975

Методи та способи запису інформації

Курсовая

Архивоведение и делопроизводство

Поняття документування, методу і способу запису інформації. Розвиток способів і засобів запису інформаці. Кодування інформації. Знаковий метод фіксування інформації. Фотодокументування, кінодокументування, відеозапис, фоно(аудіо)документування, його особливості та сфери застосування. Документування із використанням електронно-обчислювальної техніки.

Украинкский

2013-01-06

305.5 KB

327 чел.

Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України

Тернопільський національний економічний університет

            Факультет економіки та управління

Кафедра документознавства,  інформаційної діяльності та українознавства

Методи та способи запису інформації

Курсова робота

студ. групи ДІД-21

Керсак Катериини

Перевірив:

д. іст. н., професор

Дацків І.Б.

Тернопіль – 2011

Зміст

Вступ ………………………………………………………………………………3

1 РОЗДІЛ 1. ОСНОВНІ ПОЛОЖЕННЯ ТА ПОНЯТТЯ ДОКУМЕНТУВАННЯ, ІСТОРІЯ РОЗВИТКУ……………………………….…5

1.1 Поняття документування, методу і способу запису інформації…….5

1.2 Розвиток способів і засобів запису інформації………………………7

1.3 Основні та предметні форми запису інформації……………………13

2 РОЗДІЛ. МЕТОДИ ЗАПИСУ ІНФОРМАЦІЇ………………………………..17

2.1 Кодування інформації………………………………………………...17
2.2 Поняття про мови………………………………………………….….19
2.3 Знаковий метод фіксування інформації……………………………..21

2.4 Документ як знакова система…………………………………...……23

3 РОЗДІЛ. ОСНОВНІ СПОСОБИ ТА ЗАСОБИ ДОКУМЕНТУВАННЯ…………………………………………………....26

3.1 Текстове документування…………………………………………….26

3.2 Стенографія…………………………………………………………....27

3.3 Технічне документування………………………………………....…29

3.4 Фотодокументування, кінодокументування, відеозапис, фоно(аудіо)документування, його особливості та сфери застосування………………………………………………………………30

3.5 Документування із використанням електронно-обчислювальної техніки……………………………………………………………………..32

Висновки…………………………………………………………………….......33

Списки джерел та літератури…………………………………………………...35

Додаток А

Додаток Б

Додаток В

ВСТУП

Актуальність теми дослідження. Щоб залишити свій слід в історії, потрібні досконалі методи та способи фіксації інформації. І тим більш буде помітніший слід, чим досконаліші технічні засоби запису і зберігання інформації.  

Послання старовини передають нам дуже обмеженим набором таких засобів. Щось із фрагментів зброї  і знаряддя праці, перенесено у наш час завдяки археологічним розкопкам. Стародавні наскальні малюнки, пізніше полотна живопису, антична скульптура, дивом уціліла після нашестя варварів, персидських і Османських завоювань. Транспортні засоби? Роз’їдені іржею, вони безслідно зникають вже через декілька десятиліть після втілення технічної думки в металі. Передача інформації і чистому вигляді? Свитки стародавніх епосів літописів? Вони стільки разів переписувались , що багато людей до них починають відноситися з сумнівом. Академік Анатолій Фоменко, що підходить до проблеми історії  з математичною скрупульозністю, передачу інформації відлічує лише з ери Гуттенберга. Дійсно, коли інформаційна техніка складалася з пера і чорнильниці, спотворення (а тим більше, власне вигадування історії на догоду черговому монарху) були неминучі. Той день далеко XVI століття, коли на зміну гусячому перу прийшов друкарський верстат, можна вважати початком ери сучасних інформаційних технологій.

Друкарська машинка – знаменитий Underwood , який сьогодні можна зустріти лише в музеї, з’явилися пізніше, лише в XIX столітті, ставши століттям пізніше своєрідним в культовим предметом, передвісником Інтернетівської ери вільного інформаційного обміну.

Сьогодні ж, коли людство включилося в загальноісторичний процес, званий інформатизацією, виробництва, інформація стає, мабуть основним видом його діяльності. Інформація стає головним ресурсом науково-технічного і соціально-економічного розвитку світової спільноти. Вільний інформаційний обмін істотно впливає на розвиток науки, техніки і різних галузей господарства, грає важливу роль в процесах виконання освіти і культурного спілкування між людьми.

Інформаційна техніка є матеріальною оcновою інформаційних технологій, за допомогою яких здійснюється збір, зберігання, передача і обробка інформації.

Cтоліттям електромеханічної інформаційної техніки стало XIX століття (спочатку з’явився телеграф, потім – телефон, нарешті – радіо). Почалися принципові зміни в технології обробки інформації.

Таким чином, викладене вище зумовлює актуальність теми дослідження.

Об’єктом курсового дослідження є методи та способи документування.

Предметом курсового дослідження є особливостей окремих видів методів та способів запису інформації та їх функціонування.

Метою курсової роботи є аналіз та системне дослідження атрибутів документування для осмислення способу та методу документування інформації.

Мета роботи передбачає виконання таких завдань:

- охарактеризувати теоретичні аспекти дослідження способів і засобів запису інформації;

- дослідити окремі види способів і засобів запису інформації;

Теоретико-методологічною основою роботи є праці таких дослідників, як Кушнаренка Н.М., Ларьков Н.С., Кулешов С.Г., Пономарьова О.Б., Канигін Ю.М. та ін..

Головні методи дослідження – історико-типологічний, метод теоретичного аналіз й систематизації, соціокультурний аналіз.

Практичне значення. Результати роботи можуть бути використані у підготовці до семінарських та практичних занять, а також для розробки матеріалів конференцій, спецкурсів.

Структура роботи. Робота складається зі вступу, 3 розділів, висновків, списку використаних джерел. Бібліографія налічує 22 найменування.


1 РОЗДІЛ. ОСНОВНІ ПОЛОЖЕННЯ І ПОНЯТТЯ ДОКУМЕНТУВАННЯ, ІСТОРІЯ РОЗВИТКУ

  1.  Поняття документування, методу і способу запису інформації

Документи з'являються з моменту зародження писемності, "письмової мови" і стають надійним засобом запису, реєстрації або, інакше кажучи, документування фактів, явищ, подій. До цього людське суспільство користувалося живим словом, живою мовою. [19, c.30]

Основу будь-якого документа являє собою документна інформація, яка міститься в документі. Для її зберігання та передачі і був створений документ. Документування – це процес створення документа. [20, c.13]

Правила документування встановлюються нормативними актами або виробляються традиціями. Приміром, ДСТУ 2732 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення понять» подає визначення документування управлінської інформації як «створювання документів, змістом яких є управлінська інформація» [5, c.6]

Документування як процес створення документа із використанням різних методів, способів і засобів інформації  на матеріальному носієві. Метод кодування – прийом сукупності прийомів фіксування інформації на матеріальному носієві за допомогою знакових систем тощо. [2, c.15] До документування відносяться дії, повязані з формуванням документа як спеціального системного триєдинства: змістовного (соціальна інформація), знакового (семіотична інформація), матеріально-конструктивного (технологічного).

Із метою забезпечення такої єдності розробляються типові структури та методики процесу документостворення.

До основних систем документування можна віднести наступні:

– системи графічного запису;

– системи механічного запису;

– фотографічні;

– електромагнітні;

– оптичні;

– магнітооптичні:

– електростатичні;

– електронні;

Інформація в документі фіксується за допомогою певної «кодової» системи, що реалізується у формі різноманітних знаків-симоволів. Знак – це матеріальний обєкт (зображення, символ, слово тощо), що слугує для заміщення будь-якого  матеріального або ідеального обєкта, предмета [15, c.33]. Відповідно до обраного типу знаків визначається спосіб документування та відбираються засоби, за допомогою яких було зафіксовано, передано й збережено інформацію. Тільки належним чином створена документна інформація набуває визначеної форми. [18, c.48]

Спосіб документування – це дія або сукупність дій, що застосовуються при запису інформації на матеріальному носії (висікання, тиснення, різьблення, фарбування, перфорування, фотохімічний, електромагнітний, оптичний, електронний, механічний, ручний і інші способи документування).

Засіб документування – це предмет (знаряддя) або сукупність пристосувань (устаткування, інструменти), що використовуються для створення документа. Номенклатура засобів складання, копіювання і розмноження документів включає ручні, механізовані й автоматизовані пристрої, починаючи з гусячого пера і закінчуючи ввідно-вивідними пристроями ЕОМ. [14, c.69]

Аналізуючи документи за будь-якою класифікацією, повинні враховуватися спосіб, засіб і форми їх створення.

Процес документування в такому випадку може бути представлений в такій формі:

Документування: код(символ-знак) + спосіб + засіб = форма

Отже, разом взяті спосіб, засіб і форма визначається характер тієї чи іншої системи документування. [18, c.48]

Графічний запис інформації, наприклад, дає змогу створювати рукописний, ідеографічний та ізографічний документ; використання комп’ютерної техніки дозволяє створювати електронні документи тощо. [18, c.49]

Методами документування визначаться специфіка знакової системи запису інформації. Способи, засоби та інструменти створення документа в своїй сукупності є основою видового різноманіття документів. [2, c.15]

  1.  Розвиток способів і засобів запису інформації

Від форми та способу запису інформації залежить рівень інформативності документа, віднесення його до того чи іншого виду, типу, різновиду.

На різноманіть способів запису інформації як характерну рису документа неодноразово вказував відомий архівознавець К. Мітяєв. Уже у 1946 р. в начальному підручнику «Теорія і практика архівної справи» він зазначав, що поняття «документ» не обмежується ані технікою запиту інформації, ані способом її відтворення [17, c.59]

У 1959 р. у навчальному посібнику «Історія і організація діловодства в СРС» К.Г. Мітяєв, продовжуючи пошук визначення документ, підкреслював: «усе, що є документальним, тобто, що ґрунтується на означенні об’єктивної дійсності і є відображенням, фіксацією чи реєстрацією фактів, подій, явищ за допомогою письма, зображення, звукозапису може трактуватися як документ» [16, c.59]

Еволюційний шлях способів записів інформації бере свій початок у попередньо згаданих його первісних формах.

Розвиток картографічного документа, наприклад, пов’язаний з первісною предметною формою запису інформації (паличкове письмо аборигенів), та із її зображувальною формою (система ієрогліфічних знаків-симолів для передачі просторових параметрів; ізографічні зображення певної території тощо), що мали ручний спосіб запису. Технічний же спосіб запису картографічного документа на сучасному етапі пов’язаний із використанням відповідних технічних пристроїв (у тому числі й електронних програм) для виготовлення, відтворення, розповсюдження та зберігання даного виду документа.

Нотні документи у свою чергу передають інформацію за допомогою умовних графічних знаків, що первісно виникли як зображувальна форма запису інформації ручним способом, але з часом, з розвитком технології нотодрукування, набули розповсюдження як документи технічного способу запису інформації. [18, c.48]

Окрему групу за способом запису інформації становлять аудіовізуальні документи (кінофотофонодокументи). Технічний спосіб запису інформації даного вид є основним і невід’ємним, оскільки створення, відтворення та передача таких документів неможливо без використання технічних засобів (пристроїв, механізмів).

Набуває подальшого розвитку та поширення запис інформації з використанням комп’ютерної техніки. Великої популярності за сучасних умов набувають дискові та голографічні документи, флеш-карти. [19, c.30]

Майбутнє технологій запису інформації – у використанні природних та синтетичних матеріалів, у першу чергу кварцу. Різноманіття матеріалів для виготовлення документів дає змогу створювати їх для різних цілей і, відповідно, різного призначення.

Потреба в більш широкому поширенні інформації знайшла своє вираження в механізованому розмноженні фіксованих повідомлень. Новий технологічний прийом фіксації й розмноження письмового документа здійснювався за допомогою друкованого верстата, а потім й інших засобів поліграфії [23, c.56].

З появою в 40-х роках XV в. друкарень почалася епоха друкарства - печатки зі складальної форми, інструменти для стандартної виливки літер, типографського сплаву й фарби, друкованого преса. Пов'язаний з ім'ям німецького винахідника Іоганна Гутенберга, перехід до тиражного розмноження книг був якісним стрибком в історії книжкової справи й всієї світової культури.

Завдяки появі поліграфії галузі техніки, спеціалізованої на множинному відтворенні тексту й зображень, виникла друкована продукція. Друкований документ виготовляється за допомогою поліграфічних або інших засобів масового розмноження документів. Добутки печатки вироби поліграфічного виробництва, отримані друкуванням або тисненням. На друкованому документі запис інформації виробляється переважно шляхом нанесення барвистого шару на його поверхню, а також тисненням і видавлюванням знаків шрифту Брайля.

Другий різновид друкованих документів це ті, які отримані за допомогою копіювально-множинної техніки. До процесів оперативного розмноження документів відносяться офсетне, трафаретне, гектографічне друкування. Текст на відбитках виходить шляхом переносу фарби із друкованої форми на матеріал відбитку (папір, картон).

Завдяки поліграфії з'явилися такі види друкованої продукції, як книги, брошури, журнали, газети, плакати й малі друковані форми - листівки, програми, квитки, листівки, етикетки, бланки, буклети й ін.

В 1740 р. уперше був застосований механічний запис інформації для складання перфокарт, а з 1888 р. - для фіксації звуку на грамплатівках.

Механічний запис виробляється за допомогою зміни фізичного стану поверхні або структури носія. Розрізняють термопластичну - здійснювану шляхом нагрівання носія запису; поперечну - при якій напрямок коливань різця паралельно до поверхні носія запису; глибоку – при якій напрямок коливань різця перпендикулярно до поверхні носія запису (грамплатівка, фонограма, перфокарта).

Потреба в оперативній передачі інформації й надійному її збереженні призвела до виникнення фотографії, звукозапису й т.д., а також до використання телеграфу, фототелеграфу, факсу й т.п. Так з'явилися нові, більш досконалі форми фіксування й передачі інформації.

Відкриття фотографічного запису датується 1839 р., коли отримав популярність фотографічний процес, названий дагерротипією. Родоначальницею сучасної фотографії є Франція.

Фотографічний запис – оптична операція, яка здійснюється за допомогою фотографічного процесу зміни оптичної щільності носія запису відповідно сигналам записуваної інформації. Різновидом фотографічного запису є електронно-фотографічний запис, здійснюваний електронним пучком [22, c. 128].

Фотозображення виходить на фотографічному шарі плівки, платівки, фотопаперу за допомогою фотографічної зйомки й друкування з наступною їхньою хіміко-фотографічною обробкою (фотографії, діапозитиви). У ньому розрізняють негатив і позитив. Негатив - фотографічне зображення, на якому відносний розподіл почорнінь, кількісно оцінюваних оптичною щільністю, відповідає зворотному розподілу яркостей на об'єкті зйомки. У позитиві, навпаки, потемніння відповідають розподілу яркостей або кольорів об'єкта зйомки.[18, c. 47]

В 1870 р. на практиці перевірялася можливість багаторазового зменшення й відтворення текстів. Це послужило поштовхом до розвитку мікрофільмування на базі фотографії.

На початку 1920-х років одержують розвиток безсрібляні світлокопіювальні способи, наприкінці 1940-х років ставиться на індустріальну основу порошкова безсрібляна фотографія.

До фотографічних носіїв інформації відносяться: фотографії, діафільми, діапозитиви, кіно -, мікрофільми, апертурні карти. В 1960-і роки небувалими темпами для всіх інших видів репрографій, бурхливий розвиток одержує телефаксовий зв'язок. Поряд з рулонним мікрофільмом з'являються його різновиди: у відрізку, апертурна карта й дискета. Застосування голографії й растрової фотографії призвело до виникнення голограм.

В 1895 р. винайдений кінематограф (Франція) - на кінодокументі зміст переданий фотографічним способом у вигляді послідовно розташованих на кіноплівці зображень.

На початку XX в. з'явився магнітний запис. Він здійснюється під впливом магнітного поля шляхом зміни стану носія запису або його окремих частин при впливі сигналів записуваної інформації. Розрізняють запис із поздовжнім і поперечним намагнічуванням, а також термомеханічний запис.

Існує також електромагнітний й магнітооптичний запис. Першими з'явилися фонодокументи з електричним записом звуку. Технологія їхнього виробництва була розроблена в 1927 р. Пфлеймером (Німеччина).

В 1935 р. на радіовиставці в Берліні вперше демонструвалася магнітна стрічка типів Б і С. Із середини 1940-х років починається її промислове виробництво. Перша вітчизняна магнітна стрічка (тип 1) була випущена в 1954 р. В основі магнітного звукозапису лежить необоротна зміна магнітного стану ферромагнетиків в результаті впливу зовнішнього магнітного поля, тобто явище гістерезису.[18, c. 46]

Зараз випускається велика кількість магнітних стрічок для звукозапису (магнітні фонограми), для обчислювальної техніки (використовують цифровий імпульсний запис інформації), стрічок для відеозапису, магнітних карт, твердих і гнучких дисків, дискет, флоппі-дисків, застосовуваних у вигляді блоку ЗУ ЕОМ, мікро -, відеодисків і т.п.

Одним з основних способів фіксування інформації є звукозапис - це запис звуку на носії. Документи, що містять звукову інформацію, зафіксовану будь-якою системою звукозапису, називають фонодокументами.

Перші спроби запису звуку відносяться до 1807 р. Однак перші фонодокументи, що відтворюють звук, створені в 1877 р. Масове виробництво платівок було ропочато наприкінці 90-х років XIX в.

Розрізняють три види фонодокументів: з механічним (електромеханічним), оптичним й електромагнітним записом звуку. Групу фонодокументів з механічним записом звуку становлять фонографічні валики, грамплатівки, (звичайні, довгограючі й стереофонічні) грам-оригінали, стрічки шоринофона [14, c.182].

Фонодокументом є також фонограма звукової інформації, фільму й інші аудіальні документи.

З початку XX в. почали звучати оптична фонограма й магнітна стрічка. Фонодокументом з оптичним записом звука є тонфільм - запис звуку виступу, музичного доробку на кіноплівці оптичним способом. Найбільше поширення звукозапис на кіноплівці мав в 1930 роки. У цей час тонфільми не виготовлялися. Поширені зараз магнітні стрічки й магнітні диски.

В 70-і роки XX в. виник оптичний запис інформації сфальцьованим пучком електромагнітного поля оптичного або близького до нього діапазону випромінювання, що, впливаючи на робочий шар носія запису, змінює його стан під впливом сигналу записуваної інформації.

Запис і зчитування інформації можуть виконуватися й за допомогою лазерного променя (оптичний диск, диски типу СD-RОМ, компакт-диск, голограма). [18, c. 47]

При магнітнооптичному записі одночасна дія оптичного пучка й магнітного поля на носій викликає зміну магнітного стану носія відповідно до записуваної інформації. Причому передавачем інформації носію є магнітне поле, а оптичний пучок впливає на носій запису. Магнітооптичним є також запис даних за допомогою лазерного променя й магнітного поля (магнітнооптичний диск). Місцем розміщення інформації є концентричні доріжки.

Документи, зміст яких повністю або частково виражено перфораціями, матричним магнітним записом, матричним розташуванням стилізованих знаків і т.п., пристосовані для автоматичного зчитування, прийнято називати машиночитаємими документами. Вони містять інформацію на спеціальних матричних полях, матрицях. Для читання інформації використовують спеціальні машини. Поява машинного документування не скасовує попередніх способів фіксування інформації, а лише доповнює їх.

Постійне розширення способів запису (фіксування) інформації приводить до виникнення усе більше складних нетрадиційних видів документів, які сполучаються із традиційними документами, рукописними й друкованими. [18, c. 47]

Незалежно від засобу й способу запису, документи служать цілям відображення інформації про явища об’єктивної дійсності й розумової праці людини. Через це, як вказував К.Г. Мітяєв: «вони стають одними з найважливіших носіїв інформації» [16, c.60]

Еволюція засобів запису інформації пройшла тривалий період, починаючи з дерев’яних паличок, якими писали на глиняних табличках, пензлів з очерету для писання на папірусі, залізних стержнів, якими «дряпали» на дерев’яних дощечках чи бересті, гусячих чи воронячих пер, якими писали на пергаменті ручко для письма на папері до сучасних стиліусів, за допомогою яких вводиться інформація  до кишенькових персональних комп’ютерів. Шлях розвитку засобів писемного запису наведено в додатку А.

1.3. Основні та предметні форми запису інформації

У еволюційному розвитку людини фігурують такі взаємопов’язані поняття як сприйняття, розуміння, мова й документ. Дійсно, без сприйняття не було б розуміння, без розуміння не розвинулася мова, без документа мова не може вдосконалюватися. [18, c.52]

Первісна людина весь свій життєвий досвід зберігала в пам’яті й передавала його в усній формі чи особистим прикладом. У міру того як уявлення людини про навколишній світ розширювалася, а її промисловий досвід забагачувався, усний спосіб передачі інформації поступово ставав недостатнім. Усе більшого значення почало набувати письмо із його двома основними функціями – комунікативного (передача інформації) і мнемотичною (зберігання в пам’яті набутої інформації). Виникли різні примітивні типи і системного «письма», більшість з яких не має майже нічого спільного з сучасним письмом. [18, c.52]

Археологічні розкопки та вивчення документів, що зберігалися, допомагають відтворити історію та процес еволюції форм документування.

Основні форми запису інформації наведені в таблиці. (табл. 1)

Форма запису інформації

Різновид запису інформації

Вид запису інформації

1.

Предметне

Паличкове, вузликове, запис «вампум», «кіпу».

2.

Зображувальне

клиновидне

Піктографічне, ідеографічне (ієрогліфічне), ізографічне, логографічне, абеткове.

неписемне

фотодокументування

3.

Аудіальне

Фонодокументування

4.

Комбіноване

Комбіноване використанні форм документування (наприклад, аудіовізуальне, картографічне документування тощо)

Таблиця 1

Предметні форми запису інформації. До появи документа, як речового виробу з одного боку, та джерела інформації з іншого, як вважає проф. С.Г.Кулешов [9, c.16], існував довгий етап використання в первісного суспільства різних об’єктів із фіксованими знаками. Це була протописемність на речах домашнього вжитку, знаряддя праці, зброї, амулети, прикраси, а також стінах печер, скелях, валунах та різних будовах. [18, c.52]

Перехід від усних комунікаціїй до протодокументальних  пов’язаний у більшості випадків із формуванням у суспільстві правової, приватної та єдиної економіки управлінської структури, тобто з початком державотворення.

Разом з тим встановити як підкреслює проф. С.Г. Кулешов, чітку взаємозалежність між розвитком обсягів інформації; сфер соціальної діяльності і навіть формування державного механізму з появою протодокументних інформацій на сьогодні не є можливим. У ряді випадків деякі племена, хоча й мали певні державні утворення, писемності не мали, наприклад, галли чи інки [10, c.65]

Паличковий запис інформації. Для передачі інформації й запамятовування первісні народи широко використовували «паличковий запис інформації». У даному разі паличка - це відокремлена та очищена від зайвих пагонів частина товстого стовбура або товста гілка. Найпримітивнішим прикладом форми передачі інформації була гілка, увіткнена на узбіччі  дороги, для інформування подорожніх  про довжину подальшого шляху. Можливі на ньому перешкоди  й небезпеку. Нахил палички  й вказував напрям руху. [18, c.52]

«Вузликовий» запис інформації. Ще й нині на Перу пастухи користуються шнурами з завязаними очима на них вузликами для підрахунку своєї худоби. Шнур другого кольору служить для підрахунку биків, а кількість вузликів на ньому відповідає кількості голів  у стаді. Шнур іншого кольору позначає корів, третього  –  телят і тому подібне.

Запис інформації «кіпу». Висококультурний народ інків використовував так званий запис інформації «кіпу». Виглядав він таким чином: до основної мотузки в чітко визначеному порядку прикріплювалися більш тонкі шнури і нитки, а також шматочки тканини різного кольору, кожний з яких мав своє значення, що символізувало якесь поняття. Певне значення мали також товщина і довжина шнурів, число вузликів.

Запис інформації «вампум». Племена ірокезів  Північної Америки користувалося родинним письмом «вампум». Воно засновувалося на сполученні різних кольорів. Письмо «вампум» являло собою стрічку, сплетену зі шнурів із нанизаними на них художньо обробленими черепашками. Кожне таке кольорове сполучення відповідало якомусь певному суттєвому значенню. Зазначене черепашками письмо аж ніяк не було монополією індіанців. У якості мнемонічного засобу ним користувалися й користуються сьогодні деякі африканські племена. [18, c.52]

Зображувальний запис інформації. Первісна людина камяного віку вважалася «талановитим малярем». У печерах Іспанії, на схилах гір Швеціїі у багатьох інших місцям  вона залишала безліч малюнків коней, носорогів, бізонів, мамонтів, зображень  цілих сцен полювання.

Багаторазова повторення зображень, наслідування ним призвело до їх все більшої схематичності й подальшого формування певних петрогліфів, піктограм. Піктографія – поєднання двох символів, запозичених з латинської мови pictus (намальований) і грецької grapho (писати). Піктографія – родоначальниця більшості сучасних систем письма. Їхня генеалогія так чи інакше починається від примітивних піктограм – тих знаків і малюнків, що збереглися з часів палеоліту.

На основі піктографічного письма виникає ідеографічне письмо , у якому графічні знаки мають стійку суворо визначену форму та передають окремо слова, тобто звукову мову. Логографічне письмо стало необхідним і закономірним етапом розвитку від примітивних первісних типів і форм подачі письмових знаків до нинішньої вдосконаленої фонетичної системи, що виникла за ІІ тис. р. до н. е. як буквенно-звукова (алфавітна) У цій системі кожний графічний знак, як правило, означає окремий звук. Найдавнішим видом абеткової системи документування є, як вважають дослідники, фінікійське письмо. Від фінікійців алфавіт приходить до греків. На основі грецького письма виникає латинське письмо, що стало основою для більшості західних алфавітів та безпосередньо словянського. [18, c.51-62]


2 РОЗДІЛ. МЕТОДИ ЗАПИСУ ІНФОРМАЦІЇ

2.1. Кодування інформації

У процесі документування відбувається перетворення соціальної інформації з однієї знакової форми в іншу, тобто кодування інформації, без якого неможлива реалізація основної функції документа – закріплення та передачі інформації в просторі та часі. [18, c.50]

Неодмінною умовою процесу документування є кодування інформації.

Кодування інформації  - це спеціально вироблена система прийомів (правил) фіксування інформації. Основними атрибутами кодування є код, мова, знак, за допомогою яких інформація фіксується і передається у просторі і часі.

Код - це набір знаків, упорядкованих у відповідності з певними правилами тієї чи іншої мови, для передачі інформації. [2, c.15]

Мова - це складна система символів, кожен з яких має певне значення. Фото та символи, будучи загальноприйнятими і відповідно загальнозрозумілими в межах цієї спільноти, в процесі мови комбінуються один з одним, породжуючи різноманітні за своїм змістом повідомлення.

Знак - це позначка, предмет, яким позначається що-небудь (буква, цифра, отвір). Знак разом з його значенням називають символом. Код, мова і знак дозволяють передавати інформацію в символічному вигляді, зручному для її кодування і декодування. [13, c.34]

Системі кодування інформації властиві такі риси:

1. Код повинен добре сприйматися, відтворюватися і передаватися. Цим визначаються особливості його форми - незмінність, однотипність і визначеність.

2. Код повинен бути однозначним, зрозумілим всім учасникам комунікаційного процесу - відправнику повідомлення і його одержувачу. З цією метою розробляється система правил, яка дозволяє кодувати і декодувати інформацію.

3. Кодів існує набагато більше, ніж матеріальних носіїв.

4. Вибір коду залежить від матеріального носія.

5. Інформація не залежить від обраного коду. Одне і те саме повідомлення може бути передано на різних мовах, різними знаками. Повідомлення, передане по телетайпу за допомогою електромагнітних хвиль, може бути перетворено в текст. При перекладі з однієї системи кодування в іншу з'являються перешкоди, частково спотворюють форму і зміст інформації.

6. Чим коротше код, тим довше текст. Існують писемності, у яких код величезний. [13, c.35]

Існують такі види кодів: алфавітний (система букв), цифровий (система цифр), алфавінто-цифровий (змішана система алфавітних і цифрових колів), рельєфно-точковий (система випуклих точок – шифр Браля), матричний (система заглиблень та отворів). Використовуючи букви як код, можна фіксувати слова різними мовами, зокрема, використовуючи різні коди. [2, c.15]

За час існування цивілізації людство створило велику кількість мов, які прийнято класифікувати на природні(натуральні) та штучні (машинні, інформаційні) мови та мови посередники (при машинній обробці). Відповідно розрізняють коди та знаки, як природних так і штучних мов. [18, c.52]

Вибір коду залежить від матеріального носія. Паперовим матеріальним носіям відповідають різноманітні варіанти графічного зображення кодів. Магнітна природа кодів матеріального носія визначає використання такого способу кодування, який ґрунтується на зміні залишкової намагніченості  окремих ділянок магнітного шару носія. [2, c.16]

Отже, мова – це особлива система різнотипних і разом з тим об’єднаних між собою структурних одиниць (звуків, морфем, слів, словосполучень, речень тощо), які люди свідомо використовують у якості засобу спілкування. [18, c.52]

2.2. Поняття про мови.

Мова - це особлива система різнотипних і разом з тим внутрішньо об'єднаних між собою структурних одиниць (звуків, морфем, слів, словосполучень, пропозицій і т. п.), які людина свідомо використовує і які служать йому засобом спілкування з іншими, вираження думок, почуттів, настрою. Мови - це мовні системи, в яких зі знаків (літер, цифр, умовних позначень) за допомогою граматичних правил будуються осмислені лексичні одиниці і пропозиції. Мовний знак, на відміну від одиночного знака, завжди включає до свого складу просту або складну граматику. [14, c.34]

Особливості мови виявляються в тому, що вона соціальна і свідчить про здатність людини створювати систему диференційованих знаків, відповідних диференційованим поняттям. Одне і те саме повідомлення, побудоване на основі якогось даної мови, може транслюватися різними засобами. Такі, наприклад, літери українського алфавіту, азбука Морзе, рельєфний шеститочковий шрифт Л. Брайля для сліпих, навіть досить своєрідні способи імітації мови за допомогою свистка, дзвоника, гонгу і т. д. У всіх цих випадках живий потік мови підмінений образотворчими значками, сприйманими за допомогою зору і дотику. Отже, мова - це єдність позначуваного (предмет, думки) і означає (букви, зображення, звуки).

За час існування цивілізації людство виробило безліч мов, які прийнято ділити на природні (або натуральні) і штучні (машинні, інформаційні мови, мови-посередники при машинному перекладі). Відповідно розрізняють коди і знаки як природних, так і штучних мов. [13, c.26]

Природна мова відрізняється від штучного тим, що його мовні знаки виникають стихійно, а штучні знаки створюються навмисно. Природні мови історично виникли в процесі розвитку людського суспільства. Найдавнішим є мова міміки і жестів, що дістався людині у спадок від тварин і базується на першій сигнальній системі. Друга сигнальна система відповідальна за створення і використання осмисленої членороздільної мови. Розвиваючись відособлено, групами, маючи свої територіальні, етнокультурні та інші ознаки в ході суспільного виробництва, люди історично виробили національні мови - основний спосіб кодування інформації. Кожне слово тут не більше, ніж умовний знак, яким люди домовилися позначати те чи інше поняття, предмет. З природною мовою пов'язаний код листа, поява якого викликало виникнення текстового документа, зокрема книги.[14, c.35]

Штучні мови - це спеціально розроблені коди для особливих видів діяльності та передачі спеціальних повідомлень. Прикладами можуть служити різного роду шифри, азбука Морзе, азбука прапорців на флоті, міжнародні мови ідо й есперанто, мови машинного програмування і т. д. Штучні мови створюються для якої-небудь мети і застосовуються тоді, коли природні мови використовувати скрутно. [18, c.52]

Основним речовим способом кодування інформації є вербальна мова. Кожне слово тут не більше, ніж умовний знак, яким люди домовилися виражати те чи інше поняття, предмет. Із природними мовами повязаний код письма, виникнення якого викликало появу документа. [14, c.35]

2.3. Знаковий метод фіксування інформації

Знаковий метод фіксування інформації використовується для створення текстових, нотних, картографічних документів.

Знак – це позначка, якою позначається літера, цифра проміжок, точка, лінія. Знак разом із його значенням називають символом. Від знаків і способів їх нанесення залежить рівень сприйняття інформації, компактність зберігання документів. [2, c.16]

Документ містить соціальну інформацію, виражену в знаковій формі. Знаковість - одна з основних його ознак. Документ - це оформлене у вигляді сукупності послідовних знаків інформаційне повідомлення. Знаки можуть бути у формі літер, отворів, крапок, ліній, цифр і т.п. Від форми знаків і способів їхнього нанесення багато в чому залежать рівень подання й сприйняття інформації, ступінь використання документів, компактність їхнього зберігання.

Вивченням знаків займається семіотика. Семіотика (від греч. semeion - знак, ознака) - наука, що вивчає загальні властивості знаків, їхніх систем і ситуацій у людському суспільстві [7, c.134].

Семіотика вивчається на трьох різних рівнях:

1) синтактика;

2) семантика;

3) прагматика.

Синтактика розглядає способи сполучення знаків, що ведуть у кінцевому результаті до формування текстів. Семантика аналізує поняття значення й змісту. Знак не тільки позначає який-небудь предмет або явище, але має й своє значеннєве (змістовне), і експресивне (виразне) значення. Прагматика займається відношенням «людина - знак».

Знакові системи, як уже говорилося, можуть бути природними (природні, або натуральні мови) і штучними (машинні, інформаційні мови, мови-посередники при машинному перекладі).

У широкому змісті знак - це будь-яке фізичне явище, що має загальноприйняту або суб'єктивну інтерпретацію, що звичайно залежить від навколишнього середовища. [14, c.35]

Основні типи письма:

  1.  Ідеографічне;
  2.  Словесно-складове;
  3.  Силабічне;
  4.  Буквенно-звукове;
  5.  Нотне письмо. [2, c.16]

Знак має наступні основні властивості:

1) має матеріальне вираження;

2) має значення;

3) інформує про щось відмінне від нього;

4) використовується для передачі інформації;

5) функціонує в певній знаковій ситуації. [14, c.35]

Знак має зовнішні й внутрішні структурні сторони. Зовнішня сторона - це матеріальна оболонка знака. Предмет, що виступає в ролі знака, обов'язково має певну форму, щоб бути сприйманим, здатним фіксувати й передавати інформацію в просторі й часі. Жест, світло світлофора, морський код прапора, звук мови не можуть служити знаками для документа. Документування зв'язано лише з фіксованими знаками, отриманими письмовим або іншим способом. Внутрішня сторона знака - і це його значення. Цим він відрізняється від інших матеріальних знаків [4, c.56].

Між знаком і позначуваним предметом, як правило, немає подібності. Зв'язок між знаком і предметом здійснює людина. Люди в більшості випадків домовляються в застосуванні тих або інших знаків і знакових систем. Знак використовується для передачі й зберігання інформації, служить засобом комунікації. Тому значення знаків повинні бути зрозумілі всім учасникам комунікаційного процесу. Поки знаки не зрозумілі (не розшифровані) реципієнтом, повідомлення не може бути сприйнято, а виходить, документ не може виконати свою сутнісну функцію - бути джерелом інформації й засобом комунікації. [14, c.35]

Знак існує в певній знаковій системі. Будучи витягнутим з її, він може втратити або поміняти своє значення.

2.4. Документ як знакова система

Документ є знаковою системою, тобто матеріальний посередник, що служить обміну семантичною інформацією між двома іншими матеріальними системами. [2, c.18]

До властивостей документа як знакової системи віднесені:

1) особливості форми знаків, в яких втілюється інформація;

2) способи нанесення (фіксування) знаків;

3) способи сприйняття знаків.

Знакова система має певні властивості:

1) знаки пов'язані в ній між собою певними правіс. О. глаголиця і кирилиця граматики;

2) нові знаки вводяться в систему не вільно, а на основі правил,

3) значення знака в системі залежить не тільки від нього самого, а від його місця в системі;

4) система складається з кінцевого (хоча і не завжди постійного) числа елементів (знаків), з яких може бути складено словник;

5) здійснимо переклад (заміна) однієї знайомої системи на іншу;

6) знаки фіксуються одним або декількома способами. [14, c.36]

Знаковістю володіє не лише інформаційна, але й матеріальна складова документа, його речова основа і конструктивна форма. Взятий у перспективні семіотики, документ – це не просто «упаковка» для тієї або іншої ідеї, а значущий предмет. Поки книжка лежить на складі, вона безмовна, та варто узяти її руки або поглянути неї на бібліотечній полиці, як вона починає посилати сигнали, знаки, інформацію, повідомляє, хто її створив, який її зовнішній вигляд. Інформативність (знаковість) документа багато в чому визначається його дизайном, структурою, вмістом науково-довідкового апарату, ілюстрованим супроводом або ілюстративною інтерпретацією тексту. [14, c.36]

Ілюстрації – теж знакова підсистема, найважливіший засіб розширення інформативності видання. У рукописних книгах вони служили образотворчим коментарем, бо ілюстратор був читачем і давав своє трактування прочитаного. Ілюстративна інтерпретація тексту може мати різне інформаційне забарвлення: історико-побутове, соціальну, стильову, філософську, психологічну, але вона у будь-якому випадку інформативно і активно бере участь у створенні образу книги. [2, c.18-19] 

Загальний стиль видання, його дизайн: формат, папір, композиція елементів, виразні засоби набору, уміло підібрана шрифтова гарнітура – прямо або побічно розширюють його інформативність, діючі на підсвідомість, формують певний образ часу, в який вписується текст твору, в певному ключі режисирують  його сприйняття. [12, c.18]

Інформативність певного екземпляра документа багато в чому залежить від історії його побуту і формується «слідами», які залишили в нім час і власники. Власницькі палітурки, екслібриси, ярлики книжкових магазинів і аукціонів, штампи бібліотек, в яких зберігався екземпляр; дарчі і власницькі написи, автографи, маргінальні записи, замітки на зовнішніх листках іноді створюють унікальну ауру не лише екземпляра, але і власника, епохи, культури, що володіє величезною інформаційною цінністю. [2, c.19]


РОЗДІЛ 3. ОСНОВНІ СПОСОБИ ТА ЗАСОБИ ДОКУМЕНТУВАННЯ

3.1. Текстове документування

Історично першим способом документування був мальований спосіб закріплення і передачі інформації - намальований лист, тобто лист з використанням графічних знаків (картинок, букв, цифр) для фіксації і передачі звукової інформації. У своєму розвитку цього листа пройшло ряд етапів, в результаті яких змінилося кілька типів листа:

1. піктографічне;

2. ідеографічне;

3. складове;

4. буквено-звукове . [15, c.34]

Піктографічне письмо (картинно-синтетичне 8-6 тис. років до н.е.) - "лист в картинках". Піктографічне письмо характеризується узагальненістю фіксації, воно передає цілі повідомлення, графічно не розчленовані на окремі слова. Джерело формування піктограм - первісне мистецтво, період, коли первісні малюнки стали застосовуватися не тільки для пізнання світу, а й для комунікативних цілей, тобто передач будь-яких повідомлень і для закріплення їх у часі. За допомогою піктограм записані довгі історії і навіть цілі поеми.[19, c.32] Особливість піктографічного письма полягає в його доступності, оскільки воно не пов'язане з конкретною мовою і може бути розшифровано (прочитано) будь-якою мовою. [15, c.34] Зразки піктограм, що є складними образотворчими композиціями розглянуті в додатку А.

У ідеографічному листі інформація фіксується дослівно. Графічні знаки (ідеограми) мають стійкі, суворо визначені накреслення і передають вже окремі слова, тобто звукова мова. Вищим етапом розвитку ідеографії стало ієрогліфічне письмо (Єгипет, Дворіччя), що з'явилося близько 4 тис. до Р.Х. У Китаї ієрогліфічне письмо збереглося до наших днів, хоча і не в формі чистої ідеографії, а у вигляді словесно-складового листа. Проте в основі його як і раніше залишається ідеограма. Деякі ідеографічні знаки широко використовуються в даний час і іншими народами: математичні, музичні знаки, грошові символи, знак параграфа  та ін.. Передача ієрогліфами складів японської писемності подано у додатку Б. Однак ідеографічне лист є досить складним для навчання і незручно для повсякденного користування. Зокрема, в Китаї навіть найпоширеніші ієрогліфи містять в середньому по 11 штрихів, а деякі до 50 і більше.[15, c. 32]

Третім етапом розвитку листа стало складовий або силабічний лист (від грец. "Sullabe" - склад), в якому кожен графічний знак позначає склад. Складові системи з'явилися у 2-1 тис. до Р.Х. Найдавнішими складовими системами були шумерська, критська, писемність майя. Більш пізніми - японська складова азбука "кана" і корейське письмо. В даний час силабічні системи листи найбільш широко поширені в Індії та Південно-Східної Азії.

З складового листа у 2 тис. до Р.Х. виникло буквено-звукове (алфавітне) письмо. Тут кожен графічний знак позначає, як правило, окремий звук - фонему (від грец. "Phonema" - звук), тому його нерідко називають фонемографічним. Буквено-звукове письмо ділиться на консонантних-звукове (передавальне лише приголосні) і вокалізованно-звукове (передавальний як приголосні, так і голосні звуки). [19, c.41] Кирилична абетка епохи найдавніших слов'янських рукописів подана в додатку В. 

Таким чином, розвиток листи пройшло тривалий історичний шлях: від малюнків (піктограм) до складних ідеографічним системам, а від них - до більш простим складовим і буквено-звуковим. Певну роль у цьому процесі зіграли також матеріали та знаряддя, що застосовувалися в різні епохи для письма. [19, c.41]

3.2. Стенографія

Одночасно з появою писемності виникла проблема прискорення запису людської мови, оскільки швидкість проголошення слів приблизно в 5-6 разів швидше їх письмового зображення. Звичайним листом можна записати 15-20 слів за хвилину, тоді як жива мова може вимовлятися зі швидкістю близько 100 слів за хвилину і вище. Не випадково ще в давнину стали вживатися небезуспішні спроби наблизити швидкість листи до усного мовлення. Так виникла стенографія (від грец. "Stenуs" - вузький, тісний і "grapho" - пишу).

На перших порах стенографія була немов, тобто кожному слову відповідав свій знак, який потрібно було запам'ятати. Спочатку число таких знаків становило близько 5 тис., а в подальшому досягла 13 тис., що дуже ускладнювало практичне використання стенографії.[15, c.34]

Вихід був знайдений у винаході на початку 17 ст. буквеної системи, автором якої став англієць Вілліс. Саме літерна система стенографії отримала згодом досить широке поширення в багатьох країнах світу. Протягом кількох століть було створено безліч різновидів цієї системи, які в кінцевому рахунку зводяться до двох основних - геометричної та курсивне. В основу першої покладено пряма лінія, точка, круг і його частини, а в основу другої - овал і частини букв звичайного швидкого письма.[19, c. 40]

У буквеної системі стенографії кожній букві відповідає свій стенографічний знак. Разом з тим широко використовуються прийоми ідеографічного, складового, словесного і навіть фразового листи. В останньому випадку стенографічний знак висловлює частина фрази чи навіть цілу фразу. Стенографія, таким чином, по-своєму відображає всі основні етапи розвитку письма.[15, c.33]

Вивчення стенографії дуже трудомістким, вимагає постійної практики, а робота стенограф є дуже напруженою. До того ж розшифровка тексту, записаного умовними символами, займає багато часу. До цього слід додати, що стенографічний запис не в змозі передати в точності виголошений текст. Спроби переходу в середині 20 століття до машинної стенографії не дали бажаних результатів. В даний час з розвитком автоматизованих засобів документування стенографія виявилася практично витісненої з процесу створення службових документів, хоча в обмежених масштабах продовжує ще подекуди використовуватися. [15, c.34]

3.3. Технічне документування.

Технічне документування є способом фіксації технічної думки. Технічні документи - узагальнююча назва документів, що відображають результат будівельного і технологічного проектування, конструювання, інженерних вишукувань та інших робіт з будівництва будівель та споруд та виготовлення виробів промислового виробництва. [19, c.41]

Виникнення технічної документації відноситься до глибокої старовини і пов'язане з розвитком техніки і змінами в організації виробництва. Вже в рабовласницьких державах всі великі споруди будувалися на основі технічної документації. У Російській державі найбільш ранні технічні дані про способи будівництва і технології виробничих процесів можна знайти в житіях і літописах. У XVI-XVII століттях технічна документація утворюється в наказах, діяльність яких пов'язана з будівельними роботами і експлуатацією мануфактур. З розвитком виробництва відбувається швидке зростання технічної документації. Є багато варіантів класифікації технічної документації. Наприклад, її ділять на групи: машинобудівна, архітектурна, геодезична, спеціальна.[15, c.34]

Відповідно до виробничим призначенням технічні документальні матеріали класифікуються наступним чином:

1. Технічні документальні матеріали - результат запису засобів виробництва. До них відносяться проектно-конструкторські документи, які відповідають на питання: що являє собою предмет промислового виробництва (виріб) або об'єкт капітального будівництва.

2. Технічні документальні матеріали - запис процесів праці. Матеріали цієї групи дають відповідь на питання: як виготовити виріб і побудувати об'єкт капітального будівництва.

3. Технічні документальні матеріали, до групи яких входить документація, пов'язана з геодезією, картографією, гідрометеослужбою та ін

4. Технічні документальні матеріали - запис процесів, що виникають в сфері обігу і обслуговування, тобто матеріали, що фіксують деякі юридичні норми і сприяють використанню технічних засобів.

До складу груп можуть входити креслення, малюнки, розрахунки, технічні описи, графіки, технологічні карти, картографічні матеріали, проектні документи та ін..

3.4. Фотодокументування, кінодокументування, відеозапис, фоно(аудіо)документування, його особливості та сфери застосування.

Фотодокументи - образотворчий документ, створений фотографічним способом.[5, c.5] Фотодокументи відрізняються істотною особливістю - вони виникають у момент подій і на місці подій, що надає їм більшу цінність. Фотодокументи наочні, точні, завдяки чому вони знайшли широке застосування в багатьох галузях діяльності людини: в науці, мистецтві, техніці, наприклад рентгенівські знімки в медицині, фотографії в судовій практиці, фото- і мікрофотокопіювання для одержання копій документів і т. д.[19, c.45]

Кінодокумент - образотворчий документ, зміст якого передано фотографічним способом у вигляді комплексу послідовно розташованих на кіноплівці зображень, що відображають предмети, явища, події в русі.[5, c.5]

 Він складається з ряду окремих фотознімків-кадрів. Таким чином, кінодокумент - це комплекс зображень, отриманих фотографічним шляхом. У ГОСТі Р 51141-98. "Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення "кінодокумент визначається як" образотворчий або аудіовізуальний документ, створений кінематографічним способом".[5, c.5] Кінодокумент відображає події, факти в русі, динаміці. Кінодокументи, як і фотодокументи, виникають у момент подій. Матеріалом для кінодокументів служить кіноплівка, створена на спеціальній основі. У Росії кіновиробництво виникло на початку XX століття. Перші фільми були документальними, потім стали з'являтися видові і трюкові фільми. Кінодокументацію можна розділити на три групи:

1) кінолітопис;

2) кіножурнали;

3) документальні фільми. . [19, c.45]

Однак в останні десятиліття кінодокументування поступається місцем відеодокументуванню.

До кінця XIX століття належить поява ще одного виду документів - фонодокументи (звуковий документ). Під фонодокументів розуміється "документи, що містить звукову інформацію, зафіксовану будь-якою системою звукозапису".[5, c.5]

Запис звуку виробляється на спеціальному матеріалі: валику фонографа, платівці, кіноплівці, фотопапері, магнітній стрічці, диску, лазерному диску і т. д. Перші спроби записати звук відносяться до 1807 року, але перші фонодокументи, які відтворюють звук, були створені в 1877 році (валики фонографа Едісона). Фонограф був одним з винаходів Едісона, яким він особливо пишався.

У фонографі записуюча голка, пов'язана з мембраною, рухалася по гвинтовій лінії по поверхні циліндричного валика, покритого воском або фольгою, і видавлювала гвинтову канавку зміни глибини. [19, c.45]

Вже з 1888 року механічний запис звуку виробляється на плоских дисках (грамплатівках). З початку XX століття зазвучали оптична фонограма і магнітна стрічка. В даний час магнітна звукозапис є найпоширенішою. Запис звуку здійснюється намагнічуванням в різною мірою магнітного шару на носії. Сфера застосування фонодокументів величезна. В даний час фоно-та аудіодокументування використовується чи не у всіх областях людської діяльності: для запису ходу різних нарад, засідань, ділових зустрічей, телефонних переговорів, ділових листів, усних розпоряджень і вказівок з метою подальшого їх передруку.

3.5. Документування із використанням електронно-обчислювальної техніки

Як вже зазначалося, документування може здійснюватися не тільки на природній мові (текстове документування), але також і на штучному мовою. У цьому випадку інформація обробляється за допомогою електронно-обчислювальних машин, кодується, тобто представляється в тій чи іншій стандартній формі. Причому одні й ті ж відомості можуть бути закодовані в різних формах і, навпаки, різні відомості можуть бути представлені в схожій формі. [19, c.46]

Електронні документи мають технологічну специфіку. Інформація, що міститься в них інформація не може сприйматися людиною в тій фізичній формі, в якій вона зафіксована на матеріальному носії. Лише після декодування ця інформація набуває зрозумілий для користувача вигляд (зображення на екрані монітора, принтерна роздруківка тощо).[15, c.33]

Третя чверть XX століття характеризується швидким впровадженням і розвитком обчислювальної техніки. З'являються терміни "машино-орієнтована документ", "документ на машинному носії", "машинограма" та інші, визначення яких записуються в стандартах.

Швидке поширення комп'ютерів і збільшення кількості документів, що створюються засобами обчислювальної техніки, обумовили знання 1984 року ГОСТ 6.10.4-84. [19, c.46]

Наприкінці XX століття з'являється новий спосіб фіксації інформації - Інтернет.


ВИСНОВКИ

Проаналізувавши дане питання курсової роботи, а саме методи та способи запису інформації, їх історія та функціонування можна зробити висновок, що аналізуючи документи за будь-якою класифікацією, повинні враховуватися спосіб, засіб і форми їх створення. Отже, документування це – це процес створення інформації; метод документування – прийом сукупності прийомів фіксування інформації на матеріальному носієві за допомогою знакових систем; спосіб документування – це дія або сукупність дій, що застосовуються при запису інформації на матеріальному носії (висікання, тиснення, різьблення, фарбування, перфорування, фотохімічний, електромагнітний, оптичний, електронний, механічний, ручний і інші способи документування); засіб документування – це предмет (знаряддя) або сукупність пристосувань (устаткування, інструменти), що використовуються для створення документа. Методами документування визначаться специфіка знакової системи запису інформації. Від форми та способу запису інформації залежить рівень інформативності документа, віднесення його до того чи іншого виду, типу, різновиду.  В курсовій роботі, особливу увагу виділила саме на  характеристику окремих видів методів і способів запису інформації.  Історія розвитку сягає ще з первісних часів, коли користувалися природними засобами запису інформації і до найсучасніших. З наступних розділів можна зробити наступні висновки:

1. До основних систем документування можна віднести наступні: системи графічного запису; системи механічного запису; фотографічні; електромагнітні; оптичні; магнітооптичні; електростатичні; електронні. Інформація в документі фіксується за допомогою певної «кодової» системи, що реалізується у формі різноманітних знаків-симоволів. За час існування цивілізації людство виробило безліч мов, які прийнято ділити на природні (або натуральні) і штучні (машинні, інформаційні мови, мови-посередники при машинному перекладі). Відповідно розрізняють коди і знаки як природних, так і штучних мов.

2. Неодмінною умовою процесу документування є кодування інформації.

Кодування інформації  - це спеціально вироблена система прийомів (правил) фіксування інформації. Основними атрибутами кодування є код, мова, знак, за допомогою яких інформація фіксується і передається у просторі і часі.   Код - це набір знаків, упорядкованих у відповідності з певними правилами тієї чи іншої мови, для передачі інформації. Мова - це складна система символів, кожен з яких має певне значення. Фото та символи, будучи загальноприйнятими і відповідно загальнозрозумілими в межах цієї спільноти, в процесі мови комбінуються один з одним, породжуючи різноманітні за своїм змістом повідомлення.

3.  Історично першим способом документування був мальований спосіб закріплення і передачі інформації - намальований лист, тобто лист з використанням графічних знаків (картинок, букв, цифр) для фіксації і передачі звукової інформації. Наступним видом була стенографія. Технічне документування є способом фіксації технічної думки. Технічні документи - узагальнююча назва документів, що відображають результат будівельного і технологічного проектування, конструювання, інженерних вишукувань та інших робіт з будівництва будівель та споруд та виготовлення виробів промислового виробництва. Фотодокументи - образотворчий документ, створений фотографічним способом. Фотодокументи відрізняються істотною особливістю - вони виникають у момент подій і на місці подій, що надає їм більшу цінність. Кінодокумент - образотворчий документ, зміст якого передано фотографічним способом у вигляді комплексу послідовно розташованих на кіноплівці зображень, що відображають предмети, явища, події в русі. Під фонодокументів розуміється "документи, що містить звукову інформацію, зафіксовану будь системою звукозапису". Наприкінці XX століття з'являється новий спосіб фіксації інформації - Інтернет.


СПИСКИ ДЖЕРЕЛ ТА ЛІТЕРАТУРИ

  1.  Балибардина Г.И. Документоведение и информационное обеспечение управления: Учебно-методическое пособие. – Волгоград: Изд-во ВолГУ, 2002. – 77с.
  2.  Дацків, І.Б. Документознаство: Навч. Пос. – Тернопіль: ТНЕУ, 2011.–160 с.
  3.  ДСТУ 2392-94 Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення. Чинний від 1995-07-01. - К.: Держстандарт України, 1994. –

57 с.

  1.  ДСТУ 2395-94 Інформація та документація. Комплектування фонду, бібліотечний опис, аналіз документів. Терміни та визначення. - К.: Держстандарт України. -1994. - 89с.
  2.  ДСТУ 2732:2004. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять. – Чинний від 28.05.2004 – К.: Держстандарт України, 2005. – 31 с.
  3.  Ильюшенко М.П. Документоведение. Документ и системы документации /Кузнецова Т.В., Ливицкая Я.З. - М.: МГИАИ, 1977, - 132 с.
  4.  Каныгин Ю.М. Основы теоретической информатики. - К.: Наук, думка, 1990, - 231с.
  5.  Комова М.В. Документознаство/ М.В. Комова. – Львів: Тріада плюс, 2007. – 99 с.
  6.  Кулешов С.Г. Документальні джерела наукової інформації. - К.: Укр.. ШТЕЇ, 1995. - 991 с.
  7.   Кулешов С.Г. Некоторые размышление по поводу статьи Е.А. Плешкевича «Становление и развитие протодокументных коммуникаций» // Библиотекознавство. Документознаство. Іфнормологія. – 2006. - №4. – С.65 – 71
  8.   Кулешов С.Г. Про деякі витоки документальної фіксації і інформації: 36. наук, праць. Вип.. 3. - К., 1995.
  9.   Кулешов С.Г. Про деякі витоки документальної фіксації і інформації: 36. наук, праць. Вип.. 3. - К., 1995.
  10.   Кулешов С.Г. Управлінське документознавство: Навч. посібник. - К.: ДАККІМ, 2003. - 57 с.
  11.   Кушнаренко H.H.Документоведение: Учебник. — 8-о изд., стер. — К.: Знания. 2008. — 159 с. — (Высшее образование XXI века). ISBN 978-966-346-512-8
  12.   Ларьков Н.С. Документоведение . М., АСТ. – 2006. – 427 с.
  13.  Митяев К.Г. Документы и их назначения/ К.Г. Митяев// Весник архивиста. 1963. - №1. – с. 59 – 61.
  14.   Михайлов А.И., Черный А.И., Гиляревський Р.С. Научные коммуникации и ифнорматика. – М.: Наука, 1976. – с.436
  15.   Палеха Ю.І., Лемішко Н.О. Загальне документознавство. Навч. посібник: 2-ге вид. доп. і перероб. К.: Ліра-К— 2009. — 434 с
  16.   Пономарева О.Б. Документоведение: Учеб. пособие. – Ч. I. – Белгород: Кооперативное образование, 2004. –  158 с.
  17.   Рыбаков, А. Е. Курс лекций: документоведение. – [Беларусь?], 2000. – 42 с.
  18.   Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов.: Учеб. для вузов. - М.: Высш. шк., 1986. - 239 с.
  19.   Столяров Ю.Н. Документ: и информация, и носитель // Науч. и техн. б-ки. - 2003. - №2. - С. 128-129.


ДОДАТОК А


ДОДАТОК Б


ДОДАТОК В


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

49914. Методы фокус-групп для сбора социологической информации 177 KB
  Место фокус-групп в системе социологических и маркетинговых методов Понятие метода фокус-групп Соотношение фокус-групп с групповыми методами и интервью Соотношение фокус-групп и наблюдения
49915. Овариоэктомия кошки 425 KB
  Оба длинных тонких рога матки cornu uteri имеют одинаковую толщину и трубчатую форму но не всегда одинаковую длину. Диаметр рога матки у небеременной кошки составляет 34 мм длина рогов матки колеблется между 90 и 100 мм. Каждый рог матки описывает выгнутую вентрально дугу; в каудальной части оба рога матки соединяются. Затем они сливаются полностью образуя тело матки corpus uteri.
49916. Разработка элементов систем искусственного интеллекта с использованием логической модели представления знаний 283.52 KB
  Используя предикаты parent(symbol,symbol), man(symbol), woman(symbol), married(symbol,symbol), записать факты, описывающие Вашу семью. Записать 8 правил вывода для любых родственных отношений в Вашей (или вымышленной)семье (например: мать, отец, сестра, брат, племянница, племянник, тетя, дядя, внучка, внук, бабушка, дедушка, двоюродная сестра, двоюродный брат и т.д.).
49917. Разработка элементов систем искусственного интеллекта с использованием логической модели представления знаний 320.9 KB
  По заданию было построено дерево родственных отношений, составлено 19 фактов и 13 правил, которые описывают родственные связи в моей семье. Используя язык логического программирования Prolog, написана программа, в которой отображаются все родственные отношения с помощью заданных правил и фактов. Использовались такие предикаты, как parent(string, string), man(string), woman(string), married(string ,string).
49918. Правоведение. Курс лекций 810 KB
  В конспекте лекций по курсу Правоведение в 1 части рассмотрены основы теории права без знания которых невозможна полноценная правовая подготовка современных специалистов и изучение конкретных отраслей права системы права России. Во 2 части рассмотрены основы важнейших отраслей системы права России – конституционного государственного права гражданского права семейного права трудового права экологического права административного права.ОСНОВЫ ТЕОРИИ ПРАВА Лекция...
49919. Разработка инструментальной среды для проектирования и выполнения нейропроектов 509 KB
  В течение последних 10 лет искусственные нейронные сети получили широкое распространение в качестве инструмента для решения различных задач анализа данных и распознавания образов. Разработать универсальный инструментарий при помощи которого можно создавать различные нейропроекты приложения использующие нейронные сети как универсальные так и специализированные. Модули для работы сетями включают в себя модуль для работы со структурой сети модули реализующие различные алгоритмы обучения а также модули содержащие...
49920. Кинематическое исследование грейферного механизма 4.76 MB
  В левом верхнем углу чертежного листа в масштабе 10:1 вычерчена кинематическая схема грейферного механизма в 12-ти положениях. Для этого один полный оборот ведущего звена 1 разбит на 12 частей по , где за нулевое положение принята точка, совпадающая с осью Y. Направление вращения ведущего звена выбрали так, чтобы перемещение пленки зубом грейфера обеспечивалось сверху вниз.
49921. Повышение эффективности системы подготовки и переподготовки государственных служащих в Республике Башкортостан 305 KB
  Образовавшийся дефицит компетентных кадров выдвинул на первый план проблему создания корпуса государственных и муниципальных служащих обладающих современными научными знаниями в области государственного и муниципального управления и профессионально подготовленных к осуществлению функций государства и местного самоуправления в своей практической деятельности. Решение столь сложной задачи невозможно без эффективной системы подготовки переподготовки и повышения квалификации государственных и муниципальных служащих. Функционирование системы...