99694

Технология организации делового администрирования

Лабораторная работа

Информатика, кибернетика и программирование

Программа Microsoft Outlook является почтовым клиентом и предназначена не только для управления перепиской и личными сведениями, но и является прекрасным персональным организатором работ.

Русский

2016-10-08

7 MB

0 чел.

Федеральное Государственное Бюджетное Образовательное Учреждение

Высшего Профессионального Образования

«Ковровская Государственная Технологическая Академия Имени В. А. Дегтярева»

Лабораторная работа № 6

Технология организации делового администрирования.

Выполнил: ст. гр. ЭБ-112

                    Железнов И.О.

Научный руководитель:

                    Белоногов А. Е.

Ковров 2013

Цели работы:

Знакомство с информационными технологиями организации делового администрирования.

Ход работы:

  1.  Теоретическая часть
  2.  Каково назначение MS Outlook? Перечислите его основные функции.
  3.  Что такое встреча, собрание, ресурс?
  4.  Что такое задача?
  5.  Опишите назначение Дневника MS Outlook.

  1.  Практическая часть
  2.  Изменение цветовой схемы панели Список встреч: установите голубой цвет.
  3.  Создание события «встреча с заказчиком». Установить время оповещения = 2 часа.
  4.  Создание повторяющуюся встречу «Посещение репетитора».
  5.  Создание Категории «Личное».
  6.  Планирование события: - подготовка и проведение презентации по случаю выхода новой книги в специализированном магазине «Техническая книга». Время подготовки - с 6:00 до 20:00, а сама презентация - с 20:00 до 8:00 (шоу-программа на всю ночь). В итоге время данного события - с 6:00 одного дня до 8:00 другого.
  7.  Формирование задачи «Написание дипломной работы».
  8.  Создание контакта «Павлов Никодим Ксенофонтович , генеральный директор ООО «Север», тел. 132-89-60, адрес: г. Москва, Волгоградский проспект, 112, офис 3».
  9.  Заключение

  1.  Теоретическая часть

  1.  Программа Microsoft Outlook является почтовым "клиентом" и предназначена не только для управления перепиской и личными сведениями, но и является прекрасным персональным организатором работ.

При работе в локальной сети она облегчает организацию информации и создание баз данных, обеспечивает совместный доступ к ней. Помогает планировать и отслеживать встречи, события, задачи.

Интеграция Microsoft Outlook с приложениями Microsoft Office позволяет создавать сообщения в любой программе Office, включая Microsoft Word, Excel, Access и PowerPoint.

Интеграция Microsoft Outlook с Internet Explorer 5 предоставляет следующие возможности:

  1.   Переключение к работе с Internet Explorer для просмотра Web-страницы, открытой в Microsoft Outlook .
  2.  Совместное использование HTML-данных различными программами. Например, если почтовое сообщение составляется в формате HTML, в него может быть помещено изображение со страницы Web.

Приложение Microsoft Outlook занимает особое место в пакете программ Microsoft Office. Если другие приложения (Word, Excel, Access, PowerPoint) являются, прежде всего, автономными средствами подготовки документов, то Outlook реализует функции интеграционной надстройки, позволяющей организовать весь цикл работ над документами в трудовом коллективе. Некоторые пользователи применяют Outlook лишь как средство обработки электронной почты, но на самом деле функции программы гораздо шире, а электронная почта занимает среди инструментов Outlook важное, но отнюдь не первое место.
           Таким образом, с точки зрения пользователя, программа Outlook выполняет функции личного секретаря и помощника, заменяя иногда целую канцелярию. Многие задачи она способна решать самостоятельно, некоторые требуют участия пользователя. 

  1.  Создание встречи в календаре

Встречи — это мероприятия, на которые отводится время в календаре пользователя. Для встреч не требуется приглашение других людей или резервирование ресурсов.

  1.  В представлении Календарь на вкладке Главная в группе Создать нажмите кнопку Создать встречу. Кроме того, можно щелкнуть правой кнопкой мыши блок времени в сетке календаря и выбрать командуСоздать встречу.

Сочетание клавиш.    Чтобы создать встречу, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+A.

Планирование собрания с другими людьми

Собрание — это встреча, которая включает других людей. Кроме того, собрание может включать ресурсы, например комнаты переговоров. Ответы на отправленные приглашения отображаются в папке Входящие.

  1.  В представлении Календарь на вкладке Главная в группе Создать нажмите кнопку Создать собрание.

Сочетание клавиш.    Чтобы создать приглашение на собрание, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+Q в любой папке Outlook.

Настройка напоминания

Можно настраивать и отменять напоминания для различных элементов, включая сообщения электронной почты, встречи и контакты.

Для встреч и собраний

Откройте элемент и на вкладке Встреча или Собрание в группе Параметры выберите в раскрывающемся списке Напоминание время до встречи или собрания, за которое должно появляться напоминание. Чтобы отключить напоминание, выберите значение Нет.

  1.  Создание задачи

 Многие люди ведут список дел — на бумаге, в электронной таблице или сочетая эти методы. В Microsoft Outlook можно объединять несколько списков в один, получать напоминания и отслеживать ход выполнения задач.

  1.  В представлении Задачи на вкладке Главная в группе Создать нажмите кнопку Создать задачу.

Сочетание клавиш.    Чтобы создать задачу, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+K.

Создание заметки

Заметки — это электронный аналог бумажных записок. С помощью заметок можно записывать вопросы, идеи, напоминания — все то, что и на бумаге.

  1.  В представлении Заметки в группе Создать нажмите кнопку Создать заметку.

Сочетание клавиш.    Чтобы создать заметку, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+N.

Дополнительные сведения см. в статье Создание заметки.

  1.  Дневник
    Дневник — это средство для внесения записей самого различного характера. Его отличие от календаря заключается в возможности хранить практически любые записи. Это может быть и напоминание о событии, и ссылка на ресурс, и личные заметки, и многое другое.
    Вторая функция Дневника — автоматическая регистрация всех этапов работы над документами Microsoft Office, связь с которыми установлена. Характер и степень связи записей в дневнике с другими элементами базы данных Outlook настраиваемы — пользователь может ими управлять.

    Записная книжка
    Записная книжка представлена на панели Ярлыки Outlook значком Заметки. Это средство призвано заменить клочки первой попавшейся бумаги, на которых часто записывают телефоны, имена, идеи и прочее. Если компьютер является основным рабочим инструментом руководителя, Заметки помогут сохранить даже случайную информацию, которая иногда оказывается чрезвычайно важной.
    Для того чтобы электронная записная книжка всегда была под рукой, компьютер должен быть постоянно включен, а программа Outlook — запущена. При работе в офисе это не представляет сложности. Но для мобильных компьютеров использование папки Заметки выглядит проблематичным.
     Организатор собраний
    Компонент Организатор собраний не представлен отдельным ярлыком в Outlook, однако незримо присутствует в некоторых других компонентах. Его функцией является назначение собраний, в том числе сетевых конференций, определение состава участников, рассылка извещений, получение ответов.
     Непосредственно сетевые конференции проводятся с использованием программ Microsoft NetMeeting или Microsoft Chat. В первом варианте можно совместно работать над документами Microsoft Office, например над презентациейPowerPoint. Во втором варианте предусмотрена лишь возможность обмена сообщениями.
    Варианты представлений
    Представлением в терминологии программы Microsoft Outlook называют способ отображения одних и тех же данных в каждой папке. Набор доступных представлений в конкретной папке зависит от ее типа. Поскольку папкиMicrosoft Outlook имеют не физический, а логический характер, то, по сути, характер представления их содержимого определяется параметрами фильтра, используемого в данный момент. 
    Просмотреть вариант представления можно, выполнив последовательность команд Вид/ Текущее представление/ Определить представления.

     Ниже рассмотрены наиболее общие варианты представлений.
    Таблица
    Данные размещаются в ячейках таблицы, состоящей из строк и столбцов. В частности, таким способом отображаются записи в папках Задачи, Входящие и прочих.

  1.  Измените цветовую схему панели Список встреч: установите голубой цвет.


  1.  Создайте событие «встреча с заказчиком». Установить время оповещения = 2 часа.

3. Создайте повторяющуюся встречу «Посещение репетитора». 

 

4. Создайте Категорию «Личное».

5. Запланируйте событие: - подготовка и проведение презентации по случаю выхода новой книги в специализированном магазине «Техническая книга». Время подготовки - с 6:00 до 20:00, а сама презентация - с 20:00 до 8:00 (шоу-программа на всю ночь). В итоге время данного события - с 6:00 одного дня до 8:00 другого

 

6. Сформируйте задачу «Написание дипломной работы».

7. Создайте контакт «Павлов Никодим Ксенофонтович , генеральный директор ООО «Север», тел. 132-89-60, адрес: г. Москва, Волгоградский проспект, 112, офис 3».

Заключение: Я познакомился с информационными технологиями организации делового администрирования, теперь мы знаем каково назначение MS Outlook и его основные функции, могу сформулировать что такое встреча, собрание, ресурс, а так же что такое задача и назначение Дневника MS Outlook.


 

А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

30653. Анализ стихотворения Владимира Маяковского «Послушайте!» 15.68 KB
  Оно начинается просьбой обращенной к людям: Послушайте Таким восклицанием каждый из нас очень часто прерывает свою речь надеясь быть услышанным и понятым. Весь строй речи в стихотворении Послушайте именно такой какой бывает когда ведется острая дискуссия полемика когда тебя не понимают а ты лихорадочно ищешь аргументы убедительные доводы и надеешься: поймут поймут. Послушайте взволнованный и напряженный монолог лирического героя.
30654. Почему для Катерины невозможен путь Варвары? (По пьесе А.Н. Островского «Гроза») 13.29 KB
  Представительницами двух миров старого и нового являются в пьесе Катерина и Варвара. Но при всей своей хитрости приспособляемости и нравственной убогости Варвара не смогла вынести домашней тирании. Варвара бы так никогда не поступила.
30655. Поэма Н.А. Некрасова «Кому на Руси жить хорошо» как движущаяся панорама народной жизни 14.57 KB
  Некрасова Кому на Руси жить хорошо как движущаяся панорама народной жизни.Большую часть поэмы Некрасов посвящает обзору именно народной жизни ведь главным героем произведения является русский народ.Уже в первой главе Поп создаются масштабные картины народной жизни. Из рассказа попа мы узнаем не только о жизни духовного сословия в России после отмены крепостного права но и бедственном положении большинства крестьянских семей не способных заплатить священнику за его работу.
30656. Чем отличается народное и барское представление о счастье? (По поэме Н.А. Некрасова «Кому на Руси жить хорошо») 16.89 KB
  Некрасов остро ставит вопрос о счастье.Счастливых людей трудно найти потому что у каждого свое представление о счастье. Таким образом представление о счастье у крестьян напрямую связано с общественной иерархией.
30657. Предыстория героя как способ характеристики героя в произведениях отечественной классики XIX века 12.52 KB
  Так показав детство главного героя Гончаров раскрыл суть всего крепостного уклада калечащего жизни дворянского класса.
30658. Каковы главные причины «лежания» Ильи Ильича Обломова? (По роману И.А.Гончарова «Обломов») 13.12 KB
  Именно такая жизнь для Обломова является идеальной поэтому герой не принимает петербургскую жизнь для него она холодна и лишена души. Ничегонеделание Обломова это своеобразный протест и отрицательное отношение к жизни и интересам современных герою людей.Штольц пытается вывести Обломова из апатичного состояния знакомит его с Ольгой Ильинской.
30659. Роль пейзажа в произведениях отечественной литературы 13.54 KB
  Так например в повести Бедная Лиза Карамзина живописные картины природы на первый взгляд можно счесть случайными эпизодами которые являются всего лишь красивым фоном для основного действия. Таким образом здесь описание природы служит для выражения авторской позиции. Здесь картина природы раскрывает не только душевное состояние Лизы но и предвещает трагичный финал данной истории. Его характер отражается в принадлежащих ему описаниях природы Фаталист Тамань Княжна Мери.
30660. Сны героев. Их художественная функция в произведениях отечественной литературы 12.95 KB
  Так сон Татьяны в Евгении Онегине заключает в себе идею о близости героини к народу. Татьяна исключительно романтическая натура что и доказывает её сон. Во многом сон носит символический характер таким образом автор переплетает народные представления о сне образ ручья медведя леса и т. Иной характер носит сон Обломова Гончаров Обломов в котором герой видит свою родную деревню и свое детство.
30661. Русский характер в очерке Н. Лескова “Леди Макбет Мценского уезда” 14.73 KB
  Леди Макбет Мценского уезда история трагической любви и преступлений Катерины Измайловой. В картинах любви гармонию нарушает вдруг вторгшийся разлад: возлюбленный то думает о деньгах. Героиня обезумела от любви и готова сделать все что угодно чтобы только Сергей был доволен. Признаваясь что не любил Катерины Львовны никогда Сергей пытается отнять то единственное что составляло жизнь Измайловой прошлое ее любви.