90602

Проблемы организации делопроизводства в ООО «Безопасный город» и пути их решения (на примере ООО «Безопасный город»)

Дипломная

Информатика, кибернетика и программирование

В первом разделе анализируются проблемы и методы организации делопроизводства в организации. Во втором разделе исследуется состояние организация делопроизводства и ДОУ в ООО «Безопасный город». В третьем разделе разрабатывается совершенствование организации ДОУ в ООО «Безопасный город». Разработанная инструкция представлена в Приложении А.

Русский

2015-06-07

724 KB

6 чел.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«КУБАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(ФГБОУ ВПО «КубГУ»)

Кафедра общего, стратегического, информационного менеджмента и

бизнес – процессов

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

Проблемы организации делопроизводства в ООО «Безопасный город» и пути их решения (на примере ООО «Безопасный город»)

Специальность  032001.65 Документоведение и документационное обеспечение управления

Специализация «документирование деятельности органов государственной власти и местного самоуправления», заочная форма обучения

Студентка                  _____________________Оксана Владимировна Чайка

(подпись, дата)

Научный руководитель,

канд.экон. наук, доцент ________________________________Д.В.Ланская

(подпись, дата)

Нормоконтролер,

                                        _________________________________О.В.Ковтун

                 (подпись, дата)

Рецензент,руководитель

ООО «Безопасный город»________________________________Д.В.Чайка

(подпись, дата)

Краснодар 2013

Содержание

[1] Содержание


                                             ВВЕДЕНИЕ

    Делопроизводство присутствует в каждой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, характера и направлений деятельности, хотя бы потому, что любая деятельность должна документироваться. Другое дело, что далеко не в каждой организации делопроизводство организовано – есть множество организаций, где, в лучшем случае один человек, секретарь, ведет работу с документами, а сама работа с документами чаще всего ограничивается регистрацией входящей и исходящей корреспонденции и передачей ее руководству и исполнителям.

Актуальность исследования поставленной проблемы обусловлена рядом обстоятельств.

    Со временем любая организация приходит к необходимости организовывать делопроизводство, выделять сотрудника для решения этих вопросов или создавать целое подразделение – канцелярию (отдел делопроизводства) и принимает решение об организации архивного хранения документов. Объясняется это просто: если организация развивается, расширяются ее взаимосвязи с другими организациями, ее товары или услуги занимают более прочное положение на рынке, увеличивается количество создаваемых и получаемых документов, усложняются ее информационные взаимосвязи. Следовательно, возникает необходимость организовывать работу с документами. Любая организация, даже не придававшая поначалу значения этим вопросам, со временем непременно приходит к необходимости их решать.

    В организации делопроизводства инструкция по делопроизводству занимает совершенно особое место. Это нормативный документ, утверждаемый руководителем организации и являющийся обязательным для всех работников организации. Инструкция по делопроизводству определяет и закрепляет технологию создания, обработки, переработки, хранения и использования документов в управленческой деятельности организации. Строго говоря, пока в организации нет инструкции по делопроизводству, говорить о системе делопроизводства можно лишь с определенной долей условности. Но и начинать работу по созданию системы делопроизводства в организации с разработки инструкции по делопроизводству тоже не совсем правильно, поскольку инструкция должна нормативно закрепить уже отработанные на практике и проверенные практикой правила и приемы работы с документами.

    При выполнении выпускной квалификационной работы использовались как общие труды по делопроизводству, так и специальные работы, направленные на практический опыт.

    Среди общей литературы по делопроизводству следует отметить таких авторов, как Раздорожный А.А., Кирсанова М.В., чьи труды дают представление об элементах системы делопроизводства. В пособиях  И.Н. Кузнецова, Т.А.Быковой, Л.М.Вяловой, Л.В.Санкиной рассматриваются вопросы необходимости инструкции по делопроизводству, даются примерные структуры этого документа. Их работы позволили достаточно точно и объективно раскрыть теоретический материал в данной работе.

    Среди специальных работ выделяются статьи таких авторов, как Ермоленко В.В. [1], Закарян М.Р. [2],Савченко А.П. [3], Янковая В.Ф., Санкина Л.В., Храмцовская Н.А., Фионова Л.Р. Особое внимание хочется обратить на работы Янковой В.Ф. Были использованы 6 статей данного автора, так как именно она уделяет особое внимание инструкции по делопроизводству. Янковая В.Ф. является кандидатом исторических наук, заместителем директора ВНИИДАД, она принимала непосредственное участие в разработке «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» и «Методических рекомендаций по разработке инструкции по делопроизводству». Данные публикации как в печатных издания, так и в электронных, позволили рассмотреть вопросы разработки корпоративной методической базы, важность инструкции по делопроизводству, дали представление о существующих методиках разработки инструкций по делопроизводству.

    Среди источников следует выделить, в первую очередь, устав ООО «Безопасный город» и должностную инструкцию секретаря. На основании этих документов был дан анализ структуры организации, рассмотрены должностные обязанности секретаря, что позволило, в комплексе с анализом делопроизводства, отобразить состояние делопроизводства в ООО «Безопасный город» и выбрать оптимальный вариант для исправления имеющихся недостатков.

    Кроме того, при разработке инструкции по делопроизводству были использованы «Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», поскольку отдельные положения рекомендаций могут использоваться и в коммерческих организациях.

    Кроме источников, для получения информации о состоянии делопроизводства проводились личные беседы с генеральным директором ООО «Безопасный город» и секретарем. Также использовался метод личного наблюдения. Это позволило выявить те недостатки, которые директор и секретарь не в состоянии сформулировать самостоятельно.

    В начале исследования была поставлена цель, которая заключается в том, чтобы оценить состояние делопроизводства в организации и найти пути решения существующих проблем, исправления обнаруженных недостатков. В качестве решения предлагается инструкция по делопроизводству.

    Объектом исследования стало общество с ограниченной ответственностью «Безопасный город», основную деятельность которого составляет продажа и поставка систем охранного видеонаблюдения. Предметом исследования является организация делопроизводства в ООО «Безопасный город».

    Для реализации данной цели был сформулирован ряд задач. Во-первых, анализ  состояния ДОУ и документооборота в ООО «Безопасный город». Во-вторых, обоснование необходимости разработки инструкции. В-третьих, учитывая, что предлагается разработать для организации инструкцию по делопроизводству, встала необходимость рассмотреть существующие методики разработки инструкции, возможные подходы к ее разработке.

    Это и определило структуру данной работы. Работа состоит из введения, трех разделов, заключения, списка использованных источников, одного приложения.

   В первом разделе анализируются проблемы и методы организации делопроизводства в организации.

   Во втором разделе исследуется состояние организация делопроизводства и ДОУ в ООО «Безопасный город».

   В третьем разделе разрабатывается совершенствование организации ДОУ в ООО «Безопасный город». Разработанная инструкция представлена в Приложении А.

    

1 Проблемы и методы организации делопроизводства в организации

    1.1 Анализ содержания функций ДОУ в организации

    Залог обоснованного и эффективного управленческого решения, продуктивной и целесообразной деятельности - своевременность получения и достаточность информации. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий различных форм собственности, созданных с различными целями, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования велика и постоянно возрастает [4]. В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа [5].

    Информация - важнейший товар. В условиях жесткой конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно в нужном объеме информацию о рынке, о новинках техники, технологий и т.д. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ, а деятельность по составлению и оформлению документов называется документационным обеспечением управления. Информация имеет большое значение, так как на ее основе принимаются решения, зависящие от полноты информации, ее достоверности и своевременности предоставления.

    Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

    На сегодняшний день перед каждой организацией (предприятием, учреждением) может возникнуть проблема правильного оформления документации, поэтому необходимо следить за введением изменений и дополнений в нормативные правовые акты Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам. Как правило, делопроизводством на предприятии занимается отдельная служба, в функции которой входит создание документации в соответствии с принятыми стандартами.

    В современных условиях значительного роста объемов информации, увеличения номенклатуры выпускаемой продукции, расширения международных экономических связей, роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого порядка составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.

    Документационное обеспечение управленческой деятельности (управления)    - сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.

    Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

    Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

    Предмет ДОУ - правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

    Основные задачи ДОУ:

    - отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;

    - обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

    Общеизвестно, что любое управленческое решение основывается на информации, основными критериями которой являются: своевременность, объективность, многоаспектность, достаточность по объему. Для оперативного принятия управленческого решения также важна быстрая ее обработка.

    Информация закрепляется в документах на различных носителях с применением методов, обеспечивающих эффективное использование информации внутри организации в полном объеме. Документы требуют определенной процедуры документирования, которую совершают в процессе деятельности юридические лица независимо от формы их собственности и организационно-правовой формы. Значительный массив документации составляют управленческие документы. Характер информации в них зависит от тех функций, которые реализуются с помощью этой документации. Документы могут иметь как сугубо социальное назначение, затрагивающее узкий круг лиц и отношений, так и общее назначение, распространяющееся на несколько или на все субъекты и объекты управления.

    Неправильно составленный или не вовремя полученный и обработанный документ часто приводит к негативным экономическим последствиям. Чрезвычайно актуальной является и проблема обеспечения сохранности документов. Обязательное сохранение определенных видов документов предписывается законодательными актами.

    Говоря о службе ДОУ, необходимо выделить ее основные задачи и функции.

К основным задачам ДОУ можно отнести следующие:

    - обеспечение единого порядка документирования и работы с документами;

    - совершенствование форм и методов работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов.

    Любому органу управления для исполнения своих функций необходимы эффективная система документационного обеспечения управления (ДОУ) и профессионально подготовленные специалисты в этой области.

    Документационное обеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю.

    В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

    а) функции, связанные с документированием управленческой деятельности:

    - разработка бланков документов и обеспечение их изготовления;

    - обеспечение изготовления документов, стенографирования, копирования и тиражирования документов;

    - контроль за качеством подготовки и оформления документов, а также за соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов;

    б) функции, связанные с организацией работы с документами:

    - установление единого порядка прохождения документов (документооборота организации);

    - обработка поступающих и отправляемых документов;

    - регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

    - разработка и ведение информационно-поисковых систем, организация информационно-справочной работы по документам;

    - предварительное рассмотрение документов;

    - контроль за исполнением документов;

    - систематизация документов, подготовка номенклатуры дел, обеспечение хранения и использования документов;

    - подготовка и передача дел в архив организации, организация работы ее архива;

    - обеспечение защиты документной информации;

    - организация работы с обращениями граждан;

    в) функции, связанные с совершенствованием форм и методов работы с документами:

    - разработка и переработка нормативных и методических документов организации по делопроизводству;

    - проведение работ по унификации документов, разработка и внедрение табеля и альбома форм документов;

    - методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях;

    - повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам документирования и организации работы с документами;

    - разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, автоматизация делопроизводства.

    Структура службы ДОУ в современной организации зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами. Службу ДОУ со сложной внутренней структурой, в которую входят подчиненные ей подразделения (например, секретариат, протокольная группа, отдел совершенствования делопроизводства, приемная, архив, копировально-множительное бюро, редакционная группа и т.д.), можно назвать не управлением делами, а управлением или департаментом по работе с документами (или документацией).В небольших организациях служба ДОУ как самостоятельное структурное подразделение может и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное лицо.

    Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.

    При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре - канцелярии, общем отделе или у секретаря.

    Децентрализованная форма предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями.

    При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма).

    Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски и др.).

    Работа службы ДОУ регламентируется положением о ней, которое разрабатывается на основе настоящего Положения. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.

    Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно - правовыми актами органов государственной власти и управления Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

    Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.

    Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

    Подводя итог вышесказанного делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами - является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

1.2 Анализ нормативно-правовой базы и ГОСТов в области делопроизводства организации

    Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции записано: "Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом..." (ст. 29). Это положение развито в важнейшем правовом акте – Федеральном законе "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ.

    Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления) позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом.Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно:

    -правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу;

    -организовать документооборот;

    -обеспечить хранение и использование документов в текущей деятельности;

    Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

    Нормативную базу делопроизводства составляют:

    - законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;

    - указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;

    - нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;

    - технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;

    - общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

    - унифицированные системы документации;

    - нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

На рисунке 1 представлена структура нормативно-правовой базы делопроизводства.

Рисунок 1 Структура нормативно-правовой базы делопроизводства

    В законодательстве о делопроизводстве исторически сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по целому ряду законодательных и нормативных актов. Знание этих документов необходимо не только специалистам в области делопроизводства и архивного дела, но и руководителям всех уровней и всем тем, кто по роду своей деятельности связан с подготовкой управленческой документации. Ниже будут приведены лишь краткие характеристики законодательных и нормативных актов, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению служебных документов, так и целиком посвященные данным вопросам, при этом акты, имеющие первостепенное значение, будут выделены особо.

    Федеральный закон содержит ряд основополагающих положений по документационному обеспечению управления. Закон определил порядок обязательного документирования информации и перевода ее в информационные ресурсы, сформулировал необходимую терминологию (информация, документированная информация и др.), обязал предприятия и организации всех форм собственности предоставлять соответствующую требуемую информацию органам государственной власти:

    1)основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

   2)нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

   3)нормативные документы по организации архивного хранения документов.

    В Российской Федерации в соответствии со сложившейся за весь предшествующий период Российской государственности практикой отсутствует единый орган, несущий всестороннюю юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом документацию.

    Эта ответственность рассредоточена между рядом органов государственной власти и управления в соответствии с их функциональными обязанностями.

Решениями органов власти значительная роль в управлении документацией в различных её аспектах отведена Государственной архивной службе России.

    Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица. Кодексом РФ об административных нарушениях предусматриваются административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Уголовный кодекс РФ установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

    Ряд законодательных актов Российской Федерации (Законы "О Государственном гербе Российской Федерации", "О языках народов Российской Федерации", "Об участии в международном информационном обмене", "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров", "Об обязательном экземпляре документов", "Об электронной цифровой подписи", "О коммерческой тайне", "Об архивном деле в Российской Федерации", "О бухгалтерском учете" и др.) содержит нормы, которые должны учитываться при составлении, оформлении и хранении деловых документов. Действующим законодательством регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, в том числе электронной почты, Интернета, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности) и т. д.

    Назовем также ряд Указов Президента РФ: "Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ", "Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне"; постановлений Правительства РФ: "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи", "Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности", "О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации". Значение данных правовых актов для функционирования делопроизводственной системы страны видно из самих названий этих документов.

    Остановимся далее на нормативных актах, имеющих в настоящее время для организации делопроизводственного обеспечения управления первостепенное значение. Положения, требования, правила этих документов достаточно полно будут реализованы в дальнейшем изложении.

    Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ) [6].

    ГСДОУ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Основная цель разработки – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации. Кроме того, ГСДОУ обеспечивает нормативное закрепление изменений, связанных с появлением негосударственных форм собственности и совершенствованием работы аппарата управления.

    В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие такой системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, Интернет, автоматизированная номенклатура дел и т. д.).

    Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает общие требования к функционированию служб ДОУ, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти – министерствах, агентствах, службах.

    Типовая инструкция, отражая определенную специфику подготовки нормативной документации федерального уровня, по содержанию и оформлению документов увязана с действующим национальным (государственным) стандартом ГОСТ Р 6.30–2003 в отношении требований к оформлению управленческой документации.

    Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации"от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства. Наряду с данным основополагающим законом в стране действуют ряд нормативных актов разного уровня по обеспечению сохранности документов.

    ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Национальный государственный стандарт России ГОСТ Р 6.30–2003 является важнейшим нормативным документом по оформлению деловой документации. Стандарт принят постановлением Госстандарта России (теперь – Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии) от 3 марта 2003 г. № 65-ст. В стандарте отражены проверенные временем требования к оформлению управленческих документов, оговоренные в ранее действовавших, а затем отмененных стандартах ГОСТ р 6.30–97 и его предшественников ГОСТ 6.38–72 и ГОСТ 6.39–72.

  Требования ГОСТ Р 6.30–2003 распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в ОК 011–93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД, класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации.

    В свете вступившего в силу с 1 июля 2003 г. Федерального закона "О техническом регулировании" от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ [7], который ввел в практику добровольное использование национальных стандартов, в ГОСТ Р 6.30–2003 внесена принципиально новая запись о рекомендательном характере его требований. Поскольку в стране действует единственный стандарт на оформление организационно-распорядительной документации, то добровольность не следует истолковывать как необязательность. Речь может идти только о некоторых послаблениях в оформлении документов по сравнению с ранее действовавшим стандартом ГОСТ Р 6.30–97.

    Названные нормативно-правовые и методические документы служат базовыми источниками для разработки собственных положений (инструкций) по делопроизводственному обеспечению управления конкретной организации, фирмы. Грамотно документировать информацию и эффективно вести работу с документами можно только при нормативной регламентации технологических процессов работы с документами внутри организации.

    Основным нормативным документом по делопроизводству в организации является инструкция по делопроизводству (или документационному обеспечению управления), устанавливающая единые правила составления, оформления документов и работы с ними. В соответствии с этим можно сделать вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, предприятии, учреждении. Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

    Перед разработкой данной инструкции необходимо изучить основные правовые акты и нормативные документы в сфере документации и информации, извлечь их них полезные сведения, а также проанализировать порядок работы с документами в конкретной организации. Создавая такую инструкцию, можно воспользоваться «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утверждена приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536) и взять из нее структуру и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. Затрагивая структуру инструкции по делопроизводству можно сказать, что она как минимум должна состоять из трех частей: общие положения, документирование управленческой деятельности, организация работы с документами, – а также содержать приложения.

    Кроме инструкции по делопроизводству в организации должны быть также утверждены положение о службе документационного обеспечения управления, устанавливающее статус, функции, права, обязанность и ответственность данного структурного подразделения, и должные инструкции.

    Порядок систематизации документов закрепляется в номенклатуре дел, которая используется при формировании дел, проведении экспертизы их ценности, передачи на архивное хранение, и является обязательным документом для любой организации. Общие требования, предъявляемые к номенклатуре дел, закреплены в части 3.4 "Основных правил работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Также в организации могут применяться и другие документы, регламентирующие работу в сфере документационного обеспечения управления. Как правило, отдельной инструкцией устанавливаются правила работы с документами ограниченного доступа. Требования к составлению и оформлению документов, к текстам документов могут устанавливаться отдельными документом – правилами составления и оформления документов.

    Подводя итог вышесказанного нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления) позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом.

    1.3 Техническое обеспечение ДОУ и архивоведения

    В условиях современного бизнеса ни одна фирма, даже самая маленькая, не может обойтись без компьютера, принтера и другой оргтехники. Безотказная и удобная оргтехника – одно из минимальных условий для успешной деятельности персонала и всей организации.

    Офисная организационная техника - технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.

    Организационная техника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям.

    Хотя идея безбумажного делопроизводства родилась уже много лет назад и захватила умы многих специалистов, деловой мир еще и сегодня насыщенной именно бумажной информацией. В связи с этим актуальность традиционной, ориентированной на "бумажную информатику" техники остается весьма высокой.

    Существует множество исследований, которые раскрывают различные аспекты данной темы. Каждый автор показывает ситуацию со своей точки зрения. Это позволяет нам взглянуть на полученную информацию с различных сторон, что способствует получению более объективного знания по данному вопросу.

    Сапков В.В. [8] в своем исследовании «Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства» показывает организационно-технические средства при работе секретаря-референта с бумажной информацией, а так же дополнительные организационно-технические средства рабочего места секретаря-референта.

    Труды Арустамова Э.А.[9] обращает внимание на классификацию офисного оборудования, оборудование рабочего места менеджера, очень подробно рассказывает технические характеристики различных видов принтеров и ксероксов.

    Статьи Соева Е.В. [10] послужили информационной базой для раскрытия заявленной темы. В данных статьях широко освещена тема технического обеспечения офиса, дано описание минимальных технических требований в работе современной организации.

    Приступая к оснащению офиса различной техникой, необходимо помнить, что в помещении офиса должны находиться только те предметы, которые требуются вам и сотрудникам предприятия в процессе работы. Приобретение средств оргтехники должно быть продиктовано, в первую очередь, соображениями целесообразности ее использования для максимальной эффективности работы, а также расчетом полезной площади помещения, отведенного под офис. Вот примерный комплект технических и организационной техники для оснащения рабочего места секретаря предприятия малого и среднего бизнеса. На рабочем месте должны находиться: персональный компьютер; принтер; сканер; копировальный аппарат (ксерокс); телефоны внутренней и наружной связи; автоответчик, сопряженный с диктофоном; машина для уничтожения документов; факсимильный аппарат. Желательно всю оргтехнику расположить так, чтобы она была доступна для подхода и кратковременного пользования и, вместе с тем, хорошо обозревалась. При этом лучше не позволять ею пользоваться другим сотрудникам, так как это может привести к поломке или, например, размножению информации, не имеющей непосредственного отношения к работе. Планировка технического оснащения рабочих мест считается рациональной в соответствии с эргономикой, если соблюдены следующие основные принципы:

    - рабочие места расположены в соответствии с технологическим процессом содержания и обработки документов;

    - шкафы и картотеки располагаются с максимальным удобством подходов к ним;

- естественное освещение должно падать на рабочие места слева или спереди, следует исключить влияние уличных раздражителей;

- необходимо обеспечить свободный и безопасный доступ к местам включения в сеть средств оргтехники;

- следует исключить неблагоприятное воздействие теплового излучения от отопительных приборов.

К офисной технике или оргтехнике в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т.п., начиная от карандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами и системами.

В более узком смысле слова под оргтехникой понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи.

Работа в любом офисе требует использования различного технического оборудования, которое существенно облегчает и ускоряет трудовой процесс. В связи с этим каждый работник, в первую очередь, должен иметь четкое представление о компьютерах, системах связи и их разновидностях, печатной и копировально-множительной технике.

Офисное оборудование можно классифицировать на следующие основные группы:

1) Компьютеры и электронные коммуникации передачи информации.

2) Печатное и множительное оборудование.

3) Средства обработки документов.

4) Демонстрационная видеотехника.

5) Системы связи.

6) Системы безопасности и их обеспечение.

Компьютеры и электронные коммуникации передачи информации, как правило, есть в каждом современном офисе. В зависимости от специфики работы офиса составные комплектующие элементы подобного оборудования различны и определяются в соответствии с задачами, которые следует решать как на каждом рабочем месте, так и, в целом, по всему офису и его филиалам.

Для каждого отдельного случая это своя информационно-вычислительная система с использованием компьютеров, терминалов, серверов, а также средств, обеспечивающих их взаимную связь между собой.

Персональный компьютер

Офисный персональный компьютер отличается от игрового, как деловой костюм от наряда фокусника — строгость и выдержанность против пестрой вышивки. Велик соблазн иметь что-то очень «крутое», благо затраты можно списать на себестоимость, но разумнее будет предпочесть новомодным решениям проверенные, появившиеся год или полгода назад персональные компьютеры. Все шероховатости, свойственные новинкам, превратились в достоинства, вносящие свой вклад в одну из важных характеристик офисной системы — надежность.

После надежности эргономичность — самый важный критерий для офисных и других компьютеров. Следовательно, офисный компьютер должен быть прежде всего тихим и занимать как можно меньше места.

К основным техническим устройствам типового персонального компьютера относятся системный блок и его внутреннее устройство, монитор и его разновидности, клавиатура, графический указатель «мышь» и акустические системы. Этот комплект называется минимальной конфигурацией персонального компьютера [11].

Системный блок — это блок, в котором содержится все необходимое для работы компьютера и, конечно, системная программа (система), поэтому он так и называется. Практически все секретари могут отличить корпус системного блока midi-tower от mini-tower. Обычно строить офисную конфигурацию компьютера начинают с корпуса. Подбирать корпус надо по принципу: чем меньше — тем лучше.

Монитор предназначен для вывода текстовой и графической информации на экран. Это устройство отображения визуальной (зрительной) информации. Иногда мониторы называют дисплеями, реже — видеотерминалами. Обычно так называют монитор, значительно удаленный от других частей компьютера. Он является одной из основных частей компьютера и от его характеристик в значительной степени зависит удобство использования компьютера. Монитор совместно с видеоадаптером и набором соответствующих программ-драйверов образует видеоподсистему. Программы-драйверы — это своего рода переводчики, которые сообщают системе, какой именно монитор будет работать с данной системой [12].

Монитор для современного офиса — это 17(21)-дюймовый LCD дисплей, обеспечивающий отличное качество изображения в комфортном для работы разрешении 1024х768. Такие мониторы обеспечивают:

- компактность по сравнению с мониторами на основе электронно-лучевой трубки самых последних моделей;

- безопасность, так как такие мониторы практически не нагреваются во время работы и поглощают гораздо меньше озона;

- эргономику, так как изображение на экране монитора намного четче, чем у названных мониторов, следовательно, глаза пользователей будут меньше уставать;

- невысокую цену, LCD монитор сегодня не роскошь, а средство визуального отображения информации. В настоящее время его цена почти вплотную приблизилась к цене хороших моделей на базе ЭЛТ.

Клавиатура предназначена для ввода-вывода требуемой информации, индикации работоспособности клавиатуры, а также для выполнения основных и вспомогательных функций. Следовательно, клавиатура — автономное устройство, предназначенное для ввода символов и управляющих воздействий в персональный компьютер.

Графический указатель — мышь — предназначен для ввода графической информации в компьютер. В настоящее время наибольшее распространение получили оптико-механические, оптические и лазерные мыши. К клавиатуре, мыши и джойстику для работы в офисе не предъявляется никаких особых требований. Для работника лучше иметь эргономическую клавиатуру, то есть разработанную с учетом анатомического строения человеческой кисти.

Все перечисленное ранее — это обязательный набор, без которого сама работа с компьютером становится невозможной. Но существует еще и масса дополнительных внешних устройств: принтеров, сканеров, емких внешних дисководов, модемов и др. Их присутствие не является обязательным для компьютера, но они делают работу персонала несколько более комфортной [13].

Приобрести хороший современный компьютер это только половина дела. Не менее важной задачей является грамотная установка и настройка программного обеспечения.

В основу работы компьютеров положен принцип управления, состоящий в том, что компьютер выполняет действие по заранее заданной программе. Этот принцип обеспечивает универсальность использования компьютера.

Программное обеспечение принято подразделять по способу распространения и использования на коммерческое, открытое и свободное. Свободное программное обеспечение может распространяться, устанавливаться и использоваться на любых компьютерах дома, в офисах, школах, вузах, а также коммерческих и государственных учреждениях без ограничений. По назначению программное обеспечение разделяется на системное, прикладное и инструментальное [14].

Программы, которые остаются в памяти после включения на все время работы компьютера, называются резидентными. Широта функциональных возможностей компьютера зависит непосредственно от типа имеющейся операционной системы, системных средств и взаимодействия «человек - программа - оборудование».

Операционные системы (ОС) - резидентная программа, автоматически запускающаяся после включения питания. ОС управляет работой всех устройств компьютера, осуществляет диалог с пользователем и запускает на использование другие программы. ОС играет роль посредника между пользователем и компьютером. Она скрывает от пользователя не нужные ему подробности работы компьютера.

Программа, управляющая работой какого - либо из устройств ПК называется драйвером. Драйвера входят в состав ОС.

Следует также обратить внимание на выбор модема, имеющего необходимые характеристики. В последнее время модемы (модуляция—демодуляция) становятся неотъемлемой частью компьютера. Компьютер превращается из обособленного компьютера в звено глобальной сети. Модем позволяет, не выходя из дома, получить доступ к базам данных, которые могут быть удалены от вас на многие тысячи километров. Разместить сообщение на электронной доске объявлений, доступной другим пользователям, скопировать с той же электронной доски объявлений интересующие вас файлы, интегрировать домашний компьютер в сеть вашего офиса, при этом (не считая низкой скорости обмена данными) создается полное ощущение работы в сети офиса. Кроме того, воспользовавшись глобальными сетями можно принимать и посылать электронные письма фактически в любой конец земного шара. Глобальные сети дают возможность не только обмениваться почтой, но и участвовать во всевозможных конференциях, получать новости практически по любой интересующей вас тематике.

Существует три основных способа соединения компьютеров для обмена информацией: непосредственная связь, через асинхронный порт; связь с использованием модема; связь через локальные сети. По исполнению (эта характеристика определяет внешний вид, размеры и размещение модема по отношению к компьютеру):

1) внутренний модем - вставляется в компьютер как плата расширения;

2) настольный модем - имеет отдельный корпус и размещается рядом с компьютером, соединяясь кабелем с портом компьютера. Иногда называют внешним модемом, что не совсем правильно, т.к. следующие два типа также являются внешними (то есть расположенными вне системного блока компьютера);

3) модем в виде карточки - миниатюрен и подсоединяется к портативному компьютеру через специальный разъем (тот, кто видел сетевую карту для ноутбука поймет о чём идет речь);

4) портативный модем - схож с настольным модемом, но имеет уменьшенные размеры и автономное питание;

5) стоечные модемы - вставляются в специальную модемную стойку, повышающую удобство эксплуатации, когда число модемов переваливает за десяток.

 Устройства ввода информации

Основным устройством ввода текстовой и графической информации является сканер. Сканером называется устройство, позволяющее вводить непосредственно с бумажного носителя или пленки в компьютер образцы изображений, представленных в виде текста, рисунков, слайдов, фотографий и другой графической информации.

К печатному оборудованию, то есть устройствам вывода информации относятся принтеры различного вида. Широкие возможности управления шрифтом, которые предлагаются пользователю современных принтеров, позволяют легко выделить наиболее важные части печатного текста.

Множество моделей принтеров можно разделить на три большие группы: матричные принтеры с жестким воздействием на бумагу; лазерные; струйные принтеры с мягким воздействием на бумагу

Копировальный аппарат — устройство, предназначенное для получения копий документов, фотографий, рисунков и других двухмерных изображений на бумаге и других специальных материалах. Может использоваться для изготовления малых тиражей книг, брошюр и пр. Помимо специальных машин, к копировальным аппаратам иногда относят факсимильный аппарат, дупликатор и соединённые между собой сканер и принтер.

К устройствам вывода графической информации относятся плоттеры. Плоттеры — это устройства, которые выводят информацию из персонального компьютера на бумажный или иной вид носителя большого размера. Они предназначены для вывода различных схем, сложных технических и архитектурных чертежей, художественной и иллюстративной графики, карт, трехмерных изображений.

В настоящее время большое внимание уделяется единому порядку оформления документов. Под порядком оформления понимается придание документам вида, удобного для наглядного представления и практического использования информации, содержащейся в документе, а также способы защиты документов от влаги и пыли с целью дальнейшего их хранения. Для этого все документы после работы с ними комплектуются, переплетаются, некоторые уничтожаются, а некоторые передаются пользователям или на архивное хранение. Современному работнику необходимо иметь представление о наборе различных технических средств.

 

 Средства связи

 Телефон как аппарат для приема и передачи голосовых сообщений не имел бы никакого полезного значения, если бы не являлся звеном в канале телефонной сети. Телефонная сеть — это самый распространенный тип оперативной связи. Абонентами сети могут являться как физические лица, так и юридические: офисы, предприятия и организации.

    Телефонные аппараты весьма разнообразны как по своему конструктивному исполнению, так и по своим сервисным возможностям. Интерес представляют телефонные аппараты-коммутаторы секретаря. Секретарь принимает по этому телефону все звонки внешних абонентов и обрабатывает их в соответствии с указаниями руководителя. Наиболее важные функции этого телефонного аппарата-коммутатора: многоканальность; возможность переадресации на другой номер; организация телефонных конференций; постановка абонента на удержание; наличие электронного справочника.

В офисах целесообразно использовать внутриучрежденческие телефонные системы микро-офисной и мини-офисной АТС, так как необходима постоянная оперативная связь сотрудников, а обеспечение каждого сотрудника сотовым или городским телефоном дело дорогостоящее.

Основными достоинствами современных офисных АТС являются их автоматическая работа и практически бесплатное пользование внутренней телефонной связью. При выборе офисной АТС следует, во-первых, определиться с необходимой емкостью телефонной сети, то есть с числом внешних городских и внутренних линий. Во-вторых, выбирать офисную АТС нужно на перспективу, то есть оценить перспективы развития фирмы как с точки зрения роста абонентов, так и с учетом увеличения в будущем функциональных возможностей. В-третьих, обязательно нужно обратить внимание на наличие сертификата на подключение АТС к отечественным телефонным линиям. Это, кстати, важно и при выборе телефонного аппарата. Телефонная связь — это не автоматическая, а человеко-машинная система. Связь осуществляется автоматически с помощью устройств АТС, но работой этих устройств управляет человек (пользователь), набирающий соответствующий номер.

 Телеграфная связь предназначена для автоматизированного приема-передачи по электрическим проводным каналам связи коротких текстовых документированных сообщений. Телеграф является одним из старейших видов связи [15].

Телетайпы появились позднее телеграфов, в конце XIX в. Телетайп — это буквопечатающий телеграфный аппарат. Сегодня в офисах и предприятиях, использующих телеграфную связь, применяются исключительно телетайпы. Ввод информации в телетайп может осуществляться вручную с клавиатуры или автоматизировано с перфоленты.

    Факсимильная связь — это процесс дистанционной передачи неподвижных изображений текста с бумажных листов отправителя на бумажные листы получателя. Составляется обычное электронное письмо, оформленное должным образом, и посылается на адрес компьютерного узла, занимающегося факсимильными операциями. Текст этого письма в виде факса будет доставлен на факсимильный аппарат адресата. Все современные факсимильные аппараты объединяют простота использования, принципы отправки и приема сообщений.

 Системы видеоконференций. В настоящее время существуют несколько видов продуктов, обеспечивающих адекватную поддержку проведения видеоконференций в зависимости от вида бизнес-задач компании и ориентированных на ту или иную группу пользователей. С точки зрения оснащения оборудованием решения по организации видеоконференций делятся на два типа: настольные – оборудование устанавливается на рабочем столе сотрудника, и индивидуальные – организуемые в отдельной, специально оборудованной комнате.

Индивидуальные системы обычно более дорогие, более требовательные к пропускной способности коммуникационных каналов, но при этом обеспечивают наилучшее техническое качество изображения и проведения конференции.

Настольные системы менее дорогие, они используют инфраструктуру локальной сети передачи данных компании. Однако ввиду того, что трафик видео по локальной сети компании отличается по объему и требованиям к обеспечению необходимой полосы пропускания, для эффективной поддержки функционирования настольных систем необходимо, чтобы оборудование локальной сети компании поддерживало интегрированные сервисы поддержки передачи мультимедийного трафика.

Типичная система видеосвязи состоит из мультимедийного компьютера, оснащенного видеокамерой, микрофоном, устройствами оцифровки изображения и звука. Канал связи должен быть достаточно широкополосным, обеспечивающим высокую скорость передачи без прерывания и существенных задержек сигнала. Кроме того, необходимо программное обеспечение.

В настоящее время существует как минимум четыре варианта сетевого решения для реализации систем видеоконференций: локальная вычислительная сеть, глобальная сеть Интернет, обычная телефонная сеть и цифровая сеть с интегрированными услугами. Большинство систем работают с цветным изображением и имеют экранный буфер («белая доска»), на котором можно рисовать, писать заметки, вставлять изображения и использовать иные средства неречевого общения. Некоторые системы обеспечивают совместное использование приложений, что позволяет участникам вместе работать над документом с помощью текстового или графического редактора. Пока системы видеоконференций очень дорогостоящие, и это больше предметы роскоши, нежели инструменты эффективной творческой, технической и управленческой деятельности. Да и обслуживающий персонал недостаточно подготовлен для работы с системами видеоконференций.

 Электронный документ

    Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме [16]. Информацию представленную на электронном документе можно увидеть только при наличии соответствующих электронно-вычислительных машин, то есть современной оргтехники.

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям: создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств; содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность; быть отраженным в форме, понятной для восприятия. Электронный документ может быть воспроизведен в виде и форме, понятных для восприятия: на экране дисплея, бумажном носителе, ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде.

При использовании электронного документа не требуется предоставления его копии на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных нормативными правовыми актами РФ или соглашением сторон.

Значение электронного документа

Важность проблемы электронных документов в современном обществе не вызывает сомнений. Стремительное развитие технологий позволило осуществить то, что еще не так давно казалось невозможным: не вставая из-за рабочего стола можно заполнить и отправить налоговую декларацию или за считанные секунды подписать договор с партнером с другого континента.

Начавшийся во всем мире переход к электронному документообороту вводит это и в нашу реальность.

Для широкого применения в деловой практике необходимо обеспечить достаточную степень доверия к содержанию электронных документов, а также их легитимность. Законодатели разных стран неодинаково решили эти вопросы, однако все эти решения базировались на общих юридических принципах электронного документооборота.

Переход к массовому применению электронного документа в практической деятельности ведет к соответствующему увеличению числа конфликтных ситуаций между участниками электронного взаимодействия. В процесс обмена электронными документами вовлекается большое число субъектов, обеспечивающих, на принадлежащих им или арендуемых ими программно-технических средствах, формирование, поэтапную обработку, передачу и хранение электронных документов. Конфликты инициируются как технологическими ошибками, так и противоречивой трактовкой участниками своих функциональных прав и обязанностей по отношению к документу. Регламентирование прав и обязанностей возможно на основе взаимных соглашений и договоров между участниками, однако при массовых объемах электронного взаимодействия заключение в каждом случае индивидуальных договоров и соглашений становится практически нереальным.

Снижение уровня конфликтности требует четкого определения статуса электронного документа как объекта правоотношений участников информационного взаимодействия. Кто несет ответственность, например, за нарушение целостности документа: автор, владелец средств формирования документа, провайдер, владелец сети передачи, получатель документа? Кто, за какие действия, и в какой степени несет ответственность за искажение документа или за нарушение конфиденциальности? К кому предъявить претензии, если электронный платеж не дошел до адресата, например, налоговой инспекции? Должен ли налогоплательщик сам отслеживать всю достаточно длинную цепочку сопутствующих электронных документов? Неопределенность в этих аспектах выглядит примерно так же, как игнорирование функциональной связи между автомобилем и его водителем, или изготовителем, или владельцем - при аварии ответственность возложить не на кого.

Необходима жесткая правовая регламентация функциональных связей между объектом, электронным документом, и субъектами, участвующими в его практической реализации. Прямая регламентация прав и обязанностей участников взаимодействия невозможна как из-за многообразия конфликтных ситуаций, так и в силу стремительной смены, совершенствования и создания новых информационных технологий. С другой стороны, отнесение электронного документа к некоторой правовой категории позволило бы строить на этой основе взаимоотношения между субъектами-участниками на основе известных правовых норм [17].

С электронным документом тесно связано понятие «электронно-цифровой подписи».

Электронная подпись – это данные в электронном формате, которые прилагаются к другим электронным данным или логически ассоциируются с ними и служат в качестве метода установления аутентичности.

Электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Повсюду в мире все шире используется электронная цифровая подпись, в особенности в банковской системе. Отсутствие правового регулирования порядка и последствий применения электронно-цифровой подписи на государственном уровне долгое время затрудняло ее использование.

Сравнительно до недавнего времени отсутствовало должное правовое регулирование отношений, возникающих в момент создания электронной цифровой подписи и их последствий на государственном уровне. Особая важность правового регулирования этой проблемы обусловлена тем, что сегодня, в эпоху глобальной информатизации, сложно решать какие-либо вопросы без современных средств подписания документов, законным образом оформляющих заключение сделок.

Распространение таких институтов как электронная подпись, электронная торговля (коммерция), электронные деньги и т.п. позволяет расширить рынок и работать с зарубежными клиентами, что ведет к росту конкурентоспособности и открывает для потребителей и бизнесменов новые перспективы безопасного обмена информацией и торговли независимо от границ. В связи с тем, что значительное число сделок, совершаемых посредством сети Интернет содержат «иностранный» элемент, возникает проблема применимого права.

Основополагающим документом стал Федеральный закон, целью которого является «обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе».

    Хранение электронных документов

Развитие информационных технологий породило новый вид документов – документы на машинных носителях, или электронные документы. Они все чаще создаются на предприятиях, в учреждениях и организациях всех форм собственности. Такие электронные документы могут содержать научно-техническую, производственную и управленческую информацию. Например, проектные работы сегодня трудно представить без автоматизированных систем проектирования, которые позволяют создавать в электронном виде чертежи и текстовую документацию. Многие организации ведут базы данных регистрационного и учетно-статистического характера. Системы электронной почты и безбумажного документооборота внедряются в делопроизводстве и банковском деле.

Вопрос о придании электронным документам юридической силы в нашей стране, как и во многих других государствах, окончательно не урегулирован (важную роль должен сыграть закон об электронной цифровой подписи, разработка которого, к сожалению, затягивается), существующая нормативно-правовая база позволяет рассматривать их в едином контексте с другими видами архивных документов [18]. В частности, документы, созданные государственными предприятиями, учреждениями и организациями, относятся к государственной части Национального архивного фонда и подлежат обязательному государственному учету независимо от вида носителя, техники и способа закрепления информации. В отношении этих документов должна проводиться экспертиза ценности, по результатам которой часть документов отбирается для временного или постоянного хранения.

Документы общественных объединений, иных негосударственных предприятий, организаций, учреждений и физических лиц относятся к негосударственной части Национального архивного фонда. Собственники этих документов могут хранить их в собственных архивах, а некоторые категории документов (по личному составу) обязаны передавать в государственные архивы. Кроме того, по соглашению сторон любые документы негосударственной части Национального архивного фонда могут передаваться в государственные архивы для временного или постоянного хранения.

В отношении электронных документов это обстоятельство приобретает особое значение, так как данная категория документов имеет свою специфику: для воспроизведения в человеко-читаемом виде они требуют программно-технических средств, которые, как известно, имеют свойство быстро устаревать. В результате документы на машинных носителях, предоставленные сами себе на сравнительно короткий срок (порядка нескольких лет), могут оказаться недоступными, либо доступ к ним оказывается слишком дорогим.

По этой причине поддержание электронных документов в доступном состоянии требует постоянной заботы: контроля физического состояния носителей, регулярной конвертации (перезаписи на другой тип носителя и/или в файл другого типа) и миграции данных (переноса в другую информационную среду, в том числе под новые операционные системы). Организации, создающие документы, далеко не всегда имеют возможность (да и желание) проявлять такую заботу в отношении документов, непосредственная надобность в которых отпала. Именно поэтому законом установлен значительно более короткий срок хранения в ведомственных архивах машиночитаемых (электронных) документов по сравнению с традиционными. Предполагается, что основная забота об их сохранности должна лечь на плечи специализированного учреждения Государственной архивной службы.

Для того, чтобы процесс передачи электронных документов на архивное хранение протекал безболезненно, должны быть приняты определенные меры уже на стадии проектирования и внедрения систем, посредством которых эти документы будут создаваться. Поэтому проектные решения по внедрению информационных технологий необходимо согласовывать со специалистами архивной отрасли. С их участием должна также проводиться экспертиза ценности электронных документов и определяться срок их хранения. В необходимых случаях может быть принято решение о постоянном хранении электронных документов по месту их создания на основании лицензии Государственного комитета по архивам и делопроизводству.

Сохранность электронных документов – дело сравнительно новое не только в нашей стране, но и во всем мире. Естественно, что необходимый для этого кадровый научный потенциал еще предстоит создать. Предполагается, что документы при передаче будут конвертироваться на носители архива – магнитооптические диски, на которых и будет осуществляться их последующее хранение. Условия доступа пользователей к информации определяются с учетом интересов создателей документов.

Помимо обеспечения сохранности документов, изначально создаваемых в электронном виде, важным направлением деятельности архивистов является внедрение современных технологий доступа к традиционным бумажным документам. Речь идет о создании электронных факсимильных копий таких документов, которые затем могут публиковаться в сети Интернет или отдельными изданиями на компакт-дисках.

В эпоху электронных документов, для которых можно получить любое количество равнозначных копий, роль архивов неизбежно претерпит изменения. Появляется возможность хранить рабочие экземпляры документов рассредоточено - там, где в них возникает потребность. Каждый пользователь может с помощью удаленного доступа получить собственную копию, с точки зрения информационной ценности совершенно равнозначную исходному документу. Тем не менее, обеспечение сохранности эталонов электронных документов останется прерогативой архивистов независимо от того, сколько равноценных экземпляров будет находиться в обращении.

    Подводя итог вышесказанного, можно сделать вывод: современный офис — это место, с которого начинается фирма. В помещении офиса должны находиться только те предметы, которые требуются вам и сотрудникам предприятия в процессе работы. Приобретение средств оргтехники должно быть продиктовано, в первую очередь, соображениями целесообразности ее использования для максимальной эффективности работы. В зависимости от специфики работы офиса, его размеров, готовности потратить определенную сумму, составные комплектующие элементы оборудования различны и определяются в соответствии с задачами, которые следует решать как на каждом рабочем месте, так и, в целом, по всему офису.

1.4 Локальные нормативные акты организации в области делопроизводства

    Работа с документами неизбежно требует регламентации всего комплекса выполняемых процедур - от момента создания документа до их хранения. В настоящее время в области делопроизводства отсутствуют общегосударственные нормативные правовые акты, устанавливающие единые правила подготовки и обработки управленческой документации. Требования действующих государственных стандартов (например, ГОСТа Р 6.30-2003) являются рекомендательными, а обязательные для применения акты имеют узкую сферу распространения. В сложившейся ситуации с нормативным регулированием делопроизводственных процессов возрастает роль локальных нормативных актов по вопросам обработки документов, создаваемых самими организациями на базе общегосударственных рекомендаций. Очень часто в литературе по кадровому делопроизводству употребляется термин - локальные нормативные акты. В справочниках дается подробное разъяснение этого термина. Многие статьи журналов, освещающих проблемы кадровых служб, не раз писали о необходимости принятия данных документов в каждой организации. Но далеко не во всех организациях в наличии данная документация.

    Локальные нормативные правовые акты издаются на основе и во исполнение законодательства.

    Локальный нормативный правовой акт - это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм.

    Структура локального нормативного правового акта должна обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования. Если требуется разъяснение целей и мотивов принятия нормативного правового акта, то в проекте дается вступительная часть - преамбула. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются. При необходимости для полноты изложения вопроса в нормативных правовых актах могут воспроизводиться отдельные положения актов законодательства Российской Федерации, которые должны иметь ссылки на эти акты и на официальный источник их опубликования. Если в нормативном правовом акте приводятся таблицы, графики, карты, схемы, то они, как правило, должны оформляться в виде приложений, а соответствующие пункты акта должны иметь ссылки на эти приложения. Нормативный правовой акт с приложениями, должен иметь сквозную нумерацию страниц. Подготовленный проект локального нормативного правового акта до его подписания должен быть проверен на соответствие законодательству РФ, а также правилам русского языка.

    Локальный нормативный правовой акт утверждается (подписывается) руководителем учреждения.

    Нормативный правовой акт должен содержать следующие реквизиты:

    1) наименование органа, издавшего акт;

    2) наименование вида акта и его название;

    3) дата подписания (утверждения) акта и его номер;

    4) наименование должности и фамилии лица, подписавшего акт.

    Локальный акт в форме Положения может в своей структуре содержать следующие разделы:

    - общие положения;

    -порядок организации целевого приема;

    -общие правила подачи и рассмотрения апелляций по результатам вступительных испытаний.

    Документ рассматривается сегодня как один из важнейших инструментов управления. От качества содержащейся в документе информации, рационального расположения информационных элементов (реквизитов), грамотной организации документопотоков как внутри организации, так и за ее пределами, а также других факторов в значительной степени зависит эффективность управления. Не случайно в последние десятилетия вместо традиционного термина «делопроизводство», обозначающего деятельность, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами, все чаще используется термин «документационное обеспечение управления», акцентирующий внимание, прежде всего, на управленческой составляющей документационных работ. Вопросы документационного обеспечения деятельности отражаются в различных локальных нормативных правовых актах организации :уставе, регламенте (в коллегиальных органах), положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и др. В организациях могут разрабатываться специальные правовые акты для таких участков работы, которые играют ведущую или достаточно самостоятельную роль в деятельности учреждения. Например, в исполкоме может быть инструкция о подготовке, оформлении и хранении решений, в министерстве - положение о коллегии министерства, в котором отражается документирование ее деятельности, в организациях -положения (инструкции) о порядке работы с обращениями граждан.

    Однако основным нормативным актом в сфере делопроизводства является «Инструкция по ведению делопроизводства в организации», закрепляющая принципиальные положения и технологические решения по документационному обеспечению управления. В Инструкции отражаются особенности структуры, штатного состава и направлений деятельности организации. Традиционно в таких инструкциях описывается порядок работы с организационно-распорядительными документами без рассмотрения других систем документации. Однако с практической точки зрения целесообразней показать в Инструкции весь комплекс работ с управленческой документацией, включающей обработку документов из специальных (функциональных) групп (кадровых, бухгалтерских и т.д.).

    Инструкция может включать различные разделы, основными из которых являются:

    -общие положения;

    -состав документов организации;

    -подготовка документов, организация документооборота;

    -информационно-поисковая система организации;

    -контроль исполнения документов;

    -организация документов в делопроизводстве;

    -передача документов на архивное хранение.

    Государственное регулирование процессов документирования требует от граждан, органов государственной власти и местного самоуправления, организаций и общественных объединений в обязательном порядке представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов. Перечни представляемой документированной информации и перечни органов и организаций, ответственных за сбор и обработку Федеральных информационных ресурсов, утверждает Правительство РФ. Порядок и условия обязательного представления документированной информации доводятся до сведения граждан и организаций. При регистрации юридических лиц регистрационные органы обеспечивают их перечнями представляемых ими документов и адресами их представления. Перечни прилагаются к уставу каждого юридического лица.

    Таким образом, определенная часть документированной информации имеет установленный состав сведений и показателей и утвержденные унифицированные формы, обязательные для применения в организациях и на предприятиях всех форм собственности. Эта часть управленческой документации не может произвольно регулироваться самой организацией, т.е. сокращаться или изменяться по содержанию и формам. Особенно наглядно это проявляется на примере первичной учетной, отчетной, расчетно-денежной документации, документации по личному составу и т.п.

    При работе с такой документацией предусматриваются:

    -своевременный переход к работе с новыми унифицированными формами, утвержденными постановлениями соответствующих ведомств;

    -заполнение общегосударственных, отраслевых или ведомственных унифицированных документов по установленным правилам и с учетом предусмотренных сроков;

    -внесение разрешенных изменений в типовые унифицированные формы документов с целью «привязки» их к особенностям деятельности конкретной организации.

    Другую часть управленческой документации составляют организационно-распорядительные документы, которые не имеют, как правило, «жесткой» регламентации по форме и содержанию и ежедневно создаются в каждой организации в большом количестве. Именно для этой группы документов важно правильно решать вопросы, связанные с определением их видов и разновидностей, содержанием и порядком оформления. Для организации процессов документирования прежде всего следует анализировать и обобщать информацию, необходимую для принятия управленческих решений в той или иной производственной, финансовой, кадровой и других ситуациях. Для выявленных типов информации требуется определить виды и разновидности документов, создание которых будет служить письменным подтверждением имеющихся фактов, происходящих событий и принятых решений. Таким образом, основной задачей оптимизации процессов документирования управленческой деятельности является упорядочение состава и содержании документов, создаваемых по конкретным управленческим функциям и ситуациям. Наиболее целесообразным подходом к решению этой задачи следует считать разработку Табеля форм документов (далее Табель), в котором должны быть представлены все создаваемые в организации документы, сгруппированные по управленческим функциям.

    Цель подготовки Табеля - определение оптимального количества форм документов для юридического оформления управленческих действий. Он позволяет исключить применение в организации видов и разновидностей документов, не соответствующих ее организационно-правовой форме или направлениям деятельности, необоснованно или несанкционированно заменяющих принятые в государстве типовые унифицированные формы документов. Использование Табеля способствует сокращению трудозатрат и рабочего времени при решении задач документирования управленческих ситуаций. Форма Табеля определяется самой организацией. В Табель могут входить сведения:

    -о наименовании формы документа;

    -о присвоенном этой форме коде;

    -о наличии общегосударственной формы документа;

    -об условиях ее составления (периодичность; лицо, ответственное за подготовку документа и др.);

    -о степени ограничения доступа к документу.

    Наименования форм документов могут располагаться в Табеле по алфавиту, либо по функциональной принадлежности, что предпочтительнее.

    Табель форм документов разрабатывается службой документационного обеспечения (ДОУ) - например, канцелярией - на основе материалов, представленных структурными подразделениями организации. Проект Табеля согласовывается с руководителями структурных подразделений, подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается приказом руководителя организации. Вступивший в силу Табель под расписку доводится до ответственных исполнителей - специалистов организации, участвующих в подготовке и обработке документов. Работники организации должны использовать в своей деятельности только те формы документов, которые включены в Табель. Следует отметить, что специалисты служб документационного обеспечения управления, кадровых служб и др., далеко не всегда выбирают оптимальные способы документирования при возникновении тех или иных управленческих ситуаций. Это приводит в одних случаях к составлению лишней документации, а в других - к ее нехватке.

    Необходимым дополнением к Табелю  служит «Сборник типовых и трафаретных текстов документов» (далее - Сборник). Сборник должен отражать специфику деятельности организации и помогать работникам быстро, качественно и минимальными трудозатратами составлять и оформлять служебные документы по любым возникающим вопросам. Важной задачей службы делопроизводства является постоянное обновление и пополнение Сборника новыми образцами текстов, а также отдельными примерами правильного употребления языковых оборотов, составляющих основу делового стиля, которым должны быть написаны официальные документы.

    Типовые тексты, как правило, разрабатываются для многостраничных документов - положений, должностных инструкций, договоров и т.д.

    Трафаретные тексты характерны для небольших по объему документов, многократно составляемых в течение календарного года или периодически подготавливаемых из года в год. Например, организация для прохождения производственной практики ежегодно принимает студентов ВУЗов, предварительно определяя их численность и место работы. Соответствующее предложение, направляемое в ВУЗ, должно быть трафаретным, т.е. содержать постоянные части текста и отведенные места для переменной информации, например:

«Для прохождения производственной практики в 20__/__ учебном году предлагаем направить в нашу организацию в период с ___ по ___ студентов __ курса в количестве ___ человек.

Для организации и проведения практики назначены руководители практики и выделены рабочие места в следующих структурных подразделениях:

Наименование подразделения

Количество принимаемых студентов

ФИО руководителя практики

Просим подтвердить ваш запрос о проведении производственной практики студентов с учетом наших предложений в срок до ___».

    Сборник типовых и трафаретных текстов разрабатывается службой делопроизводства с участием структурных подразделений и утверждается приказом руководителя организации.

Локальные нормативные акты, принятие которых обязательно 

    Правила внутреннего трудового распорядка организации - локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников; основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора; режим работы; время отдыха; применяемые к работникам меры поощрения и взыскания; иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации. Они обычно являются приложением к коллективному договору. Исключительно правилами внутреннего трудового распорядка организации также определяются:

    - порядок введения суммированного учета рабочего времени;

    - перечень работ, где по условиям производства предоставление перерыва для отдыха и питания невозможно;

    - места для отдыха и приема пищи виды работ, где необходимы специальные перерывы для обогревания и отдыха, а также продолжительность и порядок предоставления таких перерывов;

    - порядок предоставления выходных дней в различные дни недели поочередно каждой группе работников в организациях, приостановка работы в которых в выходные дни невозможна по производственно-техническим и организационным условиям. Правилами внутреннего трудового распорядка организации также могут определяться некоторые условия, которые можно закрепить в коллективном договоре.

    К обязательным локальным нормативным актам относятся также:

    - документы организации, связанные с защитой персональных данных работников, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников;

    - права и обязанности работников в этой области;

    - порядок хранения и использования персональных данных работников в организации;

    - порядок осуществления передачи персональных данных работника в пределах одной организации;

    - перечень специально уполномоченных лиц, кому разрешен доступ к персональным данным работников.

    Также обязательны - штатное расписание, график отпусков, форма расчетного листка.

    Особое значение стоит уделить инструкциям по охране труда для работников и документам организации, связанным с процедурными отношениями по охране труда. Они регламентируют:

    - информирование работников об условиях и охране труда на рабочих местах, о существующем риске повреждения здоровья и полагающихся им компенсациях и средствах индивидуальной защиты, ознакомление работников с требованиями охраны труда;

    - наличие комплекта нормативных правовых актов, содержащих требования охраны труда в соответствии со спецификой деятельности организации.

    Очень опасно, например, отсутствие или неправильное ведение локальной документации по охране труда водителей транспортных средств организации, а также сотрудников, работающих с ЭВМ и, соответственно, с мониторами (видео-дисплейными терминалами) и т.д. Авария, болезнь, травма данных работников ведет как к уголовной ответственности руководителя и, как следствие, к тому, что со стороны работника или членов его семьи будет подан гражданский иск о возмещении ущерба здоровью. Например, по причинам не уведомления работодателем о необходимости делать периодические перерывы в работе, несоблюдения санитарных требований к площади помещений и т.д.

    Подводя итог вышесказанного, можно сделать вывод, что порядок в организации наступит тогда, когда деятельность сотрудников будет регламентирована. Может быть, не стоит экономить на разработке управленческой документации?

2 Анализ организации делопроизводства и документационного обеспечения управления ООО» Безопасный город»

     2.1 Структура ООО «Безопасный город»

    Со временем любая организация приходит к необходимости организовывать делопроизводство, выделять сотрудника для решения этих вопросов или создавать целое подразделение – канцелярию (отдел делопроизводства) и принимает решение об организации архивного хранения документов. Объясняется это просто: если организация развивается, расширяются ее взаимосвязи с другими организациями, ее товары или услуги занимают более прочное положение на рынке, увеличивается количество создаваемых и получаемых документов, усложняются ее информационные взаимосвязи. Следовательно, возникает необходимость организовывать работу с документами. Любая организация, даже не придававшая по началу значения этим вопросам, со временем непременно приходит к необходимости их решать.

Общество с ограниченной ответственностью (ООО) «Безопасный город» создано в 2008 г. Согласно уставу организация является юридическим лицом, имеет обособленное имущество, самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в учреждениях банков, печать со своим наименованием, бланки, фирменное наименование[19].

    Организация осуществляет свою деятельность в соответствии с законодательством Российской Федерации и своим уставом.

    Предприятие действует на основе хозяйственного расчета и самофинансирования и несет ответственность, установленную законодательством Российской Федерации, за результаты своей производственно-хозяйственной и финансовой деятельности.

    ООО «Безопасный город» занимается снабженческо-сбытовой деятельностью. Продажи и поставка систем охранного видеонаблюдения.  Общее количество сотрудников в организации обычно не превышает 11 – 12 человек. Это связано с тем, что количество рабочих в организации периодически меняется.

    Из всех сотрудников ООО «Безопасный город» лишь секретарь имеет утвержденную должностную инструкцию.

    Как видно из рисунка1, в ООО «Безопасный город» нет службы ДОУ. Все вопросы организации делопроизводства решает секретарь.

    На рисунке 1 представлена структура ООО «Безопасный город», составленная на основании личных наблюдений и личного общения с сотрудниками, поскольку ни в уставе, ни в каком-либо ином документе она не представлена.

Рисунок 1  Структура ООО «Безопасный город»

    Решения, касающиеся ежедневной деятельности фирмы по оперативным вопросам, принимает сам генеральный директор, а секретарь оформляет их приказами.

    Практически все сотрудники соприкасаются в своей деятельности с секретарем организации, который в ООО «Безопасный город» фактически выполняет работу и секретаря, и документоведа, и заведующего канцелярией, и архивиста.

    Для   деления   предприятий   по   документообороту   используют категорийность, предложенную в ГСДОУ, согласно которой ООО «Безопасный город» относится к предприятию 4-й категории –  предприятие  (учреждение)  с  объемом  документооборота  до 10000 документов в год. Судить об объеме документооборота в данной организации можно лишь примерно, так как он никогда специально не подсчитывался. Для того, чтоб подсчитать объем документооборота были использованы записи в журналах регистрации за месяц. К ним были добавлены те документы, которые появляются в деятельности организации периодически (из беседы с секретарем). По результатам личных наблюдений и подсчетов можно вывести примерное количество обрабатываемых документов – не более 7300 единиц в год.

    С точки зрения финансового оборота ООО «Безопасный город» относится к микропредприятиям, так как их оборот не превышает 60 млн. рублей в год.

    Согласно должностной инструкции, секретарь осуществляет прием и регистрацию корреспонденции, вносит сведения в журналы регистрации, передает документы на исполнение в соответствии с резолюцией руководителя. Также на секретаря возложены контроль за исполнением документов, отправка исполненной документации по адресатам, учет получаемой и отправляемой корреспонденции, оформление приказов. Секретарь систематизирует и хранит документы текущего архива, обеспечивает их сохранность и подготавливает к сдаче в архив[20].

    В своей деятельности секретарь руководствуется уставом организации, а также должностной инструкцией. Никаких иных документов, регулирующих или координирующих делопроизводство в организации нет.

    Как мы можем видеть, на секретаря возложен достаточно большой объем работы. Но, в связи с тем, что организация небольшая, объем документооборота невелик, секретарь с возложенным на нее обязанностями справляется.

    Подводя итог выше сказанного, можно сделать вывод, что организации делопроизводства и документооборота в организации уделяется крайне мало внимания. Секретарь неответственно относится к обязанностям, возложенным на него должностной инструкцией. Для устранения недостатков в работе секретаря необходим анализ всей системы делопроизводства в ООО «Безопасный город». Это позволит выработать наиболее эффективные способы исправления сложившейся ситуации.

2.2 Организация работы с документами и анализ документооборота в ООО «Безопасный город»

    Делопроизводство присутствует в каждой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, характера и направлений деятельности, хотя бы потому, что любая деятельность должна документироваться. Другое дело, что далеко не в каждой организации делопроизводство организовано – есть множество организаций, где, в лучшем случае один человек, секретарь, ведет работу с документами, а сама работа с документами чаще всего ограничивается регистрацией входящей и исходящей корреспонденции и передачей ее руководству и исполнителям.

    Именно так и обстоят дела в ООО «Безопасный город», где, как уже говорилось, службы ДОУ нет и за делопроизводство отвечает секретарь.

Считается, что если организован документооборот, налажена система регистрации и учета документов, а исполненные документы помещаются на хранение в дела в соответствии с номенклатурой дел, то можно говорить о том, что в организации существует система делопроизводства [21].

    В ООО «Безопасный город», конечно, соблюдаются далеко не все эти условия. Но всё же нельзя говорить о том, что у них нет системы делопроизводства, уже лишь потому, что секретарь все же придерживается определенных правил, пусть даже они и не всегда оправданы.

    Рассмотрим систему делопроизводства в ООО «Безопасный город». Для этого проанализируем каждый элемент системы делопроизводства, который существует в организации.

    В документационном обеспечении организация документооборота – один из важнейших участков деятельности. Документооборот охватывает всю последовательность перемещений документов в аппарате управления, в ходе которых осуществляются операции по приему, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению и отправке документов. Рационально организованный документооборот обеспечивает оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.

    На систему документооборота влияет форма организации делопроизводства – централизованная, децентрализованная или смешанная. Централизованная форма делопроизводства предполагает максимальное сосредоточение операций по обработке документов в службе ДОУ и по возможности полное освобождение структурных подразделений от выполнения делопроизводственных функций (регистрации и учета документов, хранения дел и др.). Децентрализованная форма предполагает, что в структурных подразделениях организации ведется отдельное делопроизводство (прием, обработка, регистрация и др.). Такая форма делопроизводства оправдана только в случае территориальной разобщенности организации, при наличии удаленных от центрального офиса подразделений. При смешанной форме часть делопроизводственных функций выполняет служба ДОУ, часть – подразделения. Характер распределения функций между службой ДОУ и подразделениями может быть разным, чаще всего при смешанной форме делопроизводства часть документов регистрируется, контролируется, формируется в дела и хранится в службе ДОУ (как правило, это документы, поступающие руководству и исходящие от руководства), а часть документов регистрируется, контролируется, исполняется, хранится в структурных подразделениях (как правило, это документы по вопросам, решение которых находится в компетенции подразделений) [22].

   Организация документооборота должна осуществляться в соответствии с определенными правилами (принципами). На мой взгляд, наиболее точно и информативно их излагает Янковая В.Ф., канд. ист. наук, доцент, заместитель директора ВНИИДАД.

    Согласно ее классификации, все документы, которые поступают в организацию, независимо от способа доставки, и документы, которые отправляются из организации (за исключением документов, поступающих и передаваемых по факсу и электронной почте и касающихся исключительно компетенции подразделений), должны обрабатываться в одном подразделении – службе делопроизводства (секретарем).

      В процессе документооборота документы могут возвращаться в инстанцию, через которую они уже проходили, только в том случае, если это обусловлено деловой необходимостью (например, на этапе подписания документа руководителем документ дважды проходит через секретаря руководителя).

    Также необходима организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на резолюцию, так как это позволяет выделить из всей массы документов, поступивших в организацию, те документы, которые в силу своей важности и значимости для организации должны быть рассмотрены руководителем. Остальные документы, минуя руководителя, направляются на рассмотрение заместителям руководителя и в подразделения, если руководители подразделений наделены соответствующей компетенцией.

    Документ, поступивший в службу ДОУ и предназначенный для рассмотрения руководителем или его заместителями, регистрируется в службе ДОУ и, поступая после рассмотрения руководителем в подразделение, повторно там не регистрируется. И, соответственно, документ, непосредственно поступивший в подразделение, регистрируется только в подразделении. Иначе можно сказать, что документ живет в организации под одним регистрационным номером, присвоенным ему в службе ДОУ или в подразделении.

    Руководителю необходимо выносить конкретные резолюции, по возможности точно определяющие исполнителя, поручение, срок исполнения. Кроме того, необходимо устранить необоснованные согласования, делегировать право подписывать документы заместителям руководителя и руководителям структурных подразделений, так как «снижение» уровня подписания документов сокращает маршрут, а, следовательно, и время движения документов в ходе исполнения.

    Так же целесообразно разделить документы, включенные в документооборот организации, на документопотоки. Как правило, выделяется три документопотока: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) и внутренние документы.

    Помимо этого необходимо выделить в массиве поступающих документов так называемые нерегистрируемые документы. У этих документов самый короткий маршрут в организации, они сразу передаются в соответствующие подразделения [23].

   Теперь рассмотрим как это реализуется в ООО «Безопасный город». Форма организации документооборота – централизованная. Это выражается в том, что документы регистрируются, контролируются, формируются в дела и хранятся секретарем.

    Секретарь обрабатывает все документы, образующиеся в деятельности ООО или поступающие извне. О том, что возвратные движения документов исключены, можно говорить уже по тому, что рабочие места секретаря, финансового директора, бухгалтера находятся в одной комнате и данная проблема не актуальна для этой организации.

    Документы в организации регистрируются один раз, а вот перечня нерегистрируемых документов нет и секретарь сама принимает решение, какой документ нужно регистрировать, а какой можно сразу передать руководству.

    Все документы ООО «Безопасный город» можно разделит на три документа потока и представить примерные схемы движения входящего, исходящего и внутреннего документа.

    Входящий документопоток представляют информационно-справочные документы, переписка со сторонними организациями, иногда обращения граждан. Документы, поступающие в организацию, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию в журнале и доставляются исполнителям. На поступивших документах секретарь проставляет в нижнем правом углу отметку о получении документа. Далее секретарь регистрирует и передает документ либо директору (для проставления резолюции), либо конкретному исполнителю, если это указано в документе. После завершения работы над документом (составлен ответный документ, выполнено конкретное поручение), секретарь вносит сведения в регистрационный журнал и исполненный документ подшивается в дело. Примерная схема движения входящего документа – на рисунке 2.

№ п/п

Наименование стадии

Исполнители

Секретарь

Директор

Исполнитель

1

Прием и первичная обработка документа

2

Регистрация

3

Резолюция

4

Внесение сведений из резолюции в регистрационный журнал

5

Доставка исполнителю

6

Контроль за исполнением

7

Подшивка в дело

Исходящий документопоток в ООО «Безопасный город» составляют документы по оформлению заказов, по работе с клиентами, переписка со сторонними организациями.

Документы, исходящие из организации, проходят следующие этапы: составление проекта документа, его согласование, подписание документа директором, регистрация документа, отправка одного экземпляра корреспонденту, подшивка документа в дело. Примерная схема движения исходящего документа представлена на рисунке 3.

№ п/п

Наименование стадии

Исполнители

Секретарь

Директор

Исполнитель

1

Составление проекта документа

2

Согласование документа

3

Доработка проекта документа по замечаниям

4

Перепечатка документа

5

Подписание документа

6

Регистрация

7

Отправка документа

8

Подшивка копии документа в дело

Рисунок 3  Примерная схема движения исходящего документа.

    Внутренний документопоток организации составляют организационные, распорядительные, кадровые документы, а также бухгалтерская документация.

    Этапы прохождения внутренних документов схожи с этапами прохождения исходящих документов за исключением этапа отправки, который отсутствует показаны на рисунке 4.

№ п/п

Наименование стадии

Исполнители

Секретарь

Директор

Бухгалтер

1

Подготовка документа

2

Передача документа

3

Резолюция

4

Подготовка соответствующего документа

5

Согласование документа

6

Подписание документа

7

Подшивка в дело

         Рисунок 4  Примерная схема движения внутреннего документа

    Так же важное место в системе делопроизводства занимает организация системы регистрации документов. Система регистрации зависит от того, кто имеет право подписывать документ и кто из руководства организации может считаться первой инстанцией при рассмотрении входящей корреспонденции [24].

    Исходя из того, что подписывает документы в ООО «Безопасный город» исключительно директор и он же первый рассматривает входящую документацию, применение централизованной однократной регистрации входящих документов полностью оправдано.

    При создании системы регистрации немаловажное значение имеет выбор формы регистрации документов: традиционной (использование журналов или картотек) или автоматизированной (на основе компьютерных технологий). Конечно, не все организации могут позволить себе приобретение специализированной автоматизированной системы, но любая служба делопроизводства может вместо ведения традиционного журнала регистрации входящих и исходящих документов на бумажных носителях, вести электронный журнал (например, в виде таблицы Excel). Кроме того, нужно продумать структуру регистрационного номера документа (прежде всего, входящего и исходящего). Желательно, чтобы регистрационный номер документа состоял не только из порядкового номера документа, но включал также коды, позволяющие проследить движение документа в ходе исполнения или подготовки[25] .

    Учитывая объем документооборота и масштаб нашей организации вводить сложный по структуре регистрационный номер нецелесообразно. В ООО применяется простая нумерация. Регистрация проводится централизованно, секретарем в журналах регистрации, в день получения документа. Однако в ходе личного наблюдения было замечено, что секретарь не редко пропускает этот этап обработки документов. Регистрация проводится «задним числом», сразу несколько документов, накопившихся, например, за неделю.

Регистрация ведется по массивам документов: входящие, исходящие, внутренние. Дополнительно каждый массив делится на более мелкие сегменты. Так, отдельно от иных внутренних документов регистрируются приказы и распоряжения руководства. До исполнителей зарегистрированные документы доводятся в тот же день (день поступления и регистрации).

Очень важный момент в организации документооборота это, конечно, система текущего хранения документов, позволяющая систематизировать исполненные документы и формировать их в дела. И для этого необходимо иметь номенклатуру дел. Номенклатура дел необходима не только для того, чтоб формировать документы в дела, но и если необходимо найти документ за предыдущие годы деятельности организации – сделать это без номенклатуры дел будет весьма проблематично. С этой и другими проблемами сталкиваются организации, не имеющие номенклатуры дел и формирующие дела по принципу удобства в текущей работе без учета взаимосвязей, существующих между разными документами в процессе принятия и исполнения решений, и без учета сроков хранения документов [26].

В ООО «Безопасный город» номенклатуры дел нет. Анализ процедуры формирования дел в организации показал, что заголовки дел формируются стихийно, без четкой связи с тем составом документов, которые в эти дела помещаются. Кроме того, было обнаружено, что исполненные документы помещаются в дела не сразу. Обычно они копятся на столе у секретаря и периодически подшиваются в дело (например, в конце недели). Документы разных сроков хранения, незаверенные копии, дубликаты, проекты документов в дела не подшиваются. Хронологический порядок при формировании документов дел соблюдается, однако листы дел не нумеруются, описи не составляются.

Аналогично обстоит ситуация и со сроковым контролем за исполнением документов. Эта операция обозначена лишь «условно». На деле секретарь нередко пренебрегает этим или относится к этому формально – просто фиксирует факт исполнения или срыва без анализа причин. Контрольная картотека в организации отсутствует. Сроки контроля, как правило, устанавливаются индивидуальные, по усмотрению руководителя и отражаются непосредственно в документах.

Необходимо также отметить, что в организации нет табеля форм документов, утвержденного перечня нерегистрируемых документов и перечня документов, подлежащих утверждению.

Техническое оснащение секретаря можно признать вполне удовлетворительным. Имеются компьютер, принтер, сканер, факс, копировальный аппарат, телефоны, выход в сеть Интернет, электронная почта.

При работе на компьютере секретарь пользуется пакетом программ Microsoft Office (Word, Excel, Access и т.д.). Отправка и получение документов осуществляется секретарем через интернет, отделения почтовой связи, телеграфную связь, факсимильную связь, телефон.

Проведенный анализ показывает, что довольно сложную ситуацию с организацией делопроизводства в ООО «Безопасный город» можно исправить. Для этого необходимо строго регламентировать все делопроизводственные операции начиная с момента получения или издания документа и заканчивая сдачей его на хранение. В связи с этим целесообразно разработать для ООО «Безопасный город» инструкцию по делопроизводству, исполнение которой будет обязательно не только для секретаря, но и для всех сотрудников организации. Это позволит исправить все указанные недостатки, повысить дисциплину в работе с документами и организовать эффективный документооборот.

3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ДОУ В ООО «Безопасный город»

3.1 Значение и необходимость инструкции по делопроизводству

Документ рассматривается сегодня как один из важнейших инструментов управления. От качества содержащейся в документе информации, рационального расположения информационных элементов (реквизитов), грамотной организации документопотоков, как внутри организации, так и за ее пределами, а также других факторов в значительной степени зависит эффективность управления. Не случайно в последние десятилетия вместо традиционного термина «делопроизводство», обозначающего деятельность, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами, все чаще используется термин «документационное обеспечение управления», акцентирующий внимание, прежде всего, на управленческой составляющей документационных работ.

Вопросы документационного обеспечения деятельности отражаются в различных локальных нормативных правовых актах организации — уставе, регламенте (в коллегиальных органах), положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях и др. В организациях могут разрабатываться специальные правовые акты для таких участков работы, которые играют ведущую или достаточно самостоятельную роль в деятельности учреждения. Однако основным нормативным правовым актом, комплексно регламентирующим вопросы организации работы с документами, которым руководствуются все структурные подразделения и работники организации, является инструкция по делопроизводству [27].

Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности, как состава документов, так и технологии их обработки

Но, зачастую, документоведы и делопроизводители в разных коммерческих организациях сталкиваются с важной для всех специалистов в области управления документами проблемой – невысокой «делопроизводственной грамотностью» руководителей и сотрудников многих российский компаний, которые часто имеют слабое представление о роли документов в деловой деятельности организации, а также о правилах делопроизводства и документооборота. Даже при понимании руководством необходимости наладить грамотное управление документами оно весьма скептически относится к разработке и следованию в дальнейшем инструкции по делопроизводству, и первым делом просит показать, какими нормативными актами использование именно таких технологий вменено в обязанность коммерческой организации. Достаточно часто в отношении работы с документами ставится вопрос о необходимости инструкции и возможной ответственности за несоблюдение этого правила.

И действительно, трудно ответить на данные вопросы, поскольку законодательство не регулирует организацию делопроизводства в коммерческих структурах. Особенно непросто ответить на второй вопрос – о рисках и ответственности организации.

Этот привычный для всех внутренний нормативный документ используется во многих коммерческих структурах, но заставить руководство организации разработать и ввести инструкцию по делопроизводству невозможно, поскольку ни один закон или нормативный акт не требует ее наличия в коммерческих организациях. Кроме того, играет роль и то, что в коммерческих организациях доля организационно-распорядительной документации обычно составляет всего лишь 3–4 %, да и тратить силы и средства на разработку многостраничного документа для многих таких организаций – непозволительная роскошь [28].

В такой ситуации Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International советует обратить внимание на стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» [29], разработанный на основе международного стандарта ISO 15489-1:2001. В частности, целый раздел этого стандарта посвящен вопросу о том, кто должен отвечать за работу с документами в организации, а система управления документами рассматривается как элемент системы управления качеством. В данном стандарте роль специалистов ДОУ заключается не в технической работе по обслуживанию делопроизводства в организации, а в выполнении методологической, организационной и контрольной функций. Отдельным пунктом выделена ответственность высшего руководства организации, которое не должно стоять в стороне от вопросов управления документами. Кроме того, в стандарте зафиксировано, что все сотрудники организации также несут ответственность за документы, которые они создают или используют в своей работе. В соответствии с данным стандартом любая организация должна сформулировать и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Инструкция по делопроизводству может способствовать созданию рациональной системы управления документами.

Но есть еще одна часто встречающаяся проблема. Для ведения делопроизводства в крупных организациях создается специализированное структурное подразделение (канцелярия, управление делами, секретариат и др.). В небольших организациях создание службы нерентабельно, поэтому обычно вся работа с документами как административными, так и по личному составу поручается секретарю. Нередко секретарь совмещает функции канцелярии и отдела кадров. Говорить о системе делопроизводства в этом случае не приходится. Система не создана, а обязанности секретаря сводятся к регистрации какой-то части документов и подшивке их в папки, количество которых произвольно. При смене секретаря  вновь принятый работник вносит в работу с документами нововведения, продиктованные не деловой целесообразностью, а собственным опытом.

       Для небольших организаций создание инструкции по делопроизводству весьма актуально, т.к. она позволит не только регламентировать все процедуры по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в пределах организации и закрепить в организации наиболее рациональную технологию делопроизводства. Инструкция позволит  сделать систему работы с документами стабильной, обеспечит соответствие внутренних правил работы с документами требованиям законодательных и правовых нормативных актов, установит ответственность за работу с документами [30].

В крупных организациях общее делопроизводство и кадровое делопроизводство регламентируются отдельными инструкциями. В небольших организациях вполне допустимо объединение двух инструкций в одну, которая может носить название «Инструкция по делопроизводству», а ее содержание будет отражать систему работы, как с административными документами, так и с документами по личному составу.

Хотя в небольших организациях существует необходимость закрепления требований к ведению делопроизводства, зачастую многие идут путем регламентации отдельных правил работы с документами. После обнаружения серьезных ошибок в работе с документами (например, связанных с утратой документов, нарушением их юридической силы и др.) в организации издается приказ (иной распорядительный документ) или разрабатываются правила, памятки, регламенты, в которых устанавливается порядок работы с документами в организации. Такая практика давно зарекомендовала себя как бесперспективная, т.к. со временем эти документы забываются, теряются, и целостную систему работы с документами создать таким образом невозможно. В то же время инструкция по делопроизводству рассматривается как целостный локальный нормативный акт, позволяющий создать комплексную систему работы с документами, наиболее целесообразную для данной организации [31].

      Инструкция по делопроизводству занимает, конечно, совершенно особое место в организации делопроизводства. Строго говоря, пока в организации нет инструкции по делопроизводству, говорить о системе делопроизводства можно лишь с определенной долей условности. Но и начинать работу по созданию системы делопроизводства в организации с разработки инструкции по делопроизводству тоже не совсем правильно, поскольку инструкция должна нормативно закрепить уже отработанные на практике и проверенные практикой правила и приемы работы с документами [32].

Кроме того,  грамотно документировать информацию и эффективно вести работу с документами можно только при нормативной регламентации технологических процессов работы с документами внутри организации. В соответствии с этим можно сделать вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, предприятии, учреждении.

Следует отметить, что в ООО «Безопасный город» также не придавали значения инструкции по делопроизводству. Секретарь и генеральный директор сомневались в том, что для столь небольшой организации необходим такой «большой и серьезный» документ. Однако, изучив представленный материал, директор признал, что если в ООО «Безопасный город» появится инструкция по делопроизводству, которая будет отвечать реальным потребностям организации, а также их возможностям, то это, безусловно, поможет им выйти на качественно новый уровень в организации делопроизводства. Секретарь организации тоже отметила, что для нее инструкция станет существенным подспорьем в ведении делопроизводства. Таким образом, было принято решение разработать для ООО «Безопасный город» персональную инструкцию по делопроизводству.

3.2. Существующие методики разработки инструкции по делопроизводству

Разработка инструкции по ДОУ является функцией службы документационного обеспечения. В организациях, не имеющих службы ДОУ, разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами.

        Разрабатывая инструкцию по делопроизводству следует помнить о том, что она предназначена не только и не столько для служб ДОУ, сколько для работников подразделений организации, работающих с документами [33].

Проанализировав литературу, посвященную разработке инструкции по делопроизводству, можно сделать вывод, что на сегодняшний день существует два подхода (две методики).

        Согласно одной из них, разрабатывается одна, общая, инструкция по делопроизводству, следовать которой должны все без исключения сотрудники организации. Абсолютное большинство изученных мной авторов придерживаются именно этого подхода. В частности, Рыбаков А.Е. [34], Санкина Л.В. [35], Храмцовская Н.А. [36].

Однако существует и иной подход к разработке инструкции, согласно которому в организации должна быть не одна инструкция по делопроизводству, а набор (комплекс) инструкций, каждая из которых ориентирована на определенную категорию работников и учитывает их профессиональные потребности.

Рассмотрим каждую из предложенных методик более подробно.

Согласно самой распространенной методике, начинать разработку инструкции следует со сбора и анализа материала. Разработчики инструкции основываются на нормативных документах, которые регулируют деятельность организации и вопросы работы с документами.

После изучения нормативных документов исследуется документационное обеспечение организации. Необходимо выявить, во-первых, структуру организации и структуру аппарата управления, а также распределение обязанностей между руководством. С этой целью анализируются структура, штатная численность, штатное расписание, приказы о распределении обязанностей между руководством и другие организационно-правовые и распорядительные документы.

Во-вторых, необходимо определить функции организации в целом (на основе устава организации или положения об учреждении, положений о подразделениях, положений о главных и ведущих специалистах), функции отдельных органов управлении (на основе организационно-правовых документов, регламентирующих их деятельность), и функциональные обязанности отдельных работников (на основе должностных инструкций).

Кроме того, необходимо охарактеризовать организацию работы по приему и отправке документов, систему регистрации и учета документов, если она имеется в организации. Это можно сделать с помощью регистрационно-учетных форм: журналов, ручных или автоматизированных картотек.

Проанализировав номенклатуру дел, можно сделать выводы об организации системы хранения документов и дел. Также, требуется определить состав документов (по видам, адресатам, тематике), подшитых в дела организации.

Организация работы исполнителей с документами, порядок использования, учета и хранения печатей, штампов, бланков документов, порядок выдачи их ответственным лицам для работы, порядок уничтожения, организация работы по отправке и получению документов по факсу, порядок использования электронной почты также требуют подробного анализа.

Основные источники сведений об организации работы с документами – это нормативные, методические, информационно-справочные документы. Но данных, полученных из документов, может быть недостаточно, особенно, если в организации не налажена работа с документами. Поэтому после изучения собранного материала целесообразно провести опрос руководителей и работников подразделений, непосредственно отвечающих за работу с документами.

При этом особое внимание необходимо обратить на компетенцию руководителей, виды бланков документов, используемых в организации, виды и разновидности документов, утверждаемых руководителем, заверяемых печатью организации, регистрируемых и нерегистрируемых. Также требуют отдельного анализа вопросы согласования, подписания, регистрации документов.

При разработке инструкции могут использоваться инструкции по делопроизводству других организаций, если они не противоречат положениям законодательства в сфере информации и документации.

Федеральные органы исполнительной власти и территориальные органы федеральных органов исполнительной власти разрабатывают свою инструкцию по ДОУ на основе Методических рекомендаций по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. Иные организации также могут использовать указанные рекомендации в той части, в какой они не противоречат особенностям работы с документами в данной организации.

Следующим этапом в разработке инструкции является определение ее структуры, или рабочего плана инструкции. Состав разделов инструкции, их последовательность, наличие приложений определяются ее разработчиками, но необходимо, чтобы положения инструкции последовательно отражали все стадии работы с документами (от их создания или получения до исполнения, отправки или передачи в архив).

Текст инструкции разбивается на разделы, главы, пункты, подпункты и носит императивный (указующий) характер. В ней должны использоваться четкие формулировки и распорядительные слова. Текст инструкции излагается от третьего лица или в безличной форме.

Инструкция начинается с раздела «Общие положения». В нем указываются цели и причины издания инструкции, документы, на основании которых разработана инструкция, а также документы, которые применяются наряду с инструкцией (например, инструкция по кадровому делопроизводству).

Помимо этого определяется область распространения инструкции (например, документы несекретного характера, документы, имеющие гриф «Для служебного пользования» и т.д.), наименования структурных подразделений и должностных лиц, ответственных за общее руководство делопроизводством в организации, ответственность должностных лиц за соблюдение требований инструкции и др.

Основные разделы инструкции могут содержать главы. Так, в раздел «Подготовка и оформление документов» могут входить главы о правилах подготовки и оформления документов (требования к бланкам документов, оформление реквизитов документов) и о подготовке и оформлении отдельных видов документов.

В разделе «Организация документооборота» необходимо рассмотреть: порядок обработки и прохождения входящих, исходящих и внутренних документов, а также определить порядок учета объема документооборота.

Большое значение для правильной организации работы с документами имеет система регистрации и учета документов, поэтому разделу инструкции «Регистрация документов и построение справочного аппарата», устанавливающему порядок регистрации документов, нужно уделить особое внимание. В инструкции по должно быть четко определено, какие документы регистрируются в службе ДОУ, а какие – в структурных подразделениях. При этом необходимо установить структуру регистрационного номера для различных комплексов регистрируемых документов.

В разделе «Контроль исполнения документов» рассматриваются вопросы организации контроля исполнения и сроки исполнения документов.

Вопросы текущего (оперативного) хранения документов, формирования и оформления дел, передачи дел на архивное хранение включаются в раздел «Хранение документов». В частности, здесь рассматривается составление номенклатуры дел, формирование, оперативное хранение, оформление дел, передача их на архивное хранение, а также организация проведения экспертизы ценности документов.

         В инструкцию по делопроизводству могут включаться и другие разделы (главы), если это необходимо. Например, можно включить раздел «Учет, использование, оформление и хранение документов с грифом ограничения доступа» и др. [37].

         В конкретной организации в зависимости от ее специфики, организационной структуры, процедуры принятия решений, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков обработки документов, применяемых технических средств и средств автоматизации, а также других факторов она может быть дополнена специальными разделами. Например, если в организации действует коллегиальный орган, в инструкцию может быть включен раздел «Документирование работы коллегиального органа». Если организация ведет переписку с зарубежными корреспондентами – раздел «Оформление писем, направляемых за рубеж»; если в организацию поступают обращения граждан – раздел «Организация работы с обращениями граждан» и др. Кроме того, в инструкции могут рассматриваться положения, которые в «классической» инструкции по делопроизводству почти никогда не отражаются – ответственность руководства организации и всех ее сотрудников за работу с документами и их сохранность. В частности, Храмцовская Н.А. советует обратить внимание на стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», разработанный на основе международного стандарта ISO 15489-1:2001 [38]. Целый раздел этого стандарта посвящен вопросу о том, кто должен отвечать за работу с документами в организации. В данном стандарте роль специалистов ДОУ заключается не в технической работе по обслуживанию делопроизводства в организации, а в выполнении методологической, организационной и контрольной функций. Отдельным пунктом выделена ответственность высшего руководства организации, которое не должно стоять в стороне от вопросов управления документами. Кроме того, в стандарте зафиксировано, что все сотрудники организации также несут ответственность за документы, которые они создают или используют в своей работе. Эти положения предлагается практически целиком включить в инструкцию по делопроизводству [39].

Нормативные положения инструкции обычно дополняются приложениями. В приложениях к инструкции можно поместить образцы бланков документов, образцы оформления основных видов документов, перечень нерегистрируемых документов и т.д. Впрочем, наличие приложений не является обязательным, поскольку всю подобную информацию можно изложить непосредственно в тексте инструкции в виде примеров.

Отдельные положения инструкции по ДОУ могут дополняться и конкретизироваться в других инструкциях, правилах, положениях, регламентах, посвященных отдельным направлениям работы с документами.

Подготовленный текст инструкции согласовывается с руководителями структурных подразделений, заместителями руководителя организации. Наибольшее значение в процедуре согласования инструкции придается согласованию с юридической службой, архивом организации или работником, ответственным за архив, бухгалтерией, службой кадров, наиболее важными с точки зрения деятельности организации функциональными подразделениями. После согласования и доработки инструкции по замечаниям ее утверждает руководитель.

Инструкция должна быть доведена до каждого работника организации. Служба ДОУ должна провести обучение работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях, новым правилам работы с документами. На этих занятиях разработчики инструкции разъясняют содержание инструкции, обращая внимание на наиболее важные, принципиальные положения. В дальнейшем задача службы ДОУ – контролировать соблюдение положений инструкции в текущей работе.

Теперь рассмотрим иной подход к разработке инструкции по делопроизводству, который предлагает Янковая В.Ф. Как уже было сказано выше, он заключается в том, что создается не одна инструкция, а несколько. Причем каждая из инструкций предназначена для конкретной категории работников.

В качестве обоснования необходимости подобного деления служит то, что инструкция по делопроизводству даже в крупных компаниях многими сотрудниками, в т. ч. руководителями, фактически игнорируется, нередко под тем предлогом, что у них нет времени читать и изучать документы большого объема, уже не говоря о том, что довольно часто руководители разных уровней считают, что инструкция по делопроизводству предназначена исключительно для работников службы ДОУ.

Также отмечается, что важную роль в ведении делопроизводства в организации, особенно при смешанной форме делопроизводства, играют работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, – секретари, делопроизводители. Но, как правило, эти должности занимают лица, не имеющие специальной подготовки в области документационного обеспечения или, в лучшем случае, получившие начальную подготовку на курсах повышения квалификации [40].

Согласно данному подходу, предполагается, что ни одна категория работников не работает с инструкцией в целом. Работников структурных подразделений интересуют, главным образом, вопросы подготовки документов, процедура их согласования, систематизация документов, организация их хранения и поиска. Специалист структурного подразделения должен знать, что подготовленный им проект документа необходимо завизировать у всех заинтересованных лиц, а затем представить на подпись руководителю, после чего документ должен быть передан в службу документационного обеспечения (секретарю) на регистрацию и отправку (передачу) адресату. Но как должна строиться система регистрации и учета документов, из каких составных частей должен состоять регистрационный номер, какие сведения о документе вводятся в базу данных или регистрационный журнал – эти и другие тонкости обработки документов специалисту структурного подразделения знать не обязательно либо достаточно знать в общих чертах. В то время как именно эти вопросы очень важны для специалистов по документационному обеспечению, потому что непосредственно им приходится выполнять работу по обработке документов, причем в полном объеме, включая ведение базы данных по документам, поиск документов и др.

Руководители структурных подразделений и руководители высшего звена также должны владеть определенным комплексом знаний об организации работы с документами, но для них важны в первую очередь те вопросы, которые непосредственно связаны с процедурой принятия решений и их исполнением.

Таким образом, чтобы повысить исполнительскую дисциплину и персональную ответственность за работу с документами, необходимо разрабатывать новые методы адресной регламентации делопроизводства, ориентированные на конкретную категорию работников организации как потребителей информации нормативного характера.

Из вышесказанного следует, что в инструкции по делопроизводству для специалистов по документационному обеспечению целесообразно отразить  вопросы обработки  поступающих и отправляемых документов, регистрации, организации работы с документами, поступающими и отправляемыми по факсимильной связи и электронной почте, ведение базы данных по документам организации. Также должны быть рассмотрены организация документооборота, контроль исполнения документов, оформление копий документов и выписок из них, номенклатура дел организации, формирование, оформление дел, их подготовка к передаче в архив, учет бланков документов, печатей и штампов.

В инструкции по делопроизводству для работников, ответственных за организацию работы с документами в структурных подразделениях, предлагается указывать порядок поступления документов в структурное подразделение (из службы документационного обеспечения и из других организаций) и порядок отправки документов, порядок регистрации документов, поступивших непосредственно в структурное подразделение и отправляемых из подразделения (при смешанной форме делопроизводства). Немаловажно рассмотреть организацию документооборота структурного подразделения, контроль исполнения документов в структурном подразделении, согласование проектов документов, подготовленных в структурном подразделении, организацию работы с документами, поступающими из других подразделений организации и направляемыми в другие структурные подразделения, формирование дел в структурном подразделении, оформление дел, подготовка дел к передаче в архив.

Инструкция для высшего руководства организации (руководителя организации, заместителей руководителя, главных специалистов, руководителей структурных подразделений) должна отражать порядок рассмотрения поступающих документов (вынесение резолюций), порядок согласования проектов документов, подготовленных в структурных подразделениях, и порядок представления их руководству для принятия решения, порядок принятия решений (подписание и утверждение документов). Также должны включаться вопросы организации работы коллегиальных и совещательных органов, контроль исполнения поручений (со стороны руководства) и порядок приема-передачи документов и дел при смене руководителя.

Инструкция по делопроизводству для специалистов структурных подразделений должна регламентировать подготовку проектов документов, правила составления и оформления документов, порядок согласования проектов документов, ведение аналитической работы по документам, организация поисковой работы по документам, сроки исполнения документов, порядок и условия изменения сроков исполнения документов, порядок приема-передачи документов и дел при увольнении работника.

Специалисты по информационным технологиям, если они действуют как сотрудники подразделения, согласно данному подходу, пользуются инструкцией по делопроизводству, предназначенной для специалистов. Если же они осуществляют внедрение информационных технологий в документационное обеспечение, они должны знать всю технологию создания, обработки, хранения и использования документов в организации, все этапы обработки документов, следовательно, ими должен быть изучен весь комплекс инструктивных документов, о которых говорилось выше.

Поскольку правила составления и оформления документов должны знать не только специалисты структурных подразделений, которым непосредственно приходится заниматься подготовкой документов, но и другие категории работников (специалисты по документационному обеспечению, руководители), предлагается в качестве отдельного документа разрабатывать правила подготовки отдельных видов документов. Предполагается, что это позволит освободить инструкцию по делопроизводству от значительной части материала, относящегося к документированию, а также позволит полно и детально изложить требования к составлению и оформлению различных видов документов (распорядительных документов, организационно-правовых, договорных, информационно-справочных и др.), дополнив эти требования справочными материалами о правилах написания официальных наименований, оформлении таблиц и др.

Возможно подобный подход оправдан для крупных организаций со сложным документооборотом. Для малых и средних форм предпочтительнее использовать традиционный вариант, разрабатывая одну общую инструкцию по делопроизводству, так как количество сотрудников, отвечающих за делопроизводство невелико и готовить для каждого отдельную инструкцию нецелесообразно. Именно по этому при разработке инструкции по делопроизводству для ООО «Безопасный город» был принят во внимание именно «традиционный» вариант разработки инструкции.

Теперь следует отдельно рассмотреть нормативно-правовую базу делопроизводства, на которую необходимо ориентироваться при составлении инструкции.

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации. В Российской Федерации общие принципы организации работы с информацией и документацией определены Федеральным законом  от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»  [41]. В частности, закон устанавливает, что: документирование (т. е. запись информации на материальном носителе по установленным правилам) является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы; документирование осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность РФ.

На основе законодательной базы, затрагивающей различные аспекты ДОУ, разрабатываются локальные (корпоративные) нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления и архивному делу, которые составляют область корпоративного регулирования ДОУ любой организации [42]. Это, в первую очередь, устав организации, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, которые также служат источниками при разработке инструкции по делопроизводству.

Далее, в зависимости от того, какие вопросы рассматриваются в инструкции, может возникнуть необходимость в изучении других источников.

Например, если в документообороте организации достаточно большое место занимают обращения граждан, то это обязательно должно найти отражение в инструкции по делопроизводству. Но, при этом, правила и нормы, отраженные в инструкции не должны противоречить положениям ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Также, если в инструкции рассматриваются правила работы с документами, содержащими государственную тайну или персональные данные, то соответственно, необходимо привести их в соответствие ФЗ «О государственной тайне» и ФЗ «О персональных данных».

Помимо этого, при разработке инструкции следует использовать ГОСТ Р 6.30-2003 [43], ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 [44].

Также необходимо обратить внимание на архивную стадию жизненного цикла документов. Здесь главное место занимает ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», который устанавливает ключевые понятия в сфере архивного дела, принцип разделения Архивного фонда Российской Федерации по формам собственности, запрет на приватизацию, продажу, мену, дарение и совершение иных сделок с архивными документами, находящимися в государственной и муниципальной собственности. Кроме того, он определяет порядок изменения формы собственности (передачи) архивных документов, правовой режим постоянного и временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации. Сюда же следует отнести и перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который определяет состав и сроки хранения документов, образующихся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых организациями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.

До недавнего времени особую роль при разработке инструкции по делопроизводству играла Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536.

        Однако в 2009 году Правительством Российской Федерации были утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Данными Правилами установлен единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Одновременно этим же постановлением Правительства внесены изменения в типовые регламенты федеральных органов исполнительной власти, предусматривающие, что делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в соответствии с новыми Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, а не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. В связи с тем, что Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти теперь не является нормативным документом, на основе которого федеральные органы исполнительной власти разрабатывают свои индивидуальные инструкции по делопроизводству, было принято решение о подготовке Методических рекомендаций. Исполняя это поручение, Росархив приказом от 23.12.2009 № 76 утвердил Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [45] .

Документ предназначен для служб делопроизводства федеральных органов исполнительной власти, специалистов в области документационного обеспечения управления, занимающихся разработкой нормативных документов в области делопроизводства. Учитывая, что у нас в стране мало методической литературы по делопроизводству, можно быть уверенными в том, что Методические рекомендации будут использоваться широким кругом специалистов в области документационного обеспечения.

Методические рекомендации определяют примерную структуру инструкции по делопроизводству, характер и содержание ее разделов. Кроме того, в Методических рекомендациях имеется конкретный материал, который можно включать непосредственно в текст инструкций по делопроизводству (он вынесен в приложения). Можно сказать, что Методические рекомендации представляют собой единую методическую основу разработки инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [46].

Данные рекомендации могут использоваться и коммерческими организациями в том случае, если это не противоречит принятым в организации правилам работы с документами.

3.3. Характеристика инструкции по делопроизводству для ООО «Безопасный город»

Исходя из необходимости регламентации работы с документами в ООО «Безопасный город», в соответствии с потребностями и возможностями организации была разработана инструкция по делопроизводству. Данная инструкция представлена в Приложении А.

Инструкция по делопроизводству (далее – инструкция) для ООО «Безопасный город» состоит из разделов «Общие положения», «Документирование управленческой деятельности», «Требования к подготовке документов и оформлению реквизитов», «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов» и «Организация документооборота».

Раздел 1 инструкции «Общие положения» устанавливает, что руководство и контроль над ведением делопроизводства в организации осуществляет директор ООО «Безопасный город», а ответственность за состояние, правильное ведение делопроизводства и сохранность документов возлагается на секретаря – помощника руководителя (далее – секретарь). Секретарь обеспечивает своевременное и правильное выполнение поручений и распорядительных документов руководства; докладывает директору о ходе выполнения данных им поручений и документов; обеспечивает сохранность сформировавшихся в текущем делопроизводстве документальных материалов до момента сдачи их в архив; обеспечивает правильное и бережное использование средств оргтехники, экономное расходование бумаги; принимает меры к сокращению переписки, не допуская ее по вопросам, которые можно решить путем личных переговоров или по телефону.

Также подчеркивается, что положения инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, изготавливаемыми при помощи печатающих средств электронно-вычислительной техники. Выполнение настоящей инструкции обязательно для каждого работника организации, с её требованиями сотрудники должны быть ознакомлены под роспись.

Раздел «Документирование управленческой деятельности» устанавливает общие требования при работе с документами. Здесь закреплено, что при подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью компьютерных средств, а также качество документов как источника информации и тиражирования на копировальной аппаратуре.

Ведение переписки с предприятиями и организациями по вопросам, связанным с выполнением возложенных на них обязанностей, возлагается на директора. Подготовка и оформление писем осуществляется в соответствии с правилами обработки исходящей корреспонденции. Внесение каких-либо изменений и добавлений в подписанные и утвержденные документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.

Третий раздел инструкции содержит требования к подготовке документов и оформлению реквизитов. В частности, определяются виды бланков, применяемых в организации (общий и бланк письма), шрифт, размер шрифта при составлении документов, формат бумаги для бланка (А4, А5, А3).

Также указаны реквизиты, обязательные для каждого документа, дана их подробная характеристика, правила оформления, приведены примеры.

Изложены правила оформления даты документа. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 30.03.2013. в текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 30 марта 2013 года. При цифровом написании даты не допускается указывать: число или месяц одной цифрой (если день месяца или месяц обозначается одной цифрой, то перед ней проставляется 0), год - двумя цифрами. Индекс документа, согласно инструкции, состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов.

Правила оформления заголовков документов устанавливают, что перед текстом любого документа пишется заголовок, то есть краткое изложение его содержания, отвечающее на вопросы: о ком (о чем)?, кого (чего)?. Заголовок должен состоять из одной фразы и быть максимально коротким (не более 2-3 строк). Заголовок печатают от левого поля через 1 межстрочный интервал, причем каждая строка должна содержать не более 28 печатных знаков. Если заголовок превышает 150 знаков, то его допускается продлевать до границы правого поля. Заголовок печатают строчными буквами без кавычек, не подчеркивают и в конце не проставляют точку. Отсутствие заголовка допускается при оформлении телефонограмм, извещений, а также в документах формата А5.

При составлении текста документа следует помнить, что документы должны быть предельно краткими, четкими, тщательно отредактированными, составленными, как правило, по одному вопросу, объемом не более двух страниц и содержать исчерпывающую информацию, исключающую повторные запросы. Текст документа рекомендуется разделять на две основные части: в первой части указывается повод, основание составления документа, во второй части - предложения, просьбы, решения, распоряжения, выводы. Если документ состоит из одной фразы, то в первой ее части также рекомендуется сообщать основание или причину создания документа, а во второй - решение, распоряжение, просьбу. В отдельных случаях текст документа может содержать одну заключительную часть: приказы – только распорядительную часть, письма - просьбу без пояснения.

В инструкции приведен перечень документов, подлежащих утверждению, и правила утверждения документов: утверждение документов производится двумя способами: грифом утверждения или изданием распорядительного документа, если введение документа требует дополнительных действий и указаний. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа, элементами грифа утверждения являются: слово «УТВЕРЖДАЮ»; должность лица, утвердившего документ; личная подпись и ее расшифровка (указание ФИО); дата утверждения. При утверждении документа приказом или другими распорядительными документами гриф утверждения оформляется по следующей форме: слово «УТВЕРЖДЕНО», наименование документа, наименование организации в творительном падеже, дата и индекс документа.

Согласование документов может быть как внутренним так и внешним. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово «Согласовано», наименование организации и должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, ее расшифровки и даты.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ составлен на простом листе бумаги и сокращенное – на документах, составленных на бланках); личная подпись и ее расшифровка (без скобок, инициалы ставятся перед фамилией и пробел между ними не делается). Документ, как правило, подписывает одно должностное лицо в соответствии с компетенцией, установленной функциональными обязанностями или иным правовым актом. Две и более подписей ставятся в том случае, если за содержание документа несут ответственность несколько лиц (акты, финансовые документы и документы, исходящие от нескольких организаций).

Согласно инструкции на документах должны проставляться отметка об исполнителе и отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Правила оформления этих реквизитов также содержаться в инструкции и являются нововведением для данной организации, т.к. ранее на документах ООО «Безопасный город» отметка об исполнителе отсутствовала.

Кроме того, в данном разделе закреплены правила адресования документов и проставления печати.

Отдельное внимание уделено особенностям оформления документов с помощью средств вычислительной техники, поскольку именно этим способом изготавливаются все документы ООО «Безопасный город». Тексты документов печатаются через 1,5 межстрочных интервала. Новый абзац печатается с отступом 1,25 см от левого поля. При оформлении многостраничных документов вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются арабскими цифрами в низу страницы от центра без каких-либо дополнительных знаков. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через 1,5 межстрочных интервала. Максимальная длина строки многострочных реквизитов – 28 печатных знаков. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами. Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами. Другие реквизиты разделяются между собой двумя-четырьмя межстрочными интервалами. Наименование вида документа: ПРИКАЗ, СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА и т.д. - печатается прописными буквами (не допускается печатать вразрядку) и выделяется полужирным шрифтом. Наименование вида документа А К Т печатается вразрядку.

В организации устанавливается единый порядок оформления документов. Все документы должны иметь установленный состав реквизитов и порядок их оформления в соответствии с инструкцией. Неправильно оформленные документы не имеют юридической силы.

В четвертом разделе приведены особенности подготовки и оформления отдельных видов документов. Правила оформления приказов и деловых писем рассмотрены отдельно, так как эти виды документов являются одними из самых распространенных в организации. Оформление положений, правил и инструкций вызывает наибольшее количество вопросов у сотрудников организации, поэтому в инструкции рассмотрены и эти документы. Оформление служебных, докладных, объяснительных записок также рассмотрено отдельно, так как эти документы чаще составляются сотрудниками, не имеющими специальных знаний в области делопроизводства. Количество документов, поступающих по факсимильной связи и электронной почте, в организации достаточно велико, однако правил работы с подобными документами не существовало. В связи с этим в данном разделе инструкции рассмотрены правила работы с такими документами.

Раздел «Организация документооборота» содержит несколько важных подразделов, таких как порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящих документов; порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов; организация контроля исполнения документов. Также отдельно рассмотрено составление номенклатуры дел, формирование, оформление дел и передача дел в архив, экспертиза ценности документов.

Теперь рассмотрим каждый подраздел подробнее, так как именно здесь содержится наибольшее количество нововведений, предложенных в инструкции по делопроизводству для ООО «Безопасный город».

В первом подразделе «Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящих документов» отражен процесс обработки входящих документов, который и ранее существовал в организации. Однако, как говорилось ранее, секретарь не редко откладывала этап регистрации документов, проводя регистрацию по прошествии нескольких дней с момента получения или издания документа. До этого момента документы, как правило, находились на рабочем месте секретаря, что недопустимо. Теперь в инструкции закреплено, что регистрация входящих документов проводится строго централизованно, секретарем, путем занесения данных в журнал регистрации входящих документов. В Журнал регистрации входящей документации заносится следующая информация: входящий номер/дата, исходящий номер/дата, организация-отправитель, краткое содержание документа, исполнитель, примечания (подпись исполнителя о получении документа и др. информация). На полученных документах в правом нижнем углу лицевой стороны документа проставляется штамп с наименованием ООО «Безопасный город», указанием даты поступления документа и его порядкового входящего номера (с начала года). Адресатам входящие документы передаются только после регистрации. Кроме того, теперь секретарю необходимо заносить в журнал регистрации входящих документов сведения о резолюции руководителя.

Внутренняя документация (докладные записки, заявки и т.д.) поступающая на имя директора регистрируется секретарем в журнале учета внутренней документации. Также здесь содержится перечень документов, не подлежащих регистрации, это: графики, документы по материально-техническому обслуживанию, материалы справочного и информационного характера, отчеты месячные, квартальные и полугодовые, отчеты по формам, рекламные извещения, книги, плакаты, газеты, письма, присланные для сведения (о проведении совещаний, переговоров и т.д.), поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты, проекты планов, расчеты, сообщения о различных заседаниях, совещаниях, чертежи.

Исходящие документы готовятся на бланках для писем ООО «Безопасный город». Внутренние документы составляются на общем бланке.  Данные об исходящих или внутренних документах заносятся в журнал регистрации исходящих документов секретарем. Журнал включает в себя: номер и дату исходящего документа, организация-получатель, краткое содержание документа, примечания. Необходимо отметить, что ранее при регистрации исходящих и внутренних документов секретарь также нарушала порядок регистрации и направления документов в дело. Теперь, согласно инструкции, необходимо копии отправленных документов подшивать в дела в день отправки.

В ООО «Безопасный город» устанавливается контроль за исполнением в указанные сроки документов и поручений руководства. Ставить документы на контроль имеет право директор ООО «Безопасный город». Осуществление контроля за сроками исполнения документов, поступающих на имя директора, возлагается на секретаря. На документы, взятые на контроль, на левом поле у заголовка ставится отметка «Контроль». Вся информация о них заносится в журнал контроля секретарем. В течении установленного срока исполнения, поставленные в резолюции вопросы должны быть полностью решены. Если на документ требуется дать письменный ответ, то документ считается исполненным после отправки ответа по назначению. Направление дополнительных запросов в процессе исполнения документа не дает основания считать вопрос решенным. Об изменении срока исполнения документа, согласованного с директором, необходимо сообщить секретарю, который вносит новый срок в журнал контроля. Для исполнения документов устанавливаются типовые и индивидуальные сроки. Индивидуальный срок может быть определен в тексте документа или установлен  директором организации. При определении срока исполнения необходимо учитывать сложность вопросов, содержащихся в документе. Если в документе или резолюции срок исполнения не указан, документ должен быть исполнен в течение 14 (четырнадцати) дней. Срок исполнения исчисляется в рабочих днях со дня, следующего за днем вынесения резолюции.

Положения инструкции, устанавливающие необходимость срокового контроля и правила постановки документов на контроль, являются для ООО «Безопасный город» новыми, так как ранее сроковый контроль исполнения отсутствовал.

В инструкцию введены правила составления номенклатуры дел. В ООО «Безопасный город» номенклатура дел отсутствует, но разработать этот документ, безусловно, необходимо, так как в организации имеются существенные проблемы с формированием заголовков дел, формированием документов в дела. Также в инструкции приведен примерный образец номенклатуры дел. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация и другие подобные материалы. Заголовки дел в номенклатуре должны кратко, четко и конкретно отражать состав и содержание документов, которые предполагается группировать в дела. Заголовок содержит: наименование вида (видов) документа (распоряжение, протоколы, переписка и т.д.); определение участка работы или опроса деятельности, уточняющие сведения об авторах документа, корреспондентах, подлинности документов и т.д. Если дело содержит переписку, следует указывать – с кем и по какому вопросу она ведется, вид переписки (исходящая, входящая). При формулировании заголовка употребляются термины «дело» и «документы», если в дело включены документы различных видов. Составление заголовков «Разная переписка», «Дело с отчетностью», «Руководящие материалы», «Документы по общим вопросам» и т.п. не допускается. Номенклатура дел на следующий год представляется не позднее 15 декабря текущего года. Ведение дел вне номенклатуры не допускается.

Исполненные документы формируются в дела в строгом соответствии с номенклатурой дел ООО «Безопасный город». В дело, как правило, подшиваются документы одного года, за исключением личных и переходящих на следующий год дел. Если в дело включены документы за разные годы, они разделяются между собой индикаторами-разделителями с указанием года. На обложке дела также следует указать, за какие годы подшиты документы. В дело подшиваются только исполненные документы с отметкой об исполнении и подписью исполнителя, что свидетельствует о завершении работы над документом. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков и копий не допускается. Расположение документов внутри дел производится в прямом хронологическом порядке. Формирование дел и их хранение организуется так, чтобы обеспечивалась возможность их быстрого поиска и использования, а также полная сохранность. Обложка дела должна содержать следующую информацию: название организации – ООО «Безопасный город», номер дела по номенклатуре, состоящий из порядкового номера дела, заголовок дела, год заведения или квартал года, том дела, срок хранения.

Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится секретарем.

Установлено два срока хранения документов: постоянный и временный. Временный делится на кратковременный (менее 10 лет) и долговременный (более 10 лет). В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного хранения. Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела; составление внутренней описи документов; оформление реквизитов обложки дела. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех реквизитов документов.

В ООО «Безопасный город» нет постоянно действующей экспертной комиссии для проведения экспертизы ценности документов. На уничтожение документы отбирает секретарь (иногда совместно с директором), экспертиза проводится нерегулярно, в организации скапливается большое количество потерявших значение документов, которые подлежат уничтожению.

Поэтому в данной инструкции вводятся следующие правила, касающиеся экспертизы ценности. Для организации и проведения работы по экспертизе создается экспертная комиссия (ЭК) ООО «Безопасный город». В состав ЭК включаются директор и секретарь организации. ЭК назначается приказом директора, им же определяется количественный состав комиссии. Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра экспертной комиссией дел, законченных делопроизводством три года назад. После утверждения описей дел долговременного хранения производится отбор документов и дел на уничтожение. Отобранные дела включаются в акт. Акт на уничтожение подписывается председателем и членами ЭК и утверждается директором. Уничтожение документов производится после сдачи-приема дел на архивное хранение. Уничтожение документов, содержащих конфиденциальную информацию, производится измельчением документов в машине для уничтожения бумаг и проводится в присутствии членов ЭК. Работа ЭК проводится ежегодно в первой декаде января. Описи и акты представляются на утверждение директору не позднее 20 января.

Для более полной координации деятельности постоянно действующей экспертной комиссии по проведению экспертизы ценности рекомендуется разработать положение о постоянно действующей экспертной комиссии.

Архивное хранение документов в ООО «Безопасный город» организовано на невысоком уровне. Ответственность за сохранность документов несет секретарь организации. Документы хранятся в шкафах возле рабочего места секретаря. Учитывая отсутствие возможности выделить отдельное свободное помещение для хранения документов, положения инструкции допускают, что дела могут храниться как в рабочем кабинете, так и в специально отведенных для их хранения помещениях, обеспечивающих надежную сохранность документов и защищенных от несанкционированного доступа. Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах или сейфах. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел производится с разрешения директора. Полная проверка наличия дел и документов проводится ежегодно по завершении делопроизводственного года.

В целом можно отметить, что в предложенной инструкции учтены не только все обнаруженные недостатки, но и возможности ООО «Безопасный город». Предложены лишь самые необходимые нормы и правила, соответствующие масштабам организации и объему документооборота. Данная инструкция безусловно поможет более эффективно организовать работу с документами в организации, избежать лишних затрат времени и средств.


                                  ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе исследования бал проведен подробный анализ состояния делопроизводства в ООО «Безопасный город». Удалось выявить, что организации делопроизводства уделялось крайне мало внимания. Даже те немногие операции, выполнением которых должен заниматься секретарь, часто игнорировались. В организации не имелось ни одного документа, регулирующего делопроизводство в организации. Даже генеральный директор признавался, что его этот вопрос не интересует.

Анализ структуры ООО «Безопасный город» показал, что делопроизводство в организации целиком возложено на секретаря. Следовательно, необходимо было изучить его должностную инструкцию, чтобы понять, насколько добросовестно секретарь выполняет свои обязанности. Это помогло выявить, что секретарь недобросовестно относится к выполнению своих должностных обязанностей. Отчасти именно это являлось причиной неудовлетворительной организации делопроизводства.

Анализ состояния делопроизводства помог выявить недостатки в общей технологии обработки документов. Причины этих недостатков, возможно, кроются в недостаточной квалификации секретаря, в отсутствии у нее необходимого образования.

Изначально исследование затруднялось нежеланием сотрудников что-либо менять в организации их ежедневной работы. Это выражалось в том, что секретарь неохотно делилась информацией относительно своей работы. Дополнительные сложности заключались еще и в том, что в организации отсутствуют какие-либо общие принципы ведения документации, которые обычно должны закрепляться, например, в уставе организации или положении. Но, тем не менее, удалось провести достаточно подробный анализ накопившихся проблем и сформулировать основные необходимые нововведения.

Так как на сегодняшний день нигде законодательно не закреплена обязанность организаций разрабатывать инструкцию по делопроизводству, руководителей необходимо убеждать в необходимости этого документа. Грамотно организованный документооборот поможет экономить время и средства, значительно ускорит принятие важных управленческих решений.

Именно благодаря обстоятельному объяснению необходимости инструкции мнение директора организации изменилось. Директор признал, что если в ООО «Безопасный город» появится инструкция по делопроизводству, которая будет отвечать реальным потребностям организации, а также их возможностям, то это, безусловно, поможет им выйти на качественно новый уровень в организации делопроизводства. Секретарь организации тоже отметила, что для нее инструкция станет существенным подспорьем в ведении делопроизводства. Таким образом, было принято решение разработать для ООО «Безопасный город» персональную инструкцию по делопроизводству.

Из существующих подходов к разработке инструкции по делопроизводству был выбран так называемый «традиционный», согласно которому разрабатывается одна инструкция, обязательная для выполнения всеми сотрудниками.

Учитывая тот факт, что в организации фактически отсутствовали какие-либо правила ведения делопроизводства, не было отлаженных процедур обработки документов, четких маршрутов передвижения документов, было принято решение не утверждать инструкцию сразу, так как инструкция должна закреплять уже отработанные на практике приемы.

На сегодняшний день в ООО «Безопасный город» налажена система регистрации. Это выражается в том, что были заведены журналы с новой формой регистрации документов, а секретарь уже не игнорирует эту процедуру, проводя регистрацию своевременно.

Также организован сроковый контроль. Для этого была выбрана журнальная форма, так как объем документации, требующей контроля, невелик. Помимо этого, ведется работа по разработке номенклатуры дел, что позволит систематизировать формирование заголовков дел и в целом упорядочит хранение документов.

В предложенной инструкции были учтены не только все обнаруженные недостатки, но и возможности ООО «Безопасный город». Предложены лишь самые необходимые нормы и правила, соответствующие масштабам организации и объему документооборота. Данная инструкция безусловно поможет более эффективно организовать работу с документами в организации, избежать лишних затрат времени и средств.


                 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ:

    1 Ермоленко В.В. Интеллектуальное обеспечение управленческих решений: учебник/В.В.Ермоленко. Краснодар. 2010. 302 с.

    2 Организационное проектирование системы управления организации: хрестоматия/ сост. В.В.Ермоленко, М.Р.Закарян. Краснодар: Кубанский гос. Ун-т, 2012. 128 с.:ил. 300 экз.

    3 Введение в операционные системы: учеб.-метод. Пособие. Краснодар: Кубанский гос. Ун-т, 2008. 72 с. 100 экз.

    4 Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 2003.

    5 ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 1984, С.4. п. 37.

    6 Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления) Учебник для вузов. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.271 с.

    7 ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

    8 Сапков В.В., Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства. – М.: Академия, 2007.

    9 Арустамов Э.А.  Банковское, таможенное и офисное оборудование. – М.: Маркетинг, 2005.

    10 Соев Е.В. Технические аспекты в делопроизводстве. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.

    11 Ламекин В.Ф. Организационная техника. – М.: 1997. 76 с.

    12 Агеева О.А. Административные системы и офисные технологии. – М.: Просвещение, 1996. 241 с.

    13 Топорков И.В. История развития оргтехники. – М.: Информсервис, 1999.138 с.

    14 Охотчиков К.Г.Информатизация общества: шаги к осуществлению. – М.: Высшая школа, 1999.174 с.

    15 Турьянский А.Г. Эргономика офиса и рабочего места. – М.: Просвещение, 1999.230 с.

    16 Назарова С.В., Компьютерные технологии обработки информации. – М.: Просвещение, 2004.103 с.

    17 Платонов О.А. Техника и бизнес. – М.: Родник, 1998.176 с.

    18 Уфинов С.С. Делопроизводство. – М.: Высшая школа, 2000. 73 с.

    19 Устав Общества с ограниченной ответственностью «Безопасный город»: утв. решением учредителя от 10.02.2008 № 1.(не опубликован).

    20 Должностная инструкция секретаря: утв. приказом генерального директора ООО «Безопасный город» от 15.03.2008 № 11(не опубликована).

    21 Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие. – М.: Инфра-М, 2008.179 с.; Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: учеб. пособие. – 6-е изд., испр. и доп. – М.: Инфра-М, 2006.100 с.

    22 Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие. – М.: Инфра-М, 2008.179 с.

    23 Янковая В.Ф. Азбука делопроизводства [Электронный ресурс]. – URL: http://www.profiz.ru/sr/10_2006/azbuka_deloproizvodstva/

    24 Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие. – М.: Инфра-М, 2008.181 с.

    25 Янковая В.Ф. Азбука делопроизводства (Электронный ресурс). – URL: http://www.profiz.ru/sr/10_2006/azbuka_deloproizvodstva

    26 Янковая В.Ф. Азбука делопроизводства (Электронный ресурс). – URL: http://www.profiz.ru/sr/10_2006/azbuka_deloproizvodstva

    27 Рыбаков А.Е. Инструкция по делопроизводству в организации: назначение, разработка, применение [Электронный ресурс]. – URL: http://otdelkadrov.by/number/2005/1/453/

    28 Храмцовская Н.А. Как бороться с неграмотностью руководителя и сотрудников организации в области управления документами [Электронный ресурс]. – URL: http://www.profiz.ru/sr/10_2008/

    29 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования. – М.: Стандартинформ, 2007.34 с.

     30 Санкина Л.В. Инструкция по делопроизводству в небольшой организации [Электронный ресурс]. – URL: http://www.profiz.ru/sr/8_2008/instrukcia_po_deloproizvo/

    31 Санкина Л.В. Инструкция по делопроизводству в небольшой организации [Электронный ресурс]. URL: http://www.profiz.ru/sr/8_2008/instrukcia_po_deloproizvo/].

    32 Янковая В.Ф. Азбука делопроизводства [Электронный ресурс]. – URL: http://www.profiz.ru/sr/10_2006/azbuka_deloproizvodstva

    33 Янковая В.Ф. Инструкция по ДОУ [Электронный ресурс]. – URL: http://www.profiz.ru/sr/9_2007/instrukciyapoDOU/

    34 Рыбаков А. Инструкция по делопроизводству в организации: разработка, назначение, применение [Электронный ресурс]. – URL: http://www.busel.org/texts/cat5vl/id5awjfel.htm

    35 Санкина Л.В. Инструкция по делопроизводству в небольшой организации [Электронный ресурс]. – URL: http://www.profiz.ru/sr/8_2008/instrukcia_po_deloproizvo/

    36 Храмцовская Н.А. Как бороться с неграмотностью руководителя и сотрудников организации в области управления документами [Электронный ресурс]. – URL: http://www.profiz.ru/sr/10_2008/

    37 Рыбаков А. Инструкция по делопроизводству в организации: разработка, назначение, применение [Электронный ресурс]. – URL: http://www.busel.org/texts/cat5vl/id5awjfel.htm

     38 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования. – М.: Стандартинформ, 2007.34 с.

    39 Храмцовская Н.А. Как бороться с неграмотностью руководителя и сотрудников организации в области управления документами [Электронный ресурс]. – URL: http://www.profiz.ru/sr/10_2008/

    40 ЯнковаяВ.Ф. Инструкция или регламент [Электронный ресурс]. – URL: http://sekretariat.ru/magazine/fascicle9127/rubric58/

    41 Об информации, информационных технологиях и о защите информации : Федер. закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ // Российская газета 2006. 29 июля.

    42 [ Стрельцова Л.А. Методы совершенствования ДОУ: создание корпоративной нормативно-методической базы ДОУ [Электронный ресурс]. – URL: http://www.profiz.ru/sr/6_2008/metody_sovershenstv_DOU/

    43 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: [утв. постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65]. – М.: Изд-во стандартов, 2003.16 с.

    44 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования. – М.: Стандартинформ, 2007.34 с.

    45 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

    46 Янковая В.Ф. О новых правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти [Электронный ресурс]. – URL: http://sekretar-info.ru/magazine-articles/show/35/

                                       ПРИЛОЖЕНИЕ А

Инструкция по делопроизводству ООО «Безопасный город»

1. Общие положения.

1.1. Настоящая инструкция предусматривает:

- единообразие в постановке делопроизводства в Обществе с ограниченной ответственностью «Безопасный город» (далее – ООО «Безопасный город»);

- правильность и своевременное исполнение распорядительных документов и поручений руководства в соответствии с действующим законодательством;

- организацию учета, регистрации, контроля исполнения, обработки и подготовки документов;

- порядок тиражирования документов, их систематизации, подготовки для сдачи в архив, хранения и использования.

1.2. Документы ООО «Безопасный город» являются собственностью организации, включаются в ее имущество.

1.3. Руководство и контроль над ведением делопроизводства в организации осуществляет директор ООО «Безопасный город».

1.4. Ответственность за состояние, правильное ведение делопроизводства и сохранность документов возлагается на секретаря – помощника руководителя (далее – секретарь).

1.5. Секретарь обеспечивает своевременное и правильное выполнение поручений и распорядительных документов руководства; докладывает директору о ходе выполнения данных им поручений и документов; обеспечивает сохранность сформировавшихся в текущем делопроизводстве документальных материалов до момента сдачи их в архив; обеспечивает правильное и бережное использование средств оргтехники, экономное расходование бумаги; принимает меры к сокращению переписки, не допуская ее по вопросам, которые можно решить путем личных переговоров или по телефону.

1.6. Содержание служебных документов не подлежит оглашению. С ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие непосредственное отношение к исполнению этих документов.

1.7. Положения инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, изготавливаемыми при помощи печатающих средств электронно-вычислительной техники.

1.8. Выполнение настоящей инструкции обязательно для каждого работника организации, с её требованиями сотрудники должны быть ознакомлены под роспись.

2. Документирование управленческой деятельности.

2.1. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т. е. в создании управленческих документов. К управленческим документам относятся приказы и другие документы, издаваемые руководством организации. Они готовятся, оформляются и исполняются (используются) в пределах организации.

2.2. Организация ведет переписку с другими организациями, а также с гражданами в пределах своей компетенции. Ведение переписки с предприятиями и организациями по вопросам, связанным с выполнением возложенных на них обязанностей, осуществляет директор. Подготовка и оформление писем осуществляется в соответствии с правилами обработки исходящей корреспонденции. В случае необходимости срочного исполнения текст документа передается по факсу, электронной почте или в виде телефонограммы.

2.3. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью компьютерных средств, а также качество документов как источника информации и тиражирования на копировальной аппаратуре.

2.4. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа и правильном их оформлении. В целях унификации используемых форм документов и эффективного использования средств вычислительной техники при создании документов на предприятии устанавливаются единые правила оформления документов. Указанные правила приведены в главах 3, 4 данной инструкции. Их строгое соблюдение при оформлении документов является обязательным.

2.5. Внесение каких-либо изменений и добавлений в подписанные и утвержденные документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.

3. Требования к подготовке документов и оформлению реквизитов.

    При оформлении документов с помощью средств вычислительной техники используется шрифт Times New Roman № 13, 14 (для подготовки таблиц допускается использовать шрифт № 12).

3.1. Бланки документов.

3.1.1. Документы оформляются на бланках, которые должны иметь установленный комплект обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

    В организации применяются следующие бланки:

    - общий бланк;

    - бланк письма.

3.1.2. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге форматов А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм).

    Допускается использование бумаги формата А3 (297х420 мм) для оформления документов, текстовая часть которых оформлена в виде таблиц и графиков.

3.1.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

    - левое - 20 мм,

    - правое - 10 мм,

    - верхнее - 20 мм,

    - нижнее - 20 мм.

3.1.4. На документах, отправляемых за пределы организации и подписываемых руководством, после наименования организации приводятся справочные данные, включающие почтовый адрес, номера телефонов и факса и другие сведения по усмотрению организации: адрес электронной почты и другие реквизиты. На бланках, используемых для создания внутренних документов, справочные данные об организации не указываются.

3.1.5. Документы ООО «Безопасный город» приобретают юридическую силу только с момента подписания их директором.

3.2. Требования к реквизитам документов.

    Документ должен иметь следующие обязательные реквизиты: наименование организации – автора документа, наименование вида документа (не указывается в письмах), заголовок к тексту, дата, индекс, текст, визы, подпись, отметка об исполнении документа и направлении в дело.

3.2.1. Наименование организации – Общество с ограниченной ответственностью «Безопасный город». Сокращенное название – ООО «Безопасный город».

3.2.2. Наименование вида документа. Наименование вида документа: ПРИКАЗ, СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА и т.д. должно соответствовать его содержанию и перечню применяемых в организации управленческих документов. Наименование вида документа печатается прописными буквами. Наименование вида документа «А К Т» печатается вразрядку.

3.2.3. Дата документа. Датой документа является дата подписания; для документа, принимаемого коллективным органом – дата его принятия; для утверждаемого документа – дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата.

    Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 30.03.2013. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 30 марта 2013 года. При цифровом написании даты не допускается указывать: число или месяц одной цифрой (если день месяца или месяц обозначается одной цифрой, то перед ней проставляется 0), год - двумя цифрами.

3.2.4. Индекс документа. Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов.

3.2.5. Резолюция. В резолюции делаются указания по исполнению документа. В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение дано нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва исполнителей и координации их работы.

3.2.6. Заголовок к тексту документа. Перед текстом любого документа пишется заголовок, то есть краткое изложение его содержания, отвечающее на вопросы: о ком (о чем)?, кого (чего)?. Например: ПРИКАЗ (о чем?) об утверждении инструкции по делопроизводству; А К Т (чего?) приемки-сдачи работ.

    Заголовок должен состоять из одной фразы и быть максимально коротким (не более 2-3 строк). Заголовок печатают от левого поля через 1 межстрочный интервал, причем каждая строка должна содержать не более 28 печатных знаков. Если заголовок превышает 150 знаков, то его допускается продлевать до границы правого поля. Заголовок печатают строчными буквами без кавычек, не подчеркивают и в конце не проставляют точку.

    Отсутствие заголовка допускается при оформлении телефонограмм, извещений, а также в документах формата А5.

3.2.7. Текст документа. Документы должны быть предельно краткими, четкими, тщательно отредактированными, составленными, как правило, по одному вопросу, объемом не более двух страниц и содержать исчерпывающую информацию, исключающую повторные запросы.

    Отчеты, планы и другие документы, охватывающие большой круг взаимосвязанных вопросов, могут быть большего объема, но не должны превышать 7-8 страниц.

    Документы, составленные на основании организационно-правовых и распорядительных документов предприятия, должны содержать ссылки на них: наименование вида документа, дату издания, номер и заголовок к тексту.

    Текст документа рекомендуется разделять на две основные части: в первой части указывается повод, основание составления документа, во второй части - предложения, просьбы, решения, распоряжения, выводы. Если документ состоит из одной фразы, то в первой ее части также рекомендуется сообщать основание или причину создания документа, а во второй - решение, распоряжение, просьбу.

    В отдельных случаях текст документа может содержать одну заключительную часть: приказы – только распорядительную часть, письма - просьбу без пояснения.

    Документы, содержащие информацию по различным вопросам, делятся на разделы (главы, пункты, подпункты). Каждая из этих частей имеет номер, написанный арабскими цифрами, который включает в себя номера составных частей более высоких ступеней. Документы временного срока хранения (до 10 лет) допускается печатать на двух сторонах листа.

3.2.8. Оформление приложений. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме: Приложение на    л. в    экз.

    Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. Пример:

    Приложение:

    1. Штатное расписание на 4л. в 3экз.

    2. Смета расходов на 3л. в 3экз.

    Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. При наличии нескольких приложений, они нумеруются. Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты.

    На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Пример:

    Приложение 1

    к приказу директора

    ООО «Безопасный город»

    10.10.2013 №

3.2.9. Утверждение документа. Утверждение – способ удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу с момента утверждения. Утверждаются, как правило, следующие виды документов:

    - положения о предприятиях, структурных подразделения, соответствующих органах и комиссиях;

    - инструкции;

    - устав предприятия;

    - отчеты и балансы;

    - текущие и перспективные планы;

    - структура и штатное расписание;

    - акты о приеме в эксплуатацию законченных строительством и реконструкцией зданий и сооружений;

    - акты расследований аварий;

    - акты о приеме и передаче дел.

    Утверждение документов производится двумя способами: грифом утверждения или изданием распорядительного документа, если введение документа требует дополнительных действий и указаний.

    Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа, элементами грифа утверждения являются: слово «УТВЕРЖДАЮ»; должность лица, утвердившего документ; личная подпись и ее расшифровка (указание ФИО); дата утверждения.Пример:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Безопасный город»

И.О.Фамилия

«    »                                  20

    При утверждении документа приказом или другими распорядительными документами гриф утверждения оформляется по следующей форме: слово «УТВЕРЖДЕНО», наименование документа, наименование организации в творительном падеже, дата и индекс документа. Пример:

УТВЕРЖДЕНО

приказом директора ООО «Безопасный город»

         от                  20

    В грифе утверждения слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатаются прописными буквами без кавычек и двоеточия.

3.2.10. Согласование документа. При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа.

    Согласование может проводиться как внутри организации, так и за его пределами (внешнее согласование).

    Внешнее согласование в зависимости от содержания документа производится в следующей очередности: со сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы; с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области - экологический, пожарный и т.п.

    Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования; при необходимости указывается должность визирующего. Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в обществе, ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, постановлений и другие акты визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа. Замечания или дополнения излагаются на отдельном листе.

    Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово «Согласовано», наименование организации и должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, ее расшифровки и даты. Пример:

СОГЛАСОВАНО

    Главный бухгалтер

   ООО «Безопасный город»

   И.О.Фамилия

   «      »             20

3.2.11. Подпись документа. Документы, направляемые в вышестоящие органы, сторонним организациям, подписываются директором. Документ, как правило, подписывает одно должностное лицо в соответствии с компетенцией, установленной функциональными обязанностями или иным правовым актом.

    Две и более подписей ставятся в том случае, если за содержание документа несут ответственность несколько лиц (акты, финансовые документы и документы, исходящие от нескольких организаций). Подписи двух должностных лиц проставляются на документах коллегиальных органов.

    Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного или аналитического характера могут подписываться исполнителем в пределах его полномочий.

    В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ составлен на простом листе бумаги и сокращенное – на документах, составленных на бланках); личная подпись и ее расшифровка (без скобок, инициалы ставятся перед фамилией и пробел между ними не делается). Пример:

Директор                                                       И.О.Фамилия

При подписании документов, согласованных комиссией, указываются не должности лиц, составляющих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии. Пример:

    Председатель комиссии        А.Г.Иванов

    Члены комиссии                    Е.К.Петров

                                    И.И.Сидоров

    В том случае, когда документы подписывают несколько должностных лиц, то их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименование должностей разделяются между собой 2 – 3 межстрочными интервалами. Если документ подписывают несколько лиц равных должностей, то их подписи располагаются на одном уровне.

3.2.12. Отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе проставляется от левого поля в нижней части лицевой стороны последнего листа подлинника документа и включает фамилию (инициалы и фамилию) и номер телефона исполнителя без дополнительных пометок «исп.» или «тел.». Допускается использование шрифта № 10-11. Пример:

    С.И. Иванов

    324-70-71

3.2.13. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на первом листе документа в нижней его части, ниже отметки об исполнителе. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать слова: «В дело», индекс дела, в котором будет храниться документ, краткие сведения об исполнении документа, должность исполнителя, его подпись и дату.

3.2.14. Адресование документа. Документы могут адресоваться конкретному должностному или частному лицу. В состав реквизита «Адресат» входит почтовый адрес, который включает почтовый индекс, город, область, улицу, номер дома. Пример:

    Редакция журнала «Новый Мир»

   123456, Москва, Малый Путниковый пер., ½

    Если документ адресуется руководителю организации, учреждения, предприятия или его заместителю, то наименование организации может входить в состав наименования должности адресата. Пример:

    Генеральному директору ООО «Маршрут» Петрову А.Ф.

    320045, г. Москва, ул. Карасева, 77а

    Если документ адресуется частному лицу (например, ответ на жалобу), то сначала пишется почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы. Пример:

    123456, г.Тула, ул.Советская, д.8, кв.99

    Петрову В.С.

    Документ не должен содержать более четырех адресов, в противном случае составляется список рассылки, на каждом документе указывается только один адрес. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется.

3.2.15. Проставление печати. Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Печать следует проставлять на поле реквизита «Подпись» таким образом, чтобы она ложилась на часть слов наименования должности лица, подписавшего документ.

    Печать ставится на документах, где воспроизведение ее оттиска предусматривается нормативным актом (трудовые книжки, титульные листы и т.д.).

3.2.16. Особенности оформления документов с помощью средств вычислительной техники. Текст документа печатается на персональном компьютере шрифтом Times New Roman № 14 и выравнивается по ширине.

    Тексты документов печатаются через 1,5 межстрочных интервала. Новый абзац печатается с отступом 1,3 см от левого поля.

    При оформлении документов объемом свыше 10 страниц допускается использовать вторую сторону листа. При печатании текста на обороте поле для подшивки размером 25 мм оставляется справа.

    При оформлении многостраничных документов вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются арабскими цифрами в низу страницы от центра без каких-либо дополнительных знаков.

    При оформлении документов на бланках формата А5(148х210), а также отдельных многостраничных документов (инструкций, положений, правил), допускается использовать печатание текста через 1 межстрочный интервал.

    Отдельные виды внутренних документов (заявление, объяснительная записка) допускается писать от руки.

    Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через 1,5 межстрочных интервала. Максимальная длина строки многострочных реквизитов – 28 печатных знаков.

    Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

    Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами.

    Другие реквизиты разделяются между собой двумя-четырьмя межстрочными интервалами.

    Наименование вида документа: ПРИКАЗ, СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА и т.д. - печатается прописными буквами (не допускается печатать вразрядку) и выделяется полужирным шрифтом. Наименование вида документа А К Т печатается вразрядку.

4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.

    В организации устанавливается единый порядок оформления документов. Все документы должны иметь установленный состав реквизитов и порядок их оформления в соответствии настоящей Инструкцией. Неправильно оформленные документы не имеют юридической силы.

4.1. Приказ.

    Приказы относятся к распорядительным документам и фиксируют решения руководства, имеющие нормативный характер, а также решения, относящиеся к оперативным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации. Приказы подписывает директор, а в случае его отсутствия – должностное лицо, исполняющее его обязанности. Порядок подписания приказов устанавливает директор организации.

    4.1.1. Проекты приказов, подписываемых руководством предприятия, разрабатываются секретарем по поручению руководства.

    4.1.2. Проекты приказов визируются исполнителем, иными заинтересованными должностными лицами. Возражения по проекту приказа, возникающие при визировании, излагаются на отдельном листе, который прилагается к проекту.

    4.1.3. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности и по личному составу нумеруются отдельно.

    4.1.4. Приказы печатаются на общем бланке предприятия и содержат следующие реквизиты:

    - Дата и номер; дата записывается цифровым способом; номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа. Датой приказа, распоряжения, указания является дата его подписания. При подготовке проекта печатают только обозначение месяца и года, а число вписывают при подписании. Номер проставляется при регистрации приказа.

   - Место издания «г. Краснодар».

    - Заголовок к тексту, который должен кратко и точно отражать содержание текста приказа.

    - Текст приказа, который, как правило, состоит из 2-х частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть содержит краткое изложение целей и задач, фактов, событий, послуживших основанием для издания приказа, и может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение», «согласно (чему?)» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок. Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами на отдельной строке от левого поля, и отделяется от предшествующего и последующего текста 2-мя межстрочными интервалами. После этих слов ставится двоеточие. Распорядительная часть содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Если предполагается несколько исполнителей или выполнение различных по характеру действий, текст распорядительной части делится на пункты и подпункты. Пункт, включающий описание действия, начинается с глагола в неопределенной форме. Если задание предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт начинается с указания должности, фамилии и инициалов этого исполнителя (инициалы проставляются после фамилии) в дательном падеже. Срок исполнения поручения указывается на отдельной строке в соответствии с правилами написания дат. В последнем пункте распорядительной части указывается должность, фамилия, инициалы должностного лица, на которого возлагается контроль за исполнением приказа.

    - Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа и включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

4.1.5. Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к основному документу. Страницы приказа и приложения нумеруются как единый документ.

4.1.6. Порядок подготовки и оформления распорядительных документов, издаваемых на принципах коллегиальности: решений, постановлений - аналогичен порядку подготовки и оформления приказов.

    В этом случае наименование вида документа – ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РЕШЕНИЕ; распорядительная часть начинается словами РЕШИЛ, ПОСТАНОВЛЯЕТ и изложение текста ведется от третьего лица единственного числа.

4.2. Положение, правила, инструкция.

4.2.1. Положение, правила, инструкции относятся к организационно-правовым документам и имеют следующие особенности:

    - положение устанавливает системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции организации;

    - правила устанавливают нормы и требования, обязательные для исполнения;

    - инструкция регламентирует порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и нормативных актов.

    Перечисленные документы относятся к документам длительного пользования и применяются до тех пор, пока не будут утверждены новые, заменяющие их документы.

4.2.2. Положение, правила, инструкция оформляются на общем бланке (допускается изготовление титульного листа) и имеют следующие реквизиты:

    - Наименование вида документа – ПОЛОЖЕНИЕ, ПРАВИЛА, ИНСТРУКЦИЯ, ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ, которое печатается прописными буквами от левого поля.

    - Дата, регистрационный номер.

    - Заголовок к тексту, причем заголовок к тексту положения отвечает на вопрос: «О чем?», правил – на вопрос: «Чего?», инструкции - на вопрос «Кому, по чему?».

    - Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа, в нем используются слова: должен, следует, необходимо, запрещается, не допускается. Текст может делиться на разделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Разделы должны иметь названия. Заголовки разделов печатают строчными буквами, кроме первой прописной, от левого поля и ставят точку. Расстояние между заголовком раздела и последующим текстом – 2 межстрочных интервала.

    - Гриф утверждения.

    - Подпись директора.

    Должностная инструкция, помимо перечисленных реквизитов, содержит также:

    - Слова «С инструкцией ознакомлен», которые печатаются от левого поля строчными буквами, кроме первой прописной, ниже подписи  директора.

    - Подпись сотрудника, которая оформляется после слов «С инструкцией ознакомлен». При оформлении подписей на документе указывается наименование должности, личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

4.3. Деловое письмо.

    Деловое письмо - это обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения организации с другими организациями, а также с частными лицами.

    4.3.1. По содержанию и назначению письма подразделяются на инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, рекламные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и т.д.

    4.3.2. Письмо состоит из следующих основных частей: обращение, вступление, основное содержание, заключение. Обращаться к адресату следует по имени-отчеству: Уважаемый Сергей Федорович! Обращение начинается от левого поля и в конце его ставится восклицательный знак.

    Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причину его написания. Основное содержание составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, просьб, отказов, требований, напоминаний и начинается словами:

    - просим (письмо-просьба или запрос),

    - высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо),

    - сообщаем (информационное письмо).

    Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости (С уважением), которая печатается с абзаца и завершается запятой.

    Подпись должностного лица отделяется от текста письма 2-мя межстрочными интервалами.

    С уважением,

    Генеральный директор                      И.И. Иванов

    В случае если в обращении не пишется слово «Уважаемый», то и формула вежливости в конце опускается.

4.3.3. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. При необходимости обратиться в организацию по нескольким различным вопросам рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

4.3.4. Текст излагается от первого лица множественного числа. Допускается изложение от первого лица единственного числа, если письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату. Текст письма не должен превышать двух страниц.

4.3.5. Проект письма составляется секретарем. Проект письма включает в себя следующие реквизиты: адресат, фамилия, имя и отчество должностного (частного) лица, заголовок к письму (о чем?), текст письма. Необходимо также описать дальнейшие действия по отправке письма (номер телефона, факса, способ отправки, контактное лицо).

4.4. Служебная, докладная, объяснительная записки, справка.

4.4.1. Служебная записка - документ, адресованный директору, содержащий изложение какого-либо вопроса, выводы, предложения, запросы.

    Докладная записка – документ, адресованный директору и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе и т.д.

    Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

    Указанные документы относятся к информационным и оформляются на листе бумаги формата А4 с воспроизведением краткого наименования автора, наименования вида документа (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА), даты составления и номера, адресата, заголовка к тексту и текста, подписи.

    Используется угловой вариант расположения реквизитов на бланке. Докладную и объяснительную записки, заявление допускается писать от руки.

4.4.2. Справки выдаются, как правило, для предоставления в сторонние организации в целях подтверждения каких-либо фактов, касающихся сотрудников организации. Не допускается начинать текст справки словами: настоящая справка выдана в том, что….

4.5. Телефонограммы, факсимильная связь, электронная почта.

4.5.1. Для оперативного решения служебных вопросов допускается передача телефонограмм. В тексте телефонограммы не должно быть труднопроизносимых слов, словосочетаний и речевых оборотов. Исходящие телефонограммы составляются в одном экземпляре, регистрируются как исходящая корреспонденция. На телефонограмме отмечается время передачи, должность, фамилия лица, передавшего телефонограмму, и лица, принявшего ее. После этого телефонограмма подшивается в дело.

    Входящая телефонограмма оформляется на отдельном листе бумаги. При приеме телефонограммы указывается наименование заявителя, точное время приема, должность и фамилия лица, передавшего телефонограмму, номер телефона, откуда передана, а также должность и фамилия лица, принявшего телефонограмму.

    Входящие телефонограммы регистрируются и хранятся как обычная входящая корреспонденция.

4.5.2. Передача корреспонденции по факсимильной связи и электронной почте осуществляется в рабочем порядке сотрудниками предприятия или секретарем. Оригиналы документов, переданных по факсимильной связи, регистрируются подшиваются в дело согласно настоящей инструкции.

    Полученные по факсимильной связи и электронной почте документы в адрес предприятия или его руководства в тот же день передаются на рассмотрение директору и регистрируется секретарем после его резолюции.

5. Организация документооборота.

5.1. Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящих документов.

5.1.1. Прием входящей корреспонденции осуществляется секретарем. При этом проверяется правильность доставки, наличие приложений, наличие обязательных реквизитов (координаты отправителя, текс, подпись отправителя с расшифровкой – указанием Ф.И.О.). Вся корреспонденция вскрывается, кроме корреспонденции с пометкой «лично», которая вручается адресату в конверте. Документация, поступающая на имя директора, передается ему лично.

5.1.2. Регистрация входящих документов осуществляется централизованно секретарем, путем занесения данных в журнал регистрации входящих документов. Список нерегистрируемых документов:

    1. Графики;

    2. Документы по материально-техническому обслуживанию;

    3. Материалы справочного и информационного характера;

    4. Отчеты месячные, квартальные и полугодовые;

    5. Отчеты по формам, рекламные извещения, книги, плакаты, газеты.

    6. Письма, присланные для сведения (о проведении совещаний, переговоров и т.д.);

    7. Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты;

    8. Проекты планов;

    9. Расчеты;

    10. Сообщения о различных заседаниях, совещаниях;

    11. Технические условия;

    12. Чертежи.

    Регистрация документов, поступивших на имя директора, производится однократно секретарем.

5.1.3. В Журнал регистрации входящей документации заносится следующая информация: входящий номер/дата, исходящий номер/дата, организация-отправитель, краткое содержание документа, исполнитель, примечания (подпись исполнителя о получении документа и др. информация).

5.1.4. На полученных документах в правом нижнем углу лицевой стороны документа проставляется штамп с наименованием ООО «Безопасный город», указанием даты поступления документа и его порядкового входящего номера (с начала года).

5.1.5. Если к поступившему документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка. Пример: «Вх. № 243 + приложение на 2л.».

5.1.6. После регистрации входящие документы передаются адресатам. Если получено письмо-ответ, находится инициативное письмо (копия) и прикрепляется к нему.

5.1.7. Документы, поступившие на имя директора, передаются секретарем ему на рассмотрение.

5.1.8. В ходе рассмотрения документов директор проставляет на них резолюцию, содержание которой (исполнитель, поручение, срок исполнения) заносится секретарем в журнал регистрации входящих документов. Затем документ передается исполнителю под роспись.

5.1.9. Не позднее указанного в резолюции срока исполнитель обязан предоставить секретарю информацию об исполнении документа с указанием даты исполнения. В случае составления ответного документа сообщается дата, номер документа и номер дела, в которое он подшит.

5.1.10. На первом листе исполненного документа в левом нижнем углу исполнитель делает отметку «В дело» и отметку о том, когда и как решен вопрос, заверяет подписью, ставит дату и подшивает в соответствующее дело.

5.1.11. Исполненные документы и копии писем-ответов должны подшиваться в дела не позднее следующего дня после исполнения или отправки ответа.

5.1.12. Внутренняя документация (докладные записки, заявки и т.д.) поступающая на имя директора регистрируется секретарем в журнале учета внутренней документации. Сотрудникам ООО «Безопасный город» следует не допускать переписки по вопросам, которые могут быть решены путем личного общения или по телефону.

5.2. Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.

5.2.1. Исходящие документы готовятся на бланках для писем ООО «Безопасный город». Служебные письма должны быть написаны кратко, ясно, обоснованно. Формулировки в письмах не должны допускать различных толкований.

    Внутренние документы составляются на общем бланке. Документы, как правило, должны составляться только по одному вопросу, что обеспечивает более оперативное их рассмотрение получателем.

5.2.2. Внесение в подлинник документа после его подписания каких-либо добавлений или изменений может производиться только лицом, подписавшим его.

5.2.3. При составлении письма-ответа обязательно заполняется реквизит «На №    от            » с указанием даты и номера инициативного письма (письма-запроса). В левом нижнем углу указывается фамилия и номер телефона исполнителя (при отсутствии места на лицевой стороне они указываются на обороте листа).

5.2.4. Для писем, содержащих более 8 строк текста, обязательным реквизитом является заголовок, который начинается с предлога «О» и содержит краткое резюме документа. Например: «О направлении технической документации».

5.2.5. Документ не должен содержать более 4 адресатов. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список на их рассылку и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес. Слово «копия» перед 2, 3, 4 адресатом не проставляется.

5.2.6. После проверки правильности оформления исходящих или внутренних документов, секретарь передает их на подпись директору или его заместителю.

5.2.7. После подписания проставляется исходящий или внутренний номер документа.

5.2.8. Данные об исходящих или внутренних документах заносятся в журнал регистрации исходящих документов секретарем. Журнал включает в себя: номер и дату исходящего документа, организация-получатель, краткое содержание документа, примечания.

5.2.9. Копии отправленных документов в день отправки подшиваются в дела. Если отправленный документ является ответом, на инициативном документе должна быть проставлена отметка об исполнении, содержащая следующее: «В дело №      . Отправлено письмо от                                  . Подпись исполнителя, дата».

5.3. Организация контроля исполнения документов.

5.3.1. В ООО «Безопасный город» устанавливается контроль за исполнением в указанные сроки документов и поручений руководства. Ставить документы на контроль имеет право директор ООО «Безопасный город».

5.3.2. Осуществление контроля за сроками исполнения документов, поступающих на имя директора, возлагается на секретаря.

5.3.3. На документы, взятые на контроль, на левом поле у заголовка ставится отметка «Контроль». Вся информация о них заносится в базу данных (журнал контроля) секретарем.

5.3.4. Задание снимается с контроля только с указания директора.

5.3.5. В течении установленного срока исполнения, поставленные в резолюции вопросы должны быть полностью решены. Если на документ требуется дать письменный ответ, то документ считается исполненным после отправки ответа по назначению. Направление дополнительных запросов в процессе исполнения документа не дает основания считать вопрос решенным.

5.3.6. Сведения об исполнении контрольного задания должны передаваться секретарю не позднее установленной даты исполнения для внесения информации в журнал контроля и снятия документа с контроля.

5.3.7. Если документ не исполнен в срок, то исполнитель обязан до истечения контрольно срока предоставить информацию о причине задержки. Ответственность за неисполнение документа несет исполнитель.

5.3.8. Об изменении срока исполнения документа, согласованного с директором, необходимо сообщить секретарю, который вносит новый срок в журнал контроля.

5.3.9. Для исполнения документов устанавливаются типовые и индивидуальные сроки. Индивидуальный срок может быть определен в тексте документа или установлен  директором организации. При определении срока исполнения необходимо учитывать сложность вопросов, содержащихся в документе.

    Если в документе или резолюции срок исполнения не указан, документ должен быть исполнен в течение 14 (четырнадцати) дней. Срок исполнения исчисляется в рабочих днях со дня, следующего за днем вынесения резолюции.

5.3.10. В тех случаях, когда подготовка документа поручается нескольким исполнителям, виза или замечания соисполнителей даются в течении одного рабочего дня после получения подготовленного проекта документа от основного исполнителя.

5.4. Составление номенклатуры дел.

5.4.1. Номенклатура дел – это систематизированный список наименований дел, образующихся в делопроизводстве ООО «Безопасный город». Утверждает номенклатуру дел директор.

5.4.2. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация и другие подобные материалы.

5.4.3. Заголовки дел в номенклатуре должны кратко, четко и конкретно отражать состав и содержание документов, которые предполагается группировать в дела. Заголовок содержит: наименование вида (видов) документа (распоряжение, протоколы, переписка и т.д.); определение участка работы или опроса деятельности, уточняющие сведения об авторах документа, корреспондентах, подлинности документов и т.д.

    Если дело содержит переписку, следует указывать – с кем и по какому вопросу она ведется, вид переписки (исходящая, входящая).

    При формулировании заголовка употребляются термины «дело» и «документы», если в дело включены документы различных видов.

5.4.4. Составление заголовков «Разная переписка», «Дело с отчетностью», «Руководящие материалы», «Документы по общим вопросам» и т.п. не допускается.

5.4.5. Образец номенклатуры дел:

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во дел (томов)

Срок хранения

Примечание

5.4.6. Номенклатура дел на следующий год представляется не позднее 15 декабря текущего года. Ведение дел вне номенклатуры не допускается.

5.5. Формирование дел.

5.5.1. Исполненные документы формируются в дела в строгом соответствии с номенклатурой дел ООО «Безопасный город».

5.5.2. В дело, как правило, подшиваются документы одного года, за исключением личных и переходящих на следующий год дел. Если в дело включены документы за разные годы, они разделяются между собой индикаторами-разделителями с указанием года. На обложке дела также следует указать, за какие годы подшиты документы.

5.5.3. В дело подшиваются только исполненные документы с отметкой об исполнении и подписью исполнителя, что свидетельствует о завершении работы над документом.

5.5.4. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков и копий не допускается. Расположение документов внутри дел производится в прямом хронологическом порядке.

5.5.5. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами и являющиеся приложениями к ним, группируются вместе с указанными документами. Если они утверждены в качестве самостоятельных документов, их группируют в самостоятельные дела.

5.5.6. Приказы по личному составу и кадровые группируются отдельно от приказов по основной деятельности.

5.5.7. Формирование дел и их хранение организуется так, чтобы обеспечивалась возможность их быстрого поиска и использования, а также полная сохранность.

5.5.8. Обложка дела должна содержать следующую информацию:

    - название организации – ООО «Безопасный город»;

    - номер дела по номенклатуре, состоящий из порядкового номера дела;

    - заголовок дела;

    - год заведения или квартал года;

    - том дела;

    - срок хранения.

5.6. Оформление дел.

5.6.1. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится секретарем.

5.6.2. Установлено два срока хранения документов: постоянный и временный. Временный делится на кратковременный (менее 10 лет) и долговременный (более 10 лет). В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

    Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного хранения. Полное оформление дел предусматривает:

    - подшивку или переплет дела;

    - нумерацию листов в деле;

    - составление заверительной надписи дела;

    - составление внутренней описи документов;

    - оформление реквизитов обложки дела.

    Внутренняя опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы и документы ограниченного доступа, и помещается в начале дела.

    Все листы документов, включенных в дело, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи (листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов дела), нумеруются арабскими цифрами валовой нумерации в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Нумерация производится простым графическим карандашом. В случае пропуска при нумерации некоторых листов на них проставляют литерные номера, т.е. номер предыдущего листа с буквами а, б, в, и т.д.

    Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) хранения: их допускается хранить в скоросшивателях, не производить пересистематизации документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

5.6.3. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех реквизитов документов.

5.7. Экспертиза ценности документов.

5.7.1. Под экспертизой ценности документов понимается определение значения документов в целях отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

5.7.2. Для организации и проведения работы по экспертизе создается экспертная комиссия (ЭК) ООО «Безопасный город». В состав ЭК включаются директор и секретарь организации. ЭК назначается приказом директора, им же определяется количественный состав комиссии.

5.7.3. Если в процессе отбора документов на хранение обнаружится недостача отдельных документов, должны быть приняты меры по их розыску.

5.7.4. Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра экспертной комиссией дел, законченных делопроизводством три года назад. Дела, отобранные в результате экспертизы на долговременное или постоянное хранение, вносятся в опись и передаются в архив.

5.7.5. После утверждения описей дел долговременного хранения производится отбор документов и дел на уничтожение. Отобранные дела включаются в акт.

5.7.6. Акт на уничтожение подписывается председателем и членами ЭК и утверждается директором.

5.7.7. Дела, подготовленные для архивного хранения, должны иметь заголовки, пронумерованные листы, прямой хронологический порядок расположения документов в деле, заверительный лист с указанием количества листов.

5.7.8. Уничтожение документов производится после сдачи-приема дел на архивное хранение. Уничтожение документов, содержащих конфиденциальную информацию, производится измельчением документов в машине для уничтожения бумаг и проводится в присутствии членов ЭК.

5.7.9. Работа ЭК проводится ежегодно в первой декаде января. Описи и акты представляются на утверждение директору не позднее 20 января.

5.8. Передача дел в архив.

5.8.1. Ответственность за сохранность документов несет секретарь.

5.8.2. Дела могут храниться как в рабочем кабинете, так и в специально отведенных для их хранения помещениях, обеспечивающих надежную сохранность документов и защищенных от несанкционированного доступа. Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах или сейфах. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел производится с разрешения директора.

5.8.3. В течение делопроизводственного года на выданные по служебной необходимости дела заполняется карточка-заместитель дела. В ней указывается отдел, номер дела, дата выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении исполнителем и приеме дела на текущее хранение. Форма карточки-заместителя дела:

Дело №

Кол-во листов

Дата выдачи

Кому выдано

Расписка в получении

Дата возвращения

Расписка в приеме

5.8.4. Полная проверка наличия дел и документов проводится ежегодно по завершении делопроизводственного года.

Директор                                                                                           И.О.Фамилия

Подпись

PAGE   \* MERGEFORMAT2


Допустить к защите в ГАК

«03» декабря 2013г.

 Заведующий кафедрой,  

канд техн. наук, доцент                  В.В. Ермоленко

Законы Российской Федерации

Нормативные акты федеральных органов исполнительной власти

Указы Президента и постановления Правительства РФ

Нормативная документация по организации делопроизводства

Нормативно-методические документы организаций,предприятий,местных органов исполнительной власти

Нормативная документация по организации архивного хранения документов

Нормативная документация на соответствие которой оформляются документы

Генеральный директор

Секретарь

Финансовый директор

Заместитель директора

Рабочие

Главный бухгалтер

Менеджеры


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

50372. Определение моментов инерции твёрдых тел с помощью крутильного маятника. Методические указания 218.5 KB
  Конструкция рамки 7 позволяет закреплять в ней различные тела из набора, прилагаемого к установке. тела крепятся при помощи подвижной планки, перемещающейся по вертикальным сторонам рамки. Планка фиксируется в нужном положении путем затягивания гаек на расположенных на планке зажимах втулках.