96434

Электронный Офис

Реферат

Информатика, кибернетика и программирование

Появление микрокомпьютера привело к дальнейшему изменению технического оснащения аппарата управления и рождению его нового типа - «электронного офиса». Преобразуя информацию по сложной программе, микрокомпьютер воплощает примитивную форму интеллекта. Изобретение микропроцессора в такой степени снизило стоимость электронных вычислений...

Русский

2015-10-06

154 KB

24 чел.

ЧАСТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

«БАШКИРСКИЙ ЭКОНОМИКО-ЮРИДИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ»

РЕФЕРАТ

ПО ДИСЦИПЛИНЕ «ИНФОРМАТИКА»

на тему:

Электронный Офис

Выполнил:

студент очного отделения

группы ОБП-14-19

Г.Альфред

Х.Булат

З.Антон

Руководитель: Р.А. Аллаярова

НЕФТЕКАМСК,  2015


Оглавление

[1] Оглавление

[2] Введение

[3] 1. Понятие электронного офиса

[4] Задачи ЭО

[5] 3. Технический состав

[6] 4. Текстовые редакторы

[7] 5. Электронные таблицы

[8] 6. Электронные презентации

[9] 7. Оптическое распознавание текста

[10] 8. Графические редакторы

[11] 9. Правовые системы

[12] Заключение

[13] Список литературы


Введение

Появление микрокомпьютера привело к дальнейшему изменению технического оснащения аппарата управления и рождению его нового типа - «электронного офиса». Преобразуя информацию по сложной программе, микрокомпьютер воплощает примитивную форму интеллекта. Изобретение микропроцессора в такой степени снизило стоимость электронных вычислений, что он стал применяться в самых широких сферах.

В последние годы за рубежом и у нас в стране появилось понятие "электронный офис", которое чаще всего рассматривается несколько однобоко и используется для характеристики насыщенности офиса различным компьютерным оборудованием, факсами, телефонами и другими устройствами. Тенденции последних лет на мировом рынке коммуникаций заставляют нас рассматривать термин "электронный офис" более широко и понимать под ним многофункциональную гибкую информационно- вычислительную систему предприятия, интегрированную в глобальные сети передачи информации посредством высокопроизводительных каналов связи и комплекса различных услуг.

Цель данной работы – рассмотреть понятие «электронного офиса», изучить, что он в себя включает, и оценить насколько эффективно используется «электронный офис» в наши дни.


1. Понятие электронного офиса

Отличительной чертой перехода к «электронному офису» является получение возможности использовать технику для обработки содержания информации. Пишущая машинка, телефон, копировальная машина, диктофон и факсимильный аппарат позволяют только менять форму или расположение информации. Они переводят се из устной формы в письменную, электрическую и передают ее от отправителя к получателю со скоростью света. Но они не меняют содержания информации (если не вкрадется ошибка или не помешает шум). Тем самым они дополняют функции аппарата управления, которые по своему характеру являются механическими.

Компьютер меняет содержание поступающей в него информации в соответствии со сложным набором процедур, называемых его программой. Это может материализовать некоторые из видов деятельности, практических навыков и методов работников офиса - специалистов, управленческого персонала и руководителей. Это перемещает технику офиса с периферии деятельности аппарата управления, куда поступает и откуда исходит информация, в центр, где она перерабатывается в новую информацию и решения. В целом структура потоков информации и механизмов ее переработки и анализа может быть представлена в следующем виде:

В «электронном офисе» техника используется в деятельности специалистов и руководителей, а также секретаря и клерка. Однако успех микрокомпьютера в офисе зависит от его интеграции с другими частями системы: дисплеями, печатающими средствами и устройствами, средствами хранения информации и коммуникаций и, самое главное, программами, которые ими управляют при выполнении функций аппарата управления.

Благодаря многообразным информационным потокам каждое предприятие имеет возможность мгновенно узнавать о состоянии спроса и предложения, ориентироваться на рынке сырья, труда, инноваций и т.п. Это освобождает производство от расходов на дополнительный персонал, занятый в промежуточных звеньях, от расходов на складирование, исправление расчетов, неизбежных в прошлом из-за отсутствия необходимых данных. Компьютеры, информационные сети, системы связи непосредственно влияют на протекание и интеграцию производственных и обслуживающих процессов в подразделениях предприятия и повышение конкурентоспособности.

Прежде всего, следует остановиться на основных требованиях, предъявляемых к современным офисным информационно- вычислительным системам. Среди них:

  •  высокая производительность и средства работы с разнообразными подключаемыми устройствами - рабочими станциями, бизнес-компьютерами, файловыми серверами, периферийными оборудованием, телефонными станциями, факсами и т. д.;
    •  высокая надежность основных информационных каналов, достигаемая устойчивостью к повреждениям кабельной системы, отказам технических средств и сбоям программного обеспечения, а также к внешнему электромагнитному излучению;
      •  высокая степень защиты от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, представляющей коммерческую, финансовую и государственную тайну;
      •  применение только стандартных протоколов дл обмена информацией с целью обеспечения дальнейшего экономического развития информационно-вычислительного комплекса с использованием оборудования от различных производителей;
      •  возможность централизованного управления всеми сетевыми и коммуникационными устройствами;
      •  возможность подключения коммуникационного оборудования к глобальным каналам связи.
  •  Основными компонентами таких систем являются:
    •  внешние коммуникационные каналы,
      •  кабельная система здания,
      •  сетевое и коммуникационное оборудование и ПО,
        •  и технический состав электронного офиса
      •  различные системы автоматизации офисной деятельности (электронная бухгалтерия, управление кадрами, документооборотом и т. д.).

 Задачи ЭО

Электронный офис является инструментальным средством локальной вычислительной сети, организованной за счет объединения отдельных АРМ специалистов для организации электронного документооборота.

К задачам ЭО относятся:

  •  делопроизводство;
  •  создание отчетов;
  •  поиск, ввод и обновление информации;
  •  составление расписаний;
  •  обмен информацией между отделами офиса, между офисами одной фирмы и между различными фирмами и т.д.

Для выполнения этих задач в условиях организации электронного офиса должна быть скоординирована работа между специалистами предприятия, документооборот фирмы должен быть оптимизирован таким образом, чтобы формирование документа можно было осуществлять специалистами смежных отделов, вносящих каждый свою информацию в соответствующие позиции документа.

3. Технический состав

Для реализации поставленных целей электронный офис должен быть укомплектован необходимым набором программных и аппаратных средств. В состав технических средств электронного офиса (ЭО) входят следующие технические средства:

  •  Несколько персональных компьютеров, объединенных между собой каналами связи, которые представляют сегмент общей локальной вычислительной сети предприятия.
  •  Печатающие устройства.
  •  Средства связи для организации обмена информации с внешними экономическими объектами.
  •  Средства копирования документов и другая оргтехника, в зависимости от функциональных задач, решаемых специалистами ЭО.
  •  Дополнительно в состав ЭО могут входить сканеры, проекционное оборудование для проведения презентаций и т.д.

2. Microsoft Office

В настоящее время на рынке программного обеспечения имеются мощные программные пакеты, получившие название офисных систем. К наиболее популярным офисным системам следует отнести MicrosoftOffice фирмы Microsoft  и LotusNotes фирмы LotusDevelopment. Каждый из офисных пакетов содержит текстовый редактор, электронные таблицы, средства для создания и поддержки баз данных, средства коммуникаций.

Наиболее распространенным в России в настоящее время является пакет MicrosoftOffice. В MSOffice входят текстовый редактор Word, табличный процессор Excel, средство для создания баз данных Access, а также специальные программы для работы офисов. Среди этих программ MicrosoftOutlook – средство доступа к разнообразной информации и её коллективной обработки, PowerPoint – мощное приложение для подготовки и проведения презентаций, SharePointDesigner – приложение для создания Web-страниц и ряд других.

В целом основная тенденция в развитии программных продуктов данного пакета – повышение «интеллектуальности». С каждой новой версией офисных продуктов улучшаются встроенные в эти средства возможности грамматического и лексического контроля. В новой системе меню предполагается отображать только наиболее часто используемые функции, причем каждый пользователь может настраивать структуру меню «под себя».

На каждого специалиста из офиса любого уровня возлагаются  определенные функциональные обязанности, непосредственно влияющие на выбор состава и возможностей используемых программ.

Для руководителя офиса (главного бухгалтера, финансового директора и т.п.) необходимо иметь представление о новых возможностях программных средств MSOffice для совместной работы многих пользователей. Помимо этого большое значение для организации управления офисом имеет возможность информационного обмена между сотрудниками.

 

4. Текстовые редакторы

Текстовый редактор – компьютерная программа, предназначенная для создания и изменения текстовых файлов, а также их просмотра на экране, вывода на печать, поиска фрагментов текста и т. п.

Типы текстовых редакторов

Условно выделяют два типа редакторов, а также отдельно рабочие среды, содержащие редактор.

Текстовый редактор

Первый тип ориентирован на работу с последовательностью символов в текстовых файлах. Такие редакторы обеспечивают расширенную функциональность — подсветку синтаксиса, сортировку строк, шаблоны, конвертацию кодировок, показ кодов символов и т. п. Иногда их называют редакторы кода, так как основное их предназначение — написание исходных кодов компьютерных программ.

Текстовый процессор

Второй тип текстовых редакторов имеет расширенные функции форматирования текста, внедрения в него графики и формул, таблиц и объектов. Такие редакторы часто называют текстовыми процессорами и предназначены они для создания различного рода документов, от личных писем до официальных бумаг. Классический пример — Microsoft Word.

Текстовая рабочая среда

Также выделяют более общий класс программ — текстовые рабочие среды. По сути, такие среды представляют собой полноценную рабочую среду, в которой можно решать самые разнообразные задачи: с помощью надстроек они позволяют писать и читать письма, веб-каналы, работать в вики и Вебе, вести дневник, управлять списками адресов и задач. Представители этого класса — Emacs, Archy, Vim и Acme из операционной системы Plan 9. Такие программы могут служить средами разработки программного обеспечения. В любом случае, последние всегда содержат текстовый редактор как необходимый инструмент программирования.

5. Электронные таблицы

Электронные таблицы (или табличные процессоры) – это прикладные программы, предназначенные для проведения табличных расчетов. Появление электронных таблиц исторически совпадает с началом распространения персональных компьютеров. Первая программа для работы с электронными таблицами — табличный процессор, была создана в 1979 году, предназначалась для компьютеров типа Apple II и называлась VisiCalc. В 1982 году появляется знаменитый табличный процессор Lotus 1-2-3, предназначенный для IBM PC. Lotus объединял в себе вычислительные возможности электронных таблиц, деловую графику и функции реляционной СУБД. Популярность табличных процессоров росла очень быстро. Появлялись новые программные продукты этого класса: Multiplan, Quattro Pro, SuperCalc и другие. Одним из самых популярных табличных процессоров сегодня является MS Excel, входящий в состав пакета Microsoft Office.

Дополнительные удобства для моделирования дает возможность графического представления данных (диаграммы); Использование электронной таблицы в качестве базы данных. Конечно, по сравнению с СУБД электронные таблицы имеют меньшие возможности в этой области. Однако некоторые операции манипулирования данными, свойственные реляционным СУБД, в них реализованы. Это поиск информации по заданным условиям и сортировка информации.

В электронных таблицах предусмотрен также графический режим работы, который дает возможность графического представления (в виде графиков, диаграмм) числовой информации, содержащейся в таблице.

Электронные таблицы просты в обращении, быстро осваиваются непрофессиональными пользователями компьютера и во много раз упрощают и ускоряют работу бухгалтеров, экономистов, ученых.

6. Электронные презентации

Презентация представляет сочетание компьютерной анимации, графики, видео, музыки и звукового ряда, которые организованы в единую среду. Как правило, презентация имеет сюжет, сценарий и структуру, организованную для удобного восприятия информации.

Отличительной особенностью презентации является её интерактивность, то есть создаваемая для пользователя современными компьютерными средствами возможность взаимодействия с изображением.

Презентация — это обычно рекламный или информационный инструмент, позволяющий пользователю активно взаимодействовать с ним через меню управления.

Презентация обычно содержит в себе текст, иллюстрации к нему и выдержана в едином графическом стиле.

Сегодня информационные технологии позволяют создавать презентации с использованием аудио- и видеовставок, делать презентации динамичными и интерактивными, использовать в них гипертекстовые ссылки.


7. Оптическое распознавание текста

Оптическое распознавание текста (англ. optical character recognition, OCR) — перевод последовательности изображений символа в последовательность кодов, использующихся для представления в текстовом редакторе. Перевод осуществляется с помощью различных алгоритмов, после преобразования изображения в набор элементарных точек.


8. Графические редакторы

Графический редактор — программа (или пакет программ), позволяющая создавать и редактировать двумерные изображения с помощью компьютера.

Типы графических редакторов:

Растровые графические редакторы – специализированные программы, предназначенные для создания и обработки изображений. Подобные программные продукты нашли широкое применение в работе художников-иллюстраторов, при подготовке изображений к печати типографским способом или на фотобумаге, публикации в интернете. В противоположность векторным редакторам, растровые используют для представления изображений матрицу точек (bitmap). Однако, большинство современных растровых редакторов содержат векторные инструменты редактирования в качестве вспомогательных. Наиболее популярны: Adobe Photoshop для операционных систем Microsoft Windows и Mac OS X;

Векторные графические редакторы – позволяют пользователю создавать и редактировать векторные изображения непосредственно на экране компьютера, а также сохранять их в различных векторных форматах, например, CDR, AI, EPS, WMF или SVG. Наиболее популярны: Adobe Illustrator, Corel Draw, Macromedia Free Hand — для операционных систем Microsoft Windows и Mac OS X, свободно распространяемый редактор Inkscape — для всех ОС.

Гибридные графические редакторы. Наиболее популярны: RasterDesk для AutoCAD, Spotlight для операционных систем Microsoft Windows

9. Правовые системы

Справочно-правовые системы (информационно-правовые системы) — особый класс компьютерных баз данных, содержащих тексты указов, постановлений и решений различных государственных органов. Кроме нормативных документов, они также содержат консультации специалистов по праву, бухгалтерскому и налоговому учету, судебные решения, типовые формы деловых документов и др.

На сегодняшний день в России и СНГ существует множество справочно-правовых систем, основные среди них:

  •  Коммерческие системы;
  •  Государственные системы.


Заключение

Создание электронного офиса позволяет заменять сотрудников, выполняющих монотонную и не требующую высокой квалификации работу (обработка корреспонденции, подготовка отчетов). Постепенно, по мере расширения функций, выполняемых электронным офисом, работа сотрудников становится все более активной и творческой.

Для электронного офиса разрабатывается и предлагается обширное программное обеспечение, которое решает множество задач, связанных с конторской деятельностью. В их число входит:

  •  использование текстового редактора;
  •  работа с Электронными Таблицами (ЭТ);
  •  применение Систем Управления Базами Данных (СУБД);
  •  использование программ подготовки презентаций.

В наши дни электронный офис способен значительно упростить большую часть повседневных задач – как работы с базами данных и текстовыми документами, так и даже планирование распорядка дня.

Когда понятие электронного офиса лишь зарождалось, компьютеры были редкостью и далеко не каждая организация и, тем более, человек, могли позволить себе приобрести их. В XXI веке наличием компьютера дома или в организации уже никого не удивишь.

На смену электронному приходит виртуальный офис.

Виртуальный офис

электронный офис, оборудование и сотрудники которого располагаются в различных местах. 

Необходимость работать с документами, прикладными процессами и Базами Данных (БД) учреждения дома, в гостиницах, на транспортных средствах привела к появлению виртуальных офисов. Указанные офисы, являясь дальнейшим развитием идей электронного офиса, опираются на локальные сети, соединенные с территориальными сетями. Благодаря чему, абонентские системы сотрудников учреждения, не зависимо от того, где они находятся, могут быть включены в общую для них сеть. Эти системы, в основном, строятся на базе Персональных Компьютеров (ПК).

В наибольшей степени появлению виртуальных офисов способствовали два фактора. Прежде всего, это - электронная почта и речевая почта. Во вторых, широкое использование портативных персональных компьютеров и радиосетей.

Создание виртуального офиса позволяет:

  •  способствовать децентрализации деловых операций и приблизить исполнителей к потребителям;
    •  формировать рабочие группы только на период выполнения конкретной работы;
      •  сокращать штат предприятия и уменьшать стоимость недвижимости;
      •  поддерживать телеработу;
      •  выполнять сотрудникам свои обязанности в любое время суток. Четкая граница между работой и домом стала стираться.

Возникла модель, получившая название "малый офис/домашний офис" SOHO. Тенденция развития этой модели виртуального офиса стимулируется демографическими факторами, отражающимися на структуре трудовых ресурсов, появлением новых технологий, стремлением разработчиков снизить расходы, связанные с арендой помещений. В результате быстро расширяется категория сотрудников, работающих дома. Ожидается, что к 2000 г. более двух третей новых рабочих мест в США будет создаваться в сфере домашнего бизнеса.

Аналогичным образом создаются виртуальные колледжи - виртуальные учебные заведения. Например, корпорация Microsoft на базе сетевой операционной системы Windows создала колледж, находящийся в группе рядом расположенных зданий.

Список литературы

  1.  Лядова Л.Н., Мызникова Б.И., Фролова Н.В. Основы информатики и информационных технологий. Учеб. Пособие для студентов экономических специальностей. Перм.ун-т. Пермь,2001. 200 с.
  2.  Т. П. Барановская и др. Информационные системы и технологии в экономике Издательство: Финансы и статистика , 416 стр., 2003 г.
  3.  Скрипкин К. Г. Экономическая эффективность информационных систем Издательство: ДМК Пресс; 256 стр., 2002 г.


Рисунок  SEQ Рисунок \* ARABIC 1-Структура потоков информации и механизмов

Руководство

тдел реализации

Архив

Бухгалтерия

Канцелярия

Аналитический отдел

Сервер

Модем

Факс

Налоговая инспекция

Банк

Филиал

Филиал

Филиал

Налоговые документы

Платёжные документы

Приказы

Заказ

Счет

Отчет

Отчет

Отчет

Сводка


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

29646. Основные цели и задачи деятельности ИПБ 26 KB
  Активное участие в создании и деятельности ИПБ принимает Минфин РФ. ИПБ РФ объединяет аттестованных профессиональных бухгалтеров и аудиторов. ИПБ России имеет на территории страны свои филиалы и представительства которые являются его обособленными подразделениями.
29647. Особенности бухгалтерского дела на начальной стадии функционирования предприятия 29 KB
  Деятельность организации начинается с ее государственной регистрации. В небольших организациях процедуру регистрации часто проходит именно бухгалтер. Государственная регистрация осуществляется в срок не более чем 5 рабочих дней со дня представления документов в регистрирующий орган. Момент внесения записи регистрирующим органом в государственный реестр признается моментом государственной регистрации.
29648. Особенности бухгалтерского дела на стадии ликвидации 35.5 KB
  Согласно закону несостоятельность признанная арбитражным судом неспособность должника в полном объеме удовлетворять требования кредиторов по денежным обязательствам и или исполнить обязанность по уплате обязательных платежей. Лицами участвующими в деле о банкротстве являются: должник; арбитражный управляющий; конкурсные кредиторы; уполномоченные органы; федеральные органы исполнительной власти а также органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органы местного самоуправления по месту нахождения должника в случаях...
29649. Особенности бухгалтерского дела на стадии реорганизации организации 42 KB
  № 283 Министерство финансов РФ утвердило Методические указания по формированию бухгалтерской отчетности при осуществлении реорганизации организаций Приказ от 20 мая 2003 г. Решение о реорганизации принимает высший орган управления юридического лица. При добровольной реорганизации собственники юридических лиц акционеры участники пайщики и т.
29650. Международные бухгалтерские профессиональные организации 27 KB
  Был создан для разработки стандартов которые можно было бы распространить на все страны мира. в настоящее время в него входят представители более 100 бухгалтерских организации из 75 стран. Членами Федерации являются представители профессиональных организаций более 70 стран.Объединяет правительства 24 стран включая большинство индустриально развитых государств: Австралию Австрию Канаду Францию германию Японию и др.
29651. Национальная Федерация консультантов и аудиторов 33.5 KB
  Предметом деятельности Федерации являются: проведение конгрессов конференций семинаров и других мероприятий для обмена мнениями по актуальным вопросам развития аудиторскоконсультационной деятельности; участие в подготовке нормативноправовых актов регулирующих аудиторскую и консультационную деятельность; организация взаимодействия с органами законодательной и исполнительной власти Российской Федерации по вопросам касающимся профессиональной деятельности Федерации; содействие внедрению в организацияхчленах Федерации...
29652. Организация автоматизированного рабочего места бухгалтера 26 KB
  При проектировании и создании АРМ бухгалтера можно выделить два основных вида обеспечения: техническое и программное. С вводом в эксплуатацию АРМ бухгалтера на базе ПК происходит распределение функций и операций между бухгалтером и персональным компьютером. Кроме того использование в качестве технического средства АРМ бухгалтера современных персональных ЭВМ дает возможность одновременно с децентрализованной обработкой учетных данных обеспечить интеграцию информационной базы сократить время обработки; ликвидировать разрыв во времени между...
29653. Организация бухгалтерского учета на предприятии 29 KB
  Основные правила организации и ведения бухгалтерского учета для всех предприятий едины. Ведение бухгалтерского учета регламентируется законами нормативными актами и положениями по бухгалтерскому учету. Такие вопросы как организация форма и техника ведения бухгалтерского учета предприятие решает самостоятельно.
29654. Организационные документы деятельности бухгалтерской службы 47 KB
  Для этого разрабатывается Положение О бухгалтерии О бухгалтерской службе в котором раскрываются процесс образования права обязанности и организация деятельности бухгалтерии. В состав реквизитов положения о бухгалтерии входят: наименование организации; название вида документа; дата и место составления; наименование структурного подразделения; текст; подпись и визы. Положение О бухгалтерии как правило состоит из 5 основных разделов. Этот пункт можно сформулировать обобщенно например: Бухгалтерия в своей деятельности руководствуется...