93327

Проектирование организационных систем

Лекция

Менеджмент, консалтинг и предпринимательство

Показатели организационной структуры управления. Эффективность организационной структуры должна оцениваться на стадии проектирования при анализе структур управления действующих организаций для планирования и осуществления мероприятий по совершенствованию управления.

Русский

2015-08-29

79.5 KB

0 чел.

Тема 10. Проектирование  организационных систем.

План:

1. Эффективность организационных преобразований

2. Показатели организационной структуры управления

1. Эффективность организационных преобразований

Глобальные и радикальные изменения, происходящие в политической, экономической, социальной и любой иной сфере каждой страны непосредственно связаны со значительным усилением роли организационного фактора. Любые совершающиеся в мире многообразные совершенствования как модернизация, реконструкция, техническое перевооружение и другие инновационные нововведения находят свое воплощение в построении новых организационных объектов, систем и процессов.

Осуществление всех этих нововведений и изменений является непосредственным результатом проектной деятельности по созданию конкретных организационных объектов. С позиции теории организации такая деятельность представляет собой многоступенчатый процесс, характеризующий организационное проектирование.

Термин «проект» происходит от латинского «projectus», т. е. буквально «брошенный вперед». Проектирование как понятие представляет собой процесс создания будущей модели материального объекта или в виде описания, моделирования, а также проектирования трудовых, экологических, социальных психологических генетических и других процессов в форме проекта. Естественно, сюда включается конструирование техники и технологий.

В технической литературе и литературе по строительству вопросы проектирования рассматриваются в рамках конкретной науки, отрасли, производства или группы объектов какой то деятельности. В толковании этого понятия с позиции теории организации проектирование рассматривается как подготовительный организующий процесс создания будущего объекта.

В исследовании и проектировании общественных и социальных организационных образований проявляется характерная для этих процессов особенность: структура целостных образований и структура их составляющих компонентов оказываются подобными, т. е. имеют аналогичное строение, или как говорят, являются изоморфными. Эта важная особенность формирования целостных образований обусловлена общностью законов и принципов их построения, т. е. их организацией. Именно поэтому реализация нововведений при образовании и преобразовании организационных систем оказывается немыслимой без организационного проектирования.

Задачей теории организации в решении этой проблемы является формулирование общих формализованных принципов, совокупность которых и образует содержание организационного проектирования. Организационное проектирование можно рассматривать в двух аспектах: как функцию организации и как метод организации целостных структурных образований.

В первом понимании организационное проектирование представляет собой процесс разработки структурных составляющих и их взаимосвязей в моделируемой системе, при реализации которых целостное образование имело бы устойчивость, надежность и экономичность при функционировании. С позиции статического состояния организационных систем устанавливаются необходимые пропорции между ее элементами, их размещение в пространстве и во времени. В динамическом представлении организационное проектирование предусматривает разработку функциональных процессов систем, характер их связей внутри систем и с внешней средой, в их развитии.

Во втором аспекте, проектирование выступает как научно-практический метод применения законов теории организации и принципов интеграции компонентов в целостное образование. Изоморфизм, проявляющийся в построении организационных систем, обусловливает методологическое единообразие структуризации процесса проектирования, выражающееся в образовании характерных для организационных систем любых сфер применения этапов проектирования, их содержание и последовательность реализации.

Организационный процесс проектирования - это процесс многосторонний и многостадийный, базирующийся на системном подходе к созданию рационального, экономичного прообраза будущего организационного объекта.

Системный подход ориентирует разработчиков на использование общих универсальных законов и принципов теории организации. В этом процессе исходным положением организационного проектирования выступает совокупность целей и задач создаваемого объекта, обуславливающих, в свою очередь, организационную структуру и содержание функций этапов проектирования и последовательность их осуществления. Процесс организационного проектирования должен отобразить формирование общей структуры создаваемого объекта, определить его составляющие подразделения или элементы, их распределение во времени и пространстве, а также их функции и взаимодействие. Все это требует организационной разработки поэтапной процедуры организационного проектирования.

Полный процесс организационного проектирования в производственной сфере, да и в любой другой в типовом представлении обычно включает три укрупненных стадии (этапа) проектирования: предпроектную, техническое проектирование и рабочее проектирование.

Предпроектная включает постановку проблемы или задачи, выполнение научно-исследовательских работ, разработку технико-экономического обоснования (ТЭО), определение численности и состава исполнителей, формулирование технического задания и др.

Техническое проектирование заключается в выборе и принятии окончательного решения проблемы или задачи по организационному, информационному, техническому, правовому и другим видам обеспечения в определении и описании содержания объектов проектируемого комплекса. Кроме того, устанавливаются этапы технического проекта и разрабатывается проектно-сметная документация.

Рабочее проектирование включает подготовку и выпуск комплекта рабочих чертежей, описаний, инструкции, блок схемы и алгоритмы расчетов, составление штатного расписания основного персонала и другой документации. Проектирование завершается проведением экспертизы проекта.

Наряду с рассмотренными стадиями, в организационном проектировании иногда выделяют стадию ввода в действие проектируемого объекта. Дальнейшая конкретизация особенностей укрупненных организационных стадий проектирования обусловливается спецификой моделируемых объектов и их структурных подразделений. Существенные различия при этом имеют место для случаев, когда проектируются новые организационные системы, либо осуществляется преобразование или совершенствование действующих объектов.

С целью выявления наиболее рациональных вариантов решения проблем создания объектов проектирование организационных систем предполагает предварительное проведение аналитических и исследовательских работ. Наиболее эффективным и распространенным методом выполнения таких предпроектных работ и самого проектирования является моделирование. Понятие «моделирование» происходит от латинского слова, обозначающего образец того предмета (объекта), который нужно воспроизвести. Оно предполагает замещение объекта - оригинала другим объектом - моделью с целью изучения свойств и особенностей оригинала или получения другой информации о нем.

В теории и практике предлагается много видов моделирования для решения различных проблем и задач исследований и проектирования. Многообразие видов моделирования предполагает их классифицирование с целью обоснованного выбора наиболее рациональной проектируемой модели объекта и решения конкретных задач. Поясним отдельные позиции классификации, наиболее часто встречающиеся в практике моделируемых систем.

Существует неограниченное множество задач, решаемых с помощью моделирования, для которых применяются различные признаки классифицирования, отображающие свойства предмета проектирования.

В зависимости от характера протекающих процессов в организационной системе выделяют детерминированное моделирование и стохастическое моделирование. Детерминированное моделирование отображает в модели организационной системы явления и процессы, обусловленные объективной закономерностью и причинной взаимосвязью элементов и процессов при отсутствии случайных воздействий, т. е. в конкретно определенных условиях.

Стохастическое моделирование отражает в модели организационной системы вероятностные явления и процессы, возникающие в условиях воздействия непредсказуемых факторов внешней и внутренней среды. Такое моделирование более сложное, требующее глубоких знаний предмета проектирования.

Как отмечалось раньше, организация рассматривается в статическом и динамическом состоянии. Соответственно этому признаку различают статическое и динамическое моделирование. Статическое моделирование применяется при необходимости описания состояния организационного объекта на определенный момент времени. Прежде всего, это относится к характеристике его организационной структуры, отображающей системообразующие связи и отношения, формирующие в свою очередь согласованное единство элементов целостной системы.

Динамическое моделирование позволяет отобразить в проекте процесс функционирования объекта и его поведение в развитии. Такой тип моделирования характерен для воспроизведения или имитации технологических процессов создания продукта или механизм воздействия факторов внешней и внутренней среды на объект проектирования.

В зависимости от возможности воспроизведения образа проектируемого объекта или процесса различают мысленное и реальное моделирование. Мысленное моделирование применяют в тех случаях, когда практически отсутствуют условия, необходимые знания или возможность создания физического образа объекта (процесса), отсутствуют аналоги объектов или они их нет вообще в природе. Например, процессы, протекающие в микромире, применение новой государственной концепции и др.

Реальное моделирование используют тогда, когда имеется возможность получить и использовать информацию при проектировании и для воспроизведения физического образа объекта и процесса или провести исследовательские и производственные эксперименты и испытания в различных условиях. Такое моделирование применяется также с целью получения конечной оценки пригодности и эффективности будущего объекта.

Нами описаны укрупненные типы моделирования. В практике же в зависимости от условий и характера задач исследования и проектирования моделирование еще более многообразно. Так, мысленное моделирование успешно реализуется в видах наглядного, символического и математического отображения. В свою очередь, наглядное моделирование осуществляется путем гипотетического и

аналогового отображения или макетированием объектов и процессов. Символическое выражается с помощью языковых и знаковых символов. Математическое моделирование описывает объекты и процессы аналитическими методами в виде систем уравнений и функций и имитационными в виде воспроизведения процессов поведения объектов в динамике.

Рассмотренная классификация дает общее представление о видовом многообразии моделирования и позволяет обоснованно выбирать нужные модели для проектирования организационных объектов. Подбор рациональных моделей для проектирования обусловлен особенностями и спецификой организационных систем, особенно в части их структуры, функционирования и развития.

Функционирование как содержательная сторона организационного объекта имеет приоритет перед его структурой. Поэтому логично начинать моделирование функций на концептуальной основе организационных процессов при проектировании систем с определения целей деятельности объектов. Именно цель является основополагающим исходным фактором в построении модели организационной системы, в соответствии с которой моделируется и главная целевая функция объекта или его процесса. Параметры цели должны быть качественно определенны и количественно измеримы, т. е. иметь однозначное толкование, что должно обеспечить управляемость функциональными процессами системы.

Научно-обоснованное моделирование организационной структуры объекта при проектировании опирается на выявленную концептуальную основу совокупности функций объекта, каждая из которых организационно привязывается к конкретному элементу (подразделению) системы. Для описания организационной структуры объекта обычно применяются виды наглядного статического моделирования, например, аналоговое, гипотетическое или макетирование.

Моделирование развития представляет собой описание целенаправленного процесса преобразования организационной системы через изменение ее структуры и функций на протяжении всего жизненного цикла. Последний по существу становится структурной основой характеристики этапов преобразования системы, начиная с ее зарождения и кончая деградацией и разрушением.

Моделирование развития организационной системы предполагает качественное совершенствование и повышение уровня ее организованности в динамическом и пространственном аспектах. Путем качественного преобразования системы возрастает ее общий потенциал, связанный с улучшением параметров функционирования и ростом масштаба деятельности системы. В зависимости от характера образования новой модели или преобразования действующей это может быть осуществлено путем интеграции самостоятельных систем или дезинтеграции крупных систем или путем реинжиниринга действующей системы в другую измененную.

На основе концептуального моделирования разрабатывается общая процедура собственно организационного проектирования путем последовательного перехода от предпроектной стадии к проектированию объекта и процесса до разработки рабочей документации проекта.

Завершающий этап организационного проектирования заключается в проведении экспертизы проекта. Экспертиза представляет собой окончательный вывод высококвалифицированных научных и практических специалистов в соответствующей отрасли или сфере деятельности проектируемого объекта, представленный в форме письменного заключения. В заключении приводится оценка научного и технического уровня проекта, его эффективность и пригодность или непригодность к осуществлению. Кроме того, на завершающем этапе предлагаются рекомендации по совершенствованию проекта, например, по снижению экономических потерь, инвестиционных рисков, а также указываются на имеющиеся и возможные отступления от стандартов, правил, норм и эталонов проектирования.

В практике организационного проектирования различают два вида экспертизы: внутреннюю и внешнюю. Внутреннюю экспертизу выполняет, как правило, сама проектирующая организация или ее ведомство. Она осуществляется путем технического контроля проектной документации, проведение согласований с заинтересованными организациями и главными специалистами учреждения-разработчика, результатами обсуждений техническими советами и других инстанций.

Внешняя экспертиза осуществляется внешними организациями: силами заказчика, инвестора, службами государственной инспекции и другими видами надзора. При этой экспертизе осуществляется проверка согласования проекта с ведомствами других отраслей народного хозяйства (транспорт, связь и т. д.). В частности, согласование с инвесторами выполняется на основе типовой методики по оценке инвестиционных проектов и их отбору для финансирования.

Для оценки технико-экономического и организационно-технического уровня проекта применяется большая группа показателей с целью выявления неиспользованных возможностей интенсификации процессов ресурсосбережения. Такие расчеты экономии производятся как в натуральном, так и в стоимостном выражении по следующим видам:

  •  потреблению сырья, материалов, топлива, энергии и т. п.;
  •  производственным площадям;
  •  оборудованию и другим видам основных средств;
  •  численности персонала;
  •  информационным ресурсам и т. д.

Для характеристики технического уровня проектируемого объекта определяются относительные показатели всех основных ресурсов: производительности труда, коэффициенты использования машин, материалов, уровни механизации и автоматизации производства и другие. Оценка финансовой и экономической эффективности проекта осуществляется в трех направлениях:

  1.  Коммерческая эффективность, характеризующая финансовые последствия от реализации проекта для его непосредственно го пользователя;
    1.  Бюджетная   эффективность,   характеризующая   финансовые последствия для федерального,  регионального и местного бюджета;
    2.  Экономическая   эффективность,   отображающая   результаты осуществления проекта с учетом интересов всех участников проекта.

Общими критериями целесообразности осуществления проекта являются показатели объема и прироста прибыли, объема продукции, рентабельности производства.

Оценка эффективности является важным элементом разработки проектных и плановых решений, позволяющим определить уровень прогрессивности действующей структуры, разрабатываемых проектов плановых мероприятий, и проводится с целью выбора наиболее рационального варианта структуры или способа ее совершенствования. Эффективность организационной структуры должна оцениваться на стадии проектирования, при анализе структур управления действующих организаций для планирования и осуществления мероприятий по совершенствованию управления.

Комплексный набор критериев эффективности системы управления формируется с  учетом двух направлений оценки ее функционирования:

  •  по степени соответствия достигаемых результатов установленным целям производственно-хозяйственной организации;
  •  по степени соответствия процесса функционирования системы объективным требованиям к его содержанию организации и результатам.

Критерием эффективности при сравнении различных вариантов организационной структуры служит возможность наиболее полного и устойчивого достижения конечных целей системы управления при относительно меньших затратах на ее функционирование.

Принципиальное значение для оценки эффективности системы управления имеет выбор базы для сравнения или определения уровня эффективности, который принимается за нормативный. Один из подходов дифференцирования сводится к сравнению с показателями, характеризующими эффективность организационной структуры эталонного варианта систем управления. Эталонный вариант может быть разработан и спроектирован с использованием всех имеющихся методов и средств проектирования систем управления. Характеристики такого варианта принимаются в качестве нормативных. Может применяться также сравнение с показателями эффективности и характеристиками системы управления, выбранной в качестве эталона, определяющего допустимый или достаточный уровень эффективности организационной структуры.

Часто вместо методов используется экспертная оценка организационно-технического уровня анализируемой и проектируемой системы, а также отдельных ее подсистем и принимаемых проектных и плановых решений, или комплексная оценка системы управления, основанная на использовании количественно-качественного подхода, позволяющего оценивать эффективность управления по значительной совокупности факторов. Показатели, используемые при оценке эффективности аппарата управления и организационной структуры, могут быть разбиты на следующие три взаимосвязанные группы .

1. Группа показателей, характеризующих эффективность системы   управления,   выражающихся   через   конечные   результаты деятельности организации, и затраты на управления. При оценках эффективности на основе показателей, характеризующих конечные результаты деятельности организации, в качестве эффекта, обусловленного функционированием или развитием системы управления, может рассматриваться объем, прибыль, себестоимость, объем капитальных вложений, качество продукции, сроки внедрения но вой техники и т. п.

2. Группа показателей, характеризующих содержание и организацию процесса управления, в том числе непосредственные результаты и затраты управленческого труда. В качестве затрат на управление учитываются текущие расходы на содержание аппарата управления, эксплуатацию технических средств, содержание зданий и помещений, подготовку и переподготовку кадров управления.

При оценке эффективности процесса управления используются показатели, которые могут оцениваться как количественно, так и качественно. Эти показатели приобретают нормативный характер и могут использоваться в качестве критерия эффективности ограничений, когда организационная структура изменяется в направлении улучшения одного или группы показателей эффективности без изменения (ухудшения) остальных. К нормативным характеристикам аппарата управления могут быть отнесены следующие: производительность, экономичность, адаптивность, гибкость, оперативность, надежность.

  •  Производительность аппарата управления может определяться как количество произведенной организацией конечной продукции или объемы выработанной в процессе управления информации.
  •  Под экономичностью аппарата управления понимаются относительные затраты на его функционирование. Для оценки экономичности могут использоваться такие показатели, как
    удельный вес затрат на содержание аппарата управления, удельный вес управленческих работников в численности промышленно-производственного  персонала,  стоимость  выполнения единицы объема отдельных видов работ.
  •  Адаптивность системы управления определяется ее способностью эффективно выполнять заданные функции в определенном диапазоне изменяющихся условий.  Чем относительно шире этот диапазон, тем более адаптивной считается система.
  •  Гибкость характеризует свойство органов аппарата управления изменять в соответствии с возникающими задачами свои роли в процессе принятия решений и налаживать новые связи, не нарушая присущей данной структуре упорядоченности отношений.
  •  Оперативность принятия управленческих решений характеризует современность выявления управленческих проблем и такую скорость их решения, которая обеспечивает максимальное достижение поставленных целей при сохранении устойчивости налаженных производственных и обеспечивающих процессов.
  •  Надежность аппарата управления в целом характеризуется его безотказным функционированием. Если считать качество определения целей и постановки проблем достаточным, т. е. способностью обеспечивать выполнение заданий в рамках установленных сроков и выделенных ресурсов. Для оценки исполнительности аппарата управления и его подсистем может использоваться уровень выполнения плановых заданий и соблюдение утвержденных нормативов, отсутствие отклонений при исполнении указаний.

3. Группа показателей, характеризующих рациональность организационной структуры и ее техническо-организационной уровень: звенность системы управления, уровень централизации функций управления, принятые нормы управляемости, сбалансированность распределения прав и ответственности.

2. Показатели организационной структуры управления

Рассмотрим некоторые показатели организационной структуры.

1. Показатель структурной централизации определяется отношением количества структурных подразделений, управляемых из единого центра, к общему количеству структурных подразделений одного уровня:

2. Показатель централизации персонала определяется отношением численности работников централизованных подразделений к общей численности работников.

3. Показатель централизации работ определяется отношением объема работ, выполняемых централизованными подразделениями, к общему объему работ, выполняемых всеми подразделениями:

4. Показатель уровня специализации определяется как отношение количества специализированных подразделений (бизнес-единиц) к общему количеству подразделений:

5. Показатель соблюдения норм управляемости определяется как отношение фактической и нормативной численности работников, находящихся в подчинении одному руководителю:

6. Показатель структурной напряженности определяется как отношение общего количества подразделений к удельному весу работников аппарата управления в общей численности работников организации.

Для   оценки  эффективности   управления   важное   значение имеет определение соответствия системы управления и ее организационной структуры объекту управления. Это находит выражение в сбалансированности состава функций и целей управления, соответствии численности состава работников объему и сложности работ, полноте обеспечения требуемой информацией, обеспеченности процессов управления технологическими средствами с учетом их номенклатуры. Важными требованиями являются способность адекватного отражения динамичности управляемых процессов, сбалансированность и непротиворечивость показателей. При оценке эффективности отдельных мероприятий по совершенствованию системы управления допускается использование основных требований к их выбору - максимальное соответствие каждого показателя целевой ориентации проводимого мероприятия и полнота отражения достигаемого эффекта.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

16849. СТАТУС ЮЖНОДУНАЙСКИХ РУМЫНСКИХ ДИАЛЕКТОВ 83.5 KB
  СТАТУС ЮЖНОДУНАЙСКИХ РУМЫНСКИХ ДИАЛЕКТОВ Для решения проблемы статуса южнодунайских диалектов требуется разграничить с одной стороны понятия €œязык€ и €œдиалект€ и с другой стороны понятия €œдиалект€ и €œнаречие€ или €œговор€. С генетической точки зрения...
16850. ФОРМИРОВАНИЕ РУМЫНСКИХ ДИАЛЕКТОВ 116 KB
  ФОРМИРОВАНИЕ РУМЫНСКИХ ДИАЛЕКТОВ Проблема формирования 4х румынских диалектов: дакорумынского арумынского мегленорумынского и истрорумынского широко обсуждается в румынской лингвистике. Для решения данной проблемы и получения ответов на многочисленные вопросы...
16851. Анализ философии нового религиозного сознания 44.5 KB
  Анализ философии нового религиозного сознания В конце прошлого столетия и особенно в начале настоящего бурно развивающегося XX века получило распространение религиознофилософское движение под названием религиозного ренессанса. Это движение охватило широкие круг...
16852. Под знаком террора, или: в защиту имени о. Александра Меня 59.5 KB
  Леонид Василенко Под знаком террора или: в защиту имени о. Александра Меня Под знаком террора не может быть раскрыта правда. Николай Бердяев Недавно гдето в ноябре 1998 г. появилось Православное книжное обозрение в редакционном совете которого видим следующих: арх...
16853. Трипілля. Там, де відкрили легендарну цивілізацію 16.88 KB
  Трипілля. Там де відкрили легендарну цивілізацію Зовсім недалеко від нашої столиці всього за 30 км розкинулось на березі Дніпра мальовниче селище Трипілля яке має багатющу та ще до кінця не вивчену історію якої б вистачило не те що на три сила а й на три міста. Місце...
16854. Различия создают различия: разница в экспрессии генов отличает людей от других приматов 46 KB
  Различия создают различия: разница в экспрессии генов отличает людей от других приматов Девид Девитт Еще со времен Дарвина ученыеэволюционисты замечали анатомическое сходство между людьми и большими приматами включая шимпанзе горилл и орангутангов. За последние...
16855. 10 опасностей теистической эволюции 70.5 KB
  PAGE 1 10 опасностей теистической эволюции Вернер Гитт Атеистическая формула для эволюции выглядит следующим образом: Эволюция = материя эволюционные факторы случай и необходимость мутации отбор изоляция смерть очень долгие периоды времени. ...
16856. Биостратиграфия. Геохронологическая шкала 91.81 KB
  Биостратиграфия Вертьянов С. Ю. Для подтверждения или опровержения гипотезы макроэволюции как и любой научной концепции необходимы теоретическая разработка и экспериментальные исследования. Что могло бы подтвердить факт происшедшей эволюции Безусловно останки...
16857. Нервная система человека: Свидетельство Разумного Замысла 214 KB
  Нервная система человека: Свидетельство Разумного Замысла [Часть I] Брэд Хараб Данная статья является первой из серии статей Доктора Хараба. Разумный замысел человеческого тела является научным свидетельством о Боге. При оценивании сложности и дизайна различных сис...