97230

Система автоматизированного документооборота ООО «Сибирский успех»: решаемые задачи, эффект от внедрения

Контрольная

Архивоведение и делопроизводство

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации.

Русский

2015-10-15

51.04 KB

3 чел.

Федеральное агентство связи

Сибирский Государственный Университет

Телекоммуникаций и Информатики

Межрегиональный центр переподготовки специалистов

 

 

Контрольная работа

 

По дисциплине: «Информационные системы в экономике»

Система автоматизированного документооборота ООО «Сибирский успех»: решаемые задачи, эффект от внедрения.

 

 

 

 

 

Выполнил:

Группа:                ФКВ-22   

Вариант:                       2

 

Проверил: ___________________

Новосибирск, 2015 г

В любой организации существует документооборот. Документация бывает различных типов, основными можно назвать такие типы, как: организационно-правовая документация, распорядительная, информационно-справочная, плановые документы, отчетная документация, договорная документация.2

Рассмотрим подробнее их сущность.

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.3 

Общим назначением плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам. Плановые документы – это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям. Документы, входящие в систему отчетной документации, – это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью. Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет.


Системы документации организации

СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-
ПРАВОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

СИСТЕМА РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

СИСТЕМА ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Устав

Учредительный договор

Положение об организации

Положение о структурном подразделении

Положение о коллегиальном (или совещательном) органе

Регламент

Штатное расписание

Инструкция

Должностная инструкция

Распорядительные документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения

Распорядительные документы, издаваемые в условиях коллегиального принятия решения

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решения

Процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиального принятия решения

Приказ

Распоряжение

Указание

Решение

Постановление

Докладная записка

Служебная записка

Объяснительная записка

Предложение

Представление

Заявление

Протокол

Акт

Справка

Сводка

Заключение

Отзыв

Перечень

Список

Переписка

Служебное письмо

Сопроводительное письмо

Письмо-просьба

Письмо-запрос

Письмо-ответ

Письмо-сообщение

Письмо-подтверждение

Информационное письмо

Гарантийное письмо

Письмо-извещение

Письмо-приглашение

Письмо-предложение

Письмо-напоминание

Письмо-требование

Письмо-благодарность

Письмо-поздравление

Телеграмма

Телекс

Факсограмма (факс)

Телефонограмма

Электронное сообщение

Рис. 2. Системы документации организации

Система договорной документации. В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров.

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Рациональная организация документооборота чрезвычайно важна для каждой организации.4 При этом необходимо соблюдать следующие принципы:

  1.  оперативность движения документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами труда и времени;
  2.  однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;
  3.  параллельность выполнения различных операций по обработке документа с целью сокращения времени его пребывания в сфере делопроизводства и повышения оперативности исполнения.

В документообороте участвуют документы, обладающие различными свойствами, что обусловливает особенности работы с ними. Данное обстоятельство определяет необходимость качественной характеристики документооборота.

Рассмотрим документооборот компании ООО «Сибирский успех»- он регулируется инструкцией по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, уставом и иными внутренними нормативными документами ООО «Сибирский успех».

Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.

Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.5

Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Инструкции по организации и ведению конфиденциального делопроизводства, утвержденной приказом генерального директора.

Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления – административно-правовой департамент.6

При применении электронного документооборота административно-правовым департаментом (административным управлением, управлением документооборота совместно с управлением информационных технологий) разрабатываются маршруты движения документов.

В деятельности ООО «Сибирский успех» образуются следующие группы документов7:

организационно-распорядительные документы - локальные нормативные документы Общества, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Общества, его подразделений и должностных лиц:

приказы генерального директора по основной деятельности;

приказы генерального директора по административно-хозяйственным вопросам;

распоряжения генерального директора по основной деятельности;

протоколы совещаний;

положения, инструкции, правила, регламенты;

внутренние документы (служебные записки);

служебные письма;

договоры.

Каждая из вышеперечисленных групп, исходя из содержания конкретных документов, подразделяется на типы8.

Документы по инвестиционной (производственной) деятельности.

Документы по финансовой и внешнеэкономической деятельности.

Документы по кадровой деятельности.

Документы по общим вопросам (по вопросам безопасности и материально-технического обеспечения).

Документы по корпоративной и административной деятельности.

Этапы документооборота компании

Документооборот предприятия можно разделить на следующие этапы:

Регистрация и учет поступающих в организацию документов

Подготовка и регистрация отправляемых документов

Прохождение внутренних документов

Учет объема документооборота

Контроль за исполнением документов

Система электронного документооборота

Система документооборота – это выстроенная система движения документов, подтверждающих осуществление всех действий сотрудников компании.

Система управления документооборотом невозможна без гарантированной сохранности электронных документов, которая делится на физическую сохранность файлов, обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе и обеспечение условий для воспроизведения электронных документов.

Система документооборота (ведение документооборота) сегодня - это спрос на легкие и быстро настраиваемые решения, которые могут обеспечить моментальную отдачу. Именно поэтому в ООО «Сибирский успех» за основу применяется система электронного документооборота на базе пакета прикладных программ «Канцлер».

Система электронного документооборота обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий.9

Система электронного документооборота не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами.

Пользователями систем электронного документооборота являются практически все сотрудники из всех подразделений организации (до 80% сотрудников компании).

В системе электронного документооборота осуществляется весь цикл работы с документами ООО «Сибирский успех»: создание, редактирование, пересылка, ознакомление, согласование, создание поручений по документам, контроль их исполнения, подпись документов (с помощью электронно-цифровой подписи), регистрация, сдача в архив, хранение (причем в разных форматах: текстовом, графическом) в течение заданного периода, уничтожение и др.10

Принцип работы системы электронного документооборота следующий: при регистрации документа в системе электронный его образ попадает к своему адресату практически мгновенно, так как при работе в СЭД передавать и даже пересылать документ не надо: при его регистрации адресат автоматически получает уведомление о новом документе и доступ к нему со своего компьютера.

При этом все документы (входящие, исходящие, внутренние, организационно-распорядительные) хранятся в системе в виде иерархии "папок" (с возможностью отнесения одного документа к нескольким папкам), а физически – на сервере. В "папку" помещается не сам документ, а ссылка на него, поэтому документ можно поместить в любое количество папок, обеспечивая самые разные возможности классификации. 11

Система электронного документооборота дает возможность выбрать из всего обилия документов группу, отвечающую определенным признакам - по виду документа, затрагиваемому вопросу, источнику или периоду поступления. Регистрация и хранение документов, как это организовано в СЭД, обеспечивают возможность учета и сохранности документов, быстрого их поиска.12

Когда исполнитель получает документ, он может начать работу с ним: отредактировать, исполнить и др. При этом может прикрепить к карточке исходного документа все другие, появившиеся в ходе работы над ним. Также, работая в системе, исполнитель может отчитаться о работе своему начальству.

Хранение документов в виде иерархии папок позволяет облегчить и ускорить исполнение такой задачи, как "информационная поддержка принятия решения". Главная задача секретаря в этом процессе - подготовка информации для принятия решения руководителем.

Один из самых трудоемких этапов – сбор информации, при проведении которого необходимо быстро сориентироваться в большом объеме писем, приказов, служебных записок, должностных инструкций и других документов. Четкая классификация по папкам, визуализация связей между документами позволяют лучше ориентироваться в хранящейся информации и быстрее найти необходимый документ. Для этого в СЭД есть также специальные поисковые механизмы, позволяющие найти документ по реквизитам, термину или набору слов.13

Принятие решения предполагает подготовку документа. Если в этом процессе участвуют несколько человек, при традиционных способах подготовки и передачи документов это может затянуться надолго. Наличие функций организации совместной подготовки и согласования документов в СЭД позволяет быстро передать проект документа всем заинтересованным сторонам, собрать сделанные замечания, сформировать новый вариант документа, сделать это необходимое число раз в достаточно небольшой отрезок времени. В процессе подготовки можно сохранять в системе все промежуточные версии документа. СЭД дает возможность четко контролировать каждую стадию подготовки документа, сроки ее прохождения и узнать, что в данный момент с документом происходит и кто с ним работает.14

Когда наступает время выполнять принятые решения, СЭД позволяет быстро и точно передать исполнителям всю информацию, необходимую им для работы, и получить обратную связь от всех сторон, вовлеченных в конкретное дело.

Регистрация документов – одна из важнейших операций в информационно-документационном обеспечении. Одним из важнейших результатов организации СЭД является кардинальное улучшение информационного обеспечения работы управленческого персонала. Если любой сотрудник, прежде чем готовить новый документ, в любой момент может непосредственно на своем рабочем месте, сделав всего несколько щелчков мыши, получить информацию о ранее созданных, поступивших документах по данному вопросу, как находящихся в текущем делопроизводстве, так и за прошлые годы, это сразу существенно поднимает качество подготовки управленческих документов. Кроме того, такая система позволяет избежать параллелизма в работе подразделений, исключить подготовку подразделениями (департаментами, отделами) не согласованных, зачастую противоречащих друг другу документов.15

В ходе регистрации в регистрационную форму (карточку) заносятся следующие сведения о поступившем документе16:

  1. дата получения;
  2. регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;
  3. дата документа;
  4. регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-автором;
  5. автор (корреспондент) – то есть чей это документ;
  6. заголовок (о чем документ, то есть краткое содержание документа);
  7. резолюция (исполнитель, содержание поручения, подпись автора резолюции, дата);
  8. срок исполнения;
  9. исполнитель (кто с ним работает);
  10. ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполнен);
  11. № дела (куда документ помещен после исполнения).

Однако внедрение современных технологий в то же время влечет за собой и определенные изменения в технологиях работы с документами, сложившихся в традиционном делопроизводстве.

Необходимо отметить, что сроки хранения, устанавливаемые нормативными документами, являются минимальными, то есть меньше хранить нельзя, но организация с учетом своих потребностей может хранить документы и дальше в течение любого необходимого ей срока.

Этот вопрос становится особенно актуальным именно при переходе к хранению документов в электронной форме, так как возможности по хранению и оперативному поиску документов в электронной форме значительно превышают возможности хранения бумажных документов, а значит, документы в электронной форме могут использоваться для информационно-справочной работы в течение значительно большего периода времени.17

Традиционно при регистрации каждому документу присваивается регистрационный номер. В бумажных системах регистрации сотрудник, регистрирующий документы, при регистрации смотрит на регистрационный номер последнего документа и присваивает поступившему документу следующий порядковый номер, который вносится в карточку документа и проставляется от руки или нумератором на поступившем документе. В автоматизированной системе, настроенной на совместимость и преемственность с традиционными делопроизводственными технологиями, тот же номер присваивается компьютером и затем переносится на поступивший документ: от руки, надпечатывается на принтере или печатается на специальной этикетке вместе со штрихкодом и затем наклеивается на поступивший документ.

Принцип присвоения регистрационного номера для исходящего или внутреннего документа такой же, только к валовому номеру исходящего документа может добавляться дополнительные буквенно-цифровые индексы, облегчающие в дальнейшем нахождение нужного документа по его номеру: индекс структурного подразделения, подготовившего документ, номер дела по номенклатуре, индекс вида документа и т. п.18

Вся нумерация ведется в течение года, и в каждом году начинается опять с номера 1. При такой системе для нахождения документа нам необходим набор поисковых признаков, однозначно описывающий документ в системе. В регистрационной системе внутри организации это вид документа, его дата и номер.

При организации баз данных, в том числе и по документам, каждой карточке присваивается уникальный идентификационный номер, который не повторяется во всей базе данных. Именно наличие такого номера позволяет программам работать с записями о документах в системе. Этот номер однозначно идентифицирует документ, вне зависимости от его вида, даты, автора и т. п. Он является именно уникальным идентификатором документа. Фактически, зная этот номер, нам не нужны какие-то другие данные, так как, введя этот номер в СЭД, мы сразу получим на экран карточку данного документа, а если система полнотекстовая - то и сам документ.

В ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» предусмотрен реквизит 30 «идентификатор электронной копии документа». Однако в разделе 3 ГОСТ «Требования к оформлению реквизитов документов» в пункте 3.30 указано, что «идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации».19

Аналогичное описание данного реквизита, основанное на ГОСТ Р 6.30-2003, дано и в Типовой инструкции по делопроизводству, где в пункте 2.6.27 указано20:

«Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в федеральном органе исполнительной власти».

Указание в данном поле уникального номера документа было бы более целесообразно с нескольких точек зрения.

Во-первых, сегодня мы наконец приходим к использованию электронно-цифровой подписи не только в сфере бухгалтерских документов (системы «Клиент - банк», сдача налоговой и другой отчетности и т. п.), но и в сфере текущего делопроизводства. А использование электронно-цифровой подписи требует, чтобы файл документа после подписания ЭЦП оставался неизменным. Поэтому применение в документе автоматически обновляемых полей, таких как дата печати документа, место нахождения файла документа в файловой системе, имя файла и т. п., является недопустимым, так как автоматическое обновление поля изменит файл документа и тем самым сделает ЭЦП недействительной.

Кроме того, указание имени и места нахождения файла (пути к файлу) имеет смысл только при хранении документа на уровне файловой системы. По мере перехода к использованию полнотекстовых автоматизированных систем делопроизводства (СЭД), в которых документы хранятся внутри системы и доступ к ним осуществляется средствами самой СЭД, указать имя файла уже невозможно.21

Также теряет смысл указание в реквизите даты файла (создания и последней модификации). Делопроизводственная дата документа предусмотрена реквизитом 11 (ГОСТ Р 6.30-2003) и является обязательным реквизитом любого документа. Дата создания файла документа и дата его последней модификации имеет смысл в текущем делопроизводстве на стадии работы с проектом документа, для отслеживания его версий.22 Но эта задача также гораздо более эффективно решается на уровне СЭД, так как большинство СЭД поддерживает прикрепление нескольких версий документа к одной карточке и позволяет легко проследить весь ход работы над документом.23

В целом современные системы электронного документооборота предоставляют широкий спектр инструментов автоматизации ведения делопроизводства, управления документооборотом, поддержки бизнес-процессов.

Организация документооборота в ООО «Сибирский успех» представлена на высоком уровне.

Вывод:

Документооборот ООО «Сибирский успех» регулируется инструкцией по делопроизводству, которая разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, уставом и иными внутренними нормативными документами .

В деятельности ООО «Сибирский успех» образуются следующие группы документов: организационно-правовая документация, распорядительная, информационно-справочная, плановые документы, отчетная документация, договорная документация, каждая из вышеперечисленных групп, исходя из содержания конкретных документов, подразделяется на типы.

Документооборот предприятия можно разделить на следующие этапы: регистрация и учет поступающих в организацию документов, подготовка и регистрация отправляемых документов, прохождение внутренних документов, учет объема документооборота, контроль за исполнением документов.

Система документооборота (ведение документооборота) сегодня - это спрос на легкие и быстро настраиваемые решения, которые могут обеспечить моментальную отдачу. Именно поэтому в ООО «Сибирский успех» за основу применяется система электронного документооборота на базе пакета прикладных программ «Канцлер».

2 Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - 5-е изд. испр. и доп. – М.: Управление персоналом Журнал, 2007. – с. 43

3 Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Как создать информационную документальную систему // Секретарское дело. - 2003. - №1. – с. 36

4 Быкова Т.А. , Вялова Л.М. , Санкина Л.В. Делопроизводство. Учебник. – М.: МЦФЭР, 2006. – с. 78

5 Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». – М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007.  

6 Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». – М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007. – с. 4

7 Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». – М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007. – с. 43

8 Инструкция по делопроизводству в  ООО «Сибирский успех». – Н.: ООО «Сибирский успех».. - 2007. – с. 44

9 Басовская Е., Быкова Т., Вялова Л. Делопроизводство: Учебник. – М.: ПрофОбрИздат, 2001. – с. 58

10 Инструкция по делопроизводству в  ООО «Сибирский успех». – Н.: ООО «Сибирский успех».. - 2007. – с. 6

11 Инструкция по делопроизводству в  ООО «Сибирский успех». – Н.: ООО «Сибирский успех».. - 2007. – с. 8

12 Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, ТА. Быкова и др.; под ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006. – с. 121

13 Басовская Е., Быкова Т., Вялова Л. Делопроизводство: Учебник. – М.: ПрофОбрИздат, 2001. – с. 76

14 Зезюлина, М. Делопроизводство. Документооборот. Обмен опытом / М. Зезюлина ; М. Зезюлина // Секретарское дело. - 2009. - № 2. - С. 18

15 Банасюкевич В.Д. Разработка Государственной системы документационного обеспечения управления - актуальная задача / В.Д. Банасюкевич, М.В. Ларин // Юрид. бюл. предпринимателя. - 2006. - № 6. - C. 128

16 Банасюкевич В.Д. Разработка Государственной системы документационного обеспечения управления - актуальная задача / В.Д. Банасюкевич, М.В. Ларин // Юрид. бюл. предпринимателя. - 2006. - № 6. - C. 128

17 Пшенко А.В. Основные нормативные требования к документам и документационному обеспечению управления: Учебное пособие для студентов заочного обучения по специальности «Бухгалтерский учет и аудит». — М.: ЗАО «Финстатинформ», 2005. – с. 116

18 Банасюкевич В.Д. Разработка Государственной системы документационного обеспечения управления - актуальная задача / В.Д. Банасюкевич, М.В. Ларин // Юрид. бюл. предпринимателя. - 2006. - № 6. - C. 128

19 Варламова Л.Н. Международная стандартизация: проблемы терминологии. // Служба кадров и персонала. – 2007. - №4. – С. 87

20 Инструкция по делопроизводству в  ООО «Сибирский успех». – Н.: ООО «Сибирский успех».. - 2007. – с..29

21 Зезюлина, М. Делопроизводство. Документооборот. Обмен опытом / М. Зезюлина ; М. Зезюлина // Секретарское дело. - 2009. - № 2. - С. 19

22 В ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

23 Зезюлина, М. Делопроизводство. Документооборот. Обмен опытом / М. Зезюлина ; М. Зезюлина // Секретарское дело. - 2009. - № 2. - С. 21


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

46671. Перестройка государственного аппарата и изменения в праве в годы Великой Отечественной войны и послевоенный период 25.01 KB
  Указом Президиума Верховного Совета СССР была образована Чрезвычайная Государственная комиссия по установлению и расследованию злодеяний немецкофашистских захватчиков и их сообщников и причиненного ими ущерба гражданам колхозам общественным организациям государственным предприятиям и учреждениям СССР. был создан Комитет по учету и распределению рабочей силы при СНК СССР при областных и краевых исполкомах учреждались бюро по учету и распределению рабочей силы. Особая система военной юстиции регламентировалась Указом Президиума Верховного...
46672. Подходы к оценке стоимости нематериальных активов и интеллектуальной собственности 25.04 KB
  Методы доходного подхода Метод прямой капитализации Под капитализацией понимается определение на дату проведения оценки стоимости всех будущих равных между собой или изменяющихся с одинаковым темпом величин денежных потоков от использования интеллектуальной собственности за равные периоды времени. Метод дисконтированных денежных потоков При этом под дисконтированием понимается процесс приведения всех будущих денежных потоков от использования интеллектуальной собственности к дате проведения оценки по определенной оценщиком ставке...
46673. Попытки осуществления политических и экономических реформ.Н.С.Хрущёв 25.38 KB
  В 55г начинается кукурузная кампания Хрущева. Лозунг Хрущева – догнать и перегнать Америку. 64г со всех постов и Хрущева. Однако следует отметить и глубокую враждебность Хрущева.
46674. Пеня 25.5 KB
  Сумма соответствующих пеней уплачивается помимо причитающихся к уплате сумм налога или сбора и независимо от применения других мер обеспечения исполнения обязанности по уплате налога или сбора а также мер ответственности за нарушение законодательства о налогах и сборах. Пеня начисляется за каждый календарный день просрочки исполнения обязанности по уплате налога или сбора начиная со следующего за установленным законодательством о налогах и сборах дня уплаты налога или сбора. Пени уплачиваются одновременно с уплатой сумм налога и сбора или...