99694

Технология организации делового администрирования

Лабораторная работа

Информатика, кибернетика и программирование

Программа Microsoft Outlook является почтовым клиентом и предназначена не только для управления перепиской и личными сведениями, но и является прекрасным персональным организатором работ.

Русский

2016-10-08

7 MB

0 чел.

Федеральное Государственное Бюджетное Образовательное Учреждение

Высшего Профессионального Образования

«Ковровская Государственная Технологическая Академия Имени В. А. Дегтярева»

Лабораторная работа № 6

Технология организации делового администрирования.

Выполнил: ст. гр. ЭБ-112

                    Железнов И.О.

Научный руководитель:

                    Белоногов А. Е.

Ковров 2013

Цели работы:

Знакомство с информационными технологиями организации делового администрирования.

Ход работы:

  1.  Теоретическая часть
  2.  Каково назначение MS Outlook? Перечислите его основные функции.
  3.  Что такое встреча, собрание, ресурс?
  4.  Что такое задача?
  5.  Опишите назначение Дневника MS Outlook.

  1.  Практическая часть
  2.  Изменение цветовой схемы панели Список встреч: установите голубой цвет.
  3.  Создание события «встреча с заказчиком». Установить время оповещения = 2 часа.
  4.  Создание повторяющуюся встречу «Посещение репетитора».
  5.  Создание Категории «Личное».
  6.  Планирование события: - подготовка и проведение презентации по случаю выхода новой книги в специализированном магазине «Техническая книга». Время подготовки - с 6:00 до 20:00, а сама презентация - с 20:00 до 8:00 (шоу-программа на всю ночь). В итоге время данного события - с 6:00 одного дня до 8:00 другого.
  7.  Формирование задачи «Написание дипломной работы».
  8.  Создание контакта «Павлов Никодим Ксенофонтович , генеральный директор ООО «Север», тел. 132-89-60, адрес: г. Москва, Волгоградский проспект, 112, офис 3».
  9.  Заключение

  1.  Теоретическая часть

  1.  Программа Microsoft Outlook является почтовым "клиентом" и предназначена не только для управления перепиской и личными сведениями, но и является прекрасным персональным организатором работ.

При работе в локальной сети она облегчает организацию информации и создание баз данных, обеспечивает совместный доступ к ней. Помогает планировать и отслеживать встречи, события, задачи.

Интеграция Microsoft Outlook с приложениями Microsoft Office позволяет создавать сообщения в любой программе Office, включая Microsoft Word, Excel, Access и PowerPoint.

Интеграция Microsoft Outlook с Internet Explorer 5 предоставляет следующие возможности:

  1.   Переключение к работе с Internet Explorer для просмотра Web-страницы, открытой в Microsoft Outlook .
  2.  Совместное использование HTML-данных различными программами. Например, если почтовое сообщение составляется в формате HTML, в него может быть помещено изображение со страницы Web.

Приложение Microsoft Outlook занимает особое место в пакете программ Microsoft Office. Если другие приложения (Word, Excel, Access, PowerPoint) являются, прежде всего, автономными средствами подготовки документов, то Outlook реализует функции интеграционной надстройки, позволяющей организовать весь цикл работ над документами в трудовом коллективе. Некоторые пользователи применяют Outlook лишь как средство обработки электронной почты, но на самом деле функции программы гораздо шире, а электронная почта занимает среди инструментов Outlook важное, но отнюдь не первое место.
           Таким образом, с точки зрения пользователя, программа Outlook выполняет функции личного секретаря и помощника, заменяя иногда целую канцелярию. Многие задачи она способна решать самостоятельно, некоторые требуют участия пользователя. 

  1.  Создание встречи в календаре

Встречи — это мероприятия, на которые отводится время в календаре пользователя. Для встреч не требуется приглашение других людей или резервирование ресурсов.

  1.  В представлении Календарь на вкладке Главная в группе Создать нажмите кнопку Создать встречу. Кроме того, можно щелкнуть правой кнопкой мыши блок времени в сетке календаря и выбрать командуСоздать встречу.

Сочетание клавиш.    Чтобы создать встречу, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+A.

Планирование собрания с другими людьми

Собрание — это встреча, которая включает других людей. Кроме того, собрание может включать ресурсы, например комнаты переговоров. Ответы на отправленные приглашения отображаются в папке Входящие.

  1.  В представлении Календарь на вкладке Главная в группе Создать нажмите кнопку Создать собрание.

Сочетание клавиш.    Чтобы создать приглашение на собрание, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+Q в любой папке Outlook.

Настройка напоминания

Можно настраивать и отменять напоминания для различных элементов, включая сообщения электронной почты, встречи и контакты.

Для встреч и собраний

Откройте элемент и на вкладке Встреча или Собрание в группе Параметры выберите в раскрывающемся списке Напоминание время до встречи или собрания, за которое должно появляться напоминание. Чтобы отключить напоминание, выберите значение Нет.

  1.  Создание задачи

 Многие люди ведут список дел — на бумаге, в электронной таблице или сочетая эти методы. В Microsoft Outlook можно объединять несколько списков в один, получать напоминания и отслеживать ход выполнения задач.

  1.  В представлении Задачи на вкладке Главная в группе Создать нажмите кнопку Создать задачу.

Сочетание клавиш.    Чтобы создать задачу, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+K.

Создание заметки

Заметки — это электронный аналог бумажных записок. С помощью заметок можно записывать вопросы, идеи, напоминания — все то, что и на бумаге.

  1.  В представлении Заметки в группе Создать нажмите кнопку Создать заметку.

Сочетание клавиш.    Чтобы создать заметку, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+N.

Дополнительные сведения см. в статье Создание заметки.

  1.  Дневник
    Дневник — это средство для внесения записей самого различного характера. Его отличие от календаря заключается в возможности хранить практически любые записи. Это может быть и напоминание о событии, и ссылка на ресурс, и личные заметки, и многое другое.
    Вторая функция Дневника — автоматическая регистрация всех этапов работы над документами Microsoft Office, связь с которыми установлена. Характер и степень связи записей в дневнике с другими элементами базы данных Outlook настраиваемы — пользователь может ими управлять.

    Записная книжка
    Записная книжка представлена на панели Ярлыки Outlook значком Заметки. Это средство призвано заменить клочки первой попавшейся бумаги, на которых часто записывают телефоны, имена, идеи и прочее. Если компьютер является основным рабочим инструментом руководителя, Заметки помогут сохранить даже случайную информацию, которая иногда оказывается чрезвычайно важной.
    Для того чтобы электронная записная книжка всегда была под рукой, компьютер должен быть постоянно включен, а программа Outlook — запущена. При работе в офисе это не представляет сложности. Но для мобильных компьютеров использование папки Заметки выглядит проблематичным.
     Организатор собраний
    Компонент Организатор собраний не представлен отдельным ярлыком в Outlook, однако незримо присутствует в некоторых других компонентах. Его функцией является назначение собраний, в том числе сетевых конференций, определение состава участников, рассылка извещений, получение ответов.
     Непосредственно сетевые конференции проводятся с использованием программ Microsoft NetMeeting или Microsoft Chat. В первом варианте можно совместно работать над документами Microsoft Office, например над презентациейPowerPoint. Во втором варианте предусмотрена лишь возможность обмена сообщениями.
    Варианты представлений
    Представлением в терминологии программы Microsoft Outlook называют способ отображения одних и тех же данных в каждой папке. Набор доступных представлений в конкретной папке зависит от ее типа. Поскольку папкиMicrosoft Outlook имеют не физический, а логический характер, то, по сути, характер представления их содержимого определяется параметрами фильтра, используемого в данный момент. 
    Просмотреть вариант представления можно, выполнив последовательность команд Вид/ Текущее представление/ Определить представления.

     Ниже рассмотрены наиболее общие варианты представлений.
    Таблица
    Данные размещаются в ячейках таблицы, состоящей из строк и столбцов. В частности, таким способом отображаются записи в папках Задачи, Входящие и прочих.

  1.  Измените цветовую схему панели Список встреч: установите голубой цвет.


  1.  Создайте событие «встреча с заказчиком». Установить время оповещения = 2 часа.

3. Создайте повторяющуюся встречу «Посещение репетитора». 

 

4. Создайте Категорию «Личное».

5. Запланируйте событие: - подготовка и проведение презентации по случаю выхода новой книги в специализированном магазине «Техническая книга». Время подготовки - с 6:00 до 20:00, а сама презентация - с 20:00 до 8:00 (шоу-программа на всю ночь). В итоге время данного события - с 6:00 одного дня до 8:00 другого

 

6. Сформируйте задачу «Написание дипломной работы».

7. Создайте контакт «Павлов Никодим Ксенофонтович , генеральный директор ООО «Север», тел. 132-89-60, адрес: г. Москва, Волгоградский проспект, 112, офис 3».

Заключение: Я познакомился с информационными технологиями организации делового администрирования, теперь мы знаем каково назначение MS Outlook и его основные функции, могу сформулировать что такое встреча, собрание, ресурс, а так же что такое задача и назначение Дневника MS Outlook.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

32140. LC {DL аббревиатура на звания известной консалтинговой фирмы rthur D. 27.5 KB
  Конкретные модели относящиеся к отмеченному концептуальному подходу в основном различаются по 3 ключевым характеристикам: 1 оценочные показатели по осям матрицы которые так или иначе определяют существенные характеристики каждого конкретного бизнеса; 2 содержание и форма самих матриц характеризующие уровень глубины и детализации позиционирования; 3 наборы типовых стратегических решений которые соответствуют различным позициям бизнеса на сетке матрицы а также различным маршрутам возможного движения бизнеса по разным позициям в...
32141. Производственная стратегия как подсистема корпоративных стратегий 27.5 KB
  Производственная стратегия это подсистема корпоративной стратегии представленная в виде долгосрочной программы конкретных действий по созданию и реализации продукта организации; подсистема предусматривает использование и развитие всех производственных мощностей организации в целях достижения стратегического конкурентного преимущества. Для многих промышленных компаний производство того или иного продукта как правило является наиболее сложной и масштабной деятельностью. При системной оценке производственных затрат как для...
32142. Стратегия управления персоналом 28.5 KB
  Стратегия управления персоналом Стратегия управления персоналом это подсистема стратегии организации представленная в виде долгосрочной программы конкретных действий по реализации концепции использования и развития потенциала персонала организации в целях обеспечения ее стратегического конкурентного преимущества. Стратегия использования и развития потенциала персонала наряду с продуктовомаркетинговой стратегией является ключевой функциональной стратегией организации. Стратегия реализующая принцип купить предполагает привлечение...
32143. Финансовая стратегия. Первичный формат. Особенности 32 KB
  Особенности Финансовая стратегия это подсистема корпоративной стратегии представленная в виде долгосрочной программы конкретных действий по использованию собственных и привлеченных внешних финансовых ресурсов в организации для достижения стратегического конкурентного преимущества. Первичный формат стратегии. Значение финансовой стратегии т. Определение основных целей финансовой стратегии.
32144. Основные этапы цикла реализации стратегии 31 KB
  Основные этапы цикла реализации стратегии Реализация стратегии в широком смысле это непрерывная цикличная деятельность когда одна корпоративная стратегия регулярно заменяется другой качественно новой. Другими словами при расширенном толковании понятия циклическая реализация стратегии и стратегический менеджмент понимаемая как постоянная профессиональная деятельность фактически совпадают. На стадии запуска корпоративной стратегии каждый уровень менеджмента организации должен решать свои особые задачи. Вовторых завершить...
32145. Сущность стратегической эффективности 32.5 KB
  Сущность стратегической эффективности и одну из коренных причин текущей и перспективной актуальности стратегического менеджмента раскрывает тезис: в современном бизнесе ошибки в стратегии неизбежно приводят к поражению в конкурентной борьбе и ослаблению позиций организации на рынке; при этом стратегические ошибки исправить сколь угодно эффективными приемами оперативного менеджмента нельзя в принципе. Основные задачи стратегической рефлексии: логическое завершение стратегии организации; предложения по совершенствованию...
32146. Стратегический и тактический контролинг 40.5 KB
  Современный контроллинг включает в себя управление рисками страховой деятельностью предприятий обширную систему информационного снабжения предприятия систему оповещания путём управления системой ключевых финансовых индикаторов управление системой реализации стратегического тактического и оперативного планирования и систему менеджмента качества. Стратегический контролинг координация функции стратегического анализа целеполагания планирования и коррекции стратегии; осуществление контроля за функционированием всей системы в целом;...
32147. Элементы сбалансированной системы показателей 24.5 KB
  Элементы сбалансированной системы показателей Основной принцип ССП который во многом стал причиной высокой эффективности этой технологии управления управлять можно только тем что можно измерить. ССП делает акцент на нефинансовых показателях эффективности давая возможность оценить такие казалось бы с трудом поддающиеся измерению аспекты деятельности как степень лояльности клиентов или инновационный потенциал компании. Авторы ССП предложили четыре направления оценки эффективности отвечающие на самые значимые для успешной деятельности...