96145

Процесс проведения собраний и совещаний

Реферат

Менеджмент, консалтинг и предпринимательство

Современные совещания и собрания, как важная составляющая менеджмента, представляет собой форму коллективного обмена информацией, является гибким и динамичным организационным средством, способным быстро реагировать на конъюнктуру рынка в условиях конкуренции, меняющиеся внешнюю и внутреннюю среду, позволяющим принимать наиболее эффективные...

Русский

2015-10-03

36.82 KB

16 чел.

Содержание

Введение

1. Сущность и особенности собраний и совещаний…………………..

1.1 Понятие собрания и совещания…………………………………….

1.2 Цели и задачи собрания и совещания……………………………...

1.3 Классификация совещаний…………………………………………..

2. Процесс проведения собраний и совещаний………………………..

2.1 Правила проведения совещаний……………………………………

2.2 Особенности проведения собраний………………………………...

Заключение

Список используемой литературы

Введение

Различные исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени современный руководитель тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров и т. п. И это - жизненная необходимость, поскольку информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой формы или организации. В таких условиях обладание информацией означает обладание реальной властью, нехватка которой дезориентирует любую хозяйственную деятельность.

Совещания и собрания на предприятии - одни из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания и собрания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.

Современные совещания и собрания, как важная составляющая менеджмента, представляет собой форму коллективного обмена информацией, является гибким и динамичным организационным средством, способным быстро реагировать на конъюнктуру рынка в условиях конкуренции, меняющиеся внешнюю и внутреннюю среду, позволяющим принимать наиболее эффективные, рациональные и конкретные решения.

1. Сущность и особенности собраний и совещаний

1.1 Понятие собрания и совещания

В деловых отношениях многое зависит от личных встреч, бесед, совещаний, они помогают, с одной стороны найти общее решение, а с другой - держать определенную дистанцию, сглаживать острые углы и с достоинством выходить из затруднительных и неприятных ситуаций.

Собрание - обязательное мероприятие, в котором принимают участие все члены организации, например, ежегодное собрание акционеров или общее собрание членов кооператива. Порядок проведения собрания регламентируется уставом соответствующей организации, ход собрания и принятые решения фиксируются в специальном документе -- протоколе собрания.

В отличие от собрания на совещании присутствует определенный фиксированный круг лиц, как правило, являющиеся представителями различных фирм или подразделений предприятия. Совещания обычно бывают регулярными, собираются в строго определенное время, чаще всего раз в неделю, и предназначены для обсуждения текущих вопросов, хотя могут быть и неплановые совещания, вызванные производственной необходимостью. Ведение протокола совещания не обязательно, однако в конце совещания обычно принимается какое-либо решение.

Совещание - это общепринятая форма делового общения по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения. Совещания проводятся для того, чтобы обсудить начало, ход или завершение тех или иных мероприятий, меры контроля и координирования деятельности различных подразделений и структур, провести обмен информацией, взаимное общение работников из одной деловой среды, поддержать деловые контакты. Совещание предполагает участие широкого круга заинтересованных лиц, не обязательно выступающих на нем.

Таким образом, можно сделать вывод, что собрания и совещания направлены на коллективное решение вопросов и проблем на предприятии. Эти два мероприятия различает количество участников, на совещании присутствуют только компетентные сотрудники, на собрании - весь персонал предприятия. Так же они различны характером обсуждения проблем. На совещании чаще рассматриваются текущие проблемы, а на собраниях - более общие, которые накопились за определенный временной период. Так же различны и цели их проведения. Совещание имеет оперативный характер и направлено на совершенствование текущей деятельности, а на собраниях, прежде всего, подводятся итоги и определяются планы на будущее.

1.2 Цели и задачи собрания и совещания

Целью проблемного совещания является поиск лучшего управленческого решения по обсуждаемой проблеме. Решения на таком совещании обычно формулируются в результате дискуссии и принимаются после голосования. Такое совещание проводится по схеме: доклады; вопросы к докладчикам; дискуссия; выработка решения.

Задача инструктивного совещания заключается в передаче распоряжений и необходимых сведений сверху вниз по схеме управления для их более быстрого и эффективного выполнения. На таком совещании руководитель доводит до сведения собравшихся принятые административные решения.

Оперативные совещания - это так называемые планерки, летучки, пятиминутки. Они не затяжные. Задачей таких совещаний является получение руководителем информации о текущем состоянии дел на производстве. В противоположность инструктивному оперативное совещание обеспечивает передачу информации снизу вверх по схеме управления. Получив от участников совещания оперативную информацию, руководитель выявляет наличие «узких» мест, причины отставания и сбоев, здесь же принимает необходимые решения, дает поручения, определяя сроки их выполнения. На оперативном совещании не делают докладов. Главная цель - выявить те проблемы производства, на решение которых должны быть направлены главные усилия коллектива.

Тем не менее, основной целью проведения любого совещания или собрания является принятие совместного решения после коллективного обмена информацией, т. е. достижение определенного результата.

1.3 Классификация собраний и совещаний

Собрания и совещания бывают официальными и неофициальными. Для того чтобы провести мероприятие успешно, вначале необходимо определить его характер.

Типы совещаний можно классифицировать в зависимости от управленческих функций:

1. Совещания по планированию, на которых обсуждаются вопросы стратегии и тактики деятельности организации, ресурсы, необходимые для реализации планов;

2. Совещания по мотивации труда, где обсуждаются проблемы производительности и качества, удовлетворенности персонала, причины низкой мотивации, возможности ее изменения, вопросы морального и материального стимулирования;

3. Совещания по внутренней организации, где предметом обсуждения становятся вопросы структурирования организации, координации действий структурных подразделений, делегирование полномочий и т.п.;

4. Совещания по контролю за деятельностью работников посвящены обсуждению результатов деятельности, достижения поставленных целей, проблемам срывов, низкой производительности;

5. Совещания, специфические для организации, где обсуждаются оперативные вопросы управления в связи с ситуацией в организации, инновации и возможности их внедрения, проблемы выживаемости, конкурентоспособности, имиджа, стиля.

Так же существует классификация совещаний по стилю проведения:

1. Автократические совещания, право выступления и право принятие решения на которых имеет только руководитель. Участники таких совещаний должны слушать и отвечать на вопросы, задаваемые руководителем. Такие совещания проводятся в случае, когда руководителю нужно проинформировать или дать указания своим подчиненным.

2. Свободные совещания не имеют повестки дня. Они могут проводиться без председательствующего. Такие совещания сводятся к обмену мнениями, решения по которым не фиксируются. Такое совещание проводится в форме беседы или разговора.

3. Дискуссионные совещания - способ получения решений по какому-либо вопросу путем генерирования новых идей и анализа предложенных решений в результате коллективной работы группы людей в ходе совещания, проводимого по определенным правилам. Характерной особенностью данного способа является отсутствие критики и оценки высказываемых идей.

Официальное мероприятие имеет четко обозначенный статус и проводится согласно установленным правилам. На таком заседании всегда присутствуют специально пригашенные люди.

Основные составляющие мероприятия:

1. Повестка дня (перечень вопросов, которые будут обсуждаться);

2. Доклады (изложение сути вопросов);

3. Выступления (обсуждение вопросов повестки дня);

4. Поправки (обсуждение изменений, которые предлагают внести в обсуждение);

5. Прения (проведение дискуссии);

6. Голосование (принятие или отклонение предложений);

7. Составление протокола (письменное изложение событий);

8. Разное (обсуждение вопросов, которые не входили в повестку дня).

Каждое собрание должно иметь повестку дня, которую нужно заранее продумать. Повестка дня помогает экономить время и долго не задерживаться на второстепенных вопросах. Хорошо подготовленная повестка дня состоит из цели, даты, времени и места проведения собрания; списка приглашенных лиц; перечня обсуждаемых проблем; главной темы, а так же даты следующего собрания.

2. Процесс проведения собраний и совещаний

2.1 Правила проведения совещаний

Практика свидетельствует, что успех или неудача любого совещания во многом зависит от соответствующей подготовки к нему. Поэтому принято выделять подготовительную фазу, фазу непосредственного общения и фазу подведения итогов общения.

Совещание - это сложная технологическая управленческая операция, требующая тщательной подготовки. Работа по подготовке к совещанию начинается с определения его цели. Затем намечается повестка дня, определяется состав участников, день, время и место проведения.

Совещания лучше проводить в определенные дни недели, что позволяет работникам эффективно, заранее планировать свое время и не нарушать рабочего режима и ритма их деятельности. Лучше если собрание назначается на непривычное время, например, на 9:45 или 10:45, скорее всего, люди не будут опаздывать. С утра лучше всего проводить оперативные совещания, нацеливая людей на первоочередные задачи.

Большое значение имеет правильный подбор участников совещания. Приглашать на совещание следует минимальное количество людей - только тех, без кого оно окажется неэффективным. Чем больше людей приглашено на собрание, тем лучшей организации и контроля оно требует.

При определении состава приглашенных на совещание нужно учитывать следующие факторы:

1. Обсуждаемые вопросы и решения, которые необходимо принять;

2. Информацию, которую необходимо получить во время совещания и предоставить приглашенным;

3. Потенциальную роль каждого приглашенного в обсуждении поднятых вопросов.

Результат собрания во многом зависит от компетентности участников. Принимать решение о составе участников совещания, следует руководствоваться целями встречи, профессиональными интересами, личными характеристиками сотрудников. По мнению некоторых специалистов, количество участников совещания, при котором достигается наибольшая результативность в рассмотрении повестки дня, не должно превышать 7-10 человек.

Участников совещания следует оповестить о совещании и его повестке дня заблаговременно, чтобы они успели подготовиться к нему. В повестке дня должны быть указаны: тема совещания, его цель, перечень обсуждаемых вопросов, время начала и окончания совещания, место проведения, фамилии докладчиков, ответственных за проведение лиц, время, отведённое на каждый вопрос.

При составлении повестки необходимо учитывать две закономерности:

1 -  Начало совещания обычно бывает более оживленным, чем его конец. Поэтому, если вопрос требует интенсивного мышления и творческого подхода, то его полезнее поставить одним из первых. В то же время, если какой-либо пункт вызывает наибольший интерес и озабоченность участников, то, возможно, будет лучше немного придержать его и прежде решить другие вопросы;

2 -  Некоторые вопросы объединяют участников в единый фронт, тогда как другие разделяют. Исходя из позиции организационной эффективности, вопросы, приводящие к разногласиям и противостоянию, полезнее включать в начало повестки, а завершать совещание объединяющими вопросами.

Основным докладчиком, как правило, на совещании является руководитель. Успех совещания во многом зависит от подготовки основного сообщения. Работа над докладом состоит из нескольких этапов. В перовую очередь разрабатываются цели и задачи доклада.

Общая длительность совещания не должна превышать двух часов. Его целесообразнее проводить в конце рабочего дня или во второй его половине, чтобы не сбивать людей с рабочего ритма, далее - работа над самим докладом. Потом следует работа над формой речи, над ее языком, стилем, подбором цитат, примеров, цифр и т.д. В конце следует поработать над техникой речи.

Следует учесть, что немаловажным фактором, влияющим на результативность совещания, является выбор помещения для его проведения. Подбирать помещение следует исходя из количества участников встречи. Оно должно иметь приемлемую звукоизоляцию и температуру воздуха, хорошую вентиляцию и удобную мебель.

Так же на совещании следует правильно разместить всех приглашенных, позаботиться о том, чтобы никто не беспокоил участников во время проведения совещания.

Размещая приглашенных, необходимо учитывать два очень важных фактора:

1. Присутствующие должны видеть друг друга;

2. Ведущий должен находиться в таком месте, которое позволяет наладить зрительный контакт с каждым из присутствующих.

Наилучший вариант для размещения - круглый стол. Следует предусмотреть, чтобы на столе стояла вода и стаканы, которые рекомендуется ставить на поднос или салфетку так, чтобы каждый участник встречи мог дотянуться до них, не потревожив соседа. Существует множество описаний того, как людям следует рассаживаться на совещании и как это влияет на поведение и взаимоотношения внутри группы.

Рекомендуется перед каждым участником совещания класть папку с соответствующей документацией и проектом решения. Порядок проведения совещаний зависит от характера рассматриваемых на них вопросов, цели, задач и многих других факторов. Но в большинстве случаев, сценарий совещания включает в себя определенные темы, постановку вопросов, их обсуждение и поиск приемлемого решения.

Экономия времени - это основной фактор успешного проведения собрания. С самого начала необходимо контролировать регламент, чтобы избежать пустой траты времени.

Для этого следует придерживаться нескольких правил:

1. Начинать заседание вовремя, даже если пришли еще не все приглашенные;

2. Напомнить присутствующим о «стоимости» заседания;

3. Разместить часы так, чтобы вы могли хорошо видеть циферблат.

4. Делать перерывы, если собрание длится долго;

5. Давать присутствующим время для обдумывания тех или иных вопросов;

6. Заканчивать заседание вовремя или даже раньше, если удалось обсудить все вопросы до истечения намеченного времени.

Необходимо, чтобы каждый присутствующий осознал важность собрания. Это позволит не сожалеть о потраченном зря времени. Все участники должны знать, что на обсуждение поднятых вопросов тратится ровно столько времени, сколько нужно.

Чтобы принятые решения были поддержаны всеми участниками, нужно использовать несколько проверенных приемов:

1. Сопоставить все «за» и «против». Подводя итоги, необходимо указать вопросы, по которым согласие было достигнуто, а затем остановиться на спорных моментах.

2. Задавать уточняющие вопросы.

3. Подводить итоги обсуждения каждого вопроса.

4. Убеждаться в достижении консенсуса.

Такая тактика помогает поддерживать активное участие присутствующих в обсуждении вопросов и подтолкнуть их к принятию общего решения.

Ключевым моментом совещания является подведение итогов.

Совещания проходят оперативно и конструктивно, когда участники не просто информированы о правилах поведения, но придерживаются их.

Правила поведения на совещании для руководителя:

1. Начать и завершить совещание в точно назначенное время;

2. Сообщить о регламенте;

3. Согласовать правила работы, уточнить повестку дня;

4. Назначить ответственного за регламент и протокол;

5. Регулировать деловитость и направленность выступлений;

6. Соблюдать корректность дискуссии;

7. Использовать разнообразные приемы для активизации внимания участников совещания;

8. Подводя итоги, обобщать все сказанное, сформулировать выводы, определить задачи на будущее;

9. В заключении оптимизировать ситуацию, настроить персонал на эффективную работу.

Правила поведения на совещании для участников:

1. Не следует бояться взять на себя ответственность за то, что вы говорите;

2. Не рекомендуется использовать провокационные вопросы или вопросы-ловушки, которые провоцируют конфликты, становятся причиной ухода от проблемы;

3. В высказываниях быть корректным, четким, конкретным;

4. Оставаться естественным;

5. Выражать собственную позицию.

После совещания необходимо направить усилия на выполнение принятых решений: проанализировать ход и результаты; внимательно просмотреть протокол результатов; создать условия для реализации намеченных мероприятий.

В заключительной части совещания руководитель должен четко сформулировать принятые в ходе коллективного обсуждения решения, назвать ответственных исполнителей и установить сроки исполнения, чтобы удостоверится в достижении всеми участниками общей договоренности.

2.2 Особенности проведения собраний

Основными ориентирами при подготовке собраний служат нормативно-распорядительные документы, регламентирующие деятельность самой организации в целом и собрания как органа коллегиального управления. К числу таких документов относятся: учредительный договор, устав организации, законодательные акты, играющие роль типовых положений подобного рода учреждений. В таких документах нередко содержатся указания о том круге вопросов, которые могут быть вынесены на коллегиальное обсуждение, включены в повестку дня собрания. Кроме того, в организационно-распорядительных документах часто приводятся описание процедуры подготовки к собранию, регламент этой работы, определяющие степень уместности тех или иных технологий делового взаимодействия.

Для формирования у участников собрания готовности к содержательному общению за несколько дней до его проведения,  им может быть представлена справка по существу обсуждаемой проблемы. Для ее составления целесообразно создать группу экспертов, ориентированных на проведение всестороннего анализа положения дел в организации.

Как правило, материалы к собранию (повестка, тезисы или тексты докладов, проекты решений и т. п.) предоставляются предполагаемым участникам не позднее, чем за 3-4 дня до его начала. Это позволяет им вносить изменения в уже разработанные документы, а затем оперативно представлять свои предложения в ходе собрания.

Для облегчения работы над проектом регламента можно использовать в качестве исходной заготовки следующую распространенную схему проведения собраний:

1. Вступительное слово общей продолжительностью до 5 минут, в котором сообщаются общие правила работы собрания, режим его проведения, примерное время окончания;

2. Основной доклад продолжительностью до 30 минут;

3. Вопросы к докладчикам и их ответы (каждый вопрос и ответ - не более 2 минут);

4. Выступления содокладчиков, дополнительные сообщения (не более 10-15 минут на всех выступающих с дополнительными сообщениями);

5. Вопросы содокладчикам (не более 1 минуты на каждый вопрос и ответ на него);

6. Выступления участников собрания (5-7 минут);

7. Ответы докладчиков (не более 5 минут каждому);

8. Ответы содокладчиков (не более 3 минут каждому);

9. Справки по ходу собрания (их должно быть не более 3-5, чтобы не отвлекать внимание от основной темы; на 1 справку - не более 3 минут);

10. Чтение проекта решения собрания (не более 5 минут);

11. Предложения по проекту решения (не более 1-3 минут на каждое);

12. Подведение итогов собрания (не более 10 минут).

Обычно при наличии 50-75 участников считается оптимальным проведение перерывов по 10 минут через каждый час. При большем числе участников перерыв целесообразно проводить через 1,5-2 часа работы и делать его длительностью 15-20 минут.

Перед собранием, как и перед совещанием, докладчику необходимо тщательно подготовить текст доклада, отработать выступление.

Так же отличительной чертой собрания является составление протокола.

В протоколе обязательно должны быть:

1. Шапка с указанием целей встречи и даты проведения;

2. Список присутствующих лиц;

3. Список лиц, не пришедших на собрание;

4. Краткое содержание принятых решений, вклад участников заседания в решение того или иного вопроса;

5. Принятые решения и перечень сотрудников, получивших задание.

Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем собрания. Окончательные решения собрания доводятся до его участников в виде самостоятельных документов, постановлений и решений, которые создаются на основе содержащегося в протоколах материала.

Важным этапом любого собрания или совещания является принятие решения. Важно не пропустить момент, когда дебаты следует закрыть, тут нужен опыт и умение председателя. Хороший способ - промежуточное голосование. Оно подводит итог очередного этапа дискуссии.

Таким образом, проведение совещаний и собраний - неотъемлемая часть работы предприятия и его руководителя. В современном менеджменте и бизнесе без них просто не обойтись, так как этот вид управленческой деятельности способствует выработке и принятию наилучшего решения. Важно научиться проводить совещания и собрания эффективно по самым важным вопросам, без лишних затрат времени, лишних участников, предварительно правильно организуя их.

Заключение

Если проанализировать управленческую деятельность в целом, то можно выделить ряд направлений, способствующих повышению ее эффективности. Одним из них является правильное проведение совещаний, собраний, переговоров, деловых бесед. Деловые совещания и собрания - одни из самых ответственных видов деятельности руководителя и важный фактор, влияющий на организацию режима работы всего коллектива. Их проведение необходимо для ускорения процесса принятия решений и повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и опытом, для более быстрого доведения конкретных задач до исполнителя, но самое главное, для эмоционального воздействия на участников совещания и, как следствие, на весь коллектив.

Чаще всего деловые совещания проводятся: при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение, если решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы; если для решения важного вопроса необходимы мнения различных групп работников.

Таким образом, совещание и собрание - важнейшие формы управленческой деятельности, во время которых происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения. Совещание и совещание - процесс сложный и при их проведении необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей и правил подготовки и проведения.

Список используемых источников

1. Авдулова Т.П. Психология менеджмента: Учеб. пособие для студ. пред. проф. учеб. заведений. - М.: Издательский центр «Академия», 2003. - 256 с.

2. Бороздина Г.В. Психология делового общения: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2006. - 224 с

3. Бурганова Л.А. Теория управления. Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2009. - 153 с.

4. Евтихов О.В. Психология управления персоналом: теория и практика. - СПб.: Речь, 2010. - 319 с.

5. Курбатов В.И. Как успешно провести переговоры / В.И. Курбатов. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2010. - 318 с.

6. Морозов А.В. Деловая психология. Курс лекций; Учебник для высших и средних учебных заведений. СПб.: Издательство Союз, 2000. - 576

7. Нарушак В.Б. Психология внутрифирменного менеджмента: Практическое руководство для менеджеров по персоналу / В.Б. Нарушак, Л.А. Степанова. - М.: Экзамен, 2008. - 196 с.

8. Опалев А.В. Умение обращаться с людьми…Этикет делового человека. -М.: Культура и спорт, ЮНИТИ, 1996. - 318 с.

9. Переверзев М.П., Лунёва А.М. Основы предпринимательства: Учебник / Под общ. ред. проф. М.П. Переверзева. - М.: ИНФРА-М,2009. -176 с. - (Высшее образование).

10. Петрунин Ю.Ю. Этика бизнеса / Ю.Ю. Петрунин, В.К. Борисов. - М.: Дело, 2009. - 280 с.

11. Санкин Л.В. Подготовка совещаний и оформление протокола.// Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2009. №2


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

60640. Організація роботи клубів у школі: міф чи реальність? 352 KB
  До структурних одиниць об’єднання входять клуби різні за напрямками діяльності: 11 дитячих та 2 для дорослих. Дитина займаючись визначеним видом діяльності не тільки одержує первинні знання про свої нахили але і перевіряє...
60644. Розрахунок заробітоку працівників при окладній формі оплати праці 3.01 MB
  Скласти алгоритм та розв’язати задачу “Розрахунок заробітку працівників при окладній формі оплати праці”, використовуючи засоби MS Excel. Визначити заробіток кожного працівника.
60648. Маски и каналы 2.44 MB
  В этом уроке вы узнаете как: Уточнять выделение с помощью быстрой маски. Сохранять выделение как маску канала Просматривать маску с помощью палитры Chnnels Каналы. Рисовать в маске чтобы модифицировать выделение.