97002

Подготовка к внедрению системы электронного документооборота в условиях школы подготовки водителей

Курсовая

Архивоведение и делопроизводство

Преподаватели по теории: подача материала проводится опытным персоналом, имеющим специальную подготовку. Правила дорожного движения и оказания первой помощи, информация об устройстве транспортного средства излагается в простой и доступной форме. Преподавательский состав автошколы Иваново умеет заинтересовать слушателей, качественно проработать материал.

Русский

2015-10-13

103 KB

0 чел.

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Ивановский государственный политехнический университет»

ТЕКСТИЛЬНЫЙ ИНСТИТУТ

(Текстильный институт ИВГПУ)

Кафедра материаловедения, товароведения, стандартизации и метрологии

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

по дисциплине ”Управление качеством в производственно-технологических системах”

на тему ”Подготовка к внедрению системы электронного документооборота в условиях школы подготовки водителей”

Автор                                                                                       Смирнов В.А.

Направление подготовки 221400 Управление качеством

Номер зачётной книжки 112054                                             группа 4И3а

Руководитель профессор, д.т.н.                                              Матрохин А. Ю.

Работа защищена                                                                    Оценка

Иваново 2015

Содержание

1.Описание деятельности автошколы “Движение “

1.1Краткая характеристика

1.2Процесс подготовки будущих водителей

1.3Правила действующие в сфере подготовки водителей

2.Описание требований к электронному документообороту

2.1Установление политики управление информации согласно ГОСТ 53898

2.2Требования к процедурам электронной документации организации

2.3 Организация взаимодействия систем управления электронной документации в соответствии с ГОСТ 54471

Заключение

Список используемых источников

1.1Краткая характеристика

Автошкола "Движение" основана на базе Государственного Политехнического Университета. Мы предлагаем широкий спектр услуг по обучению будущих водителей мотоциклов, легковых и грузовых автомобилей. После успешного прохождения теоретического и практического курса по программе для транспортных средств категории «A», «B», «C» или «D» наши ученики получают первый опыт уверенного и безопасного управления, успешно сдают экзамены в ГИБДД и получают права установленного образца.

 Преподаватели по теории: подача материала проводится опытным персоналом, имеющим специальную подготовку. Правила дорожного движения и оказания первой помощи, информация об устройстве транспортного средства излагается в простой и доступной форме. Преподавательский состав автошколы Иваново умеет заинтересовать слушателей, качественно проработать материал. Такой подход закладывает основы соблюдения ПДД на дорогах и правильного реагирования на опасные ситуации.

Инструктора по вождению: именно от их опыта и умения зависит, будет ли выпускник курсов чувствовать себя уверенно за рулем транспортного средства. Правильное обучение вождению начинается с установления контакта между учеником и учителем. Выдержку и такт, доброжелательное отношение и мастерство наших инструкторов уже оценили десятки выпускников. Уроки проходят как на собственном автодроме, так и на улицах города.

Автомобили для вождения: наша автошкола располагает обширным современным парком машин. В него вошли как отечественные модели, так и экземпляры зарубежного производства. Каждое авто прошло необходимую процедуру регистрации, для обеспечения безопасности оборудовано дополнительными педалями сцепления и торможения. Ученики школы по своему усмотрению выбирают модель с автоматической или механической коробкой передач. На этом же автомобиле происходит сдача экзамена по вождению.

Цена обучения: указанная на сайте стоимость не содержит скрытых платежей (расходов на бензин, масло и так далее). Для удобства клиентов практикуется рассрочка, наличный и безналичный расчет. Следите за обновлениями на сайте, звоните по телефону, чтобы быть в курсе действующих акций и программ скидок.

1.2 Процесс подготовки будущих водителей

-Заключение договора об оказании услуг с клиентом в 2ух экземплярах (договор заключается в лице директора организации с учащимся )

-Составление графика с занятиями по вождению (Журнал учета занятий , фиксирование посещений учащих сопровождается подписями руководителей )

-Акт выполненных работ ( указывает объем часов и оплата учащегося )

-Экзаменационный протокол ( Документ в котором после успешного окончания обучения , учащиеся на руки получают свидетельство и непосредственно ставят свою подпись в протоколе)

-Оформление заявки в ГИБДД ( заявку непосредственно оформляет организация после успешного пройденного обучения в автошколе)

1.3Правила действующие в сфере подготовки водителей

Разработаны новые правила проведения экзаменов на право управлять транспортными средствами и выдачи водительских удостоверений. Внесены изменения в некоторые акты Правительства РФ по данным вопросам.
Это обусловлено в т. ч. введением новых категорий и подкатегорий транспортных средств.
Ужесточаются требования к экзаменаторам. Минимальный возраст - 25 лет, вместо 23. Образование - высшее (ранее допускалось среднее). Наличие права управлять транспортными средствами тех категорий и подкатегорий, по которым будут проводиться практические экзамены. Стаж управления - не менее 5 лет (прежде - 3). МВД России должно разработать квалификационные требования к ним.
Экзамен разделили на 3 части: теория; первоначальные навыки управления; управление в условиях дорожного движения. К нему теперь не допустят после самостоятельной подготовки. Обязательно нужно пройти соответствующее профобучение.
Экзамен можно сдать на автомобиле как с МКПП, так и с АКПП.
Заявление о допуске к испытанию и выдаче водительского удостоверения может быть подано в электронном виде через Единый портал госуслуг или региональные порталы.
Для лиц, не сдавших один из экзаменов с третьего и более раз, повторное испытание назначается не ранее чем через 30 дней. С 3 до 6 месяцев увеличен срок действия положительной оценки, полученной на теоретическом экзамене.
У лиц с ограниченными физическими возможностями экзамены будут принимать на транспортных средствах, конструкция которых отвечает имеющимся медицинским предписаниям.
Для допуска к экзаменам несовершеннолетних заявителей (16-18 лет) потребуется письменное согласие законных представителей (родителей, усыновителей или попечителей).
Установлены требования к маршрутам, на которых проводятся экзамены в условиях дорожного движения.

Сегодня, 5 ноября, вступило в силу Постановление Правительства РФ от 24 октября 2014 г. № 1097 "
О допуске к управлению транспортными средствами". Согласно документу, лица, постоянно проживающие в России, могут сдавать экзамены на получение водительских прав в любом подразделении Госавтоинспекции, независимо от места регистрации.



2.Описание требований к электронному документообороту 
В настоящей курсовой работе  содержится описание рекомендуемой практики электронного хранения деловой и иной информации в электронной форме. Выполнение приведенных рекомендаций полезно для организации даже когда достоверность хранимой информации не оспаривается.

Информация в виде цифровых объектов берет свое начало из многих источников. Настоящий стандарт применим к электронным объектам в любой форме, от традиционных отсканированных графических образов, электронных таблиц и подготовленных в текстовых редакторах документов и до более "современных" форм, таких как электронная почта, веб-контент, мгновенные сообщения, файлы чертежей, подготовленных в системах автоматизированного проектирования, блоги, вики и т.д.

Пользователи настоящего стандарта должны понимать, что реализация данных рекомендаций не обеспечивает автоматической приемлемости электронной информации в качестве доказательств. В тех случаях, когда электронная информация может потребоваться в суде, применяющим настоящий стандарт лицам и организациям рекомендуется обратиться за юридической консультацией, чтобы уточнить, какие именно законодательные и нормативные требования на них распространяются.

В стандарте описаны меры и средства, с помощью которых в любое время можно продемонстрировать, что контент конкретного электронного объекта, созданного или существующего в компьютерной системе, не изменился с момента его создания в этой системе или с момента импорта в нее.

Независимо от того, каким был оригинальный формат информации, можно будет доказать, что сохраненная в надежной системе информация надежно и устойчиво воспроизводится и что она точно, без каких-либо существенных изменений, отражает то, что было первоначально сохранено.

В тех случаях, когда на законных основаниях возможна подготовка других версий информации (например, новой редакции договора), новые версии рассматриваются как новые электронные объекты. Такой же подход может применяться и тогда, когда в среде автоматизации деловых процессов (workflow-среде) в документ вносятся существенные изменения.

Системы управления информацией могут хранить в электронном виде как информацию, так и документы (в соответствии с определением, приведенным в
 ГОСТ Р ИСО 15489-1). Настоящий стандарт описывает меры и средства, позволяющие сохранять все виды электронной информации надежным и заслуживающим доверия образом. В случае хранения документов требования настоящего стандарта могут использоваться совместно с требованиями ГОСТ Р ИСО 15489-1 с тем, чтобы обеспечить согласованность использования описанных в стандарте политик и процедур с предусмотренными в стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1.

Пользователям следует применять настоящий стандарт совместно с законами, нормативными правовыми актами и иными документами, устанавливающими обязательные для исполнения требования на федеральном, региональном, муниципальном и отраслевом уровнях.

2.1Установление политики управление информации согласно ГОСТ 53898


Информация является одним из наиболее важных активов, имеющихся в распоряжении любой организации. Все виды деятельности организации включают в себя то или иное использование информации. Количество информации может быть огромным, и существует множество различных способов ее представления и хранения. Ценность используемой информации и то, каким образом она применяется и перемещается как внутри, так и между организациями, может стать решающим фактором успеха или провала этих организаций.

Информацию, подобно любым другим активам, необходимо классифицировать, структурировать, проверять, оценивать, защищать, контролировать, измерять и ею нужно эффективно и продуктивно управлять.

Настоящий подраздел содержит описание документации, в которой сформулирована политика организации в области управления информацией. Кроме того, настоящий подраздел содержит рекомендации для организаций относительно уровня документирования, необходимого для того, чтобы они смогли ясно и четко регламентировать, каким образом обеспечиваются надежность, точность и достоверность информации, содержащейся в доверенных системах управления информацией. Наличие такой документации также может служить доказательством того, что управление информацией и документами является частью нормальных процедур деловой деятельности.

Если в системе хранится информация, которая может быть использована в качестве доказательств в ходе каких-либо судебных разбирательств или деловых процессов, то организации необходимо проконсультироваться с юристами (см. 4.4), чтобы обеспечить исполнение соответствующих законодательно-нормативных требований. Поскольку законодательно-нормативные требования в различных странах, регионах и отраслях могут различаться, то правовой анализ должен охватывать все юрисдикции, в которых действует организация, и все сферы ее деятельности.

Документ, определяющий политику управления информацией

Должен быть разработан внутренний нормативный документ (далее - "политика"), документирующий политику организации в области управления и хранения информации применительно к доверенным системам управления информацией.

Политика должна содержать разделы, в которых:

- указывается, какая информация подпадает под действие данной политики (см. 3.2.2);

- сформулирована политика в отношении носителей информации (см. 3.2.3);

- сформулирована политика в отношении файловых форматов электронных объектов и контроля версий (см. 3.2.4);

- сформулирована политика в отношении соответствующих стандартов управления информацией (см. 3.2.5);

- определены политики в области сохранения в течение установленных сроков хранения и уничтожения информации (см. 3.2.6);

- определена ответственность за управление информацией (см. 3.2.7);

- определены обязанности за контроль исполнения этой политики (см. 3.2.8).

Политика должна быть утверждена высшим руководством организации и регулярно пересматриваться.

С точки зрения настоящего стандарта ключевым элементом является утверждение и применение на практике перечня видов документов и информации, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения и действий по их истечении (далее - "перечень"). Везде, где в остальной части стандарта делается ссылка на политику, также подразумевается и перечень.

Информация, подпадающая под действие политики

Для того чтобы можно было сформулировать политику, информацию следует сгруппировать по типам так, чтобы политика в отношении всей информации одного типа была согласованной. Например, тип информации может определяться путем указания на ее применение (например, финансовые прогнозы, счета, список адресов клиентов) или по связи с определенными бизнес-процессами (например, заявления, жалобы, просьбы о продлении оказания услуг), либо ссылкой на родовые группы (например, на данные бухгалтерского учета, документы о клиентах, производственную документацию).

В ходе подготовки проекта политики, возможно, определенную информацию потребуется перегруппировать с тем, чтобы обеспечить согласованность политики в отношении информации, относящейся к одному типу.

В политике следует перечислить все подлежащие хранению типы информации. В их числе следует упомянуть документы, разработанные во исполнение положений политики (например, внутренние нормативные документы по отдельным вопросам).

Носители информации

Разные типы носителей информации имеют различные характеристики в плане их долговременного хранения. Большинство организаций использует для хранения информации различные типы носителей: бумагу, микроформы, электронные (как носители однократной записи, так и перезаписываемые/стираемые) или оптические (как носители однократной записи, так и перезаписываемые/стираемые) носители. В некоторых приложениях определенная информация может в течение своего срока хранения в разные периоды времени храниться на носителях различных типов.

Организации следует регламентировать использования конкретных типов носителей информации для удовлетворения различающихся требований к хранению информации (таких, например, как требования к доступности информации, сроки хранения и требования по безопасности). Соответствующие положения должны быть детализированы в политике.

Для каждого типа информации (см. 3.2.2) должны быть указаны типы носителей, на которых эту информацию следует сохранять.

При наличии копий (экземпляров) электронных объектов может быть важно иметь возможность доказать, что никакие изменения в них не вносились. Если электронные объекты существуют в различных версиях, то для целей настоящего стандарта каждая версия должна рассматриваться как новый первоисточник или оригинальный объект.

Положения, регламентирующие управление копиями электронных объектов, должны быть детализированы в политике.

Файловые форматы и сжатие данных

Политика должна содержать сведения о допустимых файловых форматах, которые могут быть использованы для каждого типа информации (см. 3.2.2).

Для извлечения и отображения любой сохраняемой в компьютерной системе информации требуется программное обеспечение. Это программное обеспечение подвержено изменениям либо из-за выпуска новых версий, либо вследствие изменений в операционных системах и/или аппаратном обеспечении. Благодаря реализации на практике политики использования утвержденных файловых форматов и (если таковые применяются) технологий сжатия данных могут быть успешно выполнены необходимая миграция данных или альтернативные процедуры, обеспечивающие долговременное использование хранимой информации.

В случае использования методов сжатия политика их применения должна быть задокументирована.

Если возможно сохранение нескольких версий информации или документов, то необходимо разработать порядок и правила, обеспечивающие сохранение всех подлежащих хранению версий, а также поддержание взаимосвязей между ними. Положения, регламентирующие хранения версий информации и документов, должны быть включены в политику.

Дополнительную информацию по этому вопросу см. 5.5.2, 5.10, 6.10 и 7.2.3.

Стандарты, относящиеся к управлению информацией

Если в организации действует система менеджмента качества (например, на основе стандартов ИСО серии 9000), полностью или частично охватывающая доверенную систему управления информацией, то вся соответствующая документация о процедурах должна быть включена в системы менеджмента качества.

При наличии обязательных национальных или международных требований или в тех случаях, когда применимы национальные или международные стандарты, следует исполнять соответствующие требования и положения стандартов.

Указания по срокам хранения и действиям по их истечении (retention and disposal schedules)

Сроки хранения и действия по их истечении должны быть установлены для каждого типа информации.

Сроки хранения должны быть согласованы со всеми соответствующими подразделениями и должностными лицами организации.

Сроки хранения должны устанавливаться после проведения соответствующих консультаций, обеспечивающих надлежащее решение правовых вопросов и исполнение законодательно-нормативных требований.

Для всей создаваемой соответствующей системной и процедурной документации должны быть установлены сроки хранения.

Указания по срокам хранения и действиям по их истечении должны включать в себя политику организации по их периодическому пересмотру.

Указания по срокам хранения и действиям по их истечении должны включать в себя политику организации в отношении контролируемого уничтожения информации.

Ответственность за управление информацией

Политика должна устанавливать индивидуальную и (или) должностную ответственность за ее разработку и актуализацию.

Следует идентифицировать и включить в политику индивидуальную и (или) должностную ответственность за каждый тип информации.

Индивидуальная и должностная ответственность должна предусматривать обязанность обращаться за соответствующими консультациями при разработке или актуализации политики.

Соответствие положениям политики

Если важно иметь возможность продемонстрировать соответствие положениям политики, то следует идентифицировать и включить в политику индивидуальную и (или) должностную ответственность за достижение и поддержание такого соответствия.

2.2Требования к процедурам электронной документации организации

Процессы и процедуры


В настоящем разделе рассматриваются процедуры, связанные с функционированием доверенной системы управления документами и информацией.

Руководство по процедурам (procedures manual)

Документация

Для каждой доверенной системы управления документами и информацией организация должна вести руководство по процедурам (procedures manual).

Везде, где в настоящем разделе установлены требования к наличию какой-либо документации, руководство по процедурам может включать в себя эту документацию либо ссылаться на нее. Руководство по процедурам может содержать, там где это уместно, ссылки на иную контролируемую документацию.

Процедуры, которые описывает либо на которые ссылается руководство по процедурам, должны быть легкодоступны для всех авторизованных пользователей системы.

Содержание

Руководство по процедурам должно включать в себя или ссылаться на процедуры использования доверенной системы управления документами и информацией и охватывать следующие вопросы:

- сбор и включение в систему информации (см. 5.3);

- сбор и включение в систему графических образов документов (см. 5.4);

- сбор и включение в систему данных (см. 5.5);

- индексирование (см. 5.6);

- процедуры создания заверенных копий электронной информации (см. 5.7);

- передача файлов (см. 5.8);

- сохранение документов (см. 5.9);

- обеспечение долговременной сохранности информации (см. 5.10);

- уничтожение информации (см. 5.11);

- резервное копирование и восстановление системы (см. 5.12);

- поддержание системы (см. 5.13);

- безопасность и защита (см. 5.14);

- использование услуг, оказываемых по контракту (см. 5.15);

- автоматизация деловых операций (workflow) (см. 5.16);

- отметки даты и времени (см. 5.17);

- контроль версий (см. 5.18);

- ведение документации (см. 5.19).

Для удобства допускается ведение руководства по процедурам в виде нескольких отдельных физических документов, относящихся к различным областям управления документами и информацией.

Если в организации имеется несколько доверенных систем управления документами и информацией, документация может состоять как из одного руководства по процедурам, так и из нескольких.

Исполнение процедур

Для того чтобы иметь возможность выполнять процедуры, описанные в руководстве по процедурам, персонал должен о них знать, а также иметь возможность их выполнять, что часто достигается путем подготовки на специальных курсах либо в процессе повседневной работы.

Следует внедрить процедуры, обеспечивающие исполнение всеми использующими систему сотрудниками установленных требований.

Обновление и пересмотр

Важно обеспечить возможность определить, какие процедуры использовались в любой заданный момент времени на протяжении срока хранения любого конкретного информационного объекта. Такая возможность достигается поддержанием руководства по процедурам в актуальном состоянии и сохранением всех его предыдущих версий в соответствии с требованиями политики.

Любые изменения, вносимые в эксплуатационные процедуры, должны документироваться. Эта документация должна содержать сведения обо всех выполненных процедурах контроля изменений и о процедурах, обеспечивающих реализацию новых процедур на практике.

В случае реализации каких-либо изменений следует провести их проверку, с тем чтобы убедиться в том, что не нарушены эксплуатационные требования и требования политики.

Замененные версии руководства по процедурам должны храниться в соответствии с требованиями политики.

Для уверенности в актуальности документации необходимо регулярно проводить ее анализ и пересмотр. Такие пересмотры могут также оказаться необходимыми в случае внесения соответствующих изменений в законы или нормативные правовые акты.

Пересмотр документации должен проводиться как минимум раз в год, с тем чтобы обеспечить отражение в руководстве по процедурам всех изменений в процедурах и технологии.

Результаты периодических пересмотров должны документироваться и утверждаться лицами, ответственными за эксплуатацию соответствующих частей системы.

Сбор и включение в систему (capture) информации


Если доверенная система управления документами и информацией используется для хранения электронных объектов, то процедуры, используемые в процессе сбора и ввода в систему (захвата) этих объектов, должны быть задокументированы.

В число таких процедур могут входить процедуры:

- сбора и ввода в систему (захвата) электронных объектов;

- предварительной подготовки документов;

- формирования пакетов документов;

- фотокопирования;

- сканирования;

- контроля качества графических образов.

Документы могут быть как бумажными, так и на микроформах.

Подраздел 5.4 содержит более подробные сведения о процедурах, связанных со сканированием документов.

Потеря информации

В случае хранения электронных объектов в доверенной системе управления документами и информацией потенциально существует возможность потери части информации. Например, при сканировании бумажного документа разрешение может оказаться таким, что мелкие символы в электронном образе будут неразборчивыми; а в случае конверсии электронного документа из одного формата в другой могут быть потеряны некоторые метаданные.

В случае смены носителя информации физические доказательства (например, отпечатки пальцев на бумажных документах или компакт-дисках) могут не воспроизводиться в составе электронного объекта. В таких случаях организация должна проанализировать все потенциально возможные случаи потери информации и принять решение о том, является ли эта потеря приемлемой для делового процесса. Если такая потеря неприемлема, то необходимо принять меры, обеспечивающие сбор/захват и/или сохранение информации.

Создание и импорт электронной информации

Электронная информация может быть создана внутри доверенной системы управления документами и информацией или импортирована в нее. Ключевую роль играет аутентичность документов во время их создания или импорта, поскольку доверенная система управления документами и информацией в дальнейшем будет последовательно воспроизводить любую сохраненную в ней информацию.

Электронная информация может храниться в двух формах: в виде графических образов либо в виде объектов данных. В каждой из форм электронные объекты могут быть импортированы в доверенную систему управления документами и информацией в разнообразных форматах.

Графические образы, как правило, получаются:

- в результате обработки бумажных документов (оригиналы, фотокопии, факсы);

- путем автоматического приема факсимильных сообщений (через факс-сервер);

- путем создания копий экрана, на которых множество фрагментов информации отображается одновременно (их также относят к числу составных промежуточных документов - compound transient documents);

- в результате обработки микрофильмов и микрофиш.

Графические образы, как правило, являются растровыми представлениями оригинальных аналоговых документов. Они также могут быть получены путем преобразования цифровых документов. Особенности процедур захвата аналоговых документов в виде графических образов см. в 5.4.

Объекты данных используются для хранения информации в "первоначальном" (native) формате, при этом для извлечения содержащейся в них информации может потребоваться оригинальное программное обеспечение. Существует ряд "стандартных" форматов, с которыми могут работать многие программные пакеты (например, простые текстовые файлы, текстовые файлы табличных данных с разделителями). Примерами объектов данных являются:

- объекты, создаваемые офисными системами, такими как текстовые редакторы, электронные таблицы и т.д.;

- чертежи в системах автоматизированного проектирования;

- сообщения электронной почты;

- файлы, используемые в EDI-системах электронного обмена структурированной информацией;

- мгновенные сообщения;

- XML-сообщения;

- копии экрана (например, для создания промежуточных документов).

В любом случае к содержащейся в данных информации можно получить доступ с помощью подходящего программного приложения. Особенности процедур захвата аналоговых документов в виде объектов данных обсуждаются в 5.5.
Примечание - Электронные документы смогут представлять собой смесь данных и графических образов (примером может служить письмо в формате Word со встроенным растровым изображением подписи).
В тех случаях, когда информация, которая будет храниться в доверенной системе управления документами и информацией, поступает извне зоны контроля организации, использующей эту доверенную систему, возможности контроля и знания о процедурах и процессах, связанных с созданием и авторизацией этой информации, могут оказаться ограниченными либо отсутствовать. В этих обстоятельствах организации необходимо позаботиться о том, чтобы информация являлась именно тем, чем она претендует быть, чтобы в нее не вносились несанкционированные изменения и чтобы сведения об источнике информации соответствовали действительности. Степень проверки выполнения этих критериев будет зависеть от характера конкретной информации.

Такие пограничные ситуации могут также существовать и внутри организации. В этих случаях та часть организации, к которой относится доверенная система управления документами и информацией, не должна признавать графический образ или объект данных аутентичным только потому, что он поступил из другой части той же организации.

Метаданные

При создании или импорте электронных и/или аналоговых документов следует принимать меры, обеспечивающие передачу также всех соответствующих метаданных. Необходимо принять меры, гарантирующие сбор всех необходимых метаданных, с тем чтобы обеспечить правильную интерпретацию электронных и/или аналоговых документов.

Возможно, придется провести анализ содержащейся в метаданных информации на полноту и адекватность. Наличие полного набора метаданных с адекватным содержанием увеличивает доказательную силу той информации, к которой он относится. Следует рассмотреть возможность использования подходящих схем метаданных.

2.3 Организация взаимодействия систем управления электронной дукументации в соответствии с ГОСТ 54471

Настоящая курсовая работа устанавливает формат, состав и содержание электронного сообщения, обеспечивающего информационное взаимодействие систем управления документами. Электронное сообщение должно состоять из XML-документа установленной в настоящем стандарте структуры и с заданным составом элементов и их атрибутов и, возможно, набора дополнительных файлов, являющихся неотъемлемой частью сообщения. Как электронное сообщение в целом, так и составные его части, могут быть независимо подписаны электронными цифровыми подписями и другими аналогами собственноручной подписи и (или) зашифрованы. Порядок применения электронной цифровой подписи и (или) шифрования не относится к области применения настоящего стандарта, а рассматривается как «внешний» по отношению к нему и регламентируется отдельными документами.

2 Нормативные ссылки В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Примечание - При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования – на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодно издаваемому информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по соответствующим ежемесячно издаваемым информационным указателям, опубликованным в текущем году. Если ссылочный ГОСТ Р 53898-2010 2 документ заменен (изменен), то при пользовании настоящим стандартом следует руководствоваться заменяющим (измененным) документом. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.

3 Термины и определения В настоящем стандарте применены термины по ГОСТ Р 51141, ГОСТ Р ИСО 15489-1, а также следующие термины и сокращения с соответствующими определениями:

3.1 дополнительные материалы к документу, в том числе дополнительные документы: Документ или совокупность документов, информация которого разъясняет, уточняет и т.п. отдельные вопросы, затронутые в основном документе (справочные материалы по документу).

3.2 информационное взаимодействие систем управления документами: Обмен электронными сообщениями заданного вида, по правилам и в порядке, соответствующим требованиям настоящего стандарта, между двумя системами управления документами.

3.3 отправитель электронного сообщения: Система управления документами, в которой формируется и отправляется электронное сообщение в другую систему управления документами.

3.4 получатель электронного сообщения: система управления документами, которая в ходе информационного взаимодействия получает электронное сообщение и обеспечивает его обработку.

3.5 регистрационно-контрольные данные о документе; РКД: Совокупность сведений о документе, включенных в систему управления документами.

3.6 XML-документ: XML-файл установленной настоящим стандартом структуры и с заданным настоящим стандартом составом элементов и их атрибутов.

3.7 электронное сообщение; сообщение: XML-документ, а также, при необходимости, дополнительные файлы, передаваемые (получаемые) из одной системы управления документами в другую систему управления документами.

4 Модель сообщения Каждое электронное сообщение, обеспечивающее информационное взаимодействие систем управления документами, должно оформляться как XML-документ и, возможно, один или несколько дополнительных файлов - документов в электронном виде, являющихся неотъемлемой частью сообщения. Заголовок сообщения должен быть самостоятельной, обязательной зоной сообщения. Зона сообщения «Заголовок» сообщения должна составлять корневой элемент XML-документа. Кроме зоны сообщения «Заголовок» в сообщении обязательно должна присутствовать хотя бы одна из зон. Зоны сообщения должны оформляться как самостоятельные, независимые элементы XML-документа первого уровня иерархии. Тип зоны сообщения определяется именем этого элемента. Используемые в сообщении зоны (соответствующие элементы XML-документа) могут быть только из числа типов, определенных в настоящем стандарте. Зона заданного типа в сообщении ГОСТ Р 53898-2010 3 может быть одна и только одна. Передаваемая в зонах сообщения информация должна оформляться как вложенные элементы XML-документа второго и последующих уровней иерархии. В содержании зоны сообщения могут быть использованы элементы только из перечня элементов, определенных в настоящем стандарте для данной зоны сообщения, с установленной в настоящем стандарте допустимым количеством (кратностью) и только с установленным в настоящем стандарте составом атрибутов. Исключение составляет зона «Расширение» — состав и структура элементов данной зоны определяется разработчиком передающей системы управления документами. Данные взаимодействующих систем управления документами должны передаваться через значения содержания и атрибутов элементов, а также, при их наличии, дополнительных файлов - документов в электронном виде. Ссылки, команды и комментарии в содержании элементов (зон) сообщения не относятся к области применения настоящего стандарта и определяются разработчиком передающей системы управления документами. Ссылки, команды и комментарии могут использоваться как комментарий и(или) для передачи информации, не относящейся к области применения настоящего стандарта.

Заключение

Деятельность по подготовке кандидатов в водители опирается на строгом соблюдении действующих правил по документальному оформлению всех этапов образовательного процесса .Внедрение электронного документооборота позволит избежать потерь времени, потерь информации  ,а так же упорядочить процедуры подготовки , аттестации и отчетности в условиях автошколы. В данном курсовом проекте рассмотрены существующие процессы взаимодействия с обучающими и процессы управления регистрационными документами. Кроме того изучены требования национальных стандартов в сфере создания систем электронного документооборота.

Список используемых источников

ГОСТ ИСО 15489-1-2007 ( Управление документами)

ГОСТ 53898-2010 ( взаимодействие систем управления документами) 

ГОСТ 54471-2011 (Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности)

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 (Управление документами. Общие требования)

ГОСТ Р  51141-98 (дело производство и архивное дело термины и определения ГОСТСТАНДАРТ РОССИИ)


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

79956. Органы досудебного следствия Украины 93.5 KB
  Нередко факты совершения преступлений являются очевидными: причинение телесных повреждений, убийство, ограбления и др. Об этих фактах сообщают пострадавшие, их родственники, свидетели, работники медицинских учреждений и другие физические или юридические лица
79957. Органы МВД и СБУ Украины 116 KB
  Органы внутренних дел - это совокупность государственных специализированных учреждений, подчиненных Министерству внутренних дел Украины, которые выполняют правоохранительные и правоприменительные функции по поддержанию правопорядка в государстве.
79958. Органы юстиции Украины 69 KB
  Правоохранительные органы Украины Лекционное занятие к М. Органы юстиции Украины. Система и структура органов юстиции Украины 3. Полномочия Министерства юстиции Украины в обеспечении работы судов нотариата органов регистрации актов гражданского состояния и адвокатуры.
79959. Система, задачи и функции государственной налоговой службы 130 KB
  Система задачи и функции государственной налоговой службы Развитие экономических отношений отличных от ранее существовавших вызвало резкий всплеск новых видов экономических преступлений ведущее место среди которых занимают правонарушения в сфере налогообложения имеющие специфический характер. В состав органов государственной налоговой службы также входит налоговая милиция. Государственной налоговой администрацией Украины в зависимости от количества налогоплательщиков и других местных условий могут создаваться межрайонные на два и больше...
79960. Предмет и система курса «Организация судебных и правоохранительных органов» 137 KB
  Это нашло свое отражение в Конституции Украины согласно которой права и свободы человека и их гарантии определяют содержание и направленность деятельности государства. Именно второй подход получил свое нормативное закрепление в Законе Украины О государственной защите работников суда и правоохранительных органов едином нормативном акте где содержится перечень правоохранительных органов к которым рядом с органами прокуратуры внутренних дел Службы безопасности Военной службы правопорядка в Вооруженных Силах Украины таможенными охраны...
79962. Городские, районные суды Украины 157.5 KB
  К специализированным судам относятся и административные суды которые рассматривают дела связанные с правоотношениями в сфере государственного управления и самоуправления дела административной юрисдикции. Их относят к судам первого уровня. Наличие двух инстанционных полномочий в судах второго уровня обусловила необходимость третьего уровня в подсистеме общих судов который в Законе представлен Апелляционным судом Украины. На четвертом уровне судебной системы находится Верховный Суд Украины который относительно общих судов наделен...
79963. Верховный Суд Украины 167 KB
  Верховный Суд Украины Учебные вопросы: Место Верховного Суда Украины в судебной системе Украины. Полномочия Верховного Суда Украины. Структура и состав Верховного суда Украины. Место Верховного Суда Украины в судебной системе Украины закреплено на конституционном уровне: Высшим судебным органом в системе судов общей юрисдикции является Верховный Суд Украины п.
79964. GALS/ИПИ ТЕХНОЛОГИИ – ЭФФЕКТИВНЫЙ ПУТЬ ПОВЫШЕНИЯ КОНКУРЕНТОСПОСОБНОСТИ ВЫПУСКАЕМОЙ ПРОДУКЦИИ 153 KB
  В настоящее время на мировом рынке наукоемких промышленных изделий отчетливо наблюдаются три основные тенденции: повышение сложности и ресурсоемкости изделий повышение конкуренции на рынке и развитие кооперации между участниками жизненного цикла ЖЦ изделия в том числе создание виртуальных предприятий. Основной проблемой стоящей сейчас перед производителями является повышение конкурентоспособности выпускаемых изделий добиться которой можно за счет следующих факторов: повышения степени удовлетворения требований заказчика сокращения...