99694

Технология организации делового администрирования

Лабораторная работа

Информатика, кибернетика и программирование

Программа Microsoft Outlook является почтовым клиентом и предназначена не только для управления перепиской и личными сведениями, но и является прекрасным персональным организатором работ.

Русский

2016-10-08

7 MB

0 чел.

Федеральное Государственное Бюджетное Образовательное Учреждение

Высшего Профессионального Образования

«Ковровская Государственная Технологическая Академия Имени В. А. Дегтярева»

Лабораторная работа № 6

Технология организации делового администрирования.

Выполнил: ст. гр. ЭБ-112

                    Железнов И.О.

Научный руководитель:

                    Белоногов А. Е.

Ковров 2013

Цели работы:

Знакомство с информационными технологиями организации делового администрирования.

Ход работы:

  1.  Теоретическая часть
  2.  Каково назначение MS Outlook? Перечислите его основные функции.
  3.  Что такое встреча, собрание, ресурс?
  4.  Что такое задача?
  5.  Опишите назначение Дневника MS Outlook.

  1.  Практическая часть
  2.  Изменение цветовой схемы панели Список встреч: установите голубой цвет.
  3.  Создание события «встреча с заказчиком». Установить время оповещения = 2 часа.
  4.  Создание повторяющуюся встречу «Посещение репетитора».
  5.  Создание Категории «Личное».
  6.  Планирование события: - подготовка и проведение презентации по случаю выхода новой книги в специализированном магазине «Техническая книга». Время подготовки - с 6:00 до 20:00, а сама презентация - с 20:00 до 8:00 (шоу-программа на всю ночь). В итоге время данного события - с 6:00 одного дня до 8:00 другого.
  7.  Формирование задачи «Написание дипломной работы».
  8.  Создание контакта «Павлов Никодим Ксенофонтович , генеральный директор ООО «Север», тел. 132-89-60, адрес: г. Москва, Волгоградский проспект, 112, офис 3».
  9.  Заключение

  1.  Теоретическая часть

  1.  Программа Microsoft Outlook является почтовым "клиентом" и предназначена не только для управления перепиской и личными сведениями, но и является прекрасным персональным организатором работ.

При работе в локальной сети она облегчает организацию информации и создание баз данных, обеспечивает совместный доступ к ней. Помогает планировать и отслеживать встречи, события, задачи.

Интеграция Microsoft Outlook с приложениями Microsoft Office позволяет создавать сообщения в любой программе Office, включая Microsoft Word, Excel, Access и PowerPoint.

Интеграция Microsoft Outlook с Internet Explorer 5 предоставляет следующие возможности:

  1.   Переключение к работе с Internet Explorer для просмотра Web-страницы, открытой в Microsoft Outlook .
  2.  Совместное использование HTML-данных различными программами. Например, если почтовое сообщение составляется в формате HTML, в него может быть помещено изображение со страницы Web.

Приложение Microsoft Outlook занимает особое место в пакете программ Microsoft Office. Если другие приложения (Word, Excel, Access, PowerPoint) являются, прежде всего, автономными средствами подготовки документов, то Outlook реализует функции интеграционной надстройки, позволяющей организовать весь цикл работ над документами в трудовом коллективе. Некоторые пользователи применяют Outlook лишь как средство обработки электронной почты, но на самом деле функции программы гораздо шире, а электронная почта занимает среди инструментов Outlook важное, но отнюдь не первое место.
           Таким образом, с точки зрения пользователя, программа Outlook выполняет функции личного секретаря и помощника, заменяя иногда целую канцелярию. Многие задачи она способна решать самостоятельно, некоторые требуют участия пользователя. 

  1.  Создание встречи в календаре

Встречи — это мероприятия, на которые отводится время в календаре пользователя. Для встреч не требуется приглашение других людей или резервирование ресурсов.

  1.  В представлении Календарь на вкладке Главная в группе Создать нажмите кнопку Создать встречу. Кроме того, можно щелкнуть правой кнопкой мыши блок времени в сетке календаря и выбрать командуСоздать встречу.

Сочетание клавиш.    Чтобы создать встречу, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+A.

Планирование собрания с другими людьми

Собрание — это встреча, которая включает других людей. Кроме того, собрание может включать ресурсы, например комнаты переговоров. Ответы на отправленные приглашения отображаются в папке Входящие.

  1.  В представлении Календарь на вкладке Главная в группе Создать нажмите кнопку Создать собрание.

Сочетание клавиш.    Чтобы создать приглашение на собрание, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+Q в любой папке Outlook.

Настройка напоминания

Можно настраивать и отменять напоминания для различных элементов, включая сообщения электронной почты, встречи и контакты.

Для встреч и собраний

Откройте элемент и на вкладке Встреча или Собрание в группе Параметры выберите в раскрывающемся списке Напоминание время до встречи или собрания, за которое должно появляться напоминание. Чтобы отключить напоминание, выберите значение Нет.

  1.  Создание задачи

 Многие люди ведут список дел — на бумаге, в электронной таблице или сочетая эти методы. В Microsoft Outlook можно объединять несколько списков в один, получать напоминания и отслеживать ход выполнения задач.

  1.  В представлении Задачи на вкладке Главная в группе Создать нажмите кнопку Создать задачу.

Сочетание клавиш.    Чтобы создать задачу, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+K.

Создание заметки

Заметки — это электронный аналог бумажных записок. С помощью заметок можно записывать вопросы, идеи, напоминания — все то, что и на бумаге.

  1.  В представлении Заметки в группе Создать нажмите кнопку Создать заметку.

Сочетание клавиш.    Чтобы создать заметку, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+N.

Дополнительные сведения см. в статье Создание заметки.

  1.  Дневник
    Дневник — это средство для внесения записей самого различного характера. Его отличие от календаря заключается в возможности хранить практически любые записи. Это может быть и напоминание о событии, и ссылка на ресурс, и личные заметки, и многое другое.
    Вторая функция Дневника — автоматическая регистрация всех этапов работы над документами Microsoft Office, связь с которыми установлена. Характер и степень связи записей в дневнике с другими элементами базы данных Outlook настраиваемы — пользователь может ими управлять.

    Записная книжка
    Записная книжка представлена на панели Ярлыки Outlook значком Заметки. Это средство призвано заменить клочки первой попавшейся бумаги, на которых часто записывают телефоны, имена, идеи и прочее. Если компьютер является основным рабочим инструментом руководителя, Заметки помогут сохранить даже случайную информацию, которая иногда оказывается чрезвычайно важной.
    Для того чтобы электронная записная книжка всегда была под рукой, компьютер должен быть постоянно включен, а программа Outlook — запущена. При работе в офисе это не представляет сложности. Но для мобильных компьютеров использование папки Заметки выглядит проблематичным.
     Организатор собраний
    Компонент Организатор собраний не представлен отдельным ярлыком в Outlook, однако незримо присутствует в некоторых других компонентах. Его функцией является назначение собраний, в том числе сетевых конференций, определение состава участников, рассылка извещений, получение ответов.
     Непосредственно сетевые конференции проводятся с использованием программ Microsoft NetMeeting или Microsoft Chat. В первом варианте можно совместно работать над документами Microsoft Office, например над презентациейPowerPoint. Во втором варианте предусмотрена лишь возможность обмена сообщениями.
    Варианты представлений
    Представлением в терминологии программы Microsoft Outlook называют способ отображения одних и тех же данных в каждой папке. Набор доступных представлений в конкретной папке зависит от ее типа. Поскольку папкиMicrosoft Outlook имеют не физический, а логический характер, то, по сути, характер представления их содержимого определяется параметрами фильтра, используемого в данный момент. 
    Просмотреть вариант представления можно, выполнив последовательность команд Вид/ Текущее представление/ Определить представления.

     Ниже рассмотрены наиболее общие варианты представлений.
    Таблица
    Данные размещаются в ячейках таблицы, состоящей из строк и столбцов. В частности, таким способом отображаются записи в папках Задачи, Входящие и прочих.

  1.  Измените цветовую схему панели Список встреч: установите голубой цвет.


  1.  Создайте событие «встреча с заказчиком». Установить время оповещения = 2 часа.

3. Создайте повторяющуюся встречу «Посещение репетитора». 

 

4. Создайте Категорию «Личное».

5. Запланируйте событие: - подготовка и проведение презентации по случаю выхода новой книги в специализированном магазине «Техническая книга». Время подготовки - с 6:00 до 20:00, а сама презентация - с 20:00 до 8:00 (шоу-программа на всю ночь). В итоге время данного события - с 6:00 одного дня до 8:00 другого

 

6. Сформируйте задачу «Написание дипломной работы».

7. Создайте контакт «Павлов Никодим Ксенофонтович , генеральный директор ООО «Север», тел. 132-89-60, адрес: г. Москва, Волгоградский проспект, 112, офис 3».

Заключение: Я познакомился с информационными технологиями организации делового администрирования, теперь мы знаем каково назначение MS Outlook и его основные функции, могу сформулировать что такое встреча, собрание, ресурс, а так же что такое задача и назначение Дневника MS Outlook.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

79186. Философский дискурс техники и технознания, его сущность, предмет и специфика в общей системе философского знания. Философия науки и философия техники в их соотношении 38 KB
  Здесь переплетается несколько критических путей развития естествознания и технознания: развитие теории подобия освоение новых форм подобия физических процессов в том числе на основе принципов симметрии спиральноколиброванных фиббоначиевыми рядами процессов развития в природе освоение технологий гибридного моделирования в том числе на основе теории гибридных интеллектуальных систем В. Венда; развитие термодинамического и вышедшего из него синергетического моделирования; развитие теории планирования эксперимента на базе...
79187. Техника как объект философской рефлексии: типология основных концепций. Смысл и сущность технической деятельности. Проблема технико-технологической демаркации 41 KB
  Сам Поппер характеризует свои интересы в этой области следующим образом: В то время меня интересовал не вопрос о том когда теория истиннаldquo; и не вопрос когда теория приемлема Я поставил перед собой другую проблему. Отсюда следовало что любая теория претендующая на то чтобы быть научной должна быть выводима из опыта. Любая развитая теория формулируется не для реальных а для идеальных объектов. Теория строится на базе предпосылок прямо противоречащих опыту.
79188. Проблематика генезиса техники и научного статуса технознания. Историко-философские проблемы развития науки и техники, типология основных подходов 46.5 KB
  Историкофилософские проблемы развития науки и техники типология основных подходов. В современной литературе по философии техники можно выделить следующие основные подходы к решению проблемы изменения соотношения науки и техники: 1 техника рассматривается как прикладная наука; 2 процессы развития науки и техники рассматриваются как автономные но скоординированные процессы; 3 наука развивалась ориентируясь на развитие технических аппаратов и инструментов; 4 техника науки во все времена обгоняла технику повседневной жизни;...
79189. Специфика технознания, философско-методологические аспекты соотношения с фундаментальной и прикладной наукой 34 KB
  Выявление специфики технических наук осуществляется обычно следующим образом: технические науки сопоставляются с естественными и общественными науками и параллельно рассматривается соотношение фундаментальных и прикладных исследований. При этом могут быть выделены следующие позиции: 1 технические науки отождествляются с прикладным естествознанием; 2 естественные и технические науки рассматриваются как равноправные научные дисциплины; 3 в технических науках выделяются как фундаментальные так и прикладные исследования. Технические науки...
79190. Техническая и научная рациональность в их соотношении. Типология рациональных обобщений в технознании, историческая эволюция и современные тенденции 54 KB
  Техническая и научная рациональность в их соотношении. Эффективность лишь самый общий признак рациональных действий и если сводить рациональность лишь к нему то можно впасть в ошибку слишком широкого определения. Рациональность это свойство выбора между альтернативами поведения человека: осмысление им окружающей действительности и последующие действия могут в большей или меньшей степени ей соответствовать. Рациональность категория мышления отражающая следование при достижении цели обусловленным эффективностью методологических нормам...
79191. Проблематика соотношения рационального и иррационального в технознании. Техника как артефакт 41.5 KB
  Именно здесь выступает контур грандиозной картины: как без внешних принуждений и насилия привести человека к хорошей и счастливой жизни в разреженном воздухе рациональности Отсюда вытекает дополнительный пункт при рассмотрении ошибки в дискурсе о рациональности. пища тоже; явления же первой природы интересуют нас или как сырье то есть опять как момент техники или как экологические условия параметры которых мы должны поддерживать для жизни человека а следовательно это тоже продукт нашей деятельности или как эстетический феномен...
79192. Проблема онтологического статуса техники. Абстракция и идеализация в технознании, особенности идеального объекта технической теории 31.5 KB
  Их следует отличать от объектов реальности. Реальные объекты представлены в эмпирическом познании в образе идеальных объектов обладающих жестко фиксированным и ограниченным набором признаков. Ни одна теория не строится без применения таких объектов. Идеализированные теоретические объекты в отличие от эмпирических объектов наделены не только теми признаками которые мы можем обнаружить в реальном взаимодействии объектов опыта но и признаками которых нет ни у одного реального объекта.
79193. Философско-методологические аспекты соотношения науки и техники. Методология технознания и проектирования в соотношении с научной методологией 17.83 KB
  Философскометодологические аспекты соотношения науки и техники. В современной литературе по философии техники можно выделить следующие основные подходы к решению проблемы изменения соотношения науки и техники: техника рассматривается как прикладная наука; процессы развития науки и техники рассматриваются как автономные но скоординированные процессы; наука развивалась ориентируясь на развитие технических аппаратов и инструментов; техника науки во все времена обгоняла технику повседневной жизни; до конца XIX в. Рассмотрение техники как...
79194. Убийство при превышении пределов необходимой обороны 32.26 KB
  Общественные отношения обеспечивающие жизнь человека. совершение действий по средствам которых осуществляется физическое механическое химическое или биологическое воздействие на организм человека либо не совершается действие которое лицо должно и могло было совершить для устранения опасности грозящей жизни человека.