96033

Особливості роботи в табличному процесорі Microsoft Excel

Дипломная

Информатика, кибернетика и программирование

Дізнатися більше про формати комірок та закріплення областей; Вдосконалити знання про функції, масиви, фільтри, макроси; Дізнатися більше про способи форматування таблиць; Вдосконалити знання про стилі форматування; Навчитися правильно змінювати зовнішній вигляд таблиці тобто задавати заливку і змінювати границі...

Украинкский

2015-10-02

589.34 KB

1 чел.

ВСТУП

Мета дипломної роботи:

- Дізнатися більше про особливості роботи в табличному процесорі Microsoft Excel;

- Дізнатися більше про формати комірок та закріплення областей;

- Вдосконалити знання про функції, масиви, фільтри, макроси;

- Дізнатися більше про способи форматування таблиць;

- Вдосконалити знання про стилі форматування;

- Навчитися правильно змінювати зовнішній вигляд таблиці тобто задавати заливку і змінювати границі, об’єднувати та розбивати комірки, змінювати розміри стовпців і рядків.

 Дипломна робота складається з: вступу, основної частини, висновку, списку використаної літератури. Основна частина складається з двох розділів.

У першому розділі розкриваються загальні відомості про таблиці Excel, а саме, описуються вікно, панелі інструментів, створення, відкриття та збереження робочої книги, формати комірок, закріплення областей, функції, масиви, використання фільтрів у списках, макроси.

У другому розділі розкриваються загальні відомості про форматування таблиць в середовищі MS Excel. Стилі форматування таблиці, границі та заливка таблиці, обєднання та розбиття комірок, зміна розмірів рядків і стовпців.

 РОЗДІЛ I. ЗАГАЛЬНІ ВІДОМОСТІ ПРО ТАБЛИЧНИЙ ПРОЦЕСОР MICROSOFT EXCEL

1.1 Вікно програми

У вікні програми Excel можна побачити порожню робочу книгу, що має назву "Книга 1". Файли в Excel називаються робочими книгами. Кожна робоча книга складається з декількох робочих аркушів. Аркуші, у свою чергу, містять стовпці і рядки. Елемент, розташований на перетинанні рядка і стовпця, іменується клітинкою. Дане в Excel вводиться безпосередньо в клітинку. Вона може містити число, формулу або текст. Кожна клітинка має свою адресу, що складається із назви стовпця та номеру рядка, на перетинанні яких вона знаходиться (наприклад, A1, K3, AF37 тощо). Заповнені клітинки утворюють робочу таблицю (мал.1.1). 

Вікно програми складається з:

- рядку заголовку;

- рядку меню;

- панелі інструментів стандартна;

-  панелі інструментів форматування;

- поля імені комірки;

- рядку формул;

- панелі керування сторінками;

- рядку стану; 

- робочого аркушу.

Мал. 1.1 Загальний вигляд робочого вікна

1.2 Створення, відкриття та збереження робочої книги

Для створення нової робочої книги у меню "Файл" вибрати команду "Создать" (мал.1.2). У діалоговому вікні, що розкрилося, вводимо ім'я нашого документу, і вибираємо тип файлу, на основі якого буде створено робочу книгу; після чого натиснути кнопку "OK". Звичайні робочі книги створюються на основі шаблону "Книга". Для створення робочої книги на основі шаблону "Книга" можна натиснути кнопку.

мал. 1.2 Створення нової робочої книги 

Для відкриття існуючої робочої книги необхідно в меню "Файл" вибрати команду "Открыть" (мал.1.3), після чого розкриється діалогове вікно "Открытие  документа". У прихованому переліку папок слід вибрати диск, на якому знаходиться потрібна робоча книга. У переліку, що розташований нижче вибрати (подвійним натисканням) папку з книгою і саму книгу. 

мал. 1.3 Діалогове вікно "Відкриття існуючої робочої книги"

Зберігати робочу книгу можна таким способом:

- клацнути мишкою на кнопці "Сохранить"  стандартної панелі інструментів;

- ввести ім`я, з яким користувачеві необхідно зберегти свою робочу книгу, у діалоговому вікні "Сохранение документа" в полі "Имя файла";

- клацнути мишкою на кнопці "ОК" (мал.1.4).

мал. 1.4 Діалогове вікно "Збереження робочої книги"

1.3 Панелі інструментів

Під рядком меню розташовані панелі інструментів, що складаються з кнопок з малюнками. Кожній кнопці відповідає команда, а малюнок на цій кнопці передає значення команди. За звичаєм під рядком меню знаходяться дві панелі інструментів – "Стандартна" і "Форматування". Щоб встановити, або забрати панель з екрану слід вибрати в меню "Вид" пункт панелі інструментів, а потім натиснути на ім’я потрібної панелі (мал.1.5). Якщо панель присутня на екрані, то навпроти її імені буде стояти галочка.

мал. 1.5 Встановлення панелі інструментів на екран

Якщо для виведення усіх кнопок на панелі не достатньо місця, то виводяться кнопки, які були використані останніми. Якщо натиснути на кнопку  у кінці панелі, то з'являться інші кнопки. При натисканні на кнопку "Добавити" або "Видалити" кнопки з'явиться меню, в якому можна вивести або забрати кнопку з панелі.

Також для зміни складу панелі інструментів можна у меню "Сервіс" вибрати пункт "Настройка". У діалоговому вікні необхідно вибрати вкладку команди. У переліку категорій необхідно вибрати групу кнопок, після чого у переліку команд з'являються кнопки цієї групи. Щоб додати кнопку до панелі інструментів слід пересунути її з діалогового вікна в потрібну позицію меню. Процес встановлення кнопки завершується натисканням кнопки "Закрити". Для видалення кнопки з панелі інструментів необхідно пересунути її в діалогове вікно "Настройка".

1.4 Формати комірок

В Excel існує біля десяти форматів даних (мал. 1.5):

  1.  Спільний – використовується для відображення, як текстових так і числових значень довільного типу;
  2.  Числовий – найпоширеніший спосіб подання чисел;
  3.  Грошовий – для відображення грошових величин;
  4.  Фінансовий – використовується для вирівнювання грошових величин;
  5.  Дата – для відображення дати та часу;
  6.  Час – для відображення дати та часу;
  7.  Відсотковий – у відсотковому форматі значення комірок помножається на 100 і виводиться із символом %;
  8.  Дробовий – число відображається у вигляді звичайного дробу;
  9.  Експоненціальний – як правило використовується для чисел з великою кількістю знаків. В результаті, переноситься в ліво, число після + вказує на скільки знаків;
  10.  Текстовий – для введення тексту та числових даних, що сприймаються, як текст.

мал. 1.5 Діалогове вікно "Формат комірок"

1.5 Закріплення областей

Часто у великих таблицях при прокрутці комірок зникає шапка таблиці. Excel дає можливість запобігати цьому, тобто зробити рядок заголовка постійно видимим. Для цього слід виділити рядок, що знаходиться під областю, яка має бути видимою. Заходимо в меню "Окно" вибираємо пункт "Закрепить области" (мал.1.6).

мал. 1.6 Пункт меню "Закріплення областей"

Якщо ж необхідно, щоб був видимий стовпчик то потрібно виділити той, що знаходиться з права від нього, і аналогічно заходимо в меню "Окно" вибираємо пункт "Закрепить области". Якщо ж необхідно закріпити одночасно рядок та стовпчик, то попередньо виділяємо комірку, що знаходиться з права і нижче від комірки перетину цих рядка та стовпчика. Якщо ж потрібно відмінити закріплені області заходимо в меню "Окно" вибираємо пункт меню "Снять закрепление области" (мал.1.7).

мал. 1.7 Пункт меню "Відміна закріплених областей"

1.6 Функції

Для виконання табличних обчислень потрібні формули. Оскільки деякі формули і їхні комбінації зустрічаються дуже часто, то програма Excel пропонує більш 400 заздалегідь вбудованих формул, що називаються функціями.

Всі функції розділені по категоріях, щоб в них було простіше орієнтуватися (мал.1.8). Вмонтований конструктор функцій допомагає на всіх етапах роботи правильно застосовувати функції. Він дозволяє побудувати й обчислити більшість функцій за два кроки. У програмі є впорядкований за алфавітом повний список усіх функцій, у якому можна легко знайти функцію, якщо відомо її ім'я. В противному випадку варто робити пошук по категоріях. Багато функцій різняться дуже незначно, тому при пошуку по категоріях корисно скористатися стислими описами функцій, що пропонує конструктор функцій. Функція керує деякими даними, що називаються її аргументами.

Аргумент функції може займати одну комірку або розміщатися в цілій групі комірок. Конструктор функцій робить допомогу в завданні будь-яких типів аргументів. 

мал. 1.8 Діалогове вікно "Майстер функцій"

1.7 Масиви

Масиви формул зручно використовувати для введення однотипних формул і обробки даних у вигляді таблиць. Наприклад, для обчислення модуля від чисел, розміщених у комірках  B1, C1, D1, E1 замість введення формул у кожну комірку можна ввести одну формулу – масив для усіх комірок. Microsoft Excel додає навколо масиву формул фігурні дужки { }, по яким можна відрізнити масив від звичайної функції.

Для створення масиву формул необхідно:

  1.  виділити комірки, в яких повинен знаходитися масив формул (мал.1.9);
  2.  ввести формулу звичайним способом, вказавши в якості аргументів групу комірок-аргументів ABS(B1:E1);
  3.  в останньому вікні замість кнопки "ОК" натиснути комбінацію клавіш Ctrl+Shift+Enter.

Для редагування масиву формул потрібно:

  1.  виділити комірки, в яких знаходиться масив;
  2.  натиснути мишкою в середині рядка формули і відредагувати формулу;
  3.  натиснути комбінацію клавіш Ctrl+Shift+Enter.

мал. 1.9 Загальний вигляд масиву

1.8 Використання фільтрів у списках

Фільтр – це швидкий спосіб пошуку частини даних з всього списку. У відфільтрованому списку відображається лише рядки, що відповідають заданим умовам.

Є дві команди:

  1.  Авто фільтр;
  2.  Розширений фільтр.

Для того щоб відкрити авто фільтр потрібно зайти в меню "Данные" пункт меню "Фильтр" і вибираємо "Авто фильтр" (мал. 1.10).

мал. 1.10 Відкриття діалогового вікна "Авто фільтр"

При використані команди авто фільтр з права від назв стовбців з’являються кнопки зі стрілками. Excel верхній рядок сприймає, як заголовок стовпця і не фільтрує його. За допомогою авто фільтра можна вибрати лише кількох елементів списку або задати математичні умови порівняння (<; >).

На відміну від "авто фільтра", де критерії заносяться під час роботи фільтра, "розширений фільтр" може працювати тільки тоді, коли критерії для пошуку даних попередньо створені користувачем і занесені у визначений діапазон комірок таблиці (мал.1.11). Цей діапазон бажано має міститися над списком і має бути відокремленим від списку щонайменше одним порожнім рядком.

мал. 1.11 Діалогове вікно "Розширений фільтр"

1.9 Макроси

Макрос - це набір інструкцій, які повідомляють програмі, які дії потрібно виконати, щоб досягти порібної мети. В Excel є два способи створення макросу:

  1.  записати за допомогою відповідного пункту меню;
  2.  створити вручну.

Перший спосіб легкий і не вимагає ніяких знань в програмуванні. Досить в головному меню вибрати "Сервіс" - "Макрос" - "Почати запис" (мал.1.12).

мал. 1.12 Меню "Створення макросу"

У вікні, "Запис макросу" необхідно вказати його ім'я, яке виводитиметься в списку доступних макросів, можна додати опис (для чого макрос, автор і т.д.), привласнити клавішу для швидкого запуску і вказати в яку книгу потрібно зберегти макрос. Після натискання "OK" розпочнеться запис.

Тепер, все що ви будете робити в робочій книзі (додавати, змінювати, видаляти, створювати зведені і т.д.) все буде записуватися. Для зупинки запису необхідно натиснути відповідну кнопку. Після завершення запису наш макрос з'явиться в списку "Сервіс" - "Макрос" - "Макроси" (Alt + F8).

 РОЗДІЛ II. МЕТОДИКА ОЗНАЙОМЛЕННЯ З ТАБЛИЦЯМИ EXCEL

2.1 Стилі форматування таблиці

Microsoft Office Excel підтримує численні стандартні стилі таблиць (або експрес-стилі), за допомогою яких можна швидко форматувати таблиці. В разі, якщо ці типові стилі таблиць не відповідають вашим потребам, можна створити власний стиль таблиці. Хоча видалити можна лише власний стиль зведеної таблиці, можна прибрати будь-який стиль зведеної таблиці, який не застосовується до даних.

Можна настроїти форматування таблиці, вибравши для елементів таблиці потрібні параметри експрес-стилю, такі як рядки заголовків і підсумків, перші й останні стовпці, а також виділення рядків і стовпців за допомогою смуг.

- Виберіть на аркуші діапазон комірок, які потрібно швидко відформатувати як таблицю.

- На вкладці "Основне" у групі "Стилі" клацніть елемент "Форматувати як таблицю".

- У групі "Світліше", "Середній" або "Темніше" виберіть потрібний стиль таблиці.

Іноді буває потрібно змінити колір або вигляд таблиці. Програма Excel пропонує низку попередньо настроєних стилів таблиць, які можна переглянути перед тим, як вибрати потрібний. Для того, щоб вибрати уже створений стиль заходимо в меню "Формат" і вибираємо пункт меню "Стиль" (мал.2.1).

мал. 2.1 Пункт меню "стиль"

Також можна створити власний стиль таблиці.

  1.  Клацніть у будь-якому місці таблиці, щоб відобразити вкладку "Робота з таблицями".
  2.  На вкладці конструктор натисніть кнопку додатково в правому нижньому кутку колекції стилі таблиць.
  3.  Наведіть курсор мишки на зображення різних стилів, щоб переглянути, як виглядатиме таблиця. Щоб застосувати форматування, клацніть стиль, який сподобався.

Якщо запропоновані стилі вам не підходять, то ви можете створити свій власний стиль для цього натисніть кнопку "Створити стиль таблиці" та виберіть елементи форматування таблиці, щоб створити новий стиль, який буде додано до колекції стилів таблиць.

Під час створення нового стилю таблиці ви можете форматувати всі елементи таблиці (наприклад, рядок заголовка, рядки з парними номерами (смуга другого рядка) і рядок підсумків), змінюючи колір тла (заливки), колір шрифту, товщину шрифту (наприклад, жирний шрифт) і встановлюючи параметри ліній сітки (мал.2.2).

мал. 2.2 Діалогове вікно "Стоворення стилю"

Збережіть новий стиль і застосуйте його до таблиці. Створений вами стиль таблиці буде недоступний під час створення нової книги, але таблицю можна скопіювати до іншої книги або шаблону разом зі створеним стилем.

2.2 Границі і заливка таблиці

Границі та заливка комірок можуть бути хорошим засобом для оформлення різних областей робочого аркуша. Для того щоб змінити границі заходимо в меню "Формат" вибираємо пункт меню "Формат ячеек" і в діалоговому вікні "Формат ячеек" вибираємо вкладку "Граница" (мал.2.3).

мал. 2.3 Діалогове вікно "Формат ячеек"

По замовчуванням колір лінії границі є чорним, якщо на вкладці "Вид" діалогового вікна "Параметри" в полі "Колір" встановлено значення "Авто". Щоб вибрати колір, відмінний від чорного, клацніть на стрілці праворуч від поля "Колір". Розкриється поточна 56-кольорова палітра, в якій можна використовувати один з наявних кольорів або створити новий. Зверніть увагу, що для вибору кольору границі потрібно використовувати список "Колір" на вкладці "Границя". Якщо ви спробуєте це зробити за допомогою панелі інструментів форматування, то змініть колір тексту в комірці, а не колір границі.

Після вибору типу і кольору лінії потрібно вказати положення границі. При натисканні кнопки "Зовнішні" в області "Все" кордон розміщується по периметру поточного виділення, будь то одна комірка або група комірок. Щоб видалити всі границі, наявні у виділенні, натисніть кнопку "Ні". Область перегляду дозволяє контролювати розміщення границь. При першому відкритті діалогового вікна для єдиної виділеної комірки ця область містить тільки невеликі маркери, які позначають кути комірок. Щоб розмістити границю, клацніть на області перегляду в тому місці, де повинна знаходитися границя, або натисніть відповідну кнопку поряд з цією областю. Якщо в робочому аркуші виділено кілька комірок, в цьому випадку на вкладці "Границя" стає доступною кнопка "Внутрішні", за допомогою якої можна додати границі між виділеними комірками. Крім того, в області перегляду з'являються додаткові маркери на сторонах виділення, які вказують, де проходитимуть внутрішні границі.

Щоб видалити розміщену границю, просто клацніть на ній в області перегляду. Якщо потрібно змінити формат границі, виберіть інший тип лінії або колір і клацніть на цій границі в області перегляду. Якщо хочете почати розміщення границі заново, натисніть кнопку "Ні" в області "Все".

Можна застосовувати до виділених комірок кілька типів границь одночасно. Можна застосовувати комбінації границь, використовуючи кнопку "Границі" на панелі інструментів "Форматування". Після клацання на маленькій стрілці поруч із цією кнопкою Excel виведе палітру кордонів, в якій можна вибирати тип кордону.

Різні варіанти заливки комірок, що надаються вкладкою "Вид", можна використовувати для наочного оформлення робочого аркуша. Наприклад, заливку можна застосовувати для виділення підсумкових даних або для залучення уваги до комірок робочого аркуша, призначеним для введення даних. Для полегшення перегляду числових даних по рядках можна використовувати, так звану "лінійну заливку", коли чергуються рядки різного кольору.

Застосування заливки для комірок. Вкладка "Вид" діалогового вікна "Формат ячеек" використовується для застосування кольорів і візерунків до виділених комірок (мал 2.4). Ця вкладка містить поточну палітру і розкривається палітра візерунків.

мал. 2.4 Діалогове вікно "границя і заливка"

Палітра "Колір" на вкладці "Вид" дозволяє задати фон для виділених комірок. Якщо ви виберете колір у палітрі "Колір", не вибираючи узору, то заданий кольоровий фон з'явиться у виділених комірках. Якщо вибрати колір у палітрі "Колір", а потім - візерунок вибрати в палітрі "Візерунок", то цей візерунок накладеться на фоновий колір. Кольори які розкриваються в палітрі "Візерунок" контролюють колір самого візерунка. 

2.3 Об’єднання та розбиття комірок

Існує можливість об’єднати дві або більше комірок таблиці. Наприклад, якщо потрібно об’єднати кілька комірок в одну для створення заголовка таблиці, який перетинає кілька стовпчиків.

Для об’єднання комірок слід виділити ці комірки та вибрати меню "Таблица" - "Объединить ячейки" (мал 2.5).

мал. 2.5 Відкриття діалогового вікна "обєднання комірок"

Для розбиття комірки на кілька частин слід виділити її та вибрати пункт меню "Таблица" команду маню "Разбить ячейки" (мал.2.6). Потім необхідно вказати кількість стовпчиків та рядків, на яку слід розбити кожну комірку.

мал. 2.6 Розбиття комірок

При цьому текст комірки розбивається в залежності від кількості абзаців, які в ній знаходяться. Якщо в комірці міститься тільки один символ абзацу, то текст повністю розміщується до самої лівої з нових комірок, а останні лишаються порожніми. Якщо в комірці міститься більше ніж один символ абзацу, то абзаци розподіляються рівномірно між комірками.


2.4 Зміна розміру рядків і стовпців

Змінити розмір стовпчика чи рядка можна шляхом наведення курсору на границю між назвами стовпців чи рядків, які потрібно збільшити чи зменшити і, утримуючи ліву кнопку мишки перетягнути границю стовпчика вліво або вправо, або границю рядка вверх або вниз (мал.2.7).

мал. 2.7 Зміна розміру рядка і стовпця

При наведенні курсору на границю між назвами стовпців чи рядків курсор набуває форми горизонтальної стрілки, яка перекреслена вертикальною рискою. Як тільки курсор набуває такої форми, необхідно натиснути ліву кнопку мишки і, утримуючи її перетягнути. В іншому випадку, перетягнути границю не буде можливості.

Змінити розміри стовпців та рядків можна також в меню "Формат" за допомогою команд "Строка""Высота" (мал. 2.8) (для зміни розмірів рядків) або "Столбец" - "Ширина" (для зміни розмірів стовпчиків) (мал.2.9).

мал. 2.8 Відкриття діалогового вікна "зміна висоти рядків"

мал. 2.9 Відкриття діалогового вікна "зміна ширини стовбців"

Для цього потрібно виділити стовпчик або рядок, розміри якого змінюються і в меню "Формат" вибрати відповідну команду "Столбец""Ширина" або "Строка" - "Высота" (мал.2.9). У вікні зміни розмірів ширини стовпчика або висоти рядка ввести числове значення і натиснути кнопку "Ок".

мал. 2.9 Діалогове вікно "зміни розміру рядка та стовпця"

 

ВИСНОВОК

Я вибрала тему цієї дипломної роботи тому, що я хотіла дізнатися більше про програму Excel та роботу з нею. Працюючи над цією дипломною, я здобула додаткові знання про можливості використання табличного процесора, режим роботи, формування електроних таблиць і т.д. А ще мною було вдосконалено навики, щодо запису макросів, їх розміщення та застосування взагалі в табличному процесорі MS Ecxel. Як на мене, робота з табличним процесором Excel формує в людини додаткову базу знань щодо роботи з різними групами статистичних чи економічних показників. Адже людина може планувати на майбутнє, розробляти різноманітні проекти, які в майбутньому можуть принести позитивний результат. Можна використовувати більш 400 математичних, статистичних, фінансових і інших спеціалізованих функцій, зв'язувати різні таблиці між собою, вибирати довільні формати подання даних.

У своїй роботі я спробувала розповісти про основні можливості табличного процесора Microsoft Excel. Електронні таблиці Microsoft Excel - незамінний помічник у щоденній роботі. Вони відрізняються від інших зручністю роботи, легкістю в освоєнні, з якими справиться і користувач-початківець, там є велика кількість різних корисних у щоденній роботі функцій. Це дуже зручна програма, вона набагато полегшує роботу з великою кількістю обчислень. Найчастіше таблиці Excel використовуються не тільки для обчислення потрібних результатів, але і для оформлення їх у належному вигляді.

 СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

  1.  Берлинер Э.М., Глазырина И.Б., Глазырин Б.Э. Microsoft Office Excel 2003
  2.  Бондаренко С., Бондаренко М. Excel 2003. Популярный самоучитель
    Год: 2005
     
  3.  Microsoft Office Excel 2003. Учебный курс. Автор: Кузьмин В.  СПб.: Питер Год издания: 2004.
  4.  Ульрих Л.А. Электронные таблицы Microsoft Excel. ЭКОМ, 2002. - 400 с.: илл. 
  5.  http://office.microsoft.com/uk-ua/excel-help/HA102749020.aspx
  6.  http://dreamt.s5.com/Rozd_2_2_14.htm
  7.  http://galanet.at.ua/forum/40-98-1

ЗМІСТ????


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

50372. Определение моментов инерции твёрдых тел с помощью крутильного маятника. Методические указания 218.5 KB
  Конструкция рамки 7 позволяет закреплять в ней различные тела из набора, прилагаемого к установке. тела крепятся при помощи подвижной планки, перемещающейся по вертикальным сторонам рамки. Планка фиксируется в нужном положении путем затягивания гаек на расположенных на планке зажимах втулках.
50374. Понятие и порядок применения метода по цене сделки с идентичными товарами 18.93 KB
  Для определения таможенной стоимости оцениваемых (ввозимых) товаров должна использоваться стоимость сделки с идентичными товарами, проданными на том же коммерческом уровне и по существу в том же количестве, что и оцениваемые (ввозимые) товары.
50378. Изучение физического маятника. Определение ускорения свободного падения с помощью математического маятника 96.5 KB
  Определение ускорения свободного падения с помощью математического маятника. Установив любое значение длины математического маятника l расстояние от точки подвеса до черты нанесенной на шарик в интервале 3040 см. В результате получится набор значений периодов колебаний Т соответствующих длинам маятника l1 где i – номер опыта.