленческие модули информационных систем управления кадрами не диктуют жестких моделей и схем. Автоматизация отдела кадров - процесс не только технический, но и творческий. К сожалению, в разработке информационных систем профессиональные кадровики принимают недостаточное участие, а заложенные в системы «книжные» модели управления кадрами не всегда пригодны для реальных управленческих процессов. Профессионализм и практический опыт специалистов-кадровиков, четкое понимание задачи и творческий подход к делу будут очень уместны для развития корпоративной системы управления кадрами.

Очень важным фактором является сопровождение системы. Пакеты управления кадрами менее подвержены изменениям, чем модули расчета зарплаты, но, тем не менее, должны также своевременно и качественно сопровождаться. Этот вопрос должен подробно обсуждаться при переговорах с потенциальными подрядчиками работ по внедрению программы.

Стоит отметить, что в последнее время на отечественном рынке систем автоматизации кадрового учета:

вырос спрос на «западную» функциональность;

увеличился интерес к Internet-технологиям;

наблюдается интеграция с корпоративными ERP-системами и со смежными продуктами;

развиваются партнерские сети, а также методологические базы проектов внедрения и консультирования.

В ближайшее время прогнозируется повышение спроса на комплексные системы управления кадрами, регистрации рабочего времени и расчета зарплаты, соответствующие законодательству.

2.3.3. Создание и оформление документов

Применение информационных технологий значительно облегчает работу по оформлению движения кадров. Достигается это прежде всего введением электронных версий утверждённых общегосударственных унифицированных форм и созданием типовых документов (шаблонов) как на их основе, так и путём разработки шаблонов для других повторяющихся управленческих ситуаций.

Понимая значение унификации документов для совершенствования процесса управления, повышения эффективности труда, его качества, Госкомстат России в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.07.1997 № 835 разработал согласованные с Минфином России и Минэкономики России формы первичной учётной документации, в том числе по учёту труда и его оплаты.

Компьютеризация работы кадровых служб в настоящее время должна опираться на данные формы. Всего утверждено 19 форм по учёту кадров. Кроме того, утверждено 11 форм по учёту рабочего времени и расчётов с персоналом по оплате труда. Формы по использованию рабочего времени - табели учёта (формы № Т12 и № Т13) часто ведутся работниками отдела кадров. Остальные формы: расчётно-платёжные ведомости, расчётные ведомости, платёжные ведомости, лицевые счета и др. ведутся в бухгалтерии. Все формы выпускаются не только в бумажном, но и в электронном вариантах в формате MS Word.

В формах по учёту личного состава отражается движение кадров: приём на работу, перевод на другую должность, отпуск и увольнение, командирование, поощрение.

Применение информационных технологий значительно облегчает работу по оформлению унифицированных форм. Их остаётся только заполнить. Но унифицированные формы охватывают не все ситуации, документируемые отделом кадров, например изменение фамилии, наложение дисциплинарного взыскания, временное замещение работника и др. Во всех этих случаях службе кадров надо создать типовой документ с уже заложенным повторяющимся, трафаретным текстом, так называемый шаблон документа, который и используется впоследствии.

Процесс создания трафаретных текстов был разработан ещё на стадии традиционного делопроизводства. Под трафаретом понимается заранее изготовленный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая отражает конкретную ситуацию, фиксируемую данным документом. Разработка трафарета включает: выявление типовой управленческой задачи; информации, необходимой и создаваемой в процессе её решения; составление проекта текста, отражающего данную ситуацию, и его согласование.

Наличие трафаретного текста с полями для ввода переменной информации освобождает от необходимости каждый раз обдумывать, как составить документ, позволяет сосредоточиться на его фактическом содержании, т.е. не на том, как написать, а что написать, страхует от пропуска необходимой информации, значительно ускоряет подготовку самого документа и его восприятие (за счет унифицированного размещения изменяющихся данных лицо, читающее документ, может сразу найти в нем необходимую информацию, не тратя время на чтение всего документа). Практически составитель заполняет заранее составленный проект документа.

Программы типа MS Word предусматривают создание документов на основе типовых форм - «шаблонов», содержащих как заранее заданные элементы оформления, так и трафаретные тексты. При создании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты каждого вида документа. В зависимости от назначения документа трафаретные тексты создаются на чистом листе бумаги (для внутренней документации) или на базе уже спроектированных бланков организации.

Как правило, типовой текст уже имеет заранее заданное оформление (форматирование). Шаблон может также иметь и другие заранее настроенные параметры оформления документа, расположения реквизитов. Настройка панелей инструментов и создание набора быстрых клавиш для каждого шаблона позволяет упростить и ускорить работу, убирая с экрана ненужные для подготовки данного документа кнопки и добавляя специально созданные кнопки, команды и макросы.

Помимо полностью составленных текстов конкретных документов большое распространение в последние десятилетия получило применение стандартных фраз и выражений, используемых в переписке, при составлении актов, справок и др. информационно-справочных документов. В деловой переписке, особенно с иностранными корреспондентами, приняты устойчивые фразеологические обороты. Особенно часто они применяются в начальной части документов.

Например:

«Уважаемый господин (госпожа)», «Многоуважаемые господа», «Благодарим Вас за письмо от ... », «Ваше письмо от ... получено, нами изучены Ваши предложения о ... », «В ответ на Ваше письмо от … напоминаем, что…», «В подтверждение нашего факса сообщаем», «В дополнение к нашему письму от … », «Приносим извинения за задержку с ответом на …» и т.д.

Присутствуют устойчивые обороты и в конечной части документов - так называемые «комплименты»: «с уважением», «с искренним уважением», «с глубоким уважением», «искренне Ваш» и т.д.

Выявляются и вводятся в память машины также часто встречаемые в деятельности кадровой службы наборы профессиональных фраз и выражений, прежде всего типовые формулировки приказов по личному составу, особенно при увольнении, постоянно употребляемые наименования организаций (фирм) и т.п. Всё это один раз вводится в компьютер и затем используется всеми сотрудниками кадровой службы.

Можно рассмотреть создание шаблона приказа по личному составу. Он содержит две части: постоянную и переменную. Постоянной является сама форма приказа, остающаяся неизменной, а переменной - как бы подсказка - что должно быть вписано в данный документ при его составлении. Этим достигается формализация текста, его единообразие. Исключается возможность пропуска какой-либо существенной части. В первую очередь, таким образом, составляются шаблоны документов, для которых отсутствуют унифицированные формы, как для приказов, так и справок по личному составу.

Хотя пакет Microsoft Office 2007 даёт возможность создания нового документа на основе значительного количества готовых шаблонов с уже заданными параметрами оформления, но эти шаблоны не соответствуют требованиям российского делопроизводства, поэтому кадровой службе необходимо создать и добавить свои шаблоны.

Для создания шаблонов в наиболее распространённом текстовом редакторе - Microsoft Word первоначально нужно создать общий шаблон приказа по личному составу. Нужно выбрать в меню Файл команду Создать и указать, что создаваться будет Шаблон.

В открывшемся документе создаем бланк приказа учреждения. В бланк может быть вставлено графическое изображение эмблемы организации. Полученный документ сохраняется как Приказ.docx а уже на его основе создаются шаблоны - Приказ об изменении фамилии.docx, Приказ о наложении взыскания.docx и проч.

Далее, когда возникает необходимость создать конкретный приказ, по команде Файл, Создать открывается окно, содержащее все основные виды приказов по личному составу. При этом рекомендуется в папке Шаблоны иметь папку Приказы по личному составу (при стандартной установке полный путь к этой папке может выглядеть следующим образом: С:\Program Files\Microsoft Office\Шаблоны\ Приказы по личному составу либо, в зависимости от установленной операционной системы и настроек, например D:\Documents and Settings\User\Application Data\Microsoft\Шаблоны, где User - имя пользователя). Таким образом, все шаблоны приказов по личному составу сгруппируются вместе, и для создания нового конкретного приказа достаточно будет дать команду создать документ на базе соответствующего шаблона.

Так как для многих приказов существуют унифицированные формы, утверждённые постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, доступные и в электронной форме, в основу ряда шаблонов ложатся именно эти формы. В этом случае не используется бланк организации, в имеющейся унифицированной форме заполняются некоторые поля, например наименование организации, код по ОКПО, должность руководителя организации и получившийся документ сохраняется в виде соответствующего шаблона.

В более сложных шаблонах элементы, имеющие фиксированный список значений - например, название должности, наименование структурного подразделения - выполняются в виде раскрывающихся списков, что позволяет ускорить заполнение документа и исключить ошибки при написании.

Аналогичным образом может быть создан шаблон для трудового договора, заключаемого работодателем и работником. Причем в зависимости от различных категорий работников может существовать несколько типовых форм договоров - с руководящими работниками, служащими среднего звена, с техническим персоналом.

При создании шаблона или индивидуального документа следует обращать внимание на используемые в нём шрифты. Стандартно в MS Windows/Office установлено большое количество шрифтов, а шрифтовые библиотеки могут содержать десятки тысяч всевозможных шрифтов и начертаний. Однако при передаче документа, созданного с использованием нестандартного шрифта могут возникнуть проблемы. При отсутствии необходимого шрифта на компьютере система автоматически применяет подстановку, используя при отображении документа тот шрифт, который имеется на данном компьютере. Однако почти всегда заменяющий шрифт имеет другой размер, что ведёт к некорректному отображению сложных документов, а в некоторых случаях, при использовании старых шрифтов, к тому, что текст отображается некорректно, вместо русских символов могут выводиться диакритические знаки и т.п., т.н. «абракадабра» или знаки вопроса. Для того, чтобы избежать этой проблемы рекомендуется при подготовке документов использовать три основных шрифта, представляющих три типа шрифтов - Arial (прямой шрифт), Times New Roman (шрифт с засечками), Courier New (моноширинный шрифт, все знаки занимают одинаковую ширину строки, аналогичен машинописному тексту). Используя разный размер шрифта, варьируя его начертание (курсив, жирный, жирный курсив) и применяя подчёркивание, можно оформить практически любой документ. Так как эти шрифты стандартно устанавливаются на всех компьютерах, работающих под управлением Windows, документ, набранный такими шрифтами, будет корректно отображаться на любом компьютере.

Особенно важно обращать внимание на шрифты пользователям офисного пакета Microsoft Office 2007, так как если не указать специально, то в нём будут использоваться специфические шрифты, отсутствующие у пользователей предыдущих версий Microsoft Office (2003, XP и т.п.).

Один из элементов создания документа - его визирование у заинтересованных лиц. Обычно к ним относятся руководители соответствующих подразделений, юрист, главный бухгалтер. Документ, созданный в компьютере, может визироваться при наличии локальной сети путём рассылки по электронной почте.

Рассылка может осуществляться стандартными средствами MS Word или с помощью специальных программ - маршрутизаторов, обеспечивающих движение документа по одному из стандартных маршрутов с автоматическим напоминанием и контролем исполнения. Для этого продумывается, согласовывается со всеми заинтересованными сторонами и детально расписывается маршрут движения (порядок согласования) для каждого вида и разновидности документа, для каждого шаблона. В дальнейшем создание документа на основе конкретного шаблона и определяет путь его дальнейшего движения. Согласованный с заинтересованными лицами документ выводится на печать, подписывается руководителем и является документом, имеющим юридическую силу.

Поскольку основная документация по личному составу имеет долговременный срок хранения (75 лет), важна с юридической точки зрения и может быть необходима в случае правовых конфликтов, то документы, формирующие личные дела сотрудников, карточки по ф. № Т2, трудовые книжки, лицевые счета обязательно хранятся в бумажной форме. Однако при использовании компьютерных программ по работе с персоналом, некоторые документы значительно легче первоначально создавать в компьютере и только потом выводить на бумагу. А ввод сведений о сотрудниках в компьютерную базу данных значительно ускоряет поиск и подбор необходимой информации по личному составу.

Наличие электронного документа практически исключает обращение к бумажному подлиннику. Поэтому не менее важно обеспечить упорядоченное хранение документов в электронной форме. Встречаются случаи, когда каждый сотрудник по своему усмотрению создаёт папки, в которые сохраняет файлы с произвольными именами, такими как Doc1, doc2, ccc4 и т.п. Это совершенно недопустимо. Когда таких файлов скапливаются сотни, иногда сам сотрудник с трудом находит нужный документ, а уж если сотрудник заболел или отсутствует по другой причине, найти без него нужный файл становится большой проблемой. Если документы хранятся в виде отдельных файлов, чаще всего используют упорядоченную структуру папок, созданную на основе номенклатуры дел подразделения. Например, приказы по личному составу рекомендуется помещать в специально созданную папку Приказы по личному составу и размещать в ней в соответствии с порядковой нумерацией по годам. Например: С:\Документы\Приказы по личному составу\2004\2004_0405N28.doc. В этом случае имя файла - дата и номер документа (приказ по личному составу № 28л/с от 05.04.2004), помещённого в папку 2004 г. в папке Приказы в папке Документы. Приказы, имеющие срок хранения 5 лет, такие как о предоставлении отпусков и командировках, взысканиях, рекомендуется помещать отдельно от приказов о приёме, переводе, увольнении, имеющих срок хранения 75 лет. Структура папок должна соответствовать номенклатуре дел подразделения. Если в подразделении имеются электронные папки (дела), которым нет аналога в традиционном делопроизводстве, то есть существующие только в электронном виде, то к индексу такого дела в номенклатуре добавляется буква э. Например: Дело 0318э. Если в организации используется централизованная система документооборота и электронного архива, все документы могут создаваться и хранится внутри такой системы.

2.3.4. Ведение кадровых баз данных

Спецификой кадровой документации является то, что значительная её часть должна иметь наряду с электронным экземпляром экземпляр, выполненный на бумаге и имеющий собственноручные подписи.

Однако создание и хранение приказов и других документов в компьютерной форме - это ещё не автоматизация кадровой деятельности. Под автоматизацией следует понимать создание и ведение баз данных по личному составу. Это может быть простейшая электронная картотека с жёстко определенными разработчиком полями карточек (не всегда совпадающими с требованиями государственных нормативов и потребностями конкретной организации) и работающая на одном локальном компьютере. Иногда БД по кадрам создаётся для конкретной организации на базе распространённой СУБД типа MS Access, MS SQL Server и т.п. Программа для работы с личным составом может быть отдельным модулем более крупной программы для автоматизации делопроизводства в организации в целом.

Документы, фиксирующие трудовую деятельность, требуют постоянного отражения продвижения работника по службе, корректировки, что значительно легче делается в автоматизированной системе, построенной на основе баз данных.

Традиционное бумажное делопроизводство требует ввода повторяющихся сведений о работнике в различные виды документов: анкету или личный листок по учёту кадров, личную карточку (форма № Т2, Т4) и т.п. Автоматизированная система обеспечивает однократный ввод сведений, соответствующих личному листку по учёту кадров, которые многократно используются впоследствии в разных документах. Более сложные системы обеспечивают неограниченные возможности для расширения объёма сведений о сотрудниках в соответствии с потребностями конкретной организации.

Программы, предназначенные для кадровой службы, должны предусматривать как минимум ввод сведений о работнике в соответствии с типовыми межведомственными формами № Т2, Т2ГС (МС), Т4, введенными органами статистики с 5 января 2004 г. В случае увольнения сотрудника программа должна обеспечивать распечатку сведений по указанным формам, а затем перевод сведений в базу данных об уволенных сотрудниках. На полученной личной карточке работник расписывается при получении трудовой книжки, после чего она подшивается в дело и сдаётся в архив.

Точно так же, как все сведения о работнике вносятся в форму № Т2, они должны вноситься в его карточку на экране компьютера. Отпуск, командировка, переход на другую должность, поощрение, изменение семейного положения или места жительства - все эти сведения должны незамедлительно вноситься в компьютер. Компьютерная программа упростит составление графика отпусков и подскажет, кто уже несколько лет не использует отпуск до конца, напомнит, у кого из сотрудников приближается юбилей и т.д.

Многие программы комплексной автоматизации работы с документами строятся на основе таких продуктов, как Lotus Notes. Они позволяют осуществлять совместное использование баз данных по личному составу, созданных кадровой службой, различными подразделениями и подпрограммами, например модуль «Кадры» используется службой кадров, «Зарплата» - бухгалтерией. Такое совместное использование данных позволяет избежать лишних трудозатрат, обеспечив однократный ввод необходимых данных о сотрудниках, и предотвратить возможные разночтения и накладки, которые возникают при автономной работе подразделений.

Например, программа «1С: Зарплата и кадры» позволяет организациям, уже использующим для бухгалтерского учёта программу «1С: Предприятие» или «1С:Бухгалтерия», организовать дополнительные автоматизированные рабочие места в службе кадров и обеспечить однократность ввода сведений о каждом сотруднике. Все данные о сотруднике, используемые бухгалтерией, вводятся в систему один раз - сотрудником службы кадров.

Чаще всего, такие программы включают регистрационную карточку, основное содержание которой соответствует личному листку по учёту кадров.

Можно привести как пример программу «Управление персоналом» фирмы ИнтерТраст.1 Она представляет систему баз данных, включающую следующие БД: Кандидаты, Архив кандидатов, Персонал, Структура, Присутствие.

База данных «Кандидаты» хранит информацию о лицах, приём которых на работу рассматривается, а база данных «Архив кандидатов» - сведения о кандидатах, решение о приеме которых на работу временно отложено.

Сведения о сотрудниках организации (личные карточки, автобиографии, рекомендации, тесты, отзывы и т. д.) содержит база данных «Персонал».

В базе данных «Структура» находятся сведения о штатном расписании, иерархии подразделений, вакансиях и т.д. С помощью базы данных «Присутствие» ведётся оперативный учет рабочего времени, командировок, отпусков и т.д. Рассмотренная система позволяет наглядно представить структуру организации, легко отражать происходящее в ней изменения, полностью прослеживать движение сотрудников по должностной лестнице в организации, начиная с приема их на работу и заканчивая увольнением.

Поскольку программа «Управление персоналом» является частью комплекта «ОфисМедиа», то естественно в ней предусмотрено взаимодействие и с другими компонентами. Например, с базой данных «Приказы» комплекта «Управление и Планирование».

Пользователи могут легко получать интересующую их информацию из кадровой базы данных:

структуру предприятия, раскрывающую подчиненность любого сотрудника предприятия;

списки личного состава, систематизированные по фамилии, отделу, номеру учетной карточки, стажу работы, возрасту, дню рождения;сроки отпусков и планирование отпусков;

списки уволенных из организации лиц и т.д.

Существует целый ряд программ с аналогичныой функциональностью. Выбор конкретной зависит от специфики организации, необходимости интеграции с другими, уже используемыми программами и т.п.

2.4. Программные продукты

2.4.1. Автоматизированные системы в области управления

В России принято все программы и автоматизированные системы в области управления персоналом называть HRMS или HRM-системами. Иногда добавляют класс полноты функционала систем, упоминая, что она относится к классу А, В или С. Но так как четких критериев формирования классности нет, поэтому когда речь идет о внедрении, их «представляют» по функционалу. На рынке программного обеспечения встречаются всего три системы и есть одна предсистема (иногда ее называют досистемным программным продуктом):

1. К предсистемам относят программы, которые обеспечивают одну - две функции учета. Самые распространенные предсистемы - это программы осуществляющие две функции, например из учетного (кадровый учет, штатное расписание, учет рабочего времени и отпусков и др.) и расчетного (зарплата, налоговые выплаты, надбавки и вычеты и т.п.) контуров.

2. HRM-система – это традиционная полноценная система для оперативного решения задач по автоматизации учета в области HR менеджмента на предприятии. Если у компании есть потребность в оперативном управлении следующим функционалом:

  1.  планирование организационной структуры управления, штатного расписания и кадровой политики;
  2.  подбор персонала на вакантные должности;
  3.  ведение административного документооборота по персоналу;
  4.  аттестацию персонала;
  5.  развитие персонала;
  6.  учет трудовых отношений;
  7.  учет условий труда;
  8.  мотивацию персонала;

то она внедряет Управление персоналом на основе HRM-систем.

По сути своей HRM-система - это автоматизированный комплекс не только по хранению персонифицированных данных сотрудника, но и учету всех мероприятий с ним связанных: поиск, отбор, планирование и отслеживание карьеры, обучение, мотивация и его оценка. HRM-системы кроме учетного (кадровый учет, штатное расписание, документооборот, учет рабочего времени и отпусков, пенсионный и военный учет и др.) имеют и расчетный (заработная плата, налоги, отчеты) контур, обрабатывающий количественные данные, т.е. подобная система включает в себя как таковой учет всех операций в отношении работника. При этом основная задача HRM-систем – сделать использование данных о кадровых ресурсах персонала максимально эффективным.

Согласно данным Центра TAdviser (они ежегодно проводят обзор по программному обеспечению для HR рынка) на начало 2010 года ими было выявлено 26 «живых» HRM-систем, 17 из которых созданы в России.

3. WFM - система (Workforce Management) - по сравнению с традиционными HRM-системами, она призвана решать еще и тактические задачи и обладает расширенной функциональностью. При этом система охватывает все виды не только персонифицированного учета, но и другие аспекты HR деятельности, необходимые для поддержания продуктивной рабочей силы. WFM – система включает в себя:

  1.  Управление персоналом (HRM – система) в том числе кадровый учет (кадровый учет, штатное расписание, документооборот, учет рабочего времени и отпусков, пенсионный и военный учет и др.) и расчетный учет (заработная плата, налоги, отчеты и компенсации)
  2.  Управление рабочим временем (графики и время работы, посещаемость, производительность и т.д.)
  3.  Карьера и планирование преемственности
  4.  Управление талантами и / или отслеживание изменений
  5.  Обучение и / или подготовка управленческих кадров
  6.  Контроль работоспособности трудовых ресурсов и охраны труда

В контексте информационных технологий, русифицированные WFM решения чаще всего представляют собой решение для автоматизации процесса управления рабочим временем персонала. Наибольшее распространение в России WFM-решения получили там, где основной целью их использования может является повышение производительности, за счет:

  1.  составления оптимального расписания работы сотрудников в соответствии с уровнем их квалификации, направлением специализации, а также пожеланиями сотрудников;
  2.  эффективного планирования численности персонала на основании анализа работы работника за предыдущие периоды времени;
  3.  мониторинга исполнения работы сотрудников в режиме реального времени;

Распространение программного обеспечения WFM – систем не только в России, но и во всем мире «для управления рынком рабочей силы» все еще «незрелое». Но согласно исследованию, проведенному SRH Университета Прикладных Наук Гейдельберга, WFM решения становится все более и более важны для топ-менеджеров. Так востребованность WFM систем в Германии составляет уже 3/4 для компаний входящих в ТОП-1000. Хотя есть и печальная статистика: несмотря на то, что программа на основе WFM – системы была установлена почти в 750 компаниях (согласно опросу ТОП-1000), только около одной трети руководителей и HR-ов из этих компаний фактически использовали соответствующее программное решение. При этом отраслевые аналитики, такие как AMR Research и DMG Консалтинг прогнозируют, что на рынке программного обеспечения для управления рабочей силы WFM–системы будут в ближайшее десятилетие находится в фазе «динамичного роста», в том числе и в России.

4. HCM - система (Human Capital Management) иногда ее называют службой по управлению жизненным циклом работника и именно благодаря ей компания может говорить о готовности управлять человеческими ресурсами на стратегическом уровне. В HCM – системе программные контуры, предназначены не только для работы с количественными показателями, но они заточены для работы и с качественными показателями персонала. Практика внедрения по оценке аналитической компании AMR Research показывает, что HCM–система определяет целостный подход к управлению работником и помогает менеджменту лучше понять потенциальный доход как от конкретного работника, так и от HR-подразделения. При этом HCM – система рассматривает HR-службу, как подразделение имеющее возможность управлять активным жизненным циклом работника (а не отдельным событием или серией дискретных событий). HCM–система сочетает все операции, основанные на обслуживании работника, в единый набор рабочих процессов и одновременно проводит анализ связанных с сотрудником бизнес-процессов. Типовая HCM - система состоит из следующих основных компонентов:

  1.  Управление персоналом (HRM– система)
  2.  Управление рынком рабочей силы в компании (WFM–система)
  3.  Управление прогнозированием и планированием работ по управлению персоналом, в том числе целевые показатели, KPI и т.д.
  4.  Управление знаниями и системами обучения (в том, числе и e-learning (сокращение от Electronic Learning — система электронного обучения), wiki (веб-сайт –библиотека для учебного процесса, структуру и содержимое которого пользователи могут сообща изменять с помощью инструментов, предоставляемых самим сайтом.), дистанционные системы обучения, учебное TV и т.д.)
  5.  Управление развитием (проектирование работоспособности и карьеры работника, ее строительство, ввод в должность /функционал, «эксплуатация», техническое обслуживание работоспособности работника, выводу из должности/функционала и замены работника)
  6.  Управление контрактом и стоимостью работника
  7.  Управление работоспособностью и здоровьем работника (включая отдельные разделы из охраны труда)
  8.  Управление уволенными и обратной логистикой (возврат в компанию) и «Alumni network» (служба вербовки выпускников, сеть или ассоциация выпускников определенной западной бизнес-школы)
  9.  Оценка эффективности управления, контролинг процессов прогнозирования и планирования (в том числе экономика, статистика, аналитический блок и т.д.)

Когда говорят о внедрении HCM–систем, то приводят только восхитительные эпитеты, так немногочисленный известный опыт внедрения их на западе говорит о том, что только после инвентаризации системы управления сокращение «накладных» расходов достигает до 40%, потери компании из-за отсутствия (болезни и т.д.) и непроизводительного труда уменьшаются до 30% (при этом установщики программ дают гарантию улучшения производительности до 15%), цена улучшений, которые приводят к увеличению валовой прибыли до 15%. Так, пример немецкого Call-центра IT-компании, в котором была проведена работа по внедрению HCM–системы, позволяет говорить и о косвенных показателях, таких как:

  1.  увеличение решенных на одного техник-оператора "звонков за день" достигло объема 125%
  2.  Call-центр достиг повышения производительности на 40%


 

В России нет полноценно внедренных программных продуктов, отвечающих требованиям HCM–систем, но есть множество попыток самостоятельно доработать российские программные решения на базе ERP–систем (Управление ресурсами предприятия). Самая известная в России HCM–система – это SAP ERP HCM. Согласно данным SAP CIS, около восьмидесяти клиентов компании в странах СНГ и Балтии используют систему управления персоналом mySAP ERP HCM. Ранее этот программный продукт имел другое название - SAP HR, причем переход от ранее используемого термина HR (Human Resources), к термину HCM (Human Capital Management), как объясняют в SAP, отражает переход от решения учетных задач в управлении персоналом к решению задач развития кадрового потенциала и участию в формировании стратегии управления компанией. После того как мы разобрались с тем, что ожидать от той или иной системы, попытаемся выбрать нужный нам программный продукт, т.е. в простонародье программу. Выбор ее связан не только с требуемым нам функционалом, но и с уровнем ведения бизнеса.

2.4.2. Выбор из типовых программ

По мнению аналитиков Центра TAdviser, сегодня на российском рынке HR-систем практически на равных действуют как отечественные производители, так и крупнейшие западные вендоры. Поэтому выбор необходимо осуществлять исходя из масштабности предприятия и дальнейшего развития системы управления предприятием в целом. Кроме того, действует правило «цена/качество». Этот вопрос важен еще и потому, что не всё однозначно с тем, что обещано, как хорошо работающий программный механизм и оценкой его производительности «в полевых условиях» (это касается как отечественных, так и зарубежных HR-систем). Кроме того, если компания приходит к мысли о необходимости функционала, предоставляемого WFM и HCM–системами, то чаще всего у нее задача шире и речь идет уже о внедрении единой корпоративной ERP-системы, содержащей необходимые системные блоки. Из известных HR-систем в зависимости от уровня отведения бизнеса можно предложить:

Уровень деятельности

Этап развития менеджмента

Система

Возможный в России программный продукт (компания)

Предприятия малого бизнеса

Начальный

Пред система

Интерес к традиционным системам по автоматизации кадрового учета у предприятий, относящихся к малому бизнесу чаще всего невелик. Для функций персонифицированного учета они используют бесплатные:

  1. ГНИ - «Налогоплательщик».
  2. ПФ:
  3. Универсальные программы для всех регионов (ПД СПУ, Документы ПУ 5, ПФ Отчет, ДокПУ 2008);
  4. Региональные программы (АРМ Работодатель, ПЕРС и т.д.)

Предприятия малого и среднего бизнеса

Начальный

Пред система

1С:Зарплата и Управление Персоналом 8 (1С),
БухСофт: Зарплата, Табель, Кадры (БУХСОФТ),
Контур-Отчет (ПФ/НДФЛ), Учет труда и заработной платы - АМБа Контур-Персонал (СКБ Контур) 
ПАРУС - ЗАРПЛАТА – КАДРЫ (Парус).

Механизированный/структурированный

HRM-система

1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" + "1С:Оценка Персонала" +"1С-Битрикс:Корпоративный Портал (1С),
1С8 Управление Производственным Предприятием (1С)
БухСофт: Предприятие(БУХСОФТ)
Инфо-Бухгалтер 10 (Инфо-Бухгалтер), 
БОСС-Кадровик (БОСС. Кадровые системы),
«ПАРУС-Предприятие 7» (Парус), 
Agroup HRB (Agroup)
Система Alfa/Управление персоналом (Информконтакт)
Global-HRM, Global-Salary (Бизнес Технологии )
Компас: Управление персоналом (Компас)
Корпоративная информационная система «ОАЗИС. Управление персоналом» (ГИВЦ Москвы)
Монолит: Персонал (Монолит )
АиТ :\ Управление персоналом (АиТ Софт)

Предприятия среднего и крупного бизнеса

Механизированный/структурированный

HRM-система

IFS: «Персонал» (IFS)
БОСС-Кадровик (БОСС. Кадровые системы)
Система управления ПАРУС (Парус),
1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" + "1С:Оценка Персонала" +"1С-Битрикс:Корпоративный Портал (1С)
1С8 Управление Производственным Предприятием (1С)
Галактика ERP (Корпорация Галактика)
Scala "Управление персоналом" (Epicor|Scala)
ИНЭК-Персонал (Инэк)
Diasoft FA# Balance, Управление персоналом (Диасофт)
АиТ :\ Управление персоналом (АиТ Софт)

Целевое управление

WFM – система

mySAP HCM (SAP СНГ)
Oracle HRMS (Oracle СНГ)
QUINYX WorkForce (UCMS )
1С8 Управление производственным предприятием с учетом имеющихся на рынке доработок (1С) 
Галактика ERP /Галактика Business Intelligence (Корпорация Галактика)

Управление качеством

HCM – система

mySAP HCM (SAP СНГ)
Oracle HRMS (Oracle СНГ)
QUINYX WorkForce (UCMS )

Узкопрофильные компании

Как вариант можно рассматривать конфигурацию, созданную совместными силами партнера и IT-компании. Но при выборе необходимо анализировать варианты предлагаемого софта, те, которые Компания-разработчик регулярно обновляет и дополняет. В противном случае затраты чаще всего будут бесполезными.


В таблице использованы данные по ERP системам, так как на определенном этапе HR система обязана быть интегрирована с другими блоками. Данные в таблице приведены на основании имеющейся у автора информации о внедрении той или иной системы.

Как только в компании возникает идея автоматизации процесса персонифицированного учета лицу принимающему решение надо не забыть о том, что глава 14 «Защита персональных данных работника» Трудового кодекса РФ устанавливает не только порядок сбора, хранения, использования и передачи персональных данных работников, но и ответственность работодателя за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника. Представленные в таблице программные продукты учитывают это требование законодательства РФ. Если программа «самописная», то надо организовать дополнительную работу по автоматической обработке данных так, чтобы с одной стороны, сделать бизнес-процесс максимально эффективным, а с другой не нарушить законодательство.

3.Охрана труда

Сложность современного производства требует комплексного подхода к охране труда. В этих условиях предприятие решает следующие задачи:

  1.  обучение работающих вопросам охраны труда;
  2.  обеспечение безопасности производственного оборудования;
  3.  обеспечение безопасности зданий и сооружений;
  4.  обеспечение работающих средствами индивидуальной защиты;
  5.  обеспечение оптимальных режимов труда и отдыха;
  6.  обеспечение безопасности производственных процессов;
  7.  нормализация условий труда и др.

Одним из важнейших направлений охраны труда на предприятиях является обеспечение работников инструкциями по охране труда. Данная работа должна осуществляться в соответствии с "Методическими указаниями по разработке правил и инструкций по охране труда", утверждёнными постановлением Минтруда РФ N 129 от 1 июля 1993 года.

Инструкция по охране труда - нормативный акт, устанавливающий требования по охране труда при выполнении работ в производственных помещениях, на территории предприятия, на строительных площадках и в иных местах, где производятся эти работы или выполняются служебные обязанности.

Инструкции по охране труда могут быть типовые (отраслевые) для работников предприятий, участков и конкретного рабочего места. Инструкции по охране труда разрабатываются на основе межотраслевых и отраслевых правил по охране труда и не должны им противоречить.

Утверждённые инструкции для работников учитываются службой охраны труда предприятия в журнале учёта. Надзор и контроль за соблюдением правил и инструкций по охране труда осуществляется федеральными органами надзора.

Инструкции для работников по профессиям и на отдельные виды работ разрабатываются в соответствии с утверждённым работодателем перечнем, который составляется при участии руководителей подразделений, служб главных специалистов и др. Разработка инструкций для работников осуществляется на основе приказа работодателя.

Инструкции для работников разрабатываются руководителями подразделений (цехов, отделов, лабораторий и др.).

Служба охраны труда организации осуществляет контроль за своевременной разработкой и пересмотром инструкций для работников, а также оказывает методическую помощь разработчикам.

Одним из основных направлений научно-технического прогресса является развитие электронной вычислительной техники и ее широкое применение в производстве, научно-исследовательских и проектно-конструкторских работах, плановых расчетах и сфере управления. В последнее время значительно расширился парк выпускаемых электронных вычислительных машин (ЭВМ). Уменьшение стоимости, габаритов, потребляемой энергии вместе с ростом вычислительных возможностей позволяет использовать ЭВМ в гораздо более широких масштабах, чем прежние поколения вычислительной техники. Широкое использование вычислительной техники в народном хозяйстве не только позволило повысить производительность труда, но и породило ряд проблем, в том числе и защиту работающих от вредных факторов, связанных с применением вычислительной техники.

Операторы ЭВМ, программисты и другие работники ВЦ сталкиваются с воздействием таких физически опасных и вредных производственных факторов, как повышенный уровень шума, повышенная температура внешней среды, отсутствие или недостаток естественного света, недостаточная освещённость рабочей зоны, электрический ток, статическое электричество, электромагнитное излучение и др. Многие сотрудники ВЦ связаны с воздействием таких психофизиологических факторов, как умственное перенапряжение, перенапряжение зрительных и слуховых анализаторов, монотонность труда, эмоциональные перегрузки.

Воздействие указанных неблагоприятных факторов приводит к снижению работоспособности, вызываемое развивающимся утомлением. Появление и развитие утомления связано с изменениями, возникающими в процессе работы в центральной нервной системе, с тормозными процессами в коре головного мозга.

На температуру внешней среды большое влияние оказывают источники теплоты. Основным источником теплоты являются: ЭВМ, вспомогательное оборудование и приборы освещения. На суммарные тепловыделения помещений ВЦ оказывают влияние внешние источники теплоты, теплота, поступающая через окна от солнечной радиации и приток теплоты через непрозрачные ограждения конструкции. Их интенсивность зависит от района, ориентации помещения по частям света, материала наружных ограждений, цветовой гаммы и т.д. Повышенная температура внешней среды не создаёт нарушения состояния здоровья работающего, но вызывает дискомфортные ощущения, ухудшает самочувствие и понижает работоспособность.

Правильно спроектированное и выполненное освещение обеспечивает высокий уровень работоспособности, оказывает положительное влияние на работающих.

Проявление вредного воздействия шума на организм человека разнообразно: шум затрудняет разборчивость речи, вызывает снижение работоспособности и мешает нормальному отдыху.

Действие шума не ограничивается только на органы слуха. Через нервные волокна шум передаётся в центральную и вегетативную нервные системы, а через них воздействует на внутренние органы, приводя к значительным изменениям в функциональном состоянии организма. Люди, работающие в условиях повышенного шума, жалуются на быструю утомляемость, головную боль, бессонницу. У человека ослабляется внимание, страдает память.

Практически всё оборудование ЭВМ - электрические установки. Электрический ток, проходя через тело человека, оказывает на него сложное воздействие, вызывая термическое, электролитическое, механическое и биологическое действие (ожоги отдельных участков тела, изменение физико-химического состава крови и т.д.).

В ряде случаев наблюдались отравления работников при работах на копировально-множительных машинах. В последнее время поступают многочисленные жалобы на повышенную утомляемость и головную боль работников, обслуживающих видеотерминалы.

Длительное нахождение человека в зоне комбинированного воздействия различных неблагоприятных факторов может привести к профессиональному заболеванию.

Имеющийся в настоящее время комплекс разработанных организационных мероприятий и технических средств защиты показывают, что имеется возможность добиться значительных успехов в деле устранения воздействия на работающих опасных и вредных производственных факторов. Для безопасной организации работы оператора проводится ряд мероприятий по защите от поражения электрическим током, по снижению шума в ВЦ, проводят организацию отопления и вентиляции. Высокий уровень работоспособности также обеспечивает правильно спроектированное и выполненное освещение.

Отопление

В помещениях ВЦ необходимо предусмотреть систему отопления. Она должна обеспечивать достаточное, постоянное и равномерное нагревание воздуха в помещениях в холодный период года, а также безопасность в отношении пожара и взрыва. При этом колебания температуры в течение суток не должны превышать 2-3C; в горизонтальном направлении – 2C на каждый метр длины, а в вертикальном – 1C на каждый метр высоты помещения.

Для отопления помещений ВЦ используются водяные, воздушные и панельно-лучистые системы центрального отопления.

В водяных системах отопления нагретая вода попадает в нагревательные приборы с помощью насосов от собственной котельной или ТЭЦ.

Для воздушного отопления в ВЦ используются небольшие кондиционеры, предназначенные для подачи свежего наружного воздуха, которые при их применении для отопления переключаются на рециркуляцию воздуха.

В системах панельно-лучистого отопления нагревательные приборы и трубопроводы скрыты в панелях стен, в качестве теплоносителя используется пар и вода.

В помещениях с избытком теплоты необходимо предусматривать возможность регулирования нагревательных приборов вплоть до отключения при помощи автоматики.

Нагревательные поверхности отопительных приборов должны быть достаточно ровными и гладкими, что бы на них не задерживалась пыль, и можно было легко очищать их от загрязнения.

Радиаторы должны устанавливаться в нишах, прикрытых деревянными решётками, гармонирующими с общим оформлением помещения. При этом температура на поверхности нагревательных приборов не должна превышать 95 град., чтобы исключить пригорание пыли.

Вентиляция

Для обеспечения установленных норм микроклиматических параметров и чистоты воздуха в машинных залах и других помещениях ВЦ применяют вентиляцию. Проектирование системы вентиляции предполагает определение расхода воздуха для вентиляции машинного зала ЭВМ и охлаждения корпусов ЭВМ.

Кондиционирование - это создание и поддержание в рабочей зоне производственных помещений постоянных или изменяющихся по заданной программе параметров воздушной среды, осуществляемое автоматически.

Кондиционеры бывают полного и неполного кондиционирования воздуха. Установки полного кондиционирования воздуха обеспечивают постоянство температуры, относительной влажности, подвижности и чистоты воздуха. Кроме того, могут осуществляться ионизация, озонирование, дезодорация (удаление запахов) и пр. Установки неполного кондиционирования поддерживают только часть приведенных параметров. В помещении, где располагаются ЭВМ, необходимо обеспечить приток свежего воздуха, расход которого определяется технико-экономическим расчетом и выбором схемы системы вентиляции. Минимальный расход воздуха определяется из расчета 50 – 60 м3/ч на одного человека, но не менее двукратного воздухообмена в час. Воздух, используемый для вентиляции должен очищаться от пыли. ЭВМ, имеющие в своем составе устройства ввода вывода на магнитных лентах и магнитных дисках, требуют более высокой степени очистки воздуха. Пылинки, попадающие на рабочую поверхность магнитного диска, образуют промежуточный слой между диском и магнитной головкой, что может привести к повреждению магнитной головки, рабочей поверхности диска и к искажению записываемой информации. Пыль, оседающая на устройства и узлы ЭВМ, ухудшает теплоотдачу, может образовывать токопроводящие цепи, вызывает истирание подвижных частей и нарушение контактов.

Для отвода избыточной теплоты служат системы вентиляции и кондиционирования воздуха. В помещении применяется обще обменная и местная искусственная вентиляция. Применяемые серверы и ПК конструируют в корпусах, имеющих рамы и панели для размещения плат и различных элементов.

Вытяжка нагретого воздуха осуществляется через вытяжные отверстия у потолка. Воздух поступает через приточные решетки, расположенные по периметру комнаты. Для эффективного регулирования температурно-влажностных параметров воздушной среды используются центральные устройства кондиционирования воздуха.

Освещение

Правильно спроектированное и выполненное освещение обеспечивает высокий уровень работоспособности, оказывает положительное психологическое воздействие на работающих, способствует повышению производительности труда.

К системам производственного освещения предъявляются следующие требования:

-соответствие уровня освещенности рабочих мест характеру выполняемой зрительной работы;

-достаточно равномерное распределение яркости на рабочих поверхностях и в окружающем пространстве;

-отсутствие резких теней, прямой и обращенной блёскости (повышенной яркости светящихся поверхностей, вызывающих ослепленность);

-постоянство освещенности во времени;

-оптимальная направленность излучаемого осветительными приборами светового потока;

-долговечность, экономичность, электро-и пожаробезопасность, удобство и простота эксплуатации.

В машинных залах ВЦ рабочие места операторов, работающих с дисплеями, располагают подальше от окон и таким образом, чтобы оконные проемы находились сбоку. Окна рекомендуется снабжать светорассеивающими шторами, регулируемыми жалюзи или солнцезащитной пленкой с металлизированным покрытием.

В тех случаях, когда одного естественного освещения в помещении недостаточно, устраивают совмещенное освещение. При этом дополнительное искусственное освещение применяют не только в темное, но и в светлое время суток.

Для искусственного освещения помещений ВЦ следует использовать главным образом люминесцентные лампы, у которых высокая световая отдача (до 75 лм/Вт и более), продолжительный срок службы (до 10000ч), малая яркость светящейся поверхности, близкий к естественному спектральный состав излучаемого света, что обеспечивает хорошую цветопередачу.

Для исключения засветки экранов дисплеев прямыми световыми потоками светильники общего освещения располагают сбоку от рабочего места, параллельно линии зрения оператора и стене с окнами. Такое размещение светильников позволяет производить их последовательное включение в зависимости от величины естественной освещенности и исключает раздражение глаз чередующимися полосами света и тени, возникающие при поперечном расположении светильников.

Расчет искусственного освещения

Определить необходимое число светильников в лаборатории АРМ с размерами: длина 6м, ширина 4м, высота 3м, в которой установлены 1 ПЭВМ, типа IBM PC/AT. В помещении предусмотрены потолочные светильники типа УСП 35 с двумя люминесцентными лампами типа ЛБ-40. Коэффициенты отражения светового потока потолка, стен и пола соответственно равны 10%, 50%, 70%. Затенения рабочих мест нет.

Так как по исходным данным известны тип и мощность светильников с люминесцентными лампами, то расчет необходимого числа светильников сводится к формуле метода коэффициента использования светового потока:

(1)

где EH - нормируемая минимальная освещенность, лк;

KЗ - коэффициент запаса, учитывающий запыление светильников и износ источников света в процессе эксплуатации;

S - площадь пола помещения, м2;

z - коэффициент неравномерности освещения;

n - число рядов светильников;

ФСВ - световой поток светильника, лм;

mu - коэффициент затенения;

nu - коэффициент использования излучаемого светильниками

светового потока, который показывает, какая часть от общего

светового потока приходится на расчетную плоскость.

Нормируемая минимальная освещенность EH для персонала, осуществляющего эксплуатацию ЭВМ, равна 400лк.

Для помещений ВЦ, освещаемых люминесцентными лампами, и при условии чистки светильников не реже двух раз в год KЗ равен 1,5.

При оптимальном (из условия создания равномерного освещения) расположении светильников коэффициент неравномерности z равен 1,1.

Коэффициент затенения mu вводится в расчет для помещений с фиксированным числом работающих, а также при наличии крупногабаритных предметов и принимается равным 0,9.

Коэффициент использования светового потока не зависит от типа светильника, коэффициент отражения светового потока от стен Pс, пола Pп, а также геометрических размеров помещения и высоты подвеса светильников Pпод, что учитывается комплексной характеристикой - индексом помещения:

(2)

где A и B - соответственно длина и ширина помещения, м;

h - высота подвеса светильников над рабочей поверхностью, м.

По исходным данным размеры лаборатории: длина A равна 6 м, ширина B равна 4 м, высота H равна 4 м.

Для машинных залов уровень рабочей поверхности над полом составляет 0.8м. Тогда м.

Следовательно, по (2):

.

С учетом заданных Pсравен 50%, Pправен 70%, Pподравен 10% при i равен 1.10 из справочных данных находим nu равен 0.49.

Число рядов светильников определяется из условия наивыгоднейшегосоотношения ; для большинства типов светильников, применяемых на ВЦ, q сотавляет 1.3...1.4; L - расстояние между рядами светильников, м.

У светильников УСП-35 наивыгоднейшее отношение q равно 1.4. Отсюда расстояние между рядами светильников:

м. (3)

Располагаем светильники вдоль стороны помещения. Расстояние между стенами и крайними рядами светильников l принимаем равным 0.3Lм по.

При ширине лаборатории B равное 4м имеем число рядов светильников:

ряда. (4)

Номинальный световой поток лампы ЛБ-40 Флравен 3120, тогда световой поток, излучаемый светильником:

Фсв = 2Фл=23120 = 6240лм.

Площадь пола

S = AB = 64 = 24м2.

Определяем необходимое число светильников в ряду

шт.

При длине одного светильника типа УСП35 с лампами ЛБ-40 Lсв равно 1.27м их общая длина составляет N

Lсв = 31.27 = 3.81м,

т. е., светильники размещаются в ряд через 0.5м.

Общее число светильников, которое необходимо для равномерного освещения лаборатории АРМ, равно 6шт.

Мероприятия по снижению шума в ВЦ

С физиологической точки зрения шум рассматривают как звук, мешающий разговорной речи и негативно влияющий на здоровье человека. Шум является одним из наиболее распространенным в производстве вредным фактором.

В соответствии с ГОСТ 12.2.003-83 защита от шума, создаваемого на рабочих местах внутренними источниками, а также шума, проникающего извне, осуществляется следующими методами:

- уменьшением шума в источнике;

- применением средств коллективной и индивидуальной защиты;

- рациональной планировкой и акустической обработкой рабочих помещений.

Уменьшение шума, проникающего в производственные помещения ВЦ извне может быть достигнуто увеличением звукоизоляции ограждающих конструкций, уплотнением по периметру притворов окон, звукоизоляцией мест пересечения, проходов инженерными коммуникациями ограждающих конструкций.

Меры защиты от поражения электрическим током

Электрические установки, к которым относится практически все оборудование ПЭВМ, представляют для человека большую потенциальную опасность, так как в процессе эксплуатации или проведения профилактических работ человек может коснуться частей, находящиеся под напряжением. Специфическая опасность электроустановок: токоведущие проводники, корпуса ЭВМ и прочего оборудования, оказавшегося под напряжением в результате повреждением в результате повреждения (пробоя) изоляции, не подают каких-либо сигналов, которые предупреждали бы человека об опасности. Реакция человека на электрический ток возникает лишь при протекании последнего через тело человека.

Проходя через тело человека, электрический ток вызывает внешние и внутренние электротравмы. Внешние травмы – это ожоги, металлизация кожи и электрические знаки. Внутренние электротравмы заключаются в поражении органов дыхания, сердца, нервной системы и изменении состава крови (электролиз).

При проведении работ в электроустановках в целях предупреждения электротравматизма очень важно строго выполнять и соблюдать соответствующие организационные и технические мероприятия. К организационным мероприятиям относят: оформление работы нарядом или устным распоряжением; допуск к работе; надзор во время работы; оформление перерыва в работе, переводов на другое рабочее место, окончания работы. К техническим мероприятиям, обеспечивающим безопасность работ со снятием напряжения, относятся: отключение оборудование на участке, выделенном для производства работ и принятие мер против ошибочного или самопроизвольного включения, ограждение при необходимости рабочих мест и оставшихся под напряжением рабочих мест и оставшихся под напряжением токоведущих частей; вывешивание предупредительных плакатов и знаков безопасности; проверка отсутствия напряжения.

В полной мере обеспечить необходимую электробезопасность при эксплуатации электроустановок возможно, если наряду с этими мероприятиями использовать технические средства защиты, к которым относят: электрическую изоляцию токоведущих частей, защитное заземление, зануление, выравнивание потенциалов, защитное отключение, электрическое разделение сети, малое напряжение, двойную изоляцию.

Эргономические показатели рабочего места.

Мероприятия по эргономике должны обеспечивать снижение утомляемости за счет уменьшения психологических, психофизиологических нагрузок путем обеспечения оптимальных параметров труда, снижения шума. Разработаны определенные требования к размерам и конструкции мебели, организации рабочей поверхности, общей планировке рабочего места. Важную роль играет планировка рабочего места. Практика показывает, что планировка рабочего места должна удовлетворять требованиям удобства выполнения работ и экономии энергии и времени оператора, рационального использования производственных площадей и удобства обслуживания устройств ЭВМ, соблюдения правил техники безопасности. При планировке рабочего места необходимо учитывать удобство расположения дисплеев, пульта ЭВМ, а также зоны досягаемости рук оператора. Наиболее удобно сиденье, имеющее выемку, соответствующую форме бедер, и наклон назад. Спинка стула должна быть изогнутой формы, обнимающей поясницу. Длина ее 0,3 м., ширина 0,11 м., радиус изгиба 0,3 – 0,35м. Так, наклон спинки стула оператора ЭВМ должен составлять 90-110.

Стены помещения окрашиваются в светлые тона, рекомендуемые: светло-голубой, светло-зеленый и светло-серый цвета, допускается светло-бежевый.

Рабочее время.

Нормальная продолжительность рабочего времени рабочих и служащих на предприятиях, в организациях, учреждениях не может превышать 40 часов в неделю. Основным режимом работы является пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями. Продолжительность ежедневной работы (смены) определяется правилами внутреннего трудового распорядка или графиками сменности, составляемые в зависимости от рабочего места и от рода деятельности трудящегося. На тех предприятиях, где по характеру производства и условиям работы введение пятидневной рабочей недели нецелесообразно, устанавливается шестидневная рабочая неделя с одним выходным днем. При шестидневной рабочей неделе продолжительность ежедневной работы не может превышать 7 часов при недельной норме 40 часов, 6 часов при недельной норме 36 часов и 4 часа при недельной норме 24 часа.

Противопожарная защита

Пожары в ВЦ представляют собой опасность, так как сопряжены с большими материальными потерями.

Возникновение пожара возможно, если на объекте имеются горючие вещества, окислитель и источники зажигания. Для оценки пожарной опасности следует проанализировать вероятность взаимодействия этих трех факторов, а также их угрозу для жизни людей и возможный размер материального ущерба от пожара.

Горючий компонент на ВЦ - стройматериалы, оконные рамы, двери, полы, мебель, изоляция силовых, сигнальных кабелей, а также радиотехнические детали и изоляция соединительных кабелей ячеек, блок, панелей, стоек, шкафов, конструктивные элементы из пластических материалов, жидкости для очистки элементов и узлов ПЭВМ от загрязнения.

Источниками зажигания на ВЦ могут оказаться электрические искры, дуги и перегретые участки элементов и конструкций ПЭВМ.

Источники зажигания возникают в электрических и электронных приборах, устройствах, применяемых для технического обслуживания элементов ПЭВМ, а также в системах кондиционирования воздуха и теплоснабжения.

Опасность развития пожара на ВЦ обуславливается применением разветвленных систем вентиляции и кондиционирования, развитой системой электропитания ПЭВМ.

При протекании электрического тока по электронным схемам, соединительным проводам, коммуникационным кабелям выделяется большое количество теплоты, что может вызвать плавление изоляции соединительных приборов, короткое замыкание и электрическое искрение.

Одной из наиболее важных задач пожарной профилактики является защита строительных конструкций от разрушения и обеспечение их достаточной прочности в условиях воздействия высоких температур при пожаре. Для изготовления строительных конструкций используют кирпич, железобетон, стекло, металл и другие негорючие материалы. Для предотвращения распространения огня во время пожара с одной части здания на другую устраивают противопожарные преграды в виде противопожарных стен, перегородок, перекрытий.

Кабельные линии прокладывают под технологическими съёмными полами, выполненные из негорючих или трудно горючих материалов.

Для ликвидации пожаров в начальной стадии применяются первичные средства пожаротушения: внутренние пожарные водопроводы, огнетушители ручные и передвижные, сухой песок и т.д.

В зданиях ВЦ пожарные краны устанавливают на площадках лестничных клеток, у входов, т.е. в доступных и заметных местах.

Для тушения пожаров применяют огнетушители видов:

1. Порошковые огнетушители типа ОП-5-01.

2. Углекислотные огнетушители ручные (ОУ-2, ОУ-5, ОУ-8) и передвижные (ОУ-25, ОУ-80).

Порошковые и углекислотные огнетушители являются основными для ВЦ.

Для помещения, приведенного в примере, достаточно иметь один огнетушитель типа ОП или ОУ.

Заключение

В соответствии с поставленной целью данной курсовой работы был выполнен анализ литературных источников по вопросу совершенствования работы кадровой службы, рассмотрены и закреплены теоретические аспекты по автоматизации работы кадровой службы, рассмотрены теоретические аспекты создания и оформления документов в процессе автоматизации.

Важно подчеркнуть, что в современном мире кадровая служба на предприятии играет очень важную роль. Она должна быть координатором и организатором всей работы с кадрами, кадровой политики и любых других мероприятий по работе с кадрами.

Создание автоматизированного рабочего места специалиста по кадрам на фирме позволит сократить время на обработку информации; произойдет сокращение затрат на обработку информации; уменьшатся затраты времени на поиск необходимой информации; улучшится качества контроля и учета обрабатываемой информации; повысится эффективность работы не только кадровика, но и остальных подразделений фирмы.

Подводя итог, можно сказать, что использование новых технологий значительно повышает эффективность работы кадровых служб за счет использования преимуществ информационных систем. Важно не ошибиться с определением, как самого программного обеспечения, так и компании-поставщика. В случае неудачного выбора могут не оправдаться предварительные ожидания, и, как следствие, - «ручная работа», удорожание проекта внедрения, использование системы с ущербом для производительности (с учетом уже затраченных временных и финансовых средств на ее приобретение и внедрение), а в итоге, возможно, полный отказ от программного обеспечения.

Внедрение современных технологий классического кадрового учета оставит сотрудникам гораздо больше времени на работу с современными инструментами управления персоналом - управления мотивацией, планированием расходов и прочее, и прочее.

Список использованных источников и литературы

Нормативно-методическая база:

1. ФЗ "Об электронной цифровой подписи" от 10 января 2002 г. № 1.

2. ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.1995 N 24-ФЗ (Ред. ОТ 10.01.2003).

. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

Литература:

1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе (с образцами документов на основании ГОСТов РФ). Изд-е 3. М: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2000.

2. Артемов О.Ю., Ермакова И.Н., Овчинникова Н.В., Фирмы, управление, кадры, документы. М.: “Атлант-центр”, 2003.

. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. - М.: ТЕРМИКА, 2004.

. Глинских А.И. О состоянии рынка автоматизированных систем управления персоналом. - М.: "Компьютер-Информ", 2004. - 17 с.

. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления / Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М. - М.: «Инфра-М», 2007.

. Красавин А.С Проблемы документационного обеспечения управления кадрами //Делопроизводство. 2000. № 2. С. 10-16.

. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд-е 4. М: ЗАО "Бизнес-школа "И0нтел-Синтез", 2002. С 165-174

. Кузнецова Т.В. Новые унифицированные формы документов по учету личного состава // Секретарское дело, 2008, №8, с.4-18.

. Кузнецов С.Л. Использование компьютеров в работе с кадровой документацией // Секретарское дело, 2007. №3, с.76-81.

. Кузнецов С.Л Разработка автоматизированного отдела кадров // Секретарское дело, 2005. № 4, с.65-67.

. Кузнецов С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами по личному составу // Секретарское дело, 2000, № 4, с.34-36; 2001, № 1, с.44-50.

. Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство. Традиционные и автоматизированные технологии. М. Управление персоналом. 2005.

. Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. М. МЦФР. изд.3-е., 2009.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

15292. Використання адресної арифметики для роботи з вказівниками 62 KB
  Використання адресної арифметики для роботи з вказівниками Лабораторна робота Тема: Використання адресної арифметики для роботи з вказівниками Мета роботи: Навчитись створювати вказівники описувати їх і задавати; оволодіти основними с
15293. Изучение свойств Р-N перехода и определение запрещенной зоны проводника 77 KB
  Отчёт по лабораторной работе № 36. Изучение свойств РN перехода и определение запрещенной зоны проводника. Расчетная формула для измерения величины ...
15294. Изучение радиоактивного излучения 80 KB
  В данной лабораторной работе мы исследовали ослабление излучения защитными материалами, а так же исследовали элементы дозиметрии излучения. Измеряли и рассчитывали величину фона, экспозиционную дозу, поглощенную дозу и эквивалентную дозу для случаев
15295. Изучение эффекта холла 49 KB
  В данной работе я изучил эффект холла, получив при этом конкретные значения холловского коэффициента и концентрации свободных электронов. При выполнении работы я пользовался гальванометром, амперметром
15296. Определение молярной массы и плотности газа 55 KB
  В результате проделанной работы я получил конечные значения молярной массы и плотности воздуха. Сравнил с табличными значениями: оказалось, что разница между полученными и табличными значениями очень мала, лишь небольшое расхождение
15297. Изучение магнитного поля соленоида балестическим методом 81 KB
  В результате проделанной работы я познакомился с баллестическим методом измерения магнитного поля соленоида, получил зависимость его от силы тока и от расстояния от центра соленоида. В результате измерений получил конкретные значения, сравнил с теоретическими
15298. Изучение явления поляризации света 58.5 KB
  В результате проделанной работы я познакомился с методами получения значения концентрации веществ в водном растворе с помощью специальных устройств, действие которых основано на измерении угла поляризации света. В итоге получил определённые значения. Также получил и погрешности в результате
15299. Снятие кривой намагничивания ферромагнитного образца 69.5 KB
  В результате проделанной работы я познакомился с методами получения кривой намагничивания ферромагнитного образца, построил графики зависимости В(В0) и М(В0). Получившаяся кривая практически совпадает с табличными значениями. Не значительные расхождения свазаны с наличием погрешностей в данной лабораторной работе
15300. Измерение удельного заряда электрона методом магнетрона 56.5 KB
  В результате проделанной работы я познакомился с измерением заряда электрона методом магнетрона, получил зависимость анодного тока от тока в соленоиде. В результате получил конкретные значения, которые сравнил с теоретическими