95998

Совершенствование документационного обеспечения управления в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области

Дипломная

Архивоведение и делопроизводство

Изучить теоретические основы документационного обеспечения управления в органах исполнительной власти; провести анализ документационного обеспечения управления в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области; разработать рекомендации по совершенствованию документационного...

Русский

2015-10-01

408.23 KB

1 чел.

Введение

Правильная постановка делопроизводства в учреждениях является одним из важнейших условий надлежащей организации работы, соблюдения норм, своевременного рассмотрения дел, исполнения решений, постановлений, четкого  и  культурного  обслуживания обращающихся к ним граждан, а также  представителей  предприятий,  учреждений  и  организаций. [55]

Актуальность ВКР обусловлена необходимостью совершенствования документационного обеспечения управления в органах исполнительной власти. Ввиду того, что совершенствование документационного обеспечения управления неразрывно связано с научно-техническим прогрессом и ростом уровня культуры человечества в целом, то есть совершенствование документационного обеспечения управления – это процесс, который не имеет границ. Это послужило основанием для выбора темы исследования.

Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления изучали многие отечественные ученые: В.И. Андреева, И.Ю. Байкова, М. И. Басаков, В.В Галахов, И.Ю. Крылова, Т.В. Кузнецова, В.Ф. Янковская и многие другие. Однако многие теоретические разработки не затрагивали проблем совершенствования документационного обеспечения управления в практической деятельности. Поэтому необходимо дальнейшее изучение и совершенствование документационного обеспечения управления. Это и определило выбор темы выпускной квалификационной работы, цель и последовательность научного исследования проблемы.

Целью ВКР является совершенствование документационного обеспечения управления в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области.

Задачи ВКР:

  1.  изучить теоретические основы документационного обеспечения управления в органах исполнительной власти;
  2.  провести анализ документационного обеспечения управления в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области;
  3.  разработать рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения управления в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области.

Предметом исследования является документационное обеспечение управления в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области.

Объект исследования – министерство сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области.

В ВКР были использованы общенаучные и специальные методы познания. Из общелогических применялись - диалектический метод познания, методы научной абстракции, анализа и синтеза, исторического и логического познания, аналогии, обобщения. Отдельные проблемы изучались с помощью специальных методов - монографический, расчетно-нормативный. Также применялись методы фотографии рабочего дня, графический, изучения документов, параметрический, непосредственного наблюдения, и другие.

Для написания дипломного проекта использовались следующие информационные основы исследования: законодательные и нормативные акты, регламентирующая и распорядительная документация организации, материалы первичного учета и отчетности финансово-хозяйственной деятельности, учебники и учебные пособия, труды известных отечественных ученых, нормативно-справочные материалы, журналы.

Структура ВКР: введение, главы 1, 2, 3, заключение, список используемых источников,  приложения. Содержит 4 таблицы, 15 рисунков, 12 приложений, выпускная квалификационная работа изложена на 128 страницах машинописного текста.

Во введении обоснована актуальность темы исследования, сформулированы цель и задачи дипломного проекта, определены предмет и объект исследования.

В первой главе рассмотрены теоретические основы совершенствования документационного обеспечения управления в органах исполнительной власти, раскрыты основные понятия, определена структура и место документационного обеспечения в системе управления; рассмотрена методика проектирования документационного обеспечения управления.

Во второй главе ВКР проведен анализ деятельности министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области, дана оценка состояния документационного обеспечения управления в министерстве, выявлены актуальные проблемы.

В третьей главе разработаны рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения управления министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области и мероприятия по их внедрению.

Заключение содержит основные выводы и предложения по выпускной квалификационной работе.

Список использованных источников состоит из 70 наименований.

1 Теоретические основы документационного обеспечения управления в органах исполнительной власти

1.1 Структура и функции органов исполнительной власти в РФ

Орган исполнительной власти – это государственное политическое учреждение, являющееся целостным самостоятельным структурным образованием государственного аппарата, и представляющее организованный коллектив людей, который,  действуя в рамках закрепленной за ним компетенции от имени государства в целях решения задач, стоящих перед государством и обществом, осуществляет функции исполнительной власти в Российской Федерации и ее субъектах и наделен для этого полномочиями государственно-властного характера. В соответствии с Конституцией Российской Федерации исполнительная власть, являясь составной частью государственной власти, осуществляется в Российской Федерации и в субъектах Российской Федерации. (Словарь-источник административного права).

   Система органов исполнительной власти базируется на принципе федерализма. Юридически она закреплена Конституцией  РФ,  федеральными законами, конституциями республик, уставами и другими законами субъектов Федерации и иными нормативными актами. [1]
В соответствии с принципом федерализма действующая система исполнительной власти состоит из следующих уровней (п. 2 ст. 77 Конституции РФ):

  1.  федеральные органы исполнительной власти РФ (первый);
  2.  органы исполнительной власти субъектов РФ (второй).

Единство системы исполнительной власти юридически выражается в том, что акты федеральных органов исполнительной власти обязательны для соответствующих органов исполнительной власти субъектов Федерации, а акты последних подлежат соблюдению федеральными органами исполнительной власти. [1]

К первому уровню системы органов исполнительной власти, относятся: Правительство РФ, федеральные министерства и иные федеральные органы исполнительной власти. [1]

Но прежде чем рассматривать структуру федеральных органов исполнительной власти, определим место Президента РФ в системе органов государственной власти.

На рисунке 1 представлены федеральные органы исполнительной власти, находящиеся в ведении Президента РФ.

Президент РФ

Государственная фельдъегерская служба РФ

Министерство внутренних дел РФ

Служба внешней разведки РФ

Министерство РФ по  делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий

Федеральная служба безопасности РФ

Федеральная служба РФ по контролю за оборотом наркотиков

Министерство юстиции РФ

Министерство иностранных дел РФ

Федеральная служба охраны РФ

Министерство обороны РФ

Главное управление специальных программ Президента РФ

Управление делами Президента РФ

Рисунок 1 – Органы исполнительной власти, подконтрольные Президенту РФ

Президент РФ, являясь главой государства, не входит ни в одну из ветвей власти, однако в сфере исполнительной власти наделен широкими полномочиями. Он в соответствии со ст. ст. 80-90 Конституции РФ:

  1.  определяет внутреннюю и внешнюю политику России; его полномочия распространяются на всю сферу государственного управления;
  2.  создает федеральные органы исполнительной власти, утверждает их систему и структуру, определяет содержание и важнейшие направления деятельности ее системы;
  3.  формирует Правительство РФ (назначает с согласия Государственной думы Председателя, принимает решение об отставке Правительства, по предложению Председателя Правительства назначает на должность и освобождает от должности заместителя Председателя, федеральных министров);
  4.  имеет право председательствовать на заседании Правительства;
  5.  издает указы и распоряжения, обязательные для исполнения на всей территории России;
  6.  вправе отменять акты Правительства РФ и приостанавливать действие актов органов исполнительной власти субъектов Федерации;
  7.  формирует и возглавляет Совет безопасности РФ, формирует Администрацию Президента;
  8.  назначает на должность и освобождает от должности полномочных представителей Президента РФ в федеральных округах в целях обеспечения единства государственной политики в деятельности органов исполнительной власти России, повышения эффективности взаимодействия федеральных органов исполнительной власти с органами субъектов Федерации;
  9.  назначает на должность и освобождает от должности высшее командование Вооруженных сил РФ;
  10.  является Верховным Главнокомандующим Вооруженными силами России;
  11.  обладает другими полномочиями в сфере исполнительной власти.

Перейдем к характеристике федеральных органов исполнительной власти, возглавляемых Правительством РФ, которое является высшим исполнительным органом государственной власти РФ.

Ст. 1 Федерального конституционного закона от 17 декабря 1997 г. № 2-ФКЗ «О Правительстве РФ» (с изменениями, внесенными Федеральными конституционными законами от 07 мая 2013 № 2-ФКЗ, от 07 мая 2013 № 3-ФКЗ.) определяет Правительство РФ как коллегиальный орган, возглавляющий единую систему исполнительной власти в РФ. В состав его входят Председатель Правительства, его заместители и федеральные министры. Председатель Правительства назначается Президентом РФ с согласия Государственной думы. Другие члены Правительства — заместители и федеральные министры — также назначаются Президентом по предложению Председателя Правительства.

Правительство, согласно Конституции РФ, обладает широкими полномочиями во многих сферах жизнедеятельности государства:

  1.  разрабатывает и представляет в Государственную думу федеральный бюджет и обеспечивает его исполнение;
  2.  отчитывается перед Государственной думой об исполнении федерального бюджета;
  3.  обеспечивает проведение в Российской Федерации единой финансовой, кредитной и денежной политики;
  4.  проводит единую государственную политику в области культуры, науки, образования, здравоохранения, социального обеспечения, экологии;
  5.  управляет федеральной собственностью;
  6.  осуществляет меры по обеспечению обороны страны, государственной безопасности, реализации внешней политики РФ;
  7.  воплощает в жизнь меры по обеспечению законности, прав и свобод граждан, охране собственности и общественного порядка, борьбе с преступностью;
  8.  формирует федеральные целевые программы и обеспечивает их реализацию.

Правительство осуществляет и иные полномочия, возложенные на него Конституцией, федеральными законами, указами Президента РФ. [1] На рисунке 2 представлены органы исполнительной власти, находящиеся в составе Правительства РФ.

15 федеральных министерств, 10 федеральных служб и 2 федеральных агенства, подконтрольных Правительству РФ

Зампред Правительства РФ – Руководитель Аппарата Правительства

Зампред Правительства РФ

Зампред Правительства РФ

Зампред Правительства РФ

Зампред Правительства РФ

Зампред Правительства РФ

I-й зампред Правительства РФ

Председатель правительства РФ

Рисунок  2 – Федеральные органы исполнительной власти, подчиненные Правительству РФ.

Подготовка и проведение заседаний Правительства осуществляется на основе Регламента Правительства РФ [29], утвержденного постановлением Правительства РФ от 1 июня 2004 г. № 260 (с изменениями, внесенными Постановлением Правительства РФ от 17 февраля 2014 № 120).

В соответствии с Регламентом работа Правительства организована на основе плана, разрабатываемого на полугодие, который утверждается Председателем Правительства.

Очередные заседания Правительства проводятся по утвержденному плану в определенные дни недели, но не реже одного раза в месяц. Внеочередные заседания проводятся по решению Председателя Правительства, в его отсутствие - Заместителем Председателя Правительства по мере необходимости. [29]

Заседание Правительства считается правомочным, если на нем присутствуют не менее половины членов Правительства. Решения, принятые на заседании Правительства, оформляются протоколом.

Для решения оперативных вопросов Правительство по предложению Председателя может образовать Президиум Правительства РФ. [29]

Правовыми формами осуществления Правительством своих полномочий являются постановления и распоряжения, принимаемые на основе и во исполнение Конституции, федеральных законов, нормативных указов Президента РФ. Оно же обеспечивает организацию и исполнение принимаемых им актов на всей территории России.

Правительство слагает свои полномочия перед вновь избранным Президентом РФ. Оно может подать в отставку и до истечения срока своих полномочий. Отставка принимается или отклоняется Президентом РФ. Правительству может быть выражено недоверие Государственной думой, которая выносит по этому вопросу постановление, принимаемое большинством голосов от общего числа ее депутатов. После выражения недоверия Правительству Президент вправе объявить об отставке Правительства либо не согласиться с решением Государственной думы. [1]

К организационно-правовым формам органов федеральной исполнительной власти относятся:

  1.  федеральные министерства;
  2.  федеральные службы;
  3.  федеральные агентства.

Данные формы закреплены в Указе Президента РФ от 9 марта 2004 г. № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» (с изменениями, внесенными Указом Президента РФ от 22 июня 2010 № 773).

Первым звеном системы федеральных органов являются министерства Российской Федерации.

Министерство - это федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в установленной сфере (отрасли) деятельности.

Министерство образуется на основании указа Президента РФ; возглавляется министром, который назначается на должность и освобождается от должности Президентом РФ по представлению Председателя Правительства РФ. Министр входит в состав Правительства РФ, осуществляет государственное управление и координацию деятельности в подчиненной отрасли или сфере деятельности на основе единоначалия и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на министерство задач и функций.

Министерство в своей деятельности руководствуется Конституцией, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ и положением о министерстве, утверждаемым Президентом или Правительством РФ.

Министр издает приказы, распоряжения, указания, инструкции по вопросам, входящим в его компетенцию (в необходимых случаях совместно с другими федеральными органами исполнительной власти), т. е. устанавливает правила поведения, обязательные для исполнения органами государственной власти, органами местного самоуправления, их должностными лицами и гражданами (нормативно-правовые акты).

Министр имеет заместителей, назначаемых на должность и освобождаемых от должности Президентом РФ или Правительством РФ. В министерстве образуется совещательный орган — коллегия в составе министра (председатель коллегии), его заместителей по должности, руководящих работников и специалистов министерства, ученых, представителей других организаций. Персональный состав коллегии утверждается Правительством России. Решения коллегии оформляются протоколами и реализуются при необходимости приказами министра.

Структуру министерства составляют руководство (министр, его заместители, коллегия), департаменты, главные управления, управления, отделы и иные подразделения. Структура и положения о структурных подразделениях утверждаются министром, за исключением тех министерств, положение о которых утверждает Президент РФ (например, МВД России). Министерство является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, печать с изображением Государственного герба РФ и со своим наименованием.

Федеральные министерства функционируют в различных сферах жизнедеятельности. Указом Президента РФ от 9 марта 2004 г.  № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти»  (с изменениями, внесенными Указом Президента РФ от 22 июня 2010 г. № 773) и Указом Президента РФ от 21 мая 2012 г. № 636 «О структуре федеральных органов исполнительной власти» образованы федеральные министерства, которые подразделены на две группы.

Первая группа это министерства, руководство деятельностью которых осуществляет Президент РФ. Среди них,  Министерство внутренних дел РФ, Министерство РФ по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, Министерство иностранных дел РФ, Министерство обороны РФ, Министерство юстиции РФ.

Ко второй группе относятся министерства, находящиеся в ведении Правительства РФ: Министерство здравоохранения РФ, Министерство культуры РФ, Министерство образования и науки РФ, Министерство природных ресурсов и экологии РФ, Министерство промышленности и торговли РФ, Министерство РФ по развитию Дальнего Востока, Министерство регионального развития РФ, Министерство связи и массовых коммуникаций РФ, Министерство сельского хозяйства РФ, Министерство спорта РФ,  Министерство транспорта РФ,  Министерство труда и социальной защиты РФ, Министерство финансов РФ, Министерство экономического развития РФ, Министерство энергетики РФ.

К функциям  федерального министерства относятся следующие:

  1.  выработка государственной политики и нормативно-правовое регулирование в установленной сфере деятельности;
  2.  правовое регулирование в установленной сфере деятельности, за исключением вопросов, правовое регулирование которых осуществляется исключительно федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
  3.  координация и контроль деятельности находящихся в его ведении федеральных служб и федеральных агентств.

Вторым звеном системы федеральных органов исполнительной власти являются федеральные службы. Президентом Российской Федерации установлено, что федеральная служба  является федеральным органом исполнительной власти, который осуществляет функции по контролю и надзору в установленной сфере деятельности, а также выполняет специальные функции в области обороны, государственной безопасности, защиты и охраны Государственной границы РФ, борьбы с преступностью, общественной безопасности.

Следует отметить, что Указом Президента РФ от 9 марта 2004 г. № 314 (с изменениями, внесенными  Указом  Президента РФ  от  22 июня 2010  г.  № 773) определено – во-первых, не все федеральные службы являются самостоятельными, часть из них включена в структуры федеральных министерств. Во-вторых, одними службами руководство осуществляет Президент РФ, а другие - находятся в ведении Правительства РФ.

К самостоятельным федеральным службам, руководство деятельностью которых осуществляет Президент РФ, относятся:

  1.  Государственная фельдъегерская служба РФ;
  2.  Служба внешней разведки РФ;  
  3.  Федеральная служба безопасности РФ;  
  4.  Федеральная служба РФ по контролю за оборотом наркотиков;
  5.  Федеральная служба охраны РФ.

В ведении Правительства РФ находятся следующие самостоятельные федеральные службы:

  1.  антимонопольная;
  2.  по тарифам;
  3.  по финансовым рынкам;
  4.  по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды;
  5.  государственной статистики;
  6.  по экологическому, технологическому и атомному надзору.

Функциями федеральной службы являются:

  1.  контроль и надзор в установленной сфере деятельности;
  2.  специальные функции в области обороны, государственной безопасности, защиты и охраны государственной границы Российской Федерации, борьбы с преступностью, общественной безопасности.
  3.  издание индивидуальных правовых актов в пределах своей компетенции на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативных правовых актов федерального министерства, осуществляющего координацию и контроль деятельности службы.

Третьим звеном системы федеральных органов исполнительной власти являются федеральные агентства.

Федеральное агенство - это федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий в установленной сфере деятельности функции по оказанию государственных услуг, по управлению государственным имуществом и правоприменительные функции, за исключением функций контроля и надзора.

Президент Российской Федерации определил, что на правах самостоятельных федеральных агентств действуют подчиненные непосредственно ему Главное управление специальных программ Президента РФ и Управление делами Президента РФ.

Основная часть федеральных агентств включена в состав федеральных министерств. Так, например, Министерство природных ресурсов имеет три федеральных агентства: водных ресурсов, лесного хозяйства и по недропользованию. И  лишь  два  федеральных  агентства  -  Федеральное  агентство  по  атомной  энергии и   Федеральное   космическое  агентство  являются самостоятельными и находятся в ведении Правительства РФ.

Возглавляет федеральное агентство генеральный директор.

К функциям федерального агентства относятся:

  1.  оказание государственных услуг, по управлению государственным имуществом;
  2.  правоприменительные функции, за исключением функций по контролю и надзору;
  3.  издание индивидуальных правовых актов в пределах своей компетенции на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов и поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и федерального министерства, осуществляющего координацию и контроль деятельности федерального агентства.  

Федеральные службы и агентства руководствуются в своей деятельности Конституцией РФ, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, а также положениями о них, которые утверждаются Президентом или Правительством РФ.

В федеральных службах и агентствах образуются коллегии, утверждаемые Правительством РФ. Коллегия является совещательным органом. Ее решения оформляются приказами руководителя органа.

Рассматриваемые органы власти являются юридическими лицами, имеют расчетные и иные счета в учреждениях банков, печать с изображением Государственного герба РФ и со своим наименованием.

Второй уровень системы построения органов исполнительной власти представлен органами исполнительной власти субъектов Федерации. Правовую основу их деятельности образуют: ст. 65, 66, 71, 72, 73, 76 и 77 Конституции РФ [1]; Федеральный закон от 4 июля 2003 г. № 95-ФЗ «О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации» (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 25 ноября  2013 г. № 317-ФЗ); Федеральный закон от 6 октября 1999 г. № 184-ФЗ «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации» (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 12 марта 2014 г. № 28-ФЗ), конституции республик, уставы и иные нормативно-правовые акты других субъектов Федерации.

Необходимо отметить, что системы органов исполнительной власти различных субъектов Федерации неодинаковы. Имеются различия в количестве и организационно-правовых формах составляющих их органов. Однако, несмотря на различия форм (названий) органов субъектов Федерации, функционируют органы исполнительной власти общей, отраслевой и межотраслевой (специальной) компетенции.

Система и организационно-правовые формы органов исполнительной власти в республиках определяются их конституциями, законами и иными актами; других субъектов - краев, областей, городов федерального значения и автономных образований - их уставами, принимаемыми в соответствии с законами и указами Президента РФ.

В заключение следует отметить, что функции органов исполнительной власти Российской Федерации устанавливаются в строгом соответствии с рамками их компетенции на основании законодательных и нормативных правовых актов, регламентирующих их деятельность. Такой подход обеспечивает целостность системы государственного управления, полноту управленческих воздействий, исключает дублирование функций и полномочий.

Порядок взаимоотношений федеральных министерств и находящихся в их ведении федеральных служб и федеральных агентств, полномочия федеральных органов исполнительной власти, а также порядок осуществления ими своих функций устанавливаются в положениях об указанных органах исполнительной власти.

1.2 Организация документационного обеспечения управления в органах исполнительной власти

Исполнительное делопроизводство начинает складываться с упразднением коллегиальной формы правления и появлением министерств. Власть становится централизованной и единоличной, а с подчиненных ведомств начинают требовать отчетности в соответствии с разработанными бланками и формами отчетов. Со временем были выработаны стандарты заполнения документации и ведения исполнительного делопроизводства. [53] В настоящее время введены поправки и изменения в порядок исполнительного делопроизводства в связи с повсеместным использованием компьютерной техники. [54]

Исполнительное делопроизводство возникло в результате административных реформ Александра I. В начале XIX в. система государственных учреждений России была подвергнута серьезной корректировке. Высшими государственными учреждениями стали: Правительствующий Сенат, Комитет Министров, Государственный совет, позже во второй половине XIX в. создан Совет Министров. Коллегии были заменены новыми центральными учреждениями - министерствами. Местные учреждения осуществляли свою деятельность в соответствии с законом 1775 года и почти не претерпели изменений. [54]

Высшие государственные учреждения: Сенат, Комитет Министров, Государственный совет, основывали свою деятельность на принципе коллегиальности. Делопроизводство в них велось в соответствии с законами, названными «учреждения»: «Учреждение Правительствующего Сената», «Учреждение Комитета Министров», «Учреждение Государственного совета».

Создание министерств положило начало новому этапу развития системы управления и делопроизводства в России. Основой организации деятельности новых центральных органов управления стал принцип единоначалия. В основу было положено точное исполнение указаний руководства. Коллегиальное обсуждение и принятие решений, характерное для коллегий XVIII в., существенно тормозило управленческий процесс, которому требовалась гибкость и оперативность. [53]

В 1811 г. издано «Общее учреждение министерств», которое законодательно закрепило единообразие в организационном устройстве министерств. Принцип единоначалия, положенный в основу министерской системы, означал, что управленческие решения принимаются единолично конкретным должностным лицом в рамках его компетенции.

Второй важный принцип, положенный в систему министерской реформы, - принцип иерархии означал строгое распределение функций управления между структурными подразделениями и обязанностей чиновников по их реализации. Принцип иерархии означал последовательность подготовки решения и обязательное участие в этом процессе всех структурных подразделений и должностных лиц - от нижестоящих к вышестоящим. [53]

Внедрение этих принципов в организацию управления оказало влияние на структуру и делопроизводство министерств.

Возглавлял министерство министр. Он назначался императором и нес ответственность только перед ним. У министра могли быть заместители (один или несколько) - товарищи министра и обязательно создавалась канцелярия министра. Министерство делилось на «департаменты», которые в свою очередь, состояли из отделений, отделения — из столов. Во главе их соответственно стояли: директор департамента, начальник отделения, столоначальник. При необходимости разрешалось образовывать «особенные установления»: канцелярию при директоре департамента, счетные столы, ученые комитеты, чертежные, лаборатории. [53, 54]

«Общее учреждение» узаконило введение в аппарат министерств, двух коллегиальных органов: при министре - Совет министра, при департаментах - Общее присутствие департамента, носивших совещательный характер. Наряду с чиновниками министерства в их состав включались представители крупного капитала и представители науки и искусства. Их знания и практический опыт способствовали всестороннему и профессиональному обсуждению конкретных вопросов и принятию наиболее верных решений. Сочетание принципа единоначалия с коллегиальным обсуждением сложных управленческих проблем должно было способствовать оптимизации управления в целом.

Единство структуры, штатного состава чиновников и их должностных обязанностей позволило установить единый порядок в организации делопроизводства. Компетенция должностных лиц в вопросах управления определила состав управленческих документов министерств. «Общее учреждение министерств» 1811 г. прямо указывало, что «различная степень власти» - главная причина разделения прав и обязанностей чиновников в процессе создания документов. [54] Поэтому достаточно четко были определены виды документов, которыми сообщались между собой органы власти и управления. Они представлены на рисунке 3.

Император

Указы

Доклады 

Высочайше утвержденные мнения

Государственный совет

Представления

Министр

Сенатские указы

Сенат

Рапорты, доношения

Выписки из журналов заседаний

Комитет министров

Записки

Рисунок 3 – Виды документов, которые использовались в органах власти в XIX в.

Для получения денег из Государственного казначейства министр посылал отношение.

Между собой министерства обменивались отношениями, сообщениями, официальными письмами. Подчиненным, как служащим в стенах министерства,  так и вне их,  направлялись предписания. Подчиненные посылали в  вышестоящие  инстанции  рапорты,  доношения,   представления. [53, 54]

Директор департамента обладал правом направлять министру записки (докладные записки), представления; в департаменты других министерств — отношения, подчиненным - предписания. Начальник отделения обращался в другие отделения своего министерства в форме записки, в отделения других министерств - в форме отношения. Начальники отделений имели право подписывать запрос в архив о необходимости получения из него сведений. Ход заседания совещательных органов (Совета министра, Общего присутствия департамента) фиксировался в журналах.

В параграфе 262 «Общего учреждения министерств» впервые регламентирована зависимость юридической силы документа от правил его оформления: «Предписания Министров только тогда признаются действительными, когда они имеют установленную форму». К «Общему учреждению» приложены четыре формы переписки, служившие эталоном для составления и оформления официальных документов. Они составлены на бланках с угловым расположением реквизитов. Бланк включал: наименование учреждения-автора, наименования структурных подразделений, дату подписания документа, исходящий регистрационный индекс, краткий заголовок к тексту. Позже появляется ссылка на номер инициативного документа. В правом углу документа указывался адресат.

При анализе переписки необходимо знать, что на одних документах наименование вида обозначалось, а в других «беззаглавных», оно отсутствовало. Его можно было определить, зная соподчиненность автора и адресата. [54]

Вышестоящие учреждения и должностные лица, обращаясь к нижестоящим, адресовали документ в дательном падеже: «Калужскому губернскому правлению». Равные друг с другом и нижестоящие учреждения, обращаясь в вышестоящие, использовали предлог «в»: «В Калужское губернское правление».

Если документ адресовался конкретному лицу и нижестоящее должностное лицо обращалось к вышестоящему, в адресат включалось обращение, соответствующее титулу: «Его превосходительству», «Его благородию». При общении равных должностных лиц и вышестоящих с нижестоящими титул опускался.

Документы в XIX в. обязательно имеют подпись и скрепу, в которых указывают наименование должностей. Первоначально бланки писали от руки, но с 20-х годов XIX в. их стали изготовлять типографским способом.

Организация работы с документами, названная в «Общем учреждении» «образ производства дел», включала пять составных частей:

  1.  порядок вступления дел;
  2.  движение их, или собственно так называемое производство;
  3.  отправление дел;
  4.  ревизию;
  5.  отчеты.

Первые три части устанавливали путь прохождения документов от момента их получения или создания до завершения исполнения и отправки, причем в каждом структурном подразделении, начиная от канцелярии министра и заканчивая столом и «особенными установлениями». Структура документопотоков, как входящих, так и исходящих документов, ставилась в зависимость от заключенной в них информации. Например, вся переписка министерства делилась на два потока:

  1.  переписка министра;
  2.  переписка департамента.

«Общее учреждение министерств» определило компетенцию министра и директоров департаментов в рассмотрении управленческих ситуаций, поэтому распределение всех входящих и исходящих документов между ними не вызывало особенных затруднений.

В XIX в. документы регистрировались в журналах. Ежемесячно в структурных подразделениях проводилась «ревизия дел», т.е. был внедрен систематический контроль за исполнением документов. По его результатам составлялись «ведомости» о количестве исполненных и неисполненных документов. В конце года составлялась общая ведомость по министерству.

Ежегодная деятельность министерств заканчивалась отчетом. Отчетов было три: отчет в суммах, отчет в делах, отчет в видах и предположения к усовершенствованию каждой части. Для каждого отчета существовал особый порядок составления и представления. [54]

Со всех исходящих документов снимались копии («отпуски»), которые сдавались в архив министерства, где на них составлялись описи.

«Общим учреждением министерств» были установлены единые принципы организации деятельности министерств и делопроизводства. Специфика каждого из них нашла отражение в положении о каждом министерстве («частные учреждения»).

На всем протяжении XIX в. активно развивались  другие системы документации. Для XIX в.  характерно то, что некоторые из них приобретали законченную форму в виде Уставов, в которых подробно регламентирован состав документов  системы, правила их составления и оформления, а также приложены  образцы форм документов. Например, вопросы  бухгалтерского учета  закреплены в 1848 г. в «Общем счетном уставе»,  документирование прохождения  государственной  службы в «Уставе о службе гражданской» 1832 г. С середины XIX в. неоднократно предпринимались попытки сокращения числа документов. Данные меры по сокращению делопроизводства закреплены в специальных законодательных актах, изданных в 1831, 1852, 1860 гг.

Изобретение в последней трети XIX в. пишущих машин и гектографов вывело на новый уровень культуру документирования, ускорило изготовление документов, что позволило экономить время и средства. Появление телеграфа, телефона привело к появлению новых видов документов: телеграмм, телефонограмм. Общегосударственные нормы в делопроизводственной сфере, заложенные в «Общем учреждении министерств», требовали изменений и развития. Отдельные ведомства пытались самостоятельно упростить делопроизводственный процесс. [53] Например, в канцелярии попечителя Московского учебного округа были внедрены элементы механизированной обработки документов: пометки на них (о получении, регистрации, направлении на исполнение, об исполнении и др.) наносились с помощью механических нумераторов или штампов.

Наиболее четко направления и способы совершенствования делопроизводства отражены в «Положении и письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве», изданном в 1911 г.

На всем протяжении XIX в. издавались сборники образцов документов, называемых «письмовники», с целью помочь чиновникам и частным лицам составить документ в соответствии с существующими правилами.

В XIX в. начинается процесс формирования теории делопроизводства. Он связан с именами М. М. Сперанского, Ф. Русанова, Н. В. Варадинова, К. Зосимского, В. Вельбрехта .

В начале XX в. Россия стояла на пороге новых преобразований в области делопроизводства. Однако смена государственного строя в результате Февральской буржуазно-демократической революции и Октябрьской социалистической революции привела к коренным изменениям в государственном устройстве России и организации делопроизводства.

Таким образом, события произошедшие в начале ХХ в., существенно затормозили развитие делопроизводства и повлияли на уровень культуры документа.

Исполнительное делопроизводство – это работа с различными типами документов – с приказами, постановлениями (распоряжения вышестоящих органов или внутренние документы). [53] А также с письмами, факсами, докладными записками, рапортами и заявлениями, телефонограммами – документацией информационного типа, и с уставами, инструкциями, положениями и правилами –  документацией организационного типа. Особенностью исполнительного делопроизводства является строгий учет и отчетность по документам учреждения – все они нумеруются в порядке поступления в исполнение, на них указывается дата принятия документа к исполнению или дата приказа или распоряжения. Приказы и распоряжения, издаваемые в соответствии с документами или на их основании, должны содержать ссылку на номер документа и регистрационный номер, и название документа.

Исполнительное делопроизводство – это работа с документами на типовых бланках учреждения, разработанных согласно правилам разработки таких документов и правилами использования государственных символов (герба, флага) страны на документах учреждения (требования к бланкам, содержащим государственные символы). [53,54]

Современное делопроизводство в федеральном органе исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477. [35]

Для начала следует отметить, что Правила не распространяются на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну. Для них применяются правила, установленные в специальных инструкциях.

Порядок работы с остальными документами должен быть закреплен в инструкции по делопроизводству, которую федеральный орган исполнительной власти разрабатывает на основе Правил с учетом условий и специфики своей деятельности. Инструкцию утверждает руководитель соответствующего федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела (п. 3 Правил). [35]

Второй  раздел  Правил  содержит  определения  основных  используемых понятий.

В третьем разделе подробно указан порядок создания документов. В частности, повторены отдельные положения, содержащиеся в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». [42] Указано, что документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, должны оформляться:

  1.  на бланках (разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов  –  при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа, при продольном посередине листа вдоль верхнего поля. Бланки должны быть утверждены приказом руководителя органа исполнительной власти);
  2.  на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм);
  3.  в виде электронных документов

Документы, оформляемые на бланках и стандартных листах бумаги, должны иметь поля не менее: 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее. [35, 42]

Пункт 9 Правил содержит перечень реквизитов создаваемых документов. Конкретный состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

В пункте 11 Правил установлен порядок согласования документов: в федеральном органе исполнительной власти согласование производится путем визирования документа уполномоченным должностным лицом этого органа. Если же документ, созданный в федеральном органе исполнительной власти, необходимо согласовать с другими органами государственной власти и организациями, оформляются гриф (лист) согласования, протокол или письмо о согласовании.

Подробно порядок организации документооборота указан в четвертом разделе Правил. Документооборот включает в себя следующие потоки документации:

  1.  входящая;
  2.  исходящая;
  3.  внутренняя.

Доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи. [35]

В отношении документов, поступающих в федеральный орган исполнительной власти, проводятся:

  1.  первичная обработка – включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также их распределение на регистрируемые и не подлежащие регистрации;
  2.  регистрация – осуществляется, как правило, в день поступления документа;
  3.  рассмотрение (в том числе предварительное) руководителем федерального органа исполнительной власти;
  4.  передача документов с указанием по исполнению должностным лицам. Подлинник документа направляется в структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа;
  5.  помещение документов в дела после исполнения.

Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов федерального органа исполнительной власти (пункт  17 Правил). [35]

Создаваемые в федеральном органе исполнительной власти документы после их подписания руководителем (заместителем руководителя) федерального органа исполнительной власти передаются в службу делопроизводства, где осуществляется проверка правильности оформления документа, его комплектности и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Регистрация документов производится в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. Отправка документов осуществляется в день их регистрации или на следующий рабочий день.

Передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства. Кроме того, в обязанности службы делопроизводства входят обобщение и анализ данных о количестве поступающих, создаваемых и отправляемых документов, а также представление этих сведений руководителю федерального органа  исполнительной   власти    (пункты  23,  24 Правил).

Пунктом 26 Правил установлено, что федеральный орган исполнительной власти формирует документальный фонд из документов, образующихся в процессе деятельности. Перечень последних, а также документов, образующихся в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения необходимо разработать и утвердить, согласовав с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. [35]

Непосредственно формирование документального фонда осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти (п. 27 Правил).

Работа с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти включает в себя следующие стадии:

  1.  составление номенклатуры на основе номенклатур дел структурных подразделений федерального органа исполнительной власти. Наименования подразделений являются наименованиями разделов номенклатуры;
  2.  согласование ее с центральной экспертной комиссией федерального органа исполнительной власти, утверждение руководителем этого органа не позднее конца текущего года и введение в действие с 1 января следующего года;
  3.  согласование один раз в пять лет с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти документы Архивного фонда РФ;
  4.  согласование с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива в случае изменения функций и структуры федерального органа исполнительной власти. [35]

Формирование дел осуществляется в соответствии с их номенклатурой с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения (пункт 30 Правил).

Все дела со дня их формирования до передачи в архив федерального органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования (пункт 31 Правил).

Дела могут выдаваться во временное пользование сотрудникам структурных подразделений. Срок пользования определяется руководителем федерального органа исполнительной власти, после истечения этого срока дела подлежат возврату. Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства. [35]

В исключительных случаях и с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти возможно изъятие документов из дел постоянного хранения. При этом в деле необходимо оставить копию документа, заверенную в установленном порядке, и акт о причинах выдачи подлинника (пункт 33 Правил).

Передача дел в архив осуществляется в строго установленные сроки. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через год и не позднее чем через три года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке. За основу при составлении описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения берется номенклатура дел. [35]

Порядок составления номенклатуры и описи дел, их формирования и оформления, а также уничтожения дел временного хранения в федеральном органе исполнительной власти определяется федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

В федеральных органах исполнительной власти наряду с традиционным осуществляется электронный документооборот. Для подписания электронных документов такого органа используются электронные подписи. [15]

Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства. При получении этих документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти, направлении их в структурные подразделения и ответственным исполнителям данного органа, отправке и хранении вместе с документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.

При рассмотрении и согласовании документов в системе электронного документооборота могут применяться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная  подпись не используется. [15, 35]

Единицей учета является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел этого органа. При составлении номенклатуры указывается, что дело ведется в электронном виде. После их исполнения электронные документы подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные дела (документы) подлежат уничтожению.

В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах, например, адресат, вид документа, дата документа, входящий номер документа и т.д. [35]

Итак, можно заключить, что делопроизводство в современном органе исполнительной власти организовано в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Опираясь на данные Правила, служба делопроизводства исполнительного органа власти Российской Федерации разрабатывает локальную инструкцию по делопроизводству, в соответствии с которой организовывает делопроизводство своего учреждения.

1.3 Нормативно-правовая база, регламентирующая документационное обеспечение управления в органах исполнительной власти РФ

В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Статьи 112, 113, 114 Конституции РФ оговаривают структуру, направления деятельности, полномочия и функции Правительства РФ, в соответствие с которыми будет строиться  документационное обеспечение управления в органах исполнительной власти. [1]

Федеральные нормативные акты, в той или иной степени, затрагивающие организацию работы с документами, также составляют нормативно-правовую базу, регламентирующую документационное обеспечение управления. Это многочисленные статьи Трудового кодекса РФ, Гражданского кодекса, Кодекса об административных правонарушениях, Таможенного кодекса. [3, 4, 5]

Базовым нормативно-правовым актом является Федеральный конституционный закон от  25 декабря 2000 г. №  2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (с изменениями, внесенным Федеральным конституционным законом от 23 июля 2013 г. № 4-ФКЗ). Законом устанавливаются Государственный герб Российской Федерации, его описание и порядок официального использования. [2]

Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 декабря 2006 г. № 149-ФЗ (с изменениями и дополнениями,  вступившими в силу  1 февраля 2014 г.). [12]

В законе представлены такие понятия, как «информационные технологии», «информационно-телекоммуникационная сеть», «обладатель информации», «электронное сообщение», «оператор информационной системы». Установлено, что обладатель информации - это лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам. Обладателем информации может быть гражданин (физическое лицо), юридическое лицо, Российская Федерация, субъект РФ, муниципальное образование.

Наибольшего внимания заслуживает статья «Документирование информации», фактически вводящая единую систему делопроизводства в государственных органах исполнительной власти и органах местного самоуправления. [12]

Другой базовый документ для делопроизводственных структур, Федеральный закон РФ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 02 июля 2013 г. № 182-ФЗ). [11] Этот нормативный акт был особенно необходим, так как имеет прямое отношение к социальной сфере, являющейся одной из важнейших составляющих общественной стабильности. В обращении граждане могут затронуть вопросы, касающиеся как интересов всего общества, так и прав, и законных интересов автора обращения или других граждан.

Закон устанавливает порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами и распространяется на иностранных граждан и лиц без гражданства.

Все принятые обращения подлежат обязательному рассмотрению. [11]

В 2006 году приняли и такой необходимый  нормативный акт, каким явился Федеральный закон РФ «О персональных данных» от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 23 июля 2013 г. № 205-ФЗ). [13] В этом законе детально раскрыты вопросы защиты персональных данных. Раньше эти вопросы были рассмотрены только в специальной главе Трудового кодекса (глава 14), посвященной вопросу защиты персональных данных работника. Положения данного закона затрагивают и вносят необходимую ясность в деятельность кадровых и всех делопроизводственных служб.

Необходимо обратить внимание на определение в законе терминов «использование персональных данных», «уничтожение персональных данных» и других, отсутствующих в Трудовом кодексе. В Трудовом кодексе даются лишь общие, принципиальные положения защиты персональных данных, обрабатываемых как традиционными, так и автоматизированными способами. [13]

Следующий нормативно-правовой акт, имеющий колоссальное значение в сфере документационного обеспечения управления Федеральный  Закон  «О коммерческой тайне»  от  29 июля  2004 г.  №  98-ФЗ (с изменениями,   внесенными   Федеральным  законом от  11  июля  2011 г.      № 200-ФЗ). [8]

В данном законе дается определение коммерческой тайне. Коммерческая тайна – это конфиденциальная  информация, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду. [8]

Одной из основных целей действия Федерального закона является охрана конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну, для решения двух основных задач общества:

  1.  обеспечение баланса интересов обладателей данной информации и других участников, в том числе и государства, регулируемых законом отношений, на рынке товаров, работ, услуг;
  2.  предупреждения недобросовестной конкуренции на указанном рынке. [8]

Также необходимо отметить, что Государственной думой был принят Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 11 февраля 2013 г. № 10-ФЗ) [9],  который включает в себя 9 глав и 32 статьи.

Главная особенность закона заключается в том, что он имеет статус федерального, и отсюда следует более детальная проработка вопросов комплектования, учета, использования и хранения архивных документов.

Сфера действия закона обширна. Закон специально выделяет нормы работы с документами, так называемого личного состава – с теми, что зафиксировали правоотношение между гражданами и работодателями. Это комплекс документов, по которым архивы ежегодно готовят более миллиона справок социально-правового характера: о подтверждении трудового стажа, награждениях и т.д. [9]

Важным моментом является и специальная статья, которая подробно объясняет одну из самых болезненных проблем российского архивного дела последнего десятилетия: как поступать с архивными документами в случае ликвидации или реорганизации юридических лиц всех форм собственности. Отсутствие этого регулирования привело к тому, что очень часто архивные документы оказывались бесхозными или просто утрачивались. Данный Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. [9]

Для придания юридической силы документам в электронной форме важны положения Федерального закона Российской Федерации «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 02 июля 2013 № 185-ФЗ). [15] В законе подробно рассмотрены вопросы использования электронной подписи. Закон включает в себя 5 глав и 21 статью.

Целью данного Федерального закона является обеспечение правовых условий использования электронной подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. [15]

Массовое создание и использование компьютерных баз данных обострило проблему защиты документов и информации от несанкционированного доступа. Этот вопрос рассматривается в целом ряде законов. Прежде всего,  в Федеральном Законе «О государственной тайне» от 6 ноября 1997 г. № 131-ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 21 декабря 2013 г. №  377-ФЗ). Этот закон регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием и защиты в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации. [7]

Нормативно-правовой акт, который имеет непосредственное отношение к образованию документоведов и последующей их практической деятельности – это Федеральный Закон  РФ от 21 января 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 28 декабря 2013 г. № 396-ФЗ). [14]

Впервые в истории Российского государства этот нормативно – правовой акт устанавливает положение, которое фактически устанавливает порядок подотчетности органов власти перед народом. По любому вопросу жизнедеятельности гражданин РФ может получить исчерпывающую информацию, за исключением тех сведений, которые затрагивают государственную, военную тайну и некоторые другие сведения.

Закон структурно состоит из 5 глав, которые охватывают 20 статей, содержащих в себе, соответствующие правовые основы получения информации,  принципиально новые технологии получения запрашиваемой информации,  прежде  всего  технологии  электронные с  использованием сети Интернет.

Каждая глава, статья имеет непосредственное отношение к работе документоведа. [14]

Следующий пакет законодательных актов - это законы о языке, интересующие специалистов в сфере документационного обеспечения управления в части использования языка в документах. В первую очередь следует отметить Закон Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации» от 25 октября 1991 г. №1807-1 (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 2 июля 2013 г. № 185-ФЗ). [6] Также следует сказать, о другом законе, который дополняет и расширяет данный закон.

Это Федеральный Закон РФ «О государственном языке Российской Федерации» от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 2 июля 2013 г. № 185-ФЗ). [10]

Закон описывает сферы обязательного использования государственного языка Российской Федерации на всей территории Российской Федерации, обеспечение права граждан на пользование государственным языком Российской Федерации, защиту и развитие языковой культуры. [10]

К сфере документационного обеспечения управления имеет прямое отношение и Федеральный закон «О бухгалтерском учете»  от  6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 21 декабря 2013 г. № 357-ФЗ.). [16] Закон фиксирует обязательность документирования всех хозяйственных операций, указывает, что первичные документы составляются только по унифицированным формам. Очень важна статья закона о хранении документов. [16]

Указы Президента Российской Федерации в области документационного обеспечения управления можно разделить на две группы:

  1.  указы, дополняющие законодательство о работе с документами ограниченного доступа;
  2.  указы Президента о документировании прохождения государственной службы.

Первая группа указов касается документов, содержащих информацию, связанную с государственной и коммерческой тайной.

Специалисты в области  документационного обеспечения управления, по роду своей деятельности часто встречаются с документами ограниченного доступа. Можно привести два Указа Президента, которые определяют, какие именно сведения могут составлять государственную тайну и какие относятся к сведениям конфиденциального характера. Это: Указ Президента РФ «Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» от 30 ноября  1995 г. № 1203 (с изменениями, внесенными Указом Президента РФ от 26 сентября 2013 г. № 730) [17] и  Указ Президента РФ «Об утверждении Перечня  сведений  конфиденциального характера» от 6 марта 1997 г.  №  188 (с изменениями,  внесенными Указом Президента РФ от 23 сентября 2005 г. № 1111). [18] Указы дают не только перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, но и указывают государственные органы, наделенные полномочиями по распоряжению той или иной категорией сведений, отнесенных к государственной тайне. К такой информации отнесены сведения в военной области, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности. [17, 18]

Вторая группа указов – это указы Президента о документировании прохождения государственной службы. Все они были изданы в 2005 году. К ним относятся:

  1.  Указ Президента РФ «О проведении аттестации государственных гражданских служащих РФ» от 10 февраля 2005 г. № 110 (с изменениями, внесенными Указом Президента РФ от 19 марта 2014 г. № 156,); [19]
  2.  Указ Президента РФ «О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими РФ и оценке их знаний, навыков и умений (профессионального уровня)» от 1 февраля 2005 г. № 111 (с изменениями, внесенными Указом Президента РФ от 16 ноября 2011 г. № 1504); [20]
  3.  Указ Президента РФ «О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы РФ» от 1 февраля 2005 г. № 112 (с изменениями,  внесенными  Указом  Президента РФ  от 19 марта 2014 г. № 156); [21]
  4.  Указ Президента РФ «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведения его личного дела» от 30 мая 2005 г. № 609 (с изменениями, внесенными Указом Президента РФ от 23 октября 2008 г. № 1517). [22]

Эта группа указов, подробно рассматривающая порядок документирования прохождения государственной службы.

Указ Президента РФ «О стратегии национальной безопасности Российской Федерации до 2020 года» от 12 мая 2009 г. №537. [24]

Стратегия, как документ, является основой для конструктивного взаимодействия органов государственной власти, организаций и общественных объединений для защиты национальных интересов РФ и обеспечения безопасности личности, общества и государства.

Данный документ важен тем, что он значительно расширяет общий кругозор будущего специалиста, признанного работать в системе органов. Он вводит целый комплекс терминов и понятий. Речь идет о системе разработки, движении документов стратегического планирования (концепции, программы, доктрины, стратегии, охватывающие все сферы жизнедеятельности государства). [24]

Следующий нормативно-правовой документ Указ Президента РФ «О мерах по обеспечению информационной безопасности Российской Федерации при использовании информационно-телекоммуникационных сетей международного информационного обмена» от 17 марта 2008 г. № 351 (с изменениями,  внесенными  Указом  Президента  РФ от  14 января 2011 г. № 38). [23] В нем выражаются цели по обеспечению информационной безопасности в сфере международного информационного обмена посредством информационных систем, сетей и сетей связи, включая международную ассоциацию сетей «Интернет». [23]

В Указе говорится о том, что владельцы открытых и общедоступных государственных информационных ресурсов осуществляют их включение в состав объектов международного информационного обмена только при использовании сертифицированных средств защиты информации, обеспечивающих ее целостность и доступность, в том числе криптографических для подтверждения достоверности информации. Владельцы и пользователи указанных ресурсов осуществляют размещение технических средств, подключаемых к открытым информационным системам, сетям и сетям связи, используемым при международном информационном обмене, включая сеть «Интернет», вне помещений, предназначенных для ведения закрытых переговоров, в ходе которых обсуждаются вопросы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну. [23]

Следующий уровень нормативных правовых актов – Постановления Правительства РФ.

Первое постановление Правительства РФ, имеющее отношение к сфере документационного обеспечения управления  – «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» от 3 ноября 1994 г. № 1233 (с изменениями, внесенными Постановлением Правительства РФ от 20 июля 2012 г. № 740). [25] В нем определен порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения, документами и иными материальными носителями, содержащими подобную информацию служебного характера. [25]

В следующем году принимается постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ» от 27 декабря 1995 г. № 1268 (с изменениями, внесенными Постановлением Правительства РФ от 14 декабря 2006 г. № 767). [26]

Постановление установило требования к лицензированию и наличию сертификатов «технических, технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне» к полиграфическим и штемпельно-граверным предприятиям, изготавливающим печати и бланки с воспроизведением Государственного герба РФ. [26]

В 1997 г. было принято постановление Правительства РФ «Об первичных учетных документах» от 8 июля 1997 г. № 835. [27] Этим постановлением на Государственный комитет РФ были возложены функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации.

В этом же году вышло постановление Правительства РФ «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» от 13 августа 1997 г. № 1009 (с изменениями, внесенными Постановлением Правительства РФ от 17 февраля 2014 г. № 120). [28]

Также следует отметить ещё три постановления, имеющих прямое отношение к документационному обеспечению управления в органах исполнительной власти. Это:

  1.  Постановление Правительства РФ «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» от 19 января 2005 г. № 30 (с изменениями, внесенными Постановлением Правительства РФ от 6 сентября 2012 г. № 890); [30]
  2.  Постановление Правительства РФ «О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации» от 01 июня 2004 г. № 260 (с изменениями, внесенными Постановлением Правительства РФ от 17 февраля 2014 г. № 120); [29]
  3.  Постановление Правительства РФ «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» от 28 июля 2005 г. № 452 (с изменениями, внесенными Постановлением Правительства РФ от 27 марта 2013 г. № 274). [31]

В последнем регламенте прописаны все организационные моменты работы федерального органа, указаны некоторые виды документов, разрабатываемые федеральными органами власти, выделены основные правила организации документооборота в федеральных органах исполнительной власти. [31]

Таким образом, утвержденные постановлением Правительства РФ Типовые регламенты устанавливают необходимое единообразие и высокий уровень организации работы всей системы федеральных органов исполнительной власти.

Также к сфере документационного обеспечения управления имеют отношение следующие постановления:

  1.  Постановление Правительства РФ «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» от 15 апреля 2005 г. № 221; [32]
  2.  Постановление Правительства РФ «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи»  15 апреля  2005 г.  № 222 (с изменениями, внесенными  Постановлением  Правительства РФ  от  31 января  2012  г.  № 6). [33]

В правилах предписаны виды, предельная масса почтовых отправлений, в том числе международных, порядок приемки и отправки.

15 июня 2009 г. Правительство РФ приняло Постановление № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (с изменениями, внесенными Постановлением Правительства РФ от 07 сентября 2011 г. № 751). [35] Этим постановлением выведена из действия «Типовая инструкция по делопроизводству» (2005 г.) и введены в действие новые «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

Правила включают как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола. В них расписаны процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания, Правила отражают практически все вопросы организации делопроизводства, включая технологии электронного документооборота. И хотя они предназначены, в первую очередь, для министерств и ведомств, ими могут воспользоваться, и найдут много полезного для себя службы делопроизводства организаций любых форм собственности. [35]

Правила также согласуются с рядом ранее принятых федеральных законов: «О работе с обращениями граждан», «О защите персональных данных», «О государственной тайне» и другими.

Правила более компактны. В них уменьшается число реквизитов, упомянуто, что работа с секретными документами осуществляется по специальным инструкциям. [35]

В первом разделе (Общие положения) указывается, что на основе данных правил определяется единая система для всей делопроизводственной деятельности в стране.

Во втором разделе (Основные понятия) дается несколько иная трактовка таких понятий как: «документирование», «делопроизводство», «документ», «документооборот», «формуляр», «реквизит», «номенклатура» и ряд других понятий.

В третьем разделе раскрывается технология разработки документов. Основанием является формуляр документа. Он включает 24 реквизита. Возвращен реквизит конфиденциальности. Изменена кодификация реквизитов. Вместо арабских цифр используются буквы русского алфавита.

Четвертый раздел – организация документооборота.

Пятый раздел определяет порядок образования документального фонда органа власти.

Шестой раздел устанавливает впервые официальный статус электронного документооборота в федеральном органе исполнительной власти. Дается развернутое содержание порядку работы с электронными документами. К шестому разделу дано Приложение – Перечень обязательных сведений о документах, используемый в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота.

Правила носят не рекомендательный, а обязательный характер, в них определены основные принципы и критерии. [35]

Следующий нормативно-правовой акт отражает уровень научно-технического развития страны, является, очень важным и необходимым.

Это Постановление Правительства РФ «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» от 22 сентября 2009 г. № 754 (с изменениями, внесенными Постановлением Правительства РФ от 6 апреля 2013 г. № 305). [36]

Необходимость данного документа проявляется в том, что в стране еще не отлажена система электронного документооборота между министерствами, агентствами, ведомствами, между федеральными и муниципальными органами власти. Положение определяет содержание, организацию, принципы, технологии электронного документооборота. [36]

Межведомственный документооборот представляет собой взаимодействие федеральных систем электронного документооборота. Организатором электронного документооборота является федеральная служба охраны РФ.

В Положении подчеркивается, что под взаимодействием федеральных информационных систем электронного документооборота следует понимать обмен электронными сообщениями, т.е. ведение служебной переписки в электронной форме между участниками межведомственного электронного документооборота. [36]

Положение обстоятельно поясняет, что следует понимать под служебной перепиской. Прежде всего имеется в виду:

  1.  направление и получение в электронной форме решений и поручений Президента РФ и Правительства РФ;
  2.  получение информации о ходе рассмотрения федеральными органами исполнительной власти электронных сообщений, в том числе поручений Президента РФ и Правительства РФ;
  3.  направление в электронной форме докладов Президенту РФ и правительству РФ;
  4.  внесение в Правительство РФ федеральными органами исполнительной власти проектов нормативных актов в электронной форме;
  5.  осуществление федеральными органами исполнительной власти согласительных процедур по проектам нормативных правовых актов в электронной форме.

Обмен информацией может быть как общедоступной, так и информацией, содержащей служебную тайну.

Положением устанавливается технико-технологическая инфраструктура межведомственного электронного документооборота, оператором которого является организатор межведомственного электронного документооборота. [36]

Четко определены функции, которые возлагаются Положением на организатора межведомственного электронного документооборота. В числе этих функций:

  1.  организационное и методическое обеспечение межведомственного электронного документооборота;
  2.  формирование и актуализация глобальных адресных справочников почтовых серверов;
  3.  обеспечение эксплуатации технико-технологической инфраструктуры;
  4.  обеспечение информационной безопасности межведомственного электронного документооборота в соответствии с законодательством РФ.

В Положении дана развернутая характеристика электронному сообщению, которое должно состоять из сопроводительной и содержательной частей. [36]

Сопроводительная часть предназначается для адресации сообщения, а содержательная часть представляет собой текст самого сообщения. Возможен текст сообщения с присоединяемыми файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты.

Положение предусматривает, что регистрация (учет) электронных сообщений в федеральной информационной системе электронного документооборота участников межведомственного документооборота осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству этого участника.

В Положении определен порядок обеспечения информационной безопасности при осуществлении электронного документооборота между ведомствами. Предусматривается комплекс организационных, технических, кадровых и иных мероприятий, вплоть до специального оборудования помещений всех участников электронного документооборота. [36]

Следующим важным документом в области документационного обеспечения управления является Постановление правительства РФ «О порядке ввода в эксплуатацию отдельных государственных информационных систем» от 10 сентября 2009 г. № 723 (с изменениями, внесенными Постановлением Правительства РФ от 10 июля 2013 г. № 584). [37]

Нормативно-правовые акты ведомственных органов исполнительной власти РФ – это нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительной власти: министерств, служб, агентств, государственных комитетов и т.п.

В первую очередь, специалисты в сфере документационного обеспечения управления должны следить за постановлениями Госкомстата РФ, вводящими альбомы унифицированных форм документов. А также за  постановлениями Министерства труда и социального развития, утверждающими нормативы времени на различные виды работ, в том числе управленческих, квалификационные справочники должностей работников, различные инструкции, в частности о порядке ведения трудовой книжки.

Выполняя постановление Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 835 «О первичных учетных документах» [27], Государственный комитет по статистике своими постановлениями вводит разрабатываемые альбомы унифицированных форм первичных учетных документов. В частности постановлением Госкомитета по статистике РФ от 5 января 2004 г. №1 введена, ныне действующая редакция «Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» [40], формы которого используются во всех организациях.

Необходимо сообщить также, о постановлении Госкомстата РФ от 23 марта 1999 г. № 20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичных учетных документов». [41] Постановление важно тем, что оно регламентирует использование унифицированных форм учетной документации.

Особое место среди нормативно-методических документов занимают нормативы времени, утверждаемые постановлениями Минтруда РФ. [38, 39] Значительная их часть касается и работы управленческого аппарата, а вместе с тем и служб делопроизводства. Нормативы времени содержат формулы для расчета численности персонала соответствующих служб, а также рекомендации по организации рабочего места, распорядку рабочего дня. Здесь нужно отметить «Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти».

Постановлениями Минтруда РФ утверждается и постоянно дополняется «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих». [38] Он используется при составлении должностных инструкций.

Порядок использования справочника также утвержден постановлением Министерства труда и социального развития РФ «Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» от 9 февраля 2004 г. № 9 (с изменениями, внесенными Приказом Минздравсоцразвития РФ от 25 октября 2010 г. № 921н). [38]

Таким образом, совершенствование нормативно-правовой базы в области документационного обеспечения управления  позволит устранить отставание законодательства в этой области от потребностей общества и повысить уровень культуры документа, а также вывести институт документационного обеспечения управления в органах государственной власти на новую ступень развития.

2 Анализ документационного обеспечения управления в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области

2.1 Характеристика деятельности министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области

В соответствии с указом губернатора Оренбургской области от 19 января 2011 года №19-ук «Об утверждении положения, структуры и предельной численности министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области» [45], представленном в приложении А, министерство является органом исполнительной власти Оренбургской области, осуществляющим проведение единой государственной политики и нормативно-правовое регулирование в сфере поддержки организаций агропромышленного комплекса, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области независимо от форм собственности, ветеринарии и ветеринарного надзора, государственного надзора за техническим состоянием самоходной техники,

инновационной политики агропромышленного комплекса, производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции, деятельности садоводческих, огороднических и дачных некоммерческих объединений граждан.

Министерство осуществляет свою деятельность как непосредственно, так и во взаимодействии с федеральными органами исполнительной власти, иными государственными органами и учреждениями, созданными для реализации отдельных функций государственного управления, органами местного самоуправления муниципальных образований, общественными объединениями и иными организациями. [45]

Министерство обладает правами юридического лица, имеет самостоятельный баланс, счета, открытые в соответствии с действующим законодательством, печать со своим наименованием и изображением Государственного герба Российской Федерации, бланки и штампы, приобретенное и переданное ему в установленном порядке имущество. Справочные данные министерства: ул. 9 Января, д. 64, г. Оренбург, 460046.

К основным задачам министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области относятся:

  1.  реализация политики государственного регулирования развития агропромышленного комплекса, перерабатывающей промышленности;
  2.  создание благоприятных экономических и организационно-правовых условий для эффективного развития всех отраслей сельского хозяйства, сельскохозяйственных предприятий и предприятий пищевой и перерабатывающей промышленности независимо от форм собственности;
  3.  содействие формированию в агропромышленном комплексе рыночных отношений, развитию предпринимательства, кооперации, агропромышленной интеграции, организации рынка сельскохозяйственной продукции, сырья и продовольствия, его переработки, обеспечению защиты интересов сельскохозяйственных товаропроизводителей и предприятий пищевой и перерабатывающей промышленности, в том числе при осуществлении внешнеэкономической деятельности;
  4.  проведение оценки экономической эффективности научно-технических разработок, применение новых технологий в растениеводстве, животноводстве и других отраслях агропромышленного комплекса;
  5.  обеспечение устойчивого развития сельских территорий;
  6.  реализация государственной политики по развитию рынка зерна, закупок семян зерновых культур, повышение их качества и сохранности;
  7.  разработка и реализация в установленном порядке мер по государственному регулированию производства и переработки сельскохозяйственной продукции;
  8.  организация и проведение государственных закупок, хранения, переработки и реализации сельскохозяйственной продукции и продовольствия для нужд области;
  9.  проведение государственной политики в области ветеринарии;
  10.  установление и отмена ограничительных мероприятий (карантина) на территории Оренбургской области;
  11.  обеспечение защиты населения от болезней, общих для человека и животных;
  12.  обеспечение охраны территории области от заноса заразных болезней, в том числе из иностранных государств;
  13.  осуществление государственного надзора за техническим состоянием тракторов, самоходных,  дорожно-строительных и иных машин и прицепов к ним в процессе использования независимо от их принадлежности и форм собственности (кроме машин Вооруженных Сил и других войск Российской Федерации) по нормативам, обеспечивающим безопасность для жизни, здоровья людей и имущества, охрану окружающей среды, а в агропромышленном комплексе - осуществление государственного надзора за соблюдением правил эксплуатации машин и оборудования, регламентируемых стандартами, другими нормативными документами и документацией, в части обеспечения безопасности для жизни, здоровья людей и имущества, охраны окружающей среды (кроме параметров машин, подконтрольных Госгортехнадзору России и Главгосэнергонадзору России);
  14.  государственная регистрация тракторов, самоходных дорожно-строительных и иных машин и прицепов к ним, а также выдача на них государственных регистрационных знаков (кроме машин Вооруженных Сил и других войск Российской Федерации);
  15.  решение вопросов, связанных с реализацией прав на земельную собственность, экономическим стимулированием рационального использования и охраны земель сельскохозяйственного назначения;
  16.  разработка и внесение в Правительство Оренбургской области проектов правовых актов, регулирующих отношения в пределах функций Министерства, предложений по заключению договоров и соглашений по вопросам, входящим в компетенцию Министерства;
  17.  разработка и реализация программ и мероприятий, направленных на исполнение законодательства Российской Федерации и Оренбургской области по вопросам развития агропромышленного комплекса;
  18.  разработка и реализация мероприятий по государственному регулированию в области производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции;
  19.  проведение единой научной и кадровой политики, организация подготовки специалистов для агропромышленного комплекса области;
  20.  участие в развитии взаимовыгодных экономических и научно-технических связей с иностранными государствами в пределах своей компетенции. [45]

В соответствии с данными задачами министерство вносит губернатору Оренбургской области проекты законов Оренбургской области и нормативных актов губернатора и Правительства Оренбургской области, разрабатывает предложения по основным направлениям аграрной политики и меры по ее осуществлению, структурной перестройке отраслей сельского хозяйства области, прогнозирует их развитие, разрабатывает предложения по вопросам продовольственной, бюджетной, налоговой, кредитной, ценовой, инвестиционной, страховой, таможенной, лицензионной и социальной политики в агропромышленном комплексе области, осуществляет государственную политику в области обеспечения населения основными продуктами питания, а также осуществляет мероприятия по государственному регулированию в области производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции. [45] Министерством сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности осуществляется прогнозирование, текущее и долгосрочное планирование развития агропромышленного комплекса области. Оно участвует в разработке, экспертизе и реализации федеральных, областных целевых программ развития отраслей сельского хозяйства области и осуществляет взаимодействие органов исполнительной власти области и органов местного самоуправления муниципальных образований, общественных организаций в сфере агропромышленного комплекса. Кроме того содействует финансовому оздоровлению сельскохозяйственных товаропроизводителей, обеспечивает взаимодействие в установленном порядке с хлебоприемными, перерабатывающими предприятиями и товаропроизводителями по закупке, подработке, хранению, переработке и реализации зерновой продукции и вносит предложения по объемам производства всех видов зерна и его заготовок, импорта и экспорта хлебопродукции и другие виды деятельности. [45]

Министерство для обеспечения выполнения своих задач и функций имеет право:

  1.  издавать и публиковать нормативные правовые акты (распоряжения) в случаях, предусмотренных законодательством Оренбургской области;
  2.  издавать приказы по вопросам, находящимся в ведении Министерства;
  3.  запрашивать и получать в установленном порядке от органов исполнительной власти области, предприятий агропромышленного комплекса, учреждений и организаций области информацию по вопросам деятельности министерства;
  4.  организовывать проведение экспертиз целевых программ и инвестиционных проектов по вопросам агропромышленного комплекса области;
  5.  представлять по поручению губернатора Оренбургской области интересы области, участвовать в подготовке и заключении экономических соглашений и договоров;
  6.  вносить в установленном порядке предложения о создании, реорганизации и ликвидации предприятий агропромышленного комплекса, учреждений и организаций аграрного профиля;
  7.  создавать экспертные, консультативные комиссии для разработки вопросов, входящих в компетенцию Министерства;
  8.  направлять материалы о нарушениях действующего законодательства в органы внутренних дел, прокуратуру, суды и арбитражные суды, предъявлять в установленном законом порядке в суд и арбитражный суд иски в защиту государственных и общественных интересов по полномочиям министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области. [45]

Министерство возглавляет министр сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области, осуществляющий на принципах единоначалия руководство Министерством. Назначается и освобождается от должности губернатором Оренбургской области.

Министр имеет четырех заместителей, в том числе одного первого, который в отсутствие министра исполняет его обязанности. Первый заместитель министра и заместители министра также назначаются на должность и освобождаются от нее губернатором.

Министр является представителем нанимателя, назначает на должность и освобождает от должности работников министерства. Работники, занимающие должности и внесенные в Реестр должностей государственной гражданской службы Оренбургской области, являются государственными гражданскими служащими. [45]

Организационная структура министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области представлена в приложении Б.

Полномочия  и  ответственность   министра  также   регламентированы   указом   губернатора   Оренбургской   области   от   19  января   2011  года   № 19-ук. [45]

В соответствии с ним министр:

  1.  несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Министерство задач и функций;
  2.  решает в соответствии с федеральным и областным законодательством о государственной гражданской службе вопросы, связанные с прохождением государственной гражданской службы в Министерстве;
  3.  распределяет обязанности между заместителями министра и руководителями структурных подразделений Министерства в соответствии с настоящим Положением;
  4.  представляет интересы Министерства без доверенности во всех организациях, предприятиях, учреждениях области;
  5.  отвечает за обеспечение защиты сведений, составляющих государственную тайну;
  6.  распоряжается финансовыми средствами и имуществом Министерства в соответствии с действующим законодательством;
  7.  заключает договоры, выдает доверенности, совершает все виды операций в учреждениях банка, открывает расчетные и иные счета;
  8.  утверждает штатное расписание Министерства в пределах установленной численности, смету расходов на содержание аппарата Министерства в пределах средств, выделенных из областного бюджета;
  9.  формирует штат, издает приказы по Министерству о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, наказании работников Министерства;
  10.  утверждает положения подведомственных государственных учреждений, назначает руководителей подведомственных государственных учреждений, согласовывает кандидатуры руководителей районных органов управления агропромышленным комплексом;
  11.  представляет в установленном порядке работников Министерства и подведомственных структур, других лиц, осуществляющих деятельность в установленной сфере, к присвоению почетных званий и награждению государственными наградами Российской Федерации;
  12.  проводит прием населения по вопросам, входящим в его компетенцию;
  13.  руководствуется в своей деятельности действующим законодательством и Положением о нем. [45]

Структура министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области закреплена указом губернатора. Это определяет место отдела документационного и материального обеспечения, имеющего большое влияние на деятельность министерства в целом.

Отдел документационного и материального обеспечения занимает одно из главных мест при осуществлении деятельности министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области, так как  обеспечивает единый порядок организации и ведения делопроизводства в подразделениях, унификацию форм документов, создание образцов документов министерства.

В структуру отдела входят: начальник отдела,  главный специалист, специалист I категории и шесть секретарей-инспекторов. Структура отдела документационного и материального обеспечения представлена на рисунке 4.

Начальник отдела

Специалист I категории

(1 человек)

Главный специалист

(1 человек)

Секретарь-инспектор

(6 человек)

Рисунок 4 – Организационная структура отдела документационного и материального обеспечения министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области

Цель работы отдела документационного и материального обеспечения – организация, координация, контроль, руководство и реализация документационного обеспечения деятельности   министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области. [47]

Основными задачами являются:

  1.  организация    и  ведение      делопроизводства;
  2.  руководство   за  ведением   делопроизводства;
  3.  совершенствование форм и методов работы с документам;
  4.  разработка и внедрение методических и нормативных документов по совершенствованию ДОУ;
  5.  сокращение документооборота;
  6.  использование и внедрение новых информационных технологий по работе с документами. [47]

Для осуществления вышеизложенных цели и задач отдел документационного и материального обеспечения выполняет определенные функции:

  1.  обеспечивает единый порядок организации и ведения делопроизводства в подразделениях, унификацию форм документов, создание образцов документов министерства;
  2.  организует делопроизводство в соответствии со стандартами и нормативно-методическими документами Российской Федерации;
  3.  организует контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства предприятия;
  4.  обеспечивает соответствующий  режим доступа к документам, имеющим гриф конфиденциальности, и использование информации, содержащейся в них;
  5.  составляет сводную номенклатуру дел предприятия, контроль за правильным формированием и оформлением дел в структурных подразделениях;
  6.  осуществляет регистрацию и учет документов, ведение справочно-информационной работы по документам, а также прием, регистрацию, учет, хранение и рассылку поступающей, оправляемой и внутренней документации;
  7.  организует оперативный поиск и выдачу информации по документам;
  8.  участвует в работе экспертной комиссии по подготовке к передаче в архив документов и выделяет к уничтожению документы с истекшими сроками хранения;
  9.  внедряет новые информационные технологии в работе с документами. [47]

Начальник отдела организует работу этого подразделения, несет ответственность за выполнение возложенных на работников функций, обеспечивает организацию и контроль состояния делопроизводства в министерстве. На него возлагается обязанность организации ознакомления работников с Инструкцией, правовыми и методическими документами по делопроизводству. При необходимости он корректирует информацию, внесенную специалистами отдела в информационные системы автоматизации.  [49] В число его функций входит:

  1.  планирование работы;
  2.  осуществление контроля за выполнением поручений и деятельности сотрудников;
  3.  координирует деятельность отдела и его элементов;
  4.  реализует подбор и расстановку кадров;
  5.  предоставляет обобщенные данные о деятельности всего отдела министру сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области. [49] Должностная инструкция начальника отдела документационного и материального обеспечения представлена в приложении В.

К полномочиям специалистов отдела документационного и материального обеспечения относятся:

  1.  регистрация в системе автоматизации информации по резолюции министра о назначении исполнителя, о движении поступивших к нему документов, совершенных  действиях и принятых решениях;
  2.  формирование реестров дел и документов для передачи в другие подразделения министерства;
  3.  направление документов и дел по запросам, передача документов и дел в архив;
  4.  периодическая сверка наличия документов, находящихся на исполнении у должностных лиц, подразделения;
  5.  информирование министра, руководителя отдела о сроках исполнения поручений, дел и документов;
  6.  подготовка предложений по номенклатуре дел подразделения и формирование номенклатурных дел по срокам хранения документов, передача дел постоянного хранения в архив;
  7.  обеспечение сохранности и правильного использования на рабочем месте  компьютерной и иной оргтехники;
  8.  хранение печатей, штампов, бланков, используемых в работе;
  9.  выполнение иной работы по поручению министра и руководителя подразделения. [48]

Отдел документационного и материального обеспечения опирается на Конституцию Российской Федерации, которая четко регламентирует контроль за всеми нормативно-правовыми актами. [1] Данное положение закреплено в пункте 1  статьи 15 Конституции Российской Федерации, согласно которому: «Конституция Российской Федерации имеет высшую юридическую силу, прямое действие и применяется на всей территории Российской Федерации. Законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации, не должны противоречить Конституции Российской Федерации».

При составлении и оформлении документов в министерстве используется русский язык, являющийся государственным в соответствии с Федеральным законом от 1 июня 2005 года № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации». [10]

С целью повышения качества и ускорения процессов деятельности сотрудников отдела документационного и материального обеспечения министерства, их рабочие места оснащены персональными компьютерами, копировально-множительной техникой, канцелярскими принадлежностями, комфортабельными креслами и столами.

В министерстве в соответствии с регламентом по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти Оренбургской области, представленным в приложении Г, используется автоматизированная информационная система, произведенная компанией CompanyMedia, которая называется «Lotus Notеs».

Таким образом, в ходе изучения деятельности министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области выявлены функции и задачи, возложенные на ведомство, определены местоположение и организационная структура ведомства, в которой имеет место отдел документационного и материального обеспечения, представляющий наибольший интерес для данной ВКР. Министерством используется система электронного документооборота «Lotus Notеs» от   CompanyMedia, имеется информационный портал. Отдел документационного и материального обеспечения в своей работе опирается на обширную законодательно-нормативную базу.

2.2 Процедура документирования в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области

В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, документирование – это фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке. [34]

Документы, создаваемые в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области, оформляются на бланках или на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 291 мм) и имеют установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. Бланки разработаны на основе углового и продольного варианта расположения реквизитов. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги имеет поля следующих размеров: левое – 20 мм, правое – 10 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 20 мм. Бланки министерства изготавливаются с помощью компьютерной техники. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказу министерства.

В Министерстве используются следующие виды бланков:

  1.  бланк письма Министерства (приложение Д);
  2.  бланк письма Министра;
  3.  бланк приказа Министерства (приложение Е);
  4.  бланк распоряжения Министерства (приложение Ж).

Внутренние документы (служебные записки, заявления, отчеты и т.п.), оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 с соблюдением расположения реквизитов согласно инструкции по делопроизводству в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области. [46]

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. Согласование документа в министерстве оформляется визой уполномоченного должностного лица. Согласование с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом согласования.

Организационно-распорядительными документами (ОРД) называют документы, функционирующие в сфере управления. С помощью ОРД определяются функции и права организации, устанавливается структура и штаты подразделений, контролируют подведомственные объекты, фиксируются кадровые решения и т. д. [34]

К организационным документам, регламентирующим деятельность министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области, относятся: положение о министерстве, положения о структурных подразделениях, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, положение о центральной экспертной комиссии. [46]

Распорядительные документы, отражающие административно-управленческую деятельность министерства, включают в себя: приказы и распоряжения.

Схема оформления организационно-распорядительных документов в министерстве типична. Оформляющая часть практически всегда одинакова во всех документах. Отличаются только заголовочные части бланков внутренних и внешних документов. Во внешних документах обязательно указываются справочные данные министерства, на внутренних документах они не указываются. Различия в большей части касаются формы изложения и структуры текста.

Целью организационно-распорядительных документов является регулирование деятельности, позволяющее министерству обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. В условиях единоличного принятия решений процедура издания распорядительных документов в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области включает в себя следующие стадии, представленные в таблице 1.

Таблица 1 – Этапы документирования организационно-распорядительных документов в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области

№ пункта

Этапы документирования распорядительного документа

1

инициирование решения

2

сбор и анализ информации по вопросу

3

подготовка проекта распорядительного документа

4

согласование проекта документа

5

внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства

6

принятие решения (подписание документа)

7

доведение распорядительного документа до исполнителей

Рассмотрим наиболее часто используемые в министерстве виды организационно-распорядительных документов.

Министерство сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области выполняет свои функции и полномочия,  руководствуясь Положением, в котором отражаются основания его организации и правовой статус, выполняемые функции, права, обязанности, ответственность, формы собственности, взаимоотношения с другими государственными органами, порядок реорганизации и ликвидации.

Инструкция – нормативный документ, утверждаемый министром, в котором определены права, обязанности и ответственность работников министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области.

Инструкция утверждается приказом или непосредственной подписью министра в грифе утверждения. В приказе устанавливается срок введения инструкции, ответственный исполнитель, перечисляются организационные мероприятия, необходимые для введения инструкции в действие.

В целях совершенствования организации работы с документами в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности  Оренбургской области и в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», приказом министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области  от 7 сентября 2011 г. № 227 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области» [46] введена новая инструкция по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области устанавливает единый порядок делопроизводства обязательный для всех служащих министерства.

Данная инструкция разработана на основе Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.  [34] Инструкция включает в себя 8 разделов и регламентирует каждую стадию делопроизводства – от документирования информации и оформления документов до работы с электронными документами.

Положения инструкции распространяются на организацию и технологию работы с документами независимо от вида их носителя.

В соответствии с ними: ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение инструкции в структурных подразделениях возложена на руководителей структурных подразделений, а методическое руководство на отдел документационного и материального обеспечения. [46] Ответственные сотрудники обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление служащих с документами по делопроизводству. Государственные служащие министерства несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации, за осуществление мер по обеспечению правильного использования и эффективной защиты служебной информации.

Должностные инструкции разрабатываются на основе типовых инструкций для определенных категорий работников.  Текст инструкции делится на разделы и пункты. В инструкцию входят следующие реквизиты:

  1.  наименование учреждения;
  2.  наименование структурного подразделения;
  3.  название вида документа (инструкция);
  4.  гриф утверждения;
  5.  дата;
  6.  индекс;
  7.  место издания;
  8.  заголовок;
  9.  подпись.

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый министерством в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности. [48] Должностная инструкция инспектора министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области представлена в приложении И.

Основное функциональное назначение должностной инструкции состоит в осуществлении организационно-нормативной регламентации повседневной деятельности должностных лиц.

Работники министерства обязаны руководствоваться соответствующими должностными инструкциями в процессе реализации своих полномочий, а в случае нарушения их положений – нести за это ответственность, предусмотренную законодательством и иными нормативными, а также локальными актами министерства. [48]

Вспомогательное функциональное назначение должностной инструкции заключается в обучении вновь принятых работников, а также работников, перемещенных на новые должности. Кроме того, имеющиеся в распоряжении министерства должностные инструкции, как правило, используются в качестве информационно-методической основы для их периодического уточнения (например, при изменении содержания работы того или иного должностного лица), а также для разработки новых должностных инструкций.

Штатное расписание – правовой акт, регламентирующий штатную численность министерства, состав должностей и размер оплаты труда. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» [39] унифицированная форма № Т-3 «Штатное расписание» применяется во всех организациях независимо от форм собственности для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением).

Штатное расписание министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц и утверждается приказом, подписанным министром.

Структуру документа образуют расположенные в соответствующих полях трафаретного текста и графах таблицы данные.

Приказ – это нормативный документ, издаваемый министерством для решения каких-либо задач. В министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области издают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу). Приказ министерства представлен в приложении К.

По основной деятельности приказы издаются при:

  1.  создании, ликвидации или реорганизации структурных подразделений;
  2.  утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций;
  3.  введение новых стандартов;
  4.  изменении графика работы министерства и т. д.

По личному составу:

  1.  назначении работников на должность;
  2.  при освобождении от должности;
  3.  при перемещении по службе;
  4.  поощрениях или взысканиях;
  5.  уходе сотрудников в очередной отпуск и т. д.

Приказы оформляются на бланке, а формуляр приказа включает следующие реквизиты:

  1.  название вида документа (ПРИКАЗ);
  2.  дату (датой приказа является дата его подписания);
  3.  порядковый номер приказа;
  4.  место издания приказа;
  5.  индекс документа;
  6.  заголовок к тексту;
  7.  текст;
  8.  подпись министра;
  9.  отметку о согласовании;

Текст отделяется от заголовка 2-3 междустрочными интервалами,  печатается шрифтом Times New Roman № 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Текст приказа состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели и причины издания приказа, дают ссылку на документ, послуживший основанием для издания данного приказа. В распорядительной части излагают предписываемые действия, называют должностных лиц, ответственных за их исполнение и сроки исполнения.

Начинается распорядительная часть словом ПРИКАЗЫВАЮ, может делиться на разделы и пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точками. Если приказ предусматривает изменение или отмену других действующих приказов, то в тексте указывают, какие приказы утратили силу.

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу.

После подписания приказа не допускается введение каких-либо изменений в его тексте.

Приказы по личному составу хранятся в отделе кадров, по основной деятельности в отделе документационного и материального обеспечения. Приказы регистрируют в отдельном журнале, после регистрации подшивают в дело.

Акт – документ, составленный комиссией (несколькими лицами) и подтверждающий факты, события.

Акты в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области составляются в самых различных ситуациях (при инвентаризации, учете материальных средств) и имеют много разновидностей: акт приема работ по договору; акт приема-передачи документов; акт списания материалов и т. д.

Если акт носит внутренний характер, то он оформляется на бланке министерства без справочных данных. Акт, являющийся внешним документом, должен содержать справочные данные министерства. Акты составляются при инвентаризации, перемещении материальных ценностей, списании орг. техники, оборудования и других материалов, а также при межведомственной работе.

Во вводной части акта указывают основания составления документа (ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия).

Затем указывают состав комиссии: инициалы и фамилия председателя, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке, а также их должности. В основной части акта излагают цели, задачи проведенной работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). Акт подписывается председателем и членами комиссии.

Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопросам) необходимо утверждение министром и заверение печатью, после чего они приобретают юридическую силу. Акты не регистрируют.

Документы служебной переписки министерства (служебные записки, докладные записки и др.) регистрируются лицами, ответственными за делопроизводство структурного подразделения, являющегося составителем этих документов. Повторная регистрация подразделением-получателем при приеме таких документов не производится.

При регистрации документов служебной переписки в системе «Lotus Notes» документу присваивается регистрационный номер, который состоит из делопроизводственного индекса департамента, составившего документ, дефиса, номера дела по номенклатуре дел, косой черты и порядкового номера в пределах календарного года. [46]

Как указывалось ранее все министерство, а в частности отдел документационного и материального обеспечения использует автоматизированную программу электронного документооборота и делопроизводства «Lotus Notes» CompanyMedia  (СЭД).

Средства СЭД обеспечивают выполнение следующих операций документооборота:

  1.  подготовка документов;
  2.  согласование документов;
  3.  направление документов на подпись и их подписание;
  4.  регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов, обращений граждан;
  5.  направление документов на ознакомление;
  6.  внесение резолюций/выдача поручений;
  7.  постановка на контроль и снятие с контроля документа в целом, резолюций и поручений; формирование заданий;
  8.  предоставление сведений об исполнении заданий и документов;
  9.  контроль исполнения заданий и документов;
  10.  отнесение документов в дела;
  11.  направление документов в архив.

Для документов в зависимости от вида регистрации в СЭД автоматически создаются следующие электронные описания (карточки и листы):

  1.  карточка документа (КД) – для всех документов;
  2.  карточка резолюции (КР) – для входящих и внутренних документов;
  3.  карточка поручения (КП)  – для организационно-распорядительных документов;
  4.  контрольная карточка задания (ККЗ) – для всех поставленных на контроль заданий по документу;
  5.  карточка исполнения (КИ) – для всех исполненных заданий по документу;
  6.  лист согласования (ЛС) – для всех документов, направляемых на согласование;
  7.  лист ознакомления (ЛО) – для всех документов, направляемых на ознакомление.

Пример электронной регистрационно-контрольной карточки входящего документа представлен на рисунке 5.

Рисунок 5 – Диалоговое окно регистрационно-контрольной карточки входящего документа.

Если регистрируемый входящий документ является ответом на другой документ (направлен в дополнение к ранее направленному документу, во исполнение какого-либо организационно-распорядительного документа, в ответ на запрос и т.д.), зарегистрированный в СЭД, специалист на закладке «Связи» устанавливает связь с КД данного документа. 

При необходимости устанавливается отметка о контроле исполнения входящего документа в целом и срок исполнения на закладке «Контроль». 

При поступлении документа с сопроводительным письмом делопроизводитель создает КД сопроводительного письма (в КД входящего документа на закладке «Сопроводительное письмо»).

Для направления документа на исполнение автор резолюции или его делопроизводитель должен заполнить электронную форму «Карточка резолюции», диалоговое окно которого представлено на рисунке 6.

Рисунок 6 – Диалоговое окно электронной формы «Карточка резолюции».

Работники, получившие уведомление о назначении их исполнителями по документу согласно резолюции, создают Отчет об исполнении (Карточку исполнения), отражающий все этапы и конечный итог исполнения резолюции. 

В случае принятия решения о переносе срока исполнения резолюции, согласованного с руководителем, специалист заполняет следующие поля: новый срок исполнения, причина переноса, дата переноса. Срок исполнения будет  перенесен для резолюции в целом.

При создании проекта исходящего документа исполнитель в обязательном порядке заполняет следующие реквизиты КД:

  1.  поле «Вид документа»;
  2.  поле «Заголовок» отражает краткое содержание документа;
  3.  поле «Адресаты» – указываются организация и должностное лицо, которому адресован документ;
  4.  поле «Подпись» содержит Ф.И.О руководителя, подписывающего документ;
  5.  поле «Исполнители»;
  6.  поле «Количество» – количество листов документа, в т.ч. приложения к нему.

На рисунке 7 размещено диалоговое окно регистрации исходящего документа. Если документ создается в ответ или во исполнение какого-либо документа, то на закладке «Связи» исполнитель устанавливает связь с данными документами. 

Рисунок 7 - Диалоговое окно регистрации исходящего документа.

После заполнения всех обязательных полей КД исполнитель может направить проект исходящего документа на согласование. В случае необходимости изменения содержания документа в соответствии с замечаниями участников согласования исполнитель прерывает процесс согласования по кнопке «Прекратить процесс» в Листе согласования. В КД исходящего документа на закладке «Содержание» исполнитель размещает новую версию документа. Для согласования новой версии исполнитель создает из КД новый Лист согласования. Диалоговые окна регистрации внутренних документов и обращений граждан аналогичны.

Подготовка проекта отправляемого или внутреннего документа начинается с создания Карточки документа (заполнения формы). Данные вводятся вручную или с использованием шаблонов, которые позволяют заполнить ряд полей автоматически. Диалоговое окно создания проекта документа представлено на рисунке 8.

Рисунок 8 – Диалоговое окно создания проекта документа

Проекты документов могут направляться на согласование одному или нескольким лицам. На согласование может быть направлен только неподписанный проект документа. Участники согласования могут накладывать на проект документа визы трех видов:

  1.  согласен;
  2.  не согласен;
  3.  согласен с замечаниями.

Поручения, содержащиеся в организационно-распорядительных документах, вводятся в СЭД в виде отдельных поручений для каждого пункта или еще более детально, но каждое поручение должно содержать один срок исполнения и один текст поручения. Кроме того, руководителями, в адрес которых поступил документ с поручением или без него (по списку рассылки), или лицами, замещающими их в СЭД, могут быть выданы  свои поручения.

При создании поручения вводятся имя автора поручения, текст поручения, исполнители и срок исполнения поручения.

В СЭД могут также создаваться поручения, не связанные с какими-либо документами. По таким поручениям могут, в свою очередь, создаваться поручения и составляться отчеты об исполнении.

Таким образом, министерство сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области обладает высоким уровнем автоматизации и  широким спектром разновидностей документов. В процессе изучения процедуры документирования особых недостатков выявлено не было, так как почти весь процесс документирования деятельности министерства носит автоматизированный характер.

2.3 Организация работы с документами в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области

В министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области используется смешанная форма организации работы с документами. Часть операций (прием и обработка входящих и исходящих документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, тиражирование и т.д.), осуществляется отделом документационного и материального обеспечения министерства, а в структурных подразделениях министерства (управлениях, отделах) выполняются операции по созданию документов, их оперативному хранению.

Видовой состав документов министерства состоит из:

  1.  Распорядительных документов, вышестоящих органов власти (Губернатора, Правительства Оренбургской области, Министерства сельского хозяйства РФ);
  2.  Статистической отчетности министерства;
  3.  Писем-запросов о деятельности министерства;
  4.  Писем-ответов на запросы сотрудников министерства;
  5.  Актов и справок о проведении ведомственных проверок;
  6.  Других материалов по участию в деятельности коллегиальных органов, общественных мероприятий, различных выставок и т.д. (приглашения, решения, тезисы выступлений, информация к ознакомлению и т.п.)

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. В министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения уделяется большое внимание. Вся документация министерства делится на три документопотока,   представленных  на  рисунке 9.

Документопотоки

Входящие

Исходящие

Внутренние

Рисунок 9 – Документопотоки  министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области

Видовой состав документов министерства состоит из:

  1.  Распорядительных документов, вышестоящих органов власти (Губернатора, Правительства Оренбургской области, Министерства сельского хозяйства РФ);
  2.  Статистической отчетности министерства;
  3.  Писем-запросов о деятельности министерства;
  4.  Писем-ответов на запросы сотрудников министерства;
  5.  Актов и справок о проведении ведомственных проверок;
  6.  Других материалов по участию в деятельности коллегиальных органов, общественных мероприятий, различных выставок и т.д. (приглашения, решения, тезисы выступлений, информация к ознакомлению и т.п.)

Количество документов всех потоков за год составляет объем документооборота министерства. Величина документооборота используется для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства.

Министерство сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области обладает большим объемом документооборота. Объем документооборота и количество копий документов за последние три года представлены в таблице 2.

Таблица 2 – Количество документов за 2011 – 2013 г. (шт./г.)

В штуках

Документы

2011 г.

2012г.

2013 г.

Подлин-

ник, шт.

Копии

Подлин-

ник, шт.

Копии

Подлин-

ник, шт.

Копии

Поступающие

36157

23895

36847

23593

36205

23945

Отправляемые

34132

21686

34042

21987

34174

21746

Внутренние

12644

7640

12734

7525

12862

7652

Итого:

82933

53221

83623

53105

83241

53343

Из данной таблицы можно сделать вывод, что разница между объемом документооборота за 2011, 2012 и 2013 годы  небольшая. Это можно объяснить тем, что за последние три года организационная структура министерства не менялась, видовой состав документов также оставался неизменным. Исходя из годового количества документов в министерстве, можно заключить, что численность делопроизводственного персонала не нуждается в изменении.

Динамика документооборота изображена на рисунке 10.

Рисунок 10 – Динамика  документооборота министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области за 2011 – 2013 г.

Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по факсу, электронной почте. Процентное соотношение документов составляемых средствами ЭВМ и вручную, а также соотношение унифицированных и неунифицированных форм документов представлены в приложениях Л и М.

В технологической цепочке обработки и движения документов в министерстве можно выделить следующие этапы, изображенные на рисунке 11.

Прием и первичная обработка документов

Предварительное рассмотрение документов

Регистрация документов

Контроль за исполнением

Экспедиционная обработка отправляемых документов

Направление документа в дело

Рисунок 11 – Этапы работы с документами в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области

Обработка корреспонденции в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области выглядит следующим образом. Ежедневно, дважды в день (в 10.00 и 14.30) старший инспектор отдела документационного и материального обеспечения забирает входящую корреспонденцию с пункта почтового отделения, просматривает правильность адресата, в случае, если письмо было адресовано неверно, оно не вскрывается, его возвращают обратно в почтовый пункт. Остальная корреспонденция подлежит дальнейшей обработке. Конверты вскрывают, если листы скреплены, их раскрепляют для удобства сканирования при дальнейшей регистрации в СЭД. Старший инспектор отдела документационного и материального обеспечения просматривает письма, если среди них встречаются информационные письма и поздравительные открытки, их кладут в ячейку адресата, остальные же документы подлежат процедуре регистрации.

Регистрация входящей документации в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области осуществляется двумя способами: традиционным – в журнал входящей документации, и автоматизированным – с помощью системы электронного документооборота «Lotus Notes».

После того, как старший инспектор отдела документационного и материального обеспечения подготовил документы к регистрации, он их регистрирует – вносит в журнал входящей документации основные данные о документе: название организации-автора, заголовок (при отсутствии – краткое содержание документа), дату. Присваивает документу входящий номер – порядковый по журналу. Затем проставляет его вместе с датой на документе снизу (так чтобы не закрывать других реквизитов документа) с помощью штампа. Далее зарегистрированные в журнале документы проходят регистрацию в СЭД.

Регистрацию в системе электронного документооборота производит главный специалист отдела документационного и материального обеспечения министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области. Процедура выглядит следующим образом: старший инспектор передает главному специалисту зарегистрированные в журнале документы. Главный специалист их сканирует и регистрирует в «Lotus Notes», внося в соответствующие окна программы, запрашиваемые сведения о документе и прилагая сканы документа. Здесь необходимо отметить, что при регистрации документа в «Lotus Notes» используются те же  номер и дата, которые уже проставили на документах при журнальной регистрации.

Дублирование форм традиционного и электронного документооборота является серьезным недостатком, из-за которого увеличиваются трудовые и временные затраты. Министерству сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области следует отказаться от журнальной регистрации. Если освободить старшего инспектора отдела документационного и материального обеспечения от журнальной регистрации и регистрировать документы только в электронном виде – можно избежать потери времени, оптимизировать процесс движения документов. А также освободить главного специалиста отдела документационного и материального обеспечения от обязанности регистрировать документы в СЭД и дать ему возможность осуществлять свои прямые функции по материально-техническому обеспечению министерства, не отвлекаясь на регистрацию. Но на сегодняшний день это невозможно, так как не все органы власти и организации, с которыми взаимодействует министерство, перешли на электронный документооборот.

После того, как документы прошли регистрацию, их передают секретарю-инспектору в приемную министра. Министр их рассматривает и ставит резолюции. Затем их забирает секретарь-инспектор, с некоторых снимает копии (если назначено несколько исполнителей) и возвращает в отдел документационного и материального обеспечения. В отделе старший инспектор раскладывает документы по ячейкам, на которых указаны исполнители. Но перед этим вносит в журнал входящей документации фамилии исполнителей к соответствующим документам. Здесь следует отметить, что движение документов должно быть прямоточным, то есть документы не должны проходить одно и то же подразделение дважды. Это еще один недостаток организации работы с документами в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области. Далее старший инспектор отдела документационного и материального обеспечения сообщает секретарям-инспекторам структурных подразделений о том, что для них приготовлены документы и их необходимо, забирать. Документы забирают и за каждый расписываются в журнале входящей документации, напротив соответствующей фамилии, затем передают непосредственно исполнителям.

Следует заметить, что для уменьшения нагрузки, возложенной на старшего инспектора отдела документационного и материального обеспечения, и оптимизации движения документов в министерстве, нужно обязать секретарей-инспекторов структурных подразделений приходить за документами в назначенное время.  А ячейки с именами исполнителей  лучше всего, разместить в приемной министра у секретаря-инспектора, во избежание повторного возврата документов  в отдел документационного и материального обеспечения.

Обработка и отправка исходящих документов в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области проводится отделом документационного и материального обеспечения.

Сотрудники отдела документационного и материального обеспечения, получив документ к отправке, проверяют правильность его оформления:

  1.  наличие подписи; 
  2.  наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, то проставляют);
  3.  наличие заголовка;
  4.  правильность адресации;
  5.  наличие всех листов в документе и указанных приложений.

Если документ оформлен неправильно или является некомплектным, его возвращают исполнителю на доработку.

При отправке документа по почте его вкладывают в конверт. Конверты маркируют. Все оформление проводят  в соответствии с требованиями почтовых правил.

Передача информации с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу и повышает надежность доставки.   В министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области за работу с электронной почтой и факсимильной связью (прием и передачу сообщений) отвечает специалист I категории отдела документационного и материального обеспечения. Этот сотрудник следит за электронной почтой и факсом, так как именно по этим каналам связи в министерство поступают различного рода письма от Правительства и Министерства сельского хозяйства РФ, которые обычно требуют оперативного исполнения.

Все документы, требующие исполнения и ответа, ставятся на контроль.

Для ведения контроля в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области используют регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными разделителями. Тридцать один разделитель — это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2—3 дня) эти карточки расставляют по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они находятся здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.

Зарегистрировав полностью документы, секретарь-инспектор расставляет карточки по срокам исполнения, то есть ставит каждую карточку на то число, на которое документ должен быть исполнен.

Таким образом, используя сроковую картотеку, секретарь-инспектор может легко узнать, что и на какой день должно быть исполнено.

Помимо текущего контроля секретарь-инспектор ведет предупредительный контроль. Для этого он берет карточки на задания, срок исполнения которых истекает через три дня, и предупреждает об этом каждого исполнителя своего структурного подразделения.

Документ считается исполненным в том случае, когда полностью выполнены поставленные в документе или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, это также фиксируется на оборотной стороне карточки.

После снятия документа с контроля контрольная карточка вынимается. Контроль за сроками исполнения ведется в каждом структурном подразделении.

За обеспечение сохранности документной информации в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области отвечает отдел документационного и материального обеспечения. Все исполненные документы должны быть систематизированы и сформированы в дела. Распределение документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел. [67] Разработку номенклатуры дел в министерстве осуществляют специалисты отдела документационного и материального обеспечения.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [42]  определяет номенклатуру дел как «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке».

Функции номенклатуры дел представлены на рисунке 12.

Функции номенклатуры

Систематизирует документы

Содержит сроки хранения дел

Является основой для размещения и поиска  документов по папкам

Закрепляет индексацию документов и дел

Учетный документ для дел временного (до 10 лет) хранения

Является пособием для проведения первого этапа экспертизы ценности

Рисунок 12 – Функции номенклатуры дел

Номенклатура дел на предстоящий год должна составляться в последнем квартале текущего года и после утверждения руководителем вводиться в действие с 1 января. [42, 67]

В министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области номенклатура дел  пересматривается и уточняется каждый год, а раз в 5 лет заново составляется и согласовывается.

При составлении новой номенклатуры, сотрудники отдела документационного и материального обеспечения министерства берут за основу номенклатуры дел за предшествующие годы.

Специалисты отдела документационного и материального обеспечения министерства при составлении номенклатуры дел учитывают следующие требования, предъявляемые к формированию дел:

  1.  систематизация всех документов;
  2.  включение в одно дело документов с учетом объединяющих признаков, раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;
  3.  конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

Перед составлением номенклатуры сотрудниками отдела документационного и материального обеспечения проводится некоторая аналитическая работа, заключающаяся  в изучении состава, содержания и количества всех документов.

Не остается без внимания также изучение такого параметра документооборота, как направленность движения основных документопотоков. Это позволяет выяснить состав постоянных корреспондентов для формирования дел по корреспондентскому признаку.

Сотрудники отдела документационного и материального обеспечения министерства, при определении разделов номенклатуры дел берут структуру министерства, закрепленную в штатном расписании. Первым разделом номенклатуры выступает  руководство с индексом 01, в раздел входят министр и заместители, затем в соответствии с иерархией остальные структурные подразделения.

Итак, первая графа номенклатуры дел министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области – это индекс дела. Индексы дел – это условные обозначения, присваиваемые каждому делу.  Индекс дела номенклатуры дел министерства состоит из цифрового обозначения должностного уровня (руководство, управления и т.д.), структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. То есть, индекс 01-02-03 означает: 01 – руководство, 02 – первый заместитель министра, 03 – название дела. Индексация ведется по порядку, она закреплена приказом министра.

Вторая графа называется заголовок дела. При составлении заголовков дел специалисты отдела документационного и материального обеспечения министерства  указывают вид документов (положение, инструкция, переписка, оперативная информация), автора документов (организация, орган власти), копийность документов и краткое содержание документов дела.

Термин «документы» употребляют в заголовках дел, содержащих документы по одному и тому же вопросу, но не связанные последовательностью его решения. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов, к примеру: «Документы о наложении карантина на сельхозпредприятия области (планы, списки, переписка)».

В заголовках  дел, содержащих переписку, уточняют, с кем и по какому вопросу она ведется, к примеру: «Переписка с сельхозорганизациями области об организации и методах финансирования».

При группировке в деле распорядительных документов  в заголовке указывают вид документа и автора, например: «Приказы заместителя председателя Правительства – министра сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области по основным вопросам деятельности».

Заголовки дел, содержащие плановые или отчетные документы содержат указание на вид и характер документов, их периодичность, то есть: «Сводные годовые отчеты предприятий области по основной деятельности», «Квартальные отчеты сельхозорганизаций области по основной деятельности».

После составления заголовков дел определяют порядок расположения заголовков в номенклатуре дел.

Вначале располагают заголовки дел, включающие организационную документацию, относящуюся к деятельности министерства и структурных подразделений (положения, регламенты), затем заголовки дел с распорядительными документами непосредственно министерства (приказы, распоряжения), за этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными документами (годовыми, квартальными), перепиской и другими документами.

Внутри каждой из перечисленных групп дела располагают по степени их важности, например, вначале годовые планы, затем квартальные.

Дела с перепиской располагают  следующим образом: вначале - переписка с вышестоящими органами, затем - с неподчиненными организациями и в конце - с подведомственными организациями.

В третьей  графе указывают количество единиц хранения, то есть количество томов конкретного дела.

Четвертая графа называется  «Сроки хранения и № статей по Перечню».  В ней сотрудники отдела документационного и материального обеспечения министерства  указывают срок хранения конкретного дела и статью конкретного перечня.

Название перечня приводят в пятой графе  номенклатуры дел, которая называется «Примечание». На рисунке 13 изображена «шапка» номенклатуры дел министерства.

Рисунок 13 – Графы номенклатуры дел министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области

Сроки хранения документов – постоянные или временные – устанавливают в зависимости от значимости документов.  Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. 

Некоторые документы, связанные с деятельностью министерства не имеют конкретных сроков хранения. Их  хранят  «до минования надобности» (например, «Оперативная информация о ходе весенне-полевых  работ, уборке урожая и заготовке кормов в области») или «до замены новыми» (положения, должностные регламенты).

Также в  графе «Примечания» проставляют различные отметки: о переходящих делах,  в  архив не сдается или при условии завершения ревизии и т.п.

После утверждения номенклатуры дел министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области, отдел документационного и материального обеспечения рассылает в структурные подразделения выписку из ее соответствующих разделов (номенклатуры дел структурных подразделений). Данные выписки используются в течение года для формирования дел в подразделениях, их учета и поиска документов.

В конце года специалисты отдела документационного и материального обеспечения министерства оформляют итоговую запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. В ней указывают количество дел постоянного хранения, временного со сроком хранения свыше 10 лет и временного со сроком хранения до 10 лет включительно, а также число дел, переходящих на следующий год.

После итоговой записи начальник отдела документационного и материального обеспечения министерства ставит подпись и  дату составления. Номенклатура дел министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области представлена в приложении Н.

Рисунок 14 – Пример итоговой записи

В организациях для проведения экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб документационного обеспечения управления, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов, создаются постоянно действующие экспертные комиссии.

В министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области учреждена постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК) на основе Положения, утвержденного министром. [50] Её  целью является организация и проведение методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Оренбургской области управленческую, машиночитаемую и другую специальную документацию, находящуюся  на ведомственном хранении  в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области и его подведомственных организациях. Положение о ЦЭК министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области представлено в приложении П. При разработке данного нормативного документа руководствовались  «Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия», утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2.

В состав ЦЭК входят наиболее квалифицированные сотрудники министерства, под председательством начальника управления делами министерства и обязательном участии директора ГБУ «Архив сельхозорганизаций области» и представителей делопроизводственной службы министерства. Состав ЦЭК министерства представлен на рисунке 15.

Рисунок 15 – Фрагмент из положения о ЦЭК министерства.

К основным задачам ЦЭК можно отнести следующие:

  1.  организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;
  2.  организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в ГБУ «Архив сельхозорганизаций области» ;
  3.  организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив. [50]

В соответствии с возложенными на нее задачами  ЦЭК выполняет следующие функции:

  1.  представляет на рассмотрение ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области списки подведомственных организаций, являющихся источником комплектования архива, а также примерных номенклатур дел, примерных положений об ЦЭК подведомственных организаций, других нормативно – методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и их подготовки к архивному хранению;
  2.  рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно – методическими пособиями;
  3.  а также решения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно – методическими пособиями;
  4.  осуществляет методическое руководство работой ЭК структурных  подразделений и ЭК подведомственных организаций министерства;
  5.  рассматривает предложения и выносит рекомендации по  методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов;
  6.  организует и координирует работу по подготовке нормативно методических пособий по экспертизе ценностей документов и отбору документов на хранение в архив;
  7.  оказывает содействие и методическую помощь специалистам отрасли по выявлению владельцев личных архивов в учреждениях и организациях отрасли, по возможности передачи дневников, записей, воспоминаний и других документов в ГУ «Государственный архив Оренбургской области» с целью создания истории своей отрасли;
  8.  организует ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения.

ЦЭК проводит заседания в соответствии с утвержденным планом работы и по мере необходимости. ЦЭК является совещательным органом при министерстве. Заседания ЦЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения ЦЭК вступают в силу после утверждения министром. [50]

Таким образом, анализ организации работы с документами в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области выявил следующие недостатки: чрезмерная загруженность старшего инспектора отдела документационного и материального обеспечения, отсутствие прямоточности в движении документов, дублирование форм традиционного и электронного документооборота, которые необходимо исправить в целях оптимизации деятельности министерства.

3 Рекомендации по совершенствованию организации и технологии ДОУ в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности

Организация работы с документами подразумевает четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей работников министерства.

В ходе изучения объекта исследования было установлено, что деятельность по ДОУ основана на нормативных актах общегосударственного характера и актах Оренбургской области, приказах министра, должностных регламентах сотрудников отдела документационного и материального обеспечения.

Среди недостатков документационного обеспечения управления министерства – отсутствие прямоточности в движении документов и чрезмерная загруженность старшего инспектора отдела документационного и материального обеспечения.

Последний недостаток можно исправить, обязав секретарей-инспекторов структурных подразделений приходить за документами в назначенное время и закрепить это в должностных инструкциях этих сотрудников.

Проблему отсутствия прямоточности в движении документов решим установкой ячеек с именами исполнителей у секретаря-инспектора в приемной министра, таким образом, предотвратив возврат документов в отдел документационного и материального обеспечения. К тому же, существенно сократим время движения документации, при условии, что отписанные документы секретари-инспекторы структурных подразделений будут своевременно разбирать в назначенное время.

Также следует отметить, что в министерстве внедрена система электронного документооборота «Lotus Notеs». Все документы регистрируются как в «Lotus Notеs», так и в журнале входящей документации, что приводит к значительной потери времени, увеличении нагрузки на работников, снижению оперативности работы с документами в целом. Дублирование форм традиционного и электронного документооборота является существенным недостатком в деятельности министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области.

Еще принятая в январе 2002 г. федеральная целевая программа «Электронная Россия» (2002–2010 годы) предусматривала «перевод в электронную цифровую форму большей части документооборота, осуществляемого между хозяйствующими субъектами, органами государственной власти и органами местного самоуправления». Цель внедрения современных автоматизированных технологий – это повышение качества информационно-документационного обеспечения деятельности управленческого аппарата и в конечном счете – повышение эффективности и прозрачности работы управленческого аппарата в целом.

Однако анализ выполнения программы, показал, что результатом внедрения автоматизированных технологий стало создание дублирующих традиционное делопроизводство систем, что не только не привело к повышению эффективности работы государственных органов, но, наоборот, значительно увеличило нагрузку на сотрудников, потребовало увеличения штатной численности.

Практически повсеместно проекты документов готовятся на компьютере, но зачастую вся автоматизация этим и ограничивается. В лучшем случае, и то далеко не везде, внедрили системы электронного делопроизводства (СЭД), но в конечном результате документ все равно выводился на бумагу, так как обмен документами между различными ведомствами, работа с документами по личному составу, долговременное и постоянное хранение документов – все это осуществлялось только по традиционным бумажным технологиям.

В 2008–2009 гг., когда проблемы внедрения современных информационных технологий в деятельность государственных органов привлекли внимание руководства нашей страны, стало ясно, что нужны глобальные решения в государственном масштабе.

Вследствие этого в 2009–2010 гг. появляется целый ряд важных документов: Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 № 477, утвердившее Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, отдельный раздел которых посвящен особенностям работы с электронными документами. Следом за ним, 22 сентября, появляется другое постановление № 754, утвердившее Положение о системе межведомственного электронного документооборота, а уже 5 октября в дополнение издается распоряжение Правительства РФ № 1403-р, утвердившее Технические требования к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти.

Принятые нормативные акты, безусловно, оптимизировали процесс внедрения современных информационных технологий в деятельность органов власти, но остается сильным и психологический фактор — люди не доверяют до конца электронным документами и настаивают на параллельном хождении бумаги просто чтобы подстраховаться, на всякий случай. Пожалуй, в этом кроется серьезный риск для осуществления полного перехода на электронный документооборот.

Следует избегать дублирования электронного документооборота бумажным. В такой связке бумага сохраняет приоритет и поэтому никакого реального ускорения не происходит.  Более того, при параллельном хождении бумажных и электронных документов расходы возрастают, а производительность понижается. Потому что сотрудники тратят дополнительное время на сверку бумажных документов с электронными. Или будут просто игнорировать СЭД, пока к ним не поступят оригиналы.

Не стало исключением и министерство сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области, так как деятельность ведомства и выполнение возложенных на него функций, заключается, в том числе, и во взаимодействии со многими органами власти и организациями. Основная проблема заключается в фрагментарности автоматизации, отсутствии единых общегосударственных решений.

Здесь следует ещё раз  отметить, что министерство сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области  оснащено системой электронного документооборота под названием «Lotus Notеs»,  программа работает без ошибок, сотрудники, отвечающие за документационное обеспечение управления, программе обучены. Но как показывает практика не все ведомства, районные администрации и организации Оренбургской области, с которыми ведет свою деятельность министерство, по состоянию на февраль 2014 года работают в системе электронного документооборота.

Итак, если уж надо работать с бумажными документами, то нужно делать это эффективно. Современные технологии позволяют наладить обработку бумажных документов так, что это перестанет быть слабым местом в документационном обеспечении управления министерства.

Во-первых, разумеется, без поточного сканирования не обойтись, поэтому предлагаем министерству установить программный компонент «ActiveXCompanent» и приобрести поточный документный сканер.

ActiveXCompanent – это набор модулей, который позволит  существенно расширить возможности разработки и значительно повысить функциональность приложений построенных на платформе IBM Lotus Notes, а это в свою очередь, позволит повысить количество исполняемых задач, эффективность, а так же простоту использования Lotus-приложений.

В состав «ActiveXCompanent» входят 5 готовых модулей:

  1.  Lotus DocScaner – модуль для организации сканирования документов;
  2.  Lotus BarCode – модуль для работы со штрих кодами;
  3.  Lotus DrawDiagram – модуль для построения и обработки диаграмм описания бизнес-процессов;
  4.  Lotus Spreadsheet – модуль для динамической работы с табличными данными;
  5.  Lotus Notification – модуль для организации работы уведомлений о различных событиях.

Использование «ActiveXCompanent» позволит министерству:

  1.  повысить скорость и удобство поиска и идентификации документов;
  2.  предоставит возможность формирования отчетов прямо в Lotus'e;
  3.  предоставит возможность осуществлять сканирование документов (как одностороннее, так и потоковое, двустороннее);
  4.  позволит получать уведомления о новых документах;
  5.  использовать функциональность формирования и распознавания штрих-кодов;
  6.  формирование бизнес диаграмм и мониторинг по ним прямо в программной оболочке Lotus.

Интегрирование «ActiveXCompanent» в используемые базы, не требует знание специфических языков программирования и высокой квалификации программистов.
Компонент «ActiveXCompanent» предоставляется, как в полном объеме, так и модульно, в зависимости от того, что необходимо задействовать в используемых приложениях, то есть у министерства будет возможность выбора наиболее предпочтительного модуля, и как следствие меньше затрат.

Стоимость программы составляет порядка 13-15 тыс. рублей, стоимость поточных сканеров  представлена в таблице 3, установку произведут специалисты информационного отдела министерства.

Таблица 3 – Стоимость поточных сканеров

     В рублях

2

Наименование сканера

Характеристики

Стоимость  

1

Fujitsu fi-6800

130 стр/мин, 60000 листов/день

586854 руб.

2

Canon imageFORMULA DR-X10C

100 стр/мин, 60000 листов/день

590332 руб.

3

Kodak i4600

120 стр/мин, 30000 листов/день

749270 руб.

4

Panasonik KV-S3105C

130 стр/мин, 80000 листов/день

922407 руб.

Из предложенных моделей поточных сканеров, министерству наиболее подошла бы модель Fujitsu fi-6800. Данная модель обладает хорошими характеристиками скорости и качеством печати, работоспособностью, а также проста в использовании. Обладает наиболее приемлемой ценой.

Во-вторых, важно выстроить всю схему работы так, чтобы не возникало вопросов о доверии к информационной системе и не приходилось потом сличать скан документа с его оригиналом.

Для этого, специалистам отдела документационного и материального обеспечения следует донести до всех руководителей и рядовых сотрудников министерства, что скан документа точно соответствует оригиналу, подкрепив это внутренними распорядительными документами.

В таблице 4 представлены затраты к рекомендациям по совершенствованию документационного обеспечения управления в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области.

Таблица 4 – Общие расходы  на внедрение рекомендаций по совершенствованию ДОУ в министерстве

    В рублях

Проблемы

Решения

Затраты

Чрезмерная загруженность старшего инспектора отдела документационного и материального обеспечения

Обязать секретарей-инспекторов структурных подразделений забирать документы в назначенное время. Закрепить это в их должностных инструкциях.

0 руб.

Отсутствие прямоточности в движении документов

Переместить и установить стеллаж с ячейками, на которых указаны имена исполнителей секретарю-инспектору в приемную министра. Прекратить возврат документов в отдел документационного и материального обеспечения.

0 руб.

Дублирование форм традиционного и электронного документооборота

Установить программный компонент «ActiveXCompanent», работающий на платформе IBM Lotus Notes, который позволит расширить функциональность Lotus Notes. Приобрести поточный сканер Fujitsu fi-6800

601854 руб.

Итого: 601854 руб.

Таким образом, в целях совершенствования документационного обеспечения управления министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области необходимо прибегнуть к изложенным рекомендациям, а именно обязать секретарей-инспекторов забирать документы в назначенное время, установить ячейки с именами исполнителей секретарю-инспектору в приемную министра, закупить и установить программное обеспечение и оборудование для поточного сканирования, провести ознакомительную беседу со всеми сотрудниками министерства по поводу соответствия сканов документов их оригиналам.

Заключение

Документационное обеспечение управления - это деятельность аппарата управления предприятия, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций; отрасль деятельности по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения, основанное на научной организации с применением современных компьютерных технологий. Документационное обеспечение управления охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов. [56]

Министерство сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности является органом исполнительной власти Оренбургской области, осуществляющим проведение единой государственной политики и нормативно-правовое регулирование в сфере поддержки организаций агропромышленного комплекса, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области независимо от форм собственности, ветеринарии и ветеринарного надзора, государственного надзора за техническим состоянием самоходной техники, инновационной политики агропромышленного комплекса, производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции, деятельности садоводческих, огороднических и дачных некоммерческих объединений граждан.

Министерство осуществляет свою деятельность как непосредственно, так и во взаимодействии с федеральными органами исполнительной власти, иными государственными органами и учреждениями, созданными для реализации отдельных функций государственного управления, органами местного самоуправления муниципальных образований, общественными объединениями и иными организациями.

Министерство обладает правами юридического лица, имеет самостоятельный баланс, счета, открытые в соответствии с действующим законодательством, печать со своим наименованием и изображением Государственного герба Российской Федерации, бланки и штампы, приобретенное и переданное ему в установленном порядке имущество.

Анализ показал, что существующий порядок организации документационного обеспечения управления в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области имеет ряд недостатков: встречаются нарушения в движении документов, и как следствие оперативность движения документов снижена; отсутствует рациональность действий при разборе отписанной документации, в результате чего, старший инспектор отдела документационного и материального обеспечения подвергается излишней нагрузке; присутствует дублирование форм традиционной и электронной документации, что опять же, приводит к снижению оперативности движения документов и загруженности персонала.

Процесс совершенствования документационного обеспечения управления министерства сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области заключается в устранении выявленных недостатков, с помощью разработанных рекомендаций.

Для совершенствования  документационного обеспечения управления в министерстве сельского хозяйства, пищевой и перерабатывающей промышленности Оренбургской области нами разработаны следующие рекомендации:

  1.  переместить и установить стеллаж с ячейками, на которых указаны имена исполнителей секретарю-инспектору в приемную министра. Прекратить возврат документов в отдел документационного и материального обеспечения.
  2.  обязать секретарей-инспекторов структурных подразделений забирать документы в назначенное время. Закрепить это в их должностных инструкциях.
  3.  установить программный компонент «ActiveXCompanent», работающий на платформе IBM Lotus Notes, который позволит расширить функциональность Lotus Notes. Приобрести поточный сканер Fujitsu fi-6800

Ожидаемая эффективность от введения данных предложений - повышение производительности труда, качества и скорости работы с документами.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

42731. РАЗРАБОТКА АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ ДЛЯ РАСЧЕТА ПОТРЕБНОСТИ В КОРМАХ НА ПАСТБИЩНЫЙ ПЕРИОД 70 KB
  Исходя из наличия поголовья сельскохозяйственных животных структуры и организации стада структуры суточных рационов и норм кормления рассчитать потребность в кормах по ферме на пастбищный период в кормовых единицах и физическом весе по видам корма и половозрастным группам. Промежуточными данными должны быть: Поголовье по половозрастным группам; Потребность в кормах в сутки на одну голову кормовые единицы и физический...
42732. Работа с файлами в С# 288.5 KB
  Потоки в С Под файлом обычно подразумевается именованная информация на внешнем носителе например на жестком или гибком магнитном диске. Логически файл можно представить как конечное количество последовательных байтов поэтому такие устройства как дисплей клавиатура и принтер также можно рассматривать как частные случаи файлов.
42733. Простейшие классы 160 KB
  Методы и свойства должны обеспечивать непротиворечивый полный минимальный и удобный интерфейс класса. В программе должна выполняться проверка всех разработанных элементов класса.1 Классы в C Работу с классами рассмотрим на следующем примере. Создайте новое консольное приложение для C и введите следующий текст: using System; nmespce test { Начало класса clss Worker { public int ge=0; public string nme; } Конец класса clss Test { [STThred]...
42734. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С УНАСЛЕДОВАННЫМ ПРОГРАММНЫМ КОДОМ 167.37 KB
  Очень часто сборки .NET должны успешно взаимодействовать со сложными приложениями, где значительную часть кода составляют классические СОМ- серверы. Код модулей СОМ является двоичным и платформенно-зависимым (в отличие от полностью платформенно-независимого кода IL). СОМ-серверы работают с уникальным набором типов данных (BSTR, VARIANT и т. п.), содержание которых в разных языках программирования сильно различается.
42735. Разработка и использование ActiveX ФОРМ 552 KB
  Шифр скитала многократно совершенствовался в последующие времена Шифрующие таблицы С начала эпохи Возрождения конец XIV столетия начала возрождаться и криптография. В разработанных шифрах перестановки того времени применяются шифрующие таблицы которые в сущности задают правила перестановки букв в сообщении В качестве ключа в шифрующих таблицах используются' размер таблицы; слово или фраза задающие перестановку особенности структуры таблицы. Одним из самых примитивных табличных шифров перестановки является простая перестановка для...
42736. Исследование трехфазного двигателя и однофазном и конденсаторном режимах 61 KB
  Ход работы: Теоретический материал: а Принцип работы однофазного АД основан на б Пусковой момент однофазного АД равен в Фаза смещающий элемент это аппарат предназначенный для г Пусковая емкость предназначена Рабочая емкость предназначена для д Рабочие свойства АД лучше в однофазном или конденсаторном режиме Ознакомиться с конструкцией трехфазного АД и записать паспортные данные. А...
42737. ИССЛЕДОВАНИЕ АНАЛОГОВЫХ КОМПАРАТОРОВ 76.5 KB
  При этом ОУ работает преимущественно в области положительного или отрицательного ограничения выходного напряжения проходя область усилительного режима только вблизи порога. Использование разных входов ОУ для подачи входного сигнала позволяет реализовать фиксацию уровня входного напряжения положительным или отрицательным перепадом напряжения на выходе компаратора.4 приведены схемы детекторов положительного и отрицательного уровней входного напряжения. Пороговый уровень входного напряжения в этих схемах задается величиной напряжения смещения...
42739. Линейный вычислительный процесс 241.5 KB
  Автомобиль в первый день проехал 24 намеченного пути во второй день – 46 пути а в третий – остальные 450 км. Используя операцию деления нацело найти количество полных метров в нем 1 метр = 100 см Вариант 2 Найти площадь треугольника по формуле Герона по заданным сторонам b c. Используя операцию деления нацело найти количество полных тонн в ней 1 тонна = 1000 кг Вариант 3 Три пассажира одновременно сели в такси.