99694

Технология организации делового администрирования

Лабораторная работа

Информатика, кибернетика и программирование

Программа Microsoft Outlook является почтовым клиентом и предназначена не только для управления перепиской и личными сведениями, но и является прекрасным персональным организатором работ.

Русский

2016-10-08

7 MB

0 чел.

Федеральное Государственное Бюджетное Образовательное Учреждение

Высшего Профессионального Образования

«Ковровская Государственная Технологическая Академия Имени В. А. Дегтярева»

Лабораторная работа № 6

Технология организации делового администрирования.

Выполнил: ст. гр. ЭБ-112

                    Железнов И.О.

Научный руководитель:

                    Белоногов А. Е.

Ковров 2013

Цели работы:

Знакомство с информационными технологиями организации делового администрирования.

Ход работы:

  1.  Теоретическая часть
  2.  Каково назначение MS Outlook? Перечислите его основные функции.
  3.  Что такое встреча, собрание, ресурс?
  4.  Что такое задача?
  5.  Опишите назначение Дневника MS Outlook.

  1.  Практическая часть
  2.  Изменение цветовой схемы панели Список встреч: установите голубой цвет.
  3.  Создание события «встреча с заказчиком». Установить время оповещения = 2 часа.
  4.  Создание повторяющуюся встречу «Посещение репетитора».
  5.  Создание Категории «Личное».
  6.  Планирование события: - подготовка и проведение презентации по случаю выхода новой книги в специализированном магазине «Техническая книга». Время подготовки - с 6:00 до 20:00, а сама презентация - с 20:00 до 8:00 (шоу-программа на всю ночь). В итоге время данного события - с 6:00 одного дня до 8:00 другого.
  7.  Формирование задачи «Написание дипломной работы».
  8.  Создание контакта «Павлов Никодим Ксенофонтович , генеральный директор ООО «Север», тел. 132-89-60, адрес: г. Москва, Волгоградский проспект, 112, офис 3».
  9.  Заключение

  1.  Теоретическая часть

  1.  Программа Microsoft Outlook является почтовым "клиентом" и предназначена не только для управления перепиской и личными сведениями, но и является прекрасным персональным организатором работ.

При работе в локальной сети она облегчает организацию информации и создание баз данных, обеспечивает совместный доступ к ней. Помогает планировать и отслеживать встречи, события, задачи.

Интеграция Microsoft Outlook с приложениями Microsoft Office позволяет создавать сообщения в любой программе Office, включая Microsoft Word, Excel, Access и PowerPoint.

Интеграция Microsoft Outlook с Internet Explorer 5 предоставляет следующие возможности:

  1.   Переключение к работе с Internet Explorer для просмотра Web-страницы, открытой в Microsoft Outlook .
  2.  Совместное использование HTML-данных различными программами. Например, если почтовое сообщение составляется в формате HTML, в него может быть помещено изображение со страницы Web.

Приложение Microsoft Outlook занимает особое место в пакете программ Microsoft Office. Если другие приложения (Word, Excel, Access, PowerPoint) являются, прежде всего, автономными средствами подготовки документов, то Outlook реализует функции интеграционной надстройки, позволяющей организовать весь цикл работ над документами в трудовом коллективе. Некоторые пользователи применяют Outlook лишь как средство обработки электронной почты, но на самом деле функции программы гораздо шире, а электронная почта занимает среди инструментов Outlook важное, но отнюдь не первое место.
           Таким образом, с точки зрения пользователя, программа Outlook выполняет функции личного секретаря и помощника, заменяя иногда целую канцелярию. Многие задачи она способна решать самостоятельно, некоторые требуют участия пользователя. 

  1.  Создание встречи в календаре

Встречи — это мероприятия, на которые отводится время в календаре пользователя. Для встреч не требуется приглашение других людей или резервирование ресурсов.

  1.  В представлении Календарь на вкладке Главная в группе Создать нажмите кнопку Создать встречу. Кроме того, можно щелкнуть правой кнопкой мыши блок времени в сетке календаря и выбрать командуСоздать встречу.

Сочетание клавиш.    Чтобы создать встречу, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+A.

Планирование собрания с другими людьми

Собрание — это встреча, которая включает других людей. Кроме того, собрание может включать ресурсы, например комнаты переговоров. Ответы на отправленные приглашения отображаются в папке Входящие.

  1.  В представлении Календарь на вкладке Главная в группе Создать нажмите кнопку Создать собрание.

Сочетание клавиш.    Чтобы создать приглашение на собрание, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+Q в любой папке Outlook.

Настройка напоминания

Можно настраивать и отменять напоминания для различных элементов, включая сообщения электронной почты, встречи и контакты.

Для встреч и собраний

Откройте элемент и на вкладке Встреча или Собрание в группе Параметры выберите в раскрывающемся списке Напоминание время до встречи или собрания, за которое должно появляться напоминание. Чтобы отключить напоминание, выберите значение Нет.

  1.  Создание задачи

 Многие люди ведут список дел — на бумаге, в электронной таблице или сочетая эти методы. В Microsoft Outlook можно объединять несколько списков в один, получать напоминания и отслеживать ход выполнения задач.

  1.  В представлении Задачи на вкладке Главная в группе Создать нажмите кнопку Создать задачу.

Сочетание клавиш.    Чтобы создать задачу, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+K.

Создание заметки

Заметки — это электронный аналог бумажных записок. С помощью заметок можно записывать вопросы, идеи, напоминания — все то, что и на бумаге.

  1.  В представлении Заметки в группе Создать нажмите кнопку Создать заметку.

Сочетание клавиш.    Чтобы создать заметку, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+N.

Дополнительные сведения см. в статье Создание заметки.

  1.  Дневник
    Дневник — это средство для внесения записей самого различного характера. Его отличие от календаря заключается в возможности хранить практически любые записи. Это может быть и напоминание о событии, и ссылка на ресурс, и личные заметки, и многое другое.
    Вторая функция Дневника — автоматическая регистрация всех этапов работы над документами Microsoft Office, связь с которыми установлена. Характер и степень связи записей в дневнике с другими элементами базы данных Outlook настраиваемы — пользователь может ими управлять.

    Записная книжка
    Записная книжка представлена на панели Ярлыки Outlook значком Заметки. Это средство призвано заменить клочки первой попавшейся бумаги, на которых часто записывают телефоны, имена, идеи и прочее. Если компьютер является основным рабочим инструментом руководителя, Заметки помогут сохранить даже случайную информацию, которая иногда оказывается чрезвычайно важной.
    Для того чтобы электронная записная книжка всегда была под рукой, компьютер должен быть постоянно включен, а программа Outlook — запущена. При работе в офисе это не представляет сложности. Но для мобильных компьютеров использование папки Заметки выглядит проблематичным.
     Организатор собраний
    Компонент Организатор собраний не представлен отдельным ярлыком в Outlook, однако незримо присутствует в некоторых других компонентах. Его функцией является назначение собраний, в том числе сетевых конференций, определение состава участников, рассылка извещений, получение ответов.
     Непосредственно сетевые конференции проводятся с использованием программ Microsoft NetMeeting или Microsoft Chat. В первом варианте можно совместно работать над документами Microsoft Office, например над презентациейPowerPoint. Во втором варианте предусмотрена лишь возможность обмена сообщениями.
    Варианты представлений
    Представлением в терминологии программы Microsoft Outlook называют способ отображения одних и тех же данных в каждой папке. Набор доступных представлений в конкретной папке зависит от ее типа. Поскольку папкиMicrosoft Outlook имеют не физический, а логический характер, то, по сути, характер представления их содержимого определяется параметрами фильтра, используемого в данный момент. 
    Просмотреть вариант представления можно, выполнив последовательность команд Вид/ Текущее представление/ Определить представления.

     Ниже рассмотрены наиболее общие варианты представлений.
    Таблица
    Данные размещаются в ячейках таблицы, состоящей из строк и столбцов. В частности, таким способом отображаются записи в папках Задачи, Входящие и прочих.

  1.  Измените цветовую схему панели Список встреч: установите голубой цвет.


  1.  Создайте событие «встреча с заказчиком». Установить время оповещения = 2 часа.

3. Создайте повторяющуюся встречу «Посещение репетитора». 

 

4. Создайте Категорию «Личное».

5. Запланируйте событие: - подготовка и проведение презентации по случаю выхода новой книги в специализированном магазине «Техническая книга». Время подготовки - с 6:00 до 20:00, а сама презентация - с 20:00 до 8:00 (шоу-программа на всю ночь). В итоге время данного события - с 6:00 одного дня до 8:00 другого

 

6. Сформируйте задачу «Написание дипломной работы».

7. Создайте контакт «Павлов Никодим Ксенофонтович , генеральный директор ООО «Север», тел. 132-89-60, адрес: г. Москва, Волгоградский проспект, 112, офис 3».

Заключение: Я познакомился с информационными технологиями организации делового администрирования, теперь мы знаем каково назначение MS Outlook и его основные функции, могу сформулировать что такое встреча, собрание, ресурс, а так же что такое задача и назначение Дневника MS Outlook.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

41077. Топология коммуникаций пакетов и ретрансляция кадра (Frame Relay) 285 KB
  В то же время, рост компьютерных приложений, требующих высокоскоростных коммуникаций, распространение интеллектуальных ПК и рабочих станций, доступность высокоскоростных линий передачи с низким коэффициентом ошибок — все это послужило причиной создания новой формы коммутации в территориальных сетях.
41078. Сутність та призначення систем підтримки прийняття рішень 54 KB
  Сутність та призначеннясистем підтримки прийняття рішень Системи підтримки прийняття рішень СППР виникли на початку 70х років минулого століття завдяки дальшому розвитку управлінських інформаційних систем і являють собою системи розроблені для підтримки процесів прийняття рішень менеджерами за складних слабоструктурованих умов. На розвиток СППР істотний вплив справили вражаючі досягнення в галузі інформаційних технологій зокрема поява телекомунікаційних мереж персональних компютерів динамічних електронних таблиць експертних систем...
41079. Цілі СППР та чинники, що сприяють їх досягненню 55 KB
  Цілі СППР та чинникищо сприяють їх досягненню Необхідність компютерної підтримки прийняття рішень в економіці та бізнесі нині зумовлена дією низки обєктивних причин зокрема: збільшенням обсягів інформації що надходить до органів управління і безпосередньо до керівників; ускладненням завдань що розвязуються щоденно і на перспективу; необхідністю обліку і урахування великої кількості взаємоповязаних факторів і вимог що швидко змінюються; необхідністю зняття невизначеності повязаної з неможливістю кількісного вимірювання окремих...
41080. Зародження і розвиток концепції СППР 50.5 KB
  Стисла історія розвиткусистем підтримки прийняття рішень Зародження і розвиток концепції СППР Системи підтримки прийняття рішень почали розвиватися на ранніх стадіях ери розподіленого обчислення. Історія таких систем веде відлік приблизно з 1967 року і за цей час СППР пройшли значний шлях розвитку включаючи орієнтовані на моделі СППР інструментальні засоби запиту та звітування системи бізнесової інформації Business Intelligence оперативне аналітичне оброблення OLP групові СППР та виконавчі інформаційні системи. Наприкінці 60х років...
41081. Інформаційні ресурси та інформаційне обслуговування 84 KB
  Узагальнена концепція інформаційного ресурсу Особливе значення інформація як ресурс має в сучасному бізнесі оскільки будьяка ділова операція містить інформаційні компоненти і тому управління інформаційними ресурсами фірм є важливим аспектом досягнення конкурентної переваги. Керівники фірми міркували що керуючи своїми даними за допомогою компютерно основаних СКБД вони насправді керували своєю інформацією. Цей процесор складається з апаратних засобів і програмного забезпечення з людей які розробляють компютеризовані системи і...
41082. Сутність та етапи розвитку інформаційних технологій 378 KB
  Принципова відмінність інформаційної технології від виробничої яка являє собою сукупність способів оброблення виготовлення зміни стану властивостей форм сировини матеріалу або напівфабрикату полягає в тому що вона крім рутинних операцій містить елементи творчого характеру тобто людського фактора який не підлягає регламентації та формалізації. Інформаційні технології виникли разом із виробництвом кілька мільйонів років тому і у своєму розвитку пройшли ряд етапів. мали місце ручні інформаційні технології. На зміну механічній...
41083. Три покоління розвитку інформаційних систем 2.19 MB
  Для головних компонентів інформаційних систем даних і обчислень важливе значення має така ознака як їх надмірність. Протягом розвитку інформаційних систем організаційного типу структура і надмірність даних та процедури обчислень значно змінювалися що було критеріями для виділення поколінь цих систем. В інформаційних системах першого покоління які в зарубіжній літературі відомі під назвою Dt Processing System DPS системи оброблення даних синоніми електронне оброблення даних системи електронного оброблення даних а у...
41084. Перспективні засоби і напрями розвитку інформаційних систем 97.5 KB
  Перспективні засоби і напрямирозвитку інформаційних систем Загальна характеристикаінформаційних систем Сучасний етап розвитку економіки і бізнесу характеризується широким застосуванням для оброблення інформації та компютерної підтримки рішень новітніх засобів інформаційних технологій основним вираженням яких є інформаційні системи різного призначення й різної проблемної орієнтації. Для проблематики економіки й бізнесу використовуються здебільшого інформаційні системи організаційного типу. Інформаційні системи організаційного типу ІСОТ...
41085. Віртуальний офіс і віртуальна організація 33.5 KB
  Віртуальний офіс Забезпечувана в останні роки технічними і програмними засобами можливість автоматизації офісу щодо електронного звязку між людьми зробила доступною новий напрям забезпечення функціонування офісу що навіть усунуло потребу роботи яка виконується в офісі [100]. Цей термін означає що робота офісу може бути виконана фактично незалежно від географічного розміщення службовців оскільки робоча територіальна мережа зєднує кілька фіксованих розміщень фірми деяким типом електронної системи звязку. Очевидність віртуального офісу...